Sote-kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto Pohjanmaan hyvinvointialue

Sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjanmaan hyvinvointialueella. Tavoitteena on kirjaamisverkoston luominen, tiedon laadun kehittäminen kansallisten ohjeiden pohjalta ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen hyvinvointialueella.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Sote-tiedon ensisijaisessa käytössä laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakas- ja potilastyötä. Laadun aikaan saaminen tietojen kokoamisen ( kirjaaminen) yhteydessä vähentää korjaus- ja selvittelytarpeita kaikissa myöhemmissä vaiheissa. Sosiaalihuollon tietojen siirtyminen Kantaan luo uusia haasteita ja koulutustarpeita sosiaalihuollon kirjaamiseen. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään myös toisiokäytössä tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Kansallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kirjaamisen laatu vaikuttaa oleellisesti asiakas- ja potilastyön sujuvuuteen sekä asiakas- ja potilasturvallisuuteen. Kirjaamisesta syntyvän tiedon laadulla on keskeinen vaikutus siihen, että hyvinvointialueen toimintaa ohjataan, johdetaan, kehitetään ja arvioidaan oikealla tiedolla. Kirjaaminen vaikuttaa jatkossa myös suoraan hyvinvointialueen rahoitukseen.

Pohjanmaan hyvinvointialueella kehitetään sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen käytäntöjä ja tiedon laatua. Hyvinvointialueella ei ole koordinoitua kirjaamisasiantuntijoiden verkostoa eikä selkeää vastuujakoa kenelle kirjaamisen kehittäminen kuuluu. Kirjaamisen koulutusmateriaalille vasta suunnitellaan omaa koulutusalustaa. Projekti kuuluu Suomen kestävän kasvun -hanke kokonaisuuteen ja alueelliseen Prima Botnia hankkeeseen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä ovat asiakas- ja potilastietoja kirjaavat Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät organisaation johtohenkilöt.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin perusajatuksena on kehittää Pohjanmaan hyvinvointialueelle kirjaamisverkosto, jonka avulla tuetaan kirjaamisen laadun kehittämistä, toimintatapojen yhtenäistämistä ja kansallisten kirjaamisohjeiden noudattamista.

Pohjanmaan hyvinvointialueelle on perustettu kolme toimintataparyhmää, joissa kirjaamiseen liittyviä asioita voidaan nostaa esiin ja saada niihin päätöksiä. Sosiaalihuollossa ja terveydenhuollossa on omat toimintataparyhmät sen lisäksi on yksi sote-yhteinen ryhmä, jossa voidaan linjata asioita, jotka käsittelevät sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon asioita. Kirjaamisen ryhminä on perustettu kansallisen kansa-koulutuksen suorittaneiden kirjaamisasiantuntijoiden ryhmä sekä sote-yhteinen hoitotyön kirjaamisen ryhmä. Tavoitteena on luoda aktiivisia verkostoja, jotka tukevat oppimista, koulutusta, osaamisen ylläpitoa, kansallisten kirjaamisen ohjeiden parempaa jalkauttamista ja tiedon kulkua.

Toimintataparyhmät ohjaavat kirjaamiseen liittyvää toimintaa. Ne seuraavat kansallisia linjauksia sekä muutoksia lainsäädännössä jotka toimenpiteitä organisaatiossa. Ne myös käsittelevät puutteita ja ongelmia kirjaamisessa ja tiedon laadusssa. Työskentelyllä kirjaamisen kehittämisen vahvistamiseksi tavoitellaan laadukasta kirjaamista asiakas- ja potilastietojärjestelmiin ja sitä kautta luotettavaa tietopohjaa ja oikeaa raportointia paikallisesti ja kansallisesti ja tietojen yhteismitallistamista koko Pohjanmaan hyvinvointialueella.

Hankkeessa on tarkoituksena myös selkiyttää vastuunjakoa kirjaamisenkehittämisen ja kouluttamisen osalta. Tavoitteena avata prosessit ja selkiyttää vastuut kirjaamisen kehittämiselle, ohjaamiselle ja laadun seurannalle organisaatiossa sosiaali- ja terveydenhuollossa sekä tietojohtamisessa. Työn tavoitteena on huolehtia siitä, että kirjaaminen nähdään olennaisena osana HVA:n toimintaa, sen laadusta huolehditaan koulutuksen, ohjauksen ja jatkuvan laadun seurannan avulla ja sitä kehitetään pitkäjänteisesti.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin toimivuuden ehtona on organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen. Tämä edellyttää vastuutahojen muodostamista. Kirjaamisasiantuntijan roolin määrittäminen on yksi olennainen osa toimintamallin onnistunutta käyttöönottoa. Näin tuetaan kirjaamistyöryhmien aktiivista toimintaa, säännöllisyyttä, vertaistukea ja yhteiskehittämistä. Kirjaamisen kehittämisen koordinoinnin onnistumisen edellytys hyvinvointialueella on nimetyn sote-kirjaamiskoordinaattorin aktiivinen osallistuminen kansallisen kirjaamisverkoston toimintaan. Näin tuetaan tiedon kulkua kansallisesti THL:n, hyvinvointialueiden ja oman organisaation verkoston välillä. Myös koulutusmateriaalien tuottaminen ja päivittäminen tulee olla koordinoitua ja koulutusmateriaalien tulee olla helposti saatavilla, selkeitä ja ajantasaisia.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kirjaamisverkosto vaatii koordinointia, organisaation johdon sitoutumista ja aktiivisia kokoontumisia. Osaamisen ylläpitoon tarvitaan koulutusta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamalli on osin kehittelyvaiheessa, osin käytössä.