Sote-tike: Sosiaali- ja terveydenhuollon koordinointi-ja tilannekeskus Keski-Pohjanmaalla
Toimintamalli perustuu eri sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden väliseen yhteistyöhön, jossa vastataan ennakoimattomiin ja akuutteihin avuntarpeisiin moniammatillisesti, asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti.
Oivalla ja ymmärrä
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite muodostuu kahdeksasta kunnasta. Jäsenkuntina ovat Toholampi, Veteli, Kaustinen, Perho, Lestijärvi, Halsua sekä Kannuksen ja Kokkolan kaupungit. Hyvinvointialueen muutoksen myötä Keski-Pohjanmaa menetti aluettaan ja väestöpohjaa Pohjanmaalle ja osittain myös Pohjois-Pohjanmaalle. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue on Suomen pienin, mutta ketterin, kevein ja kokenein. Asukkaita Soiten alueella on n. 68 000. Keski-Pohjanmaan keskussairaala toimii päivystävänä sairaalana n. 200 000 asukkaalle.
Sote-tike toiminnan suunnittelu ja valmistelu on kirjattu hyvinvointialueen valtuuston hyväksymiin Tesa-toimialueen toiminnallisiin painopisteisiin suunnitelmakaudelle 2023-2025. Tämä on nostettu esille myös Kestävä Soite tavoitteena. Hyvinvointialueen tavoitteisiin ja arvoihin on kirjattu yhteistyöllä hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta Keski-Pohjanmaalla sekä ennakoivat, yhdenvertaiset ja sujuvat palveluketjut ihmisen tukena arjessa. Kriittisissä menestystekijöissä mainitaan muun muassa moniammatillinen yhteistyö ja toiminnallinen integraatio, kustannustehokkuus ja kustannustietoisuus, laadukas ja turvallinen hoito ja palvelut sekä saavutettavuus, jossa takaajana monipuoliset palvelumuodot ja digitaalisten/teknologiapohjaisten palvelujen ensisijaisuus.
Suunnitelmakaudella 2023-2025 prosessien kehittämisessä kiinnitetään huomioita ensisijaisesti integraation ja moniammatillisen toiminnan edelleen kehittämiseen. Prosessien kehittämisessä pyritään hyödyntämään uudenlaisia asiakkaita ja potilaita hyödyttäviä palvelukanavia. Palveluiden tuominen lähelle asiakasta tai asiakkaiden kotiin tai lähiympäristöön voi tapahtua erilaisia digitaalisia palveluita hyödyntäen tai erilaisten mobiili- ja liikkuvien palvelumuotojen avulla.
Sote-tike toimintamallin perustamissuunnittelu aloitettiin 3/23 osana Soite 2.1 Sote-keskus hanketta.
Sote-tike toimintamallissa keskitetään sosiaali- ja terveydenhuollon liikkuvien kotiin vietävien palveluiden koordinointi, resurssijohtaminen, potilasvirran koordinointi ja päivystysapu 116117 yhteiseen tilannekeskukseen. Tilannekeskuksen tarkoituksena on johtaa, koordinoida ja tukea moniammatillisesti eri toimijoita tilanteissa, joissa asiakkaalla tai henkilöstöllä on joku ennakoimaton tilanne tai akuutti palvelun tarve. Tilannekeskuksen kautta vastataan palvelun tarpeeseen tarkoituksen mukaisella palvelulla tai resurssilla. Digitalisaatiota hyödynnetään ensisijaisena tuen ja avun keinona.
Sote-tikessä tarvitaan reaaliaikaista tietoa hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden tilanteesta. Reaaliaikainen tilannetieto ja tilannekuva mahdollistavat henkilöstön liikkumisen ja tarkoituksenmukaisen palvelun tarjoamisen. Tilannetiedon jakaminen toimijoiden kesken vähentää päällekkäisen työn tekemistä, ohjaa oikealle palvelukanavalle, lisää tiedon ja informaation kulkua sekä vähentää kustannuksia.
Sote-tike tulee olemaan alueellinen Sote-johtokeskus, joka tekee yhteistyötä Oys YTa alueen, muiden viranomaisten sekä yksityisen sektorin kanssa.
Palvelustrategian tavoitteena on, että Soiten Sote-palvelut muodostavat integroidun palvelukokonaisuuden, joka vastaa asiakkaiden tarpeita. Soiten valtuusto on keväällä 2022 hyväksynyt strategiset tavoitteet hyvinvointialueelle, jotka toimivat palvelustrategian lähtökohtana. Soiten palvelustrategia laaditaan osana hyvinvointistrategiaa. Se asettaa tavoitteet Sote-palvelujen toteutumiselle.
Hyvinvointialueella on hyvät palveluprosessit, mutta ne ovat erillään toisistaan. Tämä aiheuttaa päällekkäisen työn tekemistä eikä esimerkiksi kotiin vietävät palvelut ole aina tarkoituksenmukaisia. Sote-tiken perustamisen myötä kotiin vietävien palveluiden koordinointi tapahtuu yhdestä paikasta. Tämä mahdollistaa sen, että asiakkaalle voidaan tarjota tarkoituksenmukaista palvelua ja ohjata oikealle palvelukanavalle. Sote-tiken ajatuksena on, että yhden yhteydenoton periaatteella asiakas saa oikeanlaista apua, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Sote-tike palvelee ja tukee myös sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia sekä muita viranomaisia akuuteissa ja ennakoimattomissa tilanteissa.
Sote-tike hankkeessa on kokonaisuudesta vastaava henkilö sekä yksi hanketyöntekijä.
Tiiviimpää yhteistyötä tehdään viikoittain ensihoitopäällikön ja ICT vastuuhenkilön kanssa. Heidän kanssaan viikoittainen suunnittelu/ tilanne palaveri. 8/23 alkaen viikkopalaveriin otettiin edellisten lisäksi ensihoidon vastuulääkäri sekä yhteispäivystyksen ylilääkäri. Muiden asiantuntijoiden kanssa pidetään yhteistyöpalaverit tarvittaessa.
Sote-tike suunnittelussa on mukana projektiryhmä, jossa on tulevaan Sote-tikeen tulevien toimijoiden edustajia. Projektiryhmä kokoontuu 1x/kk. Ohjaus ryhmä kokoontuu projektiryhmän kokousten jälkeen n 1X/kk tai harvemmin. Ohjausryhmässä ovat mukana professioiden koordinaattorit, toimialue johtajat sekä digitaalisten palveluiden hankejohtaja.
-päällekkäisten töiden tekemisen väheneminen
- tarkoituksenmukaisen resurssin käyttö ja kohdentaminen
- kotiin vietävien palveluiden tehostaminen
- tilannetietoisuuden lisääminen
- yhteistyön lisääntyminen ja auttaminen eri toimijoiden välillä
- digitalisaation ja teknologian käyttäminen, hyödyntäminen ja lisääminen
- kustannustehokkuus, oikea-aikaisuus, oikealle palvelukanavalle ohjautuminen
- päivystykseen ohjautuis vain päivystyspotilaat
- kotihoidon asiakkaiden päivystyskäyntien väheneminen
- ensihoidon D- tehtävien takaisinsoitto
- potilaiden ohjautuminen oikeisiin jatkohoitopaikkoihin
- henkilöstön siirtyminen ja resurssien kohdentaminen kuormituksen mukaan
-yhteistyön lisääntymin eri toimijoiden kesken
-sote-tilannekuvan ylläpitäminen
-valmius ja varautuminen
Sote-tike projektin alkuvaihteessa määriteltiin mittarit. Niitä tarkennettiin ja tarkennetaan projektin edetessä.
•yhteispäivystys: ei päivystyspotilaiden osuus, 116117 puheluiden ohjautuminen ja lukumäärä, läpimenoaika, kotiuttamis- ja jatkohoidon järjestämisviive.
- saadaanko ei päivystyspotilaiden osuutta pienennettyä? digitaalisten palveluiden lisääntyminen (omaolo, chat), hoidontarpeen arvioinnin tekemisen tehostaminen (koulutus, 116117 hoitaminen sote-tikestä, yhteistyö ja konsultaatio, ohjaus)
•ensihoitopalvelu: D- tehtävät, lukumäärä ja trendi, suodatusmäärä ja ohjautuminen, palvelutason toteuma
- Kuinka suuri osa D- tehtävistä saadaan hoidettua puhelimitse? Kuinka paljon D- tehtävistä johtaa kuljetukseen tai päivystyskäyntiin? Moneenko(D- tehtävä) voidaan lähettää joku muu yksikkö kuin ensihoito?
•lastenpäivystys: palvelutarpeen ohjautuminen kenttäjohtaja/tike/ensihoitopalvelu
- Kuinka paljon lastenpäivystyksestä tulee tehtävä pyyntöjä suoraan kenttäjohtajalle/tikeen?
•sosiaalipäivystys: nostoaputehtävät: määrä ja tehtävän suorittava toimija
- sosiaalipäivystykselle ohjautuneiden nostoaputehtävien jakautuminen eri toimijoille
•Kotihoito: kotihoitoon jonottavien lista, kotihoidon asiakkaiden päivystyskäynnit ja eh-tehtävät, välittömän työajan seuranta %
- Väheneekö kotihoidon asiakkaiden päivystyskäynnit Sote-tiken myötä
•jaksohoito ja tehostettu kotikuntoutuminen: jatkohoitoon siirtyneet, jonotilanne ja kesto, jatkohoidon järjestämistarve
-
Väheneekö jatkohoitoon osastoille siirtyneiden kotiin palveluita saavien määrä, kun tehostetaan kotiin vietäviä palveluita. Pysytäänkö hoitamaan kotiin enemmän potilaita/ asiakkaita yhteistyötä tekemällä.
•Kotisairaala: palveluun mahtumattomat potilaat
- Voidaanko kaikki kotisairaalan palvelua tarvitsevat hoitaa kotona, kun hyödynnetään kaikki kotiin vietävät palvelut ja tehdään yhteistyötä.
•Resurssikeskus: kotiosasto %, keikkalaisten määrä
- hyödynnetäänkö kotiosastopäivillä olevia sissejä ja liikutellaanko henkilökuntaa riittävästi
- saadaanko keikkalaisten määrää vähennettyä
Tulevien Sote-tike toimijoiden yhteistyön aloittaminen pilotoimalla niin, että toimijoiden työtiloja yhdistetään ja mahdollistetaan yhteistyö fyysisesti samoissa tiloissa.
Tätä toimintaa on toteutettu jo vuoden 23 aikana.
Keskeisenä asiakasryhmänä ovat Sote-tikessä toimivien tahojen asiakkaat/potilaat. Asiakkaan /potilaan voinnissa on tapahtunut akuutti muutos, palvelun tarve tai joku muu ennakoimaton tilanne, joka edellyttää Sote-tike toimijoiden tekemää arviointia palvelun tai hoidontarpeesta sekä mahdollisesta jatkoselvittelystä.
Toisena kohderyhmänä ovat sosiaali- ja terveydenhuollossa työskentelevä henkilökunta ja eri viranomaiset.
Tarkoituksena on, että yhteydenottaja saa yhden soiton periaatteella tarvitsemansa avun, palvelun tai ohjauksen.
Kuva
Kuvittele ja kokeile
Sote-tike suunnittelun alkuvaiheessa tutustuttiin ja perehdyttiin erilaisiin Sote-tike toimintamalleihin. Näistä poimittiin hyvät ja toimivat asiat, jotka pystymme toteuttamaan Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella.
Soitella on hyvät lähtökohdat Sote-tike toiminnalle, koska täällä on jo olemassa paljon eri toimintoja ja valmiita prosesseja. Nämä tulee nyt vain yhdistää hyväksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi muuttamalla toimintatapoja.
Jatkuva yhteydenpito muille alueille. Tiedon jakaminen ja toisilta oppiminen.
Jatkossa Sote-tike hankeen edetessä hyödynnämme toiminnanohjausjärjestelmien valinnassa muiden tekemiä ratkaisuja.
Etelä-Pohjanmaan Sote-tike mallin mukaan aloitimme kotihoidon toiminnanohjauksen ja ensihoidon yhteistyön pilotoinnin. Pilotti aloitetiin 11/23.
Potilasvirran keskitetty koordinointi aloitettiin 9/23. Mallia keskitettyyn potilasvirran koordinointiin saatiin muun muassa Etelä- Savon hyvinvointialueelta.
Kotihoidon toiminnanohjauksen ja ensihoidon kenttäjohtajan yhteistyö- pilotti.
Kotihoidon ja ensihoidon yhteistyöllä yhteisten asiakkaiden löytyminen ja tarkoituksenmukaisen avun tai hoidon tarpeen antaminen.
Emme ole saaneet suoraan asiakkaita palautetta, mutta olemme havainneet, että kotihoidon toiminnanohjauksen ja ensihoidon yhteistyöpilotin aloituksen jälkeen kotihoidon asiakkaiden ensihoitopalveluiden tarve sekä ensihoidon ja päivystystä yhdessä käyttäneiden asiakkaiden määrä on vähentynyt huomattavasti.
Sote-tike toimintaa lähdettiin pilotoimaan kotihoidon optimoinnin kanssa. Pilotointi aloitettiin marraskuussa 23.
Pilotointia jatketaan siihen asti kunnes lopullisen Sote-tiken tilat valmistuvat.
Kotihoidon optimoinnin ja kenttäjohtajan yhteistyöllä saadaan vähennettyä kotihoidon asiakkaiden ensihoidollista palvelun tarvetta. Palvelun tarpeeseen pystytään vastaamaan tarkoituksenmukaisella resurssilla.
Toiminnan vaikuttavuutta seurataan tilastoilla: kotihoidon asiakkaiden päivystyskäynnit, kotihoidon asiakkaiden ensihoitopalvelun tarve, kotihoidon asiakkaiden ensihoito/päivystystarve, yhteiset asiakastapaukset korihoidon optimointi ja ensihoidon kenttäjohtaja.
Yhteisten asiakkaiden/ potilaiden löytäminen on haastavaa koska ensihoito tehtävät tulevat potilaiden osoitetietojen perustella. Aina ei ole nimeä saatavilla.
Kotihoito käyttää asiakkaista nimiä.
Yhteisten asiakkaiden/potilaiden löytäminen haastavaa tämän vuoksi.
reaaliaikainen paikkatieto henkilöstöstä puuttuu.
Sote-tike on Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella toimiva sosiaali- ja terveydenhuollon tilannekeskus, josta koordinoidaan ja johdetaan kotiin vietäviä palveluita, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön resursseja ja potilasvirtaa sekä tuotetaan reaaliaikaista tilannekuvaa.
Potilasvirran keskitetty koordinointi aloitettiin 9/23. Koordinointia lisättiin virka-ajan ulkopuolella ja viikonloppuun. Henkilöstö virka-ajan ulkopuoliseen koordinointiin otettiin olemassa olevista resursseista.
Sote-tike toimintamallia lähdetiin pilotoimaan kotihoidon optimoinnin ja ensihoidon yhteistyöllä kanssa. Pilotointi aloitettiin 11/23. Pilotointi toteutetaan olemassa olevalla resurssilla.
Kuva
Kotihoidon asiakkaiden ensihoitoa sekä ensihoitoa ja päivystystä yhdessä käyttäneiden asiakkaiden määrä on vähentynyt huomattavasti.
Keskitetty potilasvirran koordinoinnin myötä potilaat ovat saaneet tarkoituksenmukaisemman jatkohoitopaikan. Koordinaattori on selvillä potilaspaikka tilanteesta.