Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon rakenteinen kirjaaminen: ohjeet, tuki sekä kirjaamisasiantuntijoiden rooli ja tehtävät

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon rakenteisen kirjaamisen eri palvelutehtävien sisällölliset ohjeet (versio 1.0) mm. työikäiset, lapsiperhepalvelut, vammaispalvelut sekä kirjaamisasiantuntijoiden roolien ja tehtävien määrittely Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle.

Toimintaympäristö

Taustalla vaikuttavat seuraavat lait: 

  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021 - asiakastietolaki) 
  • Määräys (1/2021) sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista 
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) 

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista velvoittaa sosiaalihuollon ammattihenkilöä ja muuhun asiakastyöhön osallistuvaa kirjaamaan sosiaalihuollon sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Tarkemmista määräyksistä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista antaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (määräys 1/2021).  Ne löytyvät sosmeta.fi -palvelusta.

 

Asiakasasiakirjat siirtyvä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (ns. Kanta - liittymisvelvoite) lain 784/2021 mukaisesti: 

  • 1.9.2024 lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävissä 
  • 1.3.2025 lastensuojelun palvelutehtävässä
  • 1.9.2025 vammaispalvelujen palvelutehtävässä
  • 1.3.2026 päihdehuollon palvelutehtävässä
  • 1.9.2023 perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävässä

 

Asiakastietojärjestelmä: 

Etelä-Pohjanmaalla on otettu käyttöön Tietoevryn Lifecare Sosiaalihuolto, jonka käyttöönotto ja  siihen liittyvät koulutukset eri palvelutehtävissä on parhaillaan käynnissä. 

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon rakenteisen kirjaamisen sisällölliset ohjeet (versio 1) eri sosiaalihuollon palvelutehtäville. Ohjeet muodostuvat kahdesta eri osasta: 1) Yleinen osa kaikille palvelutehtäville 2) yksilöidyt sisällölliset ohjeet eri palvelutehtäviin. Ohjeissa on hyödynnetty:  THL:n rakenteisen kirjaamisen koulutusten, Kanta-palvelujen käsikirjan, Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä, Sosmeta ja Kansakoulu-hankkeen materiaaleja.

Tavoitteena on myös ohjeiden hyödynnettävyys uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Ohjeisiin on koottu mm. taustalla vaikuttavat lait, kirjaamisen laadulliset seikat sekä palvelutehtäväkohtaiset asiakirjojen sisällölliset rakenteet. 

Sosiaalihuollon kirjaamisosaamisen tarpeiden taustoitukseksi tehtiin Webropol-kartoitus, jonne sekä alueen kirjaamisasiantuntijat että esihenkilöt eri tasoilta vastasivat oman toimialueensa osaamistarpeita. Tämän pohjalta pyritään kokoamaan kirjaamisosaamisen varmistamiseksi vuosikellotyyppinen ehdotus. 

Kirjaamisasiantuntijoista kootaan syksyn 2023 aikana verkosto Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle. Heidän tehtävänsä kuvataan ennen verkoston ensimmäistä tapaamista. 

Kirjaamisasiantuntijoiden roolien ja tehtävien kuvaukset on saatu valmiiksi. Tässä tehtävässä on hyödynnetty Kansakoulu-hankkeen kokoamaa aineistoa kansallisista verkostoista.  

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Vaaditaan projektointia käyttöönoton tueksi. Asiaa voidaan edistää myös vahvasti asiakastietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä limikkäin. Sosiaalihuollon tiedonhallinta (ml. tässä hankkeessa kehitetyt eri kokonaisuudet) edellyttää kokonaisymmärrystä monesta eri näkökulmasta, joten keskustelu eri toimijoiden kanssa on keskeistä, jotta kokonaisuus saadaan hallintaan. 

Tärkeintä on ymmärrys ja tietous sosiaalihuollon kokonaistiedonhallinnasta. Merkittävää on esihenkilöiden ymmärrys myös rakenteisen kirjaamisesta merkityksestä ja lupa antaa sitä tekeville ammattilaisille aikaa toteuttaa kirjaamista, vahvistaa osaamistaan ja käydä keskustelua yhteisistä linjauksista. Esihenkilöiden tulee myös itse linjata sisällön osalta omissa toimintayksiköissään tietyistä erityisistä teemoista.