SoTe-kirjaamisen kehittämisen verkosto Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen SoTe-kirjaamisen suunnittelua, kehittämistä, kouluttamista, osaamisen varmistamista, sekä kirjaamisen yhtenäistämistä tukevan verkoston kehittäminen alueella.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

•Kaikissa hoito- ja palveluprosessin vaiheissa ammattihenkilöllä on lakeihin ja asetuksiin perustuva velvollisuus kirjata

Potilasturvallisuus, hoidon jatkuvuus

•Kirjaamisen tulee olla laadukasta ja potilas-/asiakaslähtöistä

•Rakenteinen kirjaaminen tuottaa yhtenäistä tietoa

Sekä ammattilaisen että asiakkaan / potilaan helpompi löytää ja hyödyntää
Tavoite kertakirjaamiseen

•Kirjaamisen toisiokäyttö esim. tiedolla johtaminen, tutkimustyö

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä on toiminut useiden vuosien ajan hoitotyön/ terveydenhuollon kirjaamistyöryhmä, jonka tarve on vuosien saatossa kasvanut. Siirryttäessä Hyvinvointialueisiin tarve ryhmän laajentamiselle on nähty välttämättömäksi erityisesti monialaisesta SoTe-näkökulmasta.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Mihin tarvitaan kirjaamisen verkostoa ja ohjausryhmää?

•Linjaa ja päättää kansallisten vaatimusten/ suositusten mukaiset toimintatavat omassa organisaatiossamme yhdessä ja moniammatillisesti

•Tukee yhdenmukaisten toimintatapojen ja käytäntöjen jalkauttamista omassa organisaatiossa

Helpottaa ammattilaisten työtä
Edistää potilaan yhdenvertaisen hoidon toteutumista toimipaikasta riippumatta
Turvaa kansallisen tiedonkeruun validiteetin myös rahoituksen näkökulmasta

•Lisää yhteistyötä, ymmärrystä sekä toiminnan läpinäkyvyyttä eri toimijoiden ja ammattilaisten välillä

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

•Ohjausryhmällä on puheenjohtaja, jäseninä verkostojen vetäjät, hva:n kirjaamisen koordinaattori (THL), tietohallinnon hoitotyön / kirjaamisen asiantuntija ja kliinisen hoitotyön asiantuntijoita

•Päätösvalta tulee määritellä selkeästi

Tiivis yhteistyö APTJ kanssa = asiakas- ja potilastietojärjestelmien muutoksien päätöksentekoryhmä

•Ohjausryhmän tehtävät

Päätöksenteko esitysten perusteella
Jakaa tietoa kansallisista linjauksista ja suunnitella niiden toteutuminen ja seuranta HYVAEP:lla
Kirjauksen yhtenäistäminen ohjeiden ja koulutuksen avulla
Kirjaamisen laadun parantaminen mm. suunnittelemalla säännölliset auditoinnit

Toteutussuunnitelma

Ehdotus päätöksenteossa 6/2025

Kirjaamisen moniammatillisen verkoston rakenne-ehdotus

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä ovat asiakas- ja potilastietoja kirjaavat Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, organisaation johto sekä kansalliset rekisterit.

*Kuva

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin perusajatuksena on kehittää Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle kirjaamisverkosto, jonka avulla tuetaan kirjaamisen laadun kehittämistä, toimintatapojen yhtenäistämistä ja kansallisten kirjaamisohjeiden noudattamista. Tavoitteena on luoda aktiivinen verkostoja, jotka tukee oppimista, koulutusta, osaamisen ylläpitoa, kansallisten kirjaamisen ohjeiden parempaa jalkauttamista ja tiedon kulkua.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimivan kirjaamisen tuen rakenteen edellytyksenä on, että organisaatio sitoutuu pitkäjänteisesti kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen. Tämä vaatii selkeää vastuunjakoa ja roolitusta. Yksi keskeinen tekijä toimintamallin onnistumisessa on kirjaamisasiantuntijan tehtävän määrittely. Tällä tavalla voidaan edistää kirjaamistyöryhmien aktiivisuutta, säännöllistä toimintaa, vertaisoppimista ja yhteistä kehittämistä. Hyvinvointialueilla kirjaamistyön koordinoinnin onnistuminen edellyttää, että sote-kirjaamiskoordinaattori osallistuu aktiivisesti kansalliseen kirjaamisverkostoon. Tämä mahdollistaa tiedon sujuvan vaihdon THL:n, hyvinvointialueiden ja organisaation omien verkostojen välillä. Lisäksi koulutusmateriaalien laadinta ja ylläpito tulee järjestää suunnitelmallisesti, ja materiaalien on oltava helposti saavutettavia, ymmärrettäviä, ajantasaisia ja yhtenäisiä .

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kirjaamisen tuen organisoituminen vaatii vahvaa päätöksentekoa, sitoutumista ja resursseja. Kirjaamiskoordinaattorin työ on laajaa ja vaatii osaamista monelta osa-alueelta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kirjaamisen tuen organisoitumisen tarve on tunnistettu sekä tarve kirjaamisen koordinoinnille. Suunnittelu etenee päätöksentekotasolla, jonka jälkeen sitä tarkennetaan.