SoTe-tike valvomo, Etelä-Pohjanmaa HVA (RRP2, P4,I4)
Etelä- Pohjanmaan Sosiaali- ja terveydenhuollon tilannekeskuksen ammattilaisten digitaalisia välineitä. SoTe-tike valvomossa on käytettävissä reaaliaikaiset tilannekuvat, määritellyt järjestelmät ja ohjelmat sekä tarvittavat laitteet ja koneet.
-
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue muodostuu Alajärven, Alavuden, Evijärven, Ilmajoen, Isojoen, Isonkyrön, Karijoen, Kauhajoen, Kauhavan, Kuortaneen, Kurikan, Lappajärven, Lapuan, Seinäjoen, Soinin, Teuvan, Vimpelin ja Ähtärin kunnista. EPHVA palvelee noin 190 000 eteläpohjalaista asukasta ja hyvinvointialueella on yli 10 000 työntekijää.
Etelä-Pohjanmaalla Sote-tike eli sosiaali- ja terveydenhuollon tilannekeskus pysyväksi toiminnaksi 9/2023.
- Tavoite 2025 vuoden loppuun mennessä: SoTe-tike toimii koko hyvinvointialueella 24/7.
- Kehittämiseen oleellisesti on vaikuttanut HVA:lla keskeneräiset hankinnat ja kilpailutukset sekä samaan aikaan käynnissä ollut toiminnan kehittäminen Sote-tiken osalta.
Kuva
SoTe-tike toiminnasta puuttui alkutilanteessa tilannekuvat sekä järjestelmät, joilla pystyttäisiin tehokkaasti tekemään asiakkaiden ennakoimattomissa tilanteissa tilanteen arviointia. Puutteita oli myös puheluiden hallinnan, raportoinnin, tilastoinnin sekä kirjaamisen suhteen. Työskentelyvälineet olivat puutteelliset mahdollistamaan koko HVA-alueelle laajentumisen. Järjestelmä kokonaisuus oli suppea.
Kuva
Kuva
Kuva
Toimintamallin keskeisenä kohderyhmänä SoTe-tikessa työskentelevät ammattilaiset.
Keskeisenä asiakasryhmänä :
- Hyvinvointialueen ammattilaiset
- Hyvinvointialueen ammattilaisten asiakkaat/potilaat ammattilaisten konsultoinnin välityksellä
- Asiakkaat/potilaat ketkä ovat itse suoraa yhteydessä SoTe-tikeen
Asiakkaana hyvinvointialueen kotiin vietävien palveluiden asiakkaita.
Ideaa mittaroitiin palautekyselyillä sekä aikaa mittaamalla. Kuvissa tarkemmat kuvaukset eri tavoitteiden mittaroinneista.
Kuva
Kuva
Resurssit
Resursseina oli projektiryhmä, joka koostui projektipäälliköstä, projektityöntekijästä, SoTe-tike koordinaattoreista, 116117 ammattilaisista, kotisairaalan ammattilaisista, esihenkilöistä, ensihoidon ammattilainen, tietohallinnon asiantuntijoista sekä etä- ja tukipalveluiden ammattilaisista.
Aliprojektina toteutettiin henkilöturvaratkaisun käyttöönotto ja tähän resursseina oli oma projektiryhmä sekä projektipäällikkö.
Aikataulu
Iteraatio 1: Asiakaskohtaisen tilannekuvan esiselvitys ja määrittely
- Asiakaskohtainen tilannekuvan suunnittelu (Q3-Q4/2023)
- Asiakaskohtainen tilannekuvan toteutus (Q1-Q2/2024)
- Asiakaskohtainen tilannekuvan arviointi, palaute (Q4/2024)
- Jatko kehittäminen ja laajennus ( Q1-Q2/2025 )
Iteraatio 2: IoT- alustan ja tekoälyn esiselvitys ja määrittely
- IoT- alustan ja tekoälyn suunnittelu Q2/2024
- IoT- alustan ja tekoälyn toteutus Q2-Q4/2024
- IoT- alustan ja tekoälyn arviointi, palaute Q3/2024 -Q2/2025
- Jatko kehittäminen ja laajennus Q2/2025
Iteraatio 3: Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto esiselvitys ja määrittely
- Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto suunnittelu (Q1-Q2/2024)
- Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto toteutus Q3/2024
- Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto arviointi, palaute Q4/2024
- Laajennus Q1-Q2/2025
Iteraatio 4: Määritellyt tilannekuvat esiselvitys ja määrittely
- Määritellyt tilannekuvat suunnittelu Q4/2024-Q1/2025
- Määritellyt tilannekuvat toteutus Q2-Q3/2025
- Määritellyt tilannekuvat arviointi, palaute Q4/2025
Tavoitteet
- SoTe-tike ammattilaisilla on käytettävissään reaaliaikaiset tilannekuvat, määritellyt järjestelmät ja ohjelmat sekä tarvittavat laitteet ja koneet. Valvomo tukee moniviranomaisyhteistoimintaa ja YTA-alueiden yhteistoimintaa.
- SoTe-tike valvomo tukee, että resurssit kohdentuvat asiakaslähtöisesti, kustannustehokkaasti ja oikea-aikaisesti kotiin vietävien palveluiden asiakkaiden ennakoimattomissa tilanteissa.
- Parannetaan hyvinvointialueen asukkaiden mahdollisuuksia asua kotona digitaalisten palvelujen avulla. Kotona asumista tuetaan kotiin vietävillä turvalaitteilla ja –palveluilla, IoT-alustan käytöllä ja sen tekoälyominaisuuksilla.
Asiakastiedontiedon hallintajärjestelmä
Tavoitteena asiakastiedon tilannekuva. Muodostetaan asiakas- ja potilastiedoista määritelty tilannekuva SoTe-tiken ammattilaisten työskentelyyn soveltuen. SBM- alustan laajennus ja määrittely SoTe-tike valvomoon. Nopeuttaa oleellisen tiedonhakua ja käsittelyä. Tukee ammattilaisten yhden yhteydenoton periaatetta.
IoT- alustan ja sen tekoälyn hyödyntäminen
Laajentaa IoT-alustan ja sen tekoäly toiminnallisuuksien käyttöä. IoT-alustan ja tekoälyn laajentaminen SoTe-tike valvomoon määritellyt herätteet sekä määriteltyjen herätteiden prosessien luominen.
Asiakkaan voinnista oleelliset poiminnat , elintoimintojen ennusteet, herätteet riskistä päivystyskäynnin tarpeesta. Fyysisen ja psyykkisen toimintakyvyn laskusta herätteet.
Kaikkien kotiin vietävien laitteiden hallinta yhdessä paikassa sekä laitteet kartalla. Laitteista on karttanäkymä mikä näyttää tilannekuvaa laitteiden määrät, sijainnit, status, herätteet sekä häiriötilanteet.
Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto
Tavoitteena mahdollistaa SoTe-tike valvomoon näkyvyys määritellyistä asiakaspaikkatiedoista sekä kotiin vietävien palveluiden asiakastiedot kartalla. Tukee tehtävien käsittelyä ja välittämistä, resurssit kohdennettu asiakaslähtöisesti.
Määritellyt tilannekuvat
Järjestelmät tukevat keskitettyä turvapuhelinhälytysten vastaanottoa, henkilöturvaa sekä suodatettua työntekijä paikannusta.
Erittäin tärkeää on ottaa ammattilaiset suunnitteluun ja kehittämiseen mukaan. Tämän avulla jalkautus jatkuviin palveluihin onnistuu erittäin helposti ja toimintamallit otetaan vastaan helposti. Johdon tuki on myös tärkeää ja viestintä tulevista muutoksista.
SoTe-tike valvomo tarkoittaa ammattilaisten digitaalisia välineitä.
Tavoitteena on, että valvomossa saadaan keskitetysti tietoa vastaan ja tehokkaasti hyödynnettyä tilannekuvien avulla resurssien kohdentamista asiakkaiden ennakoimattomissa tilanteissa: oikeaa apua, oikeaan aikaan ja paikkaan. Tietoa kootaan ja välitetään eteenpäin SoTe-tike valvomosta.
SoTe-tike valvomossa on käytettävissä reaaliaikaiset tilannekuvat, määritellyt järjestelmät ja ohjelmat sekä tarvittavat laitteet ja koneet. Tämän on tarkoitus mahdollistaa, että resurssit kohdentuvat asiakaslähtöisesti, kustannustehokkaasti ja oikea-aikaisesti kotiin vietävien palveluiden asiakkaiden ennakoimattomissa tilanteissa. Pyöröovi-ilmiö pystytään ottamaan hallintaan. Päivystyskäynnit, yhden yön sekä vuodeosastojaksot vähentyvät. Valvomo tukee moniviranomaisyhteistoimintaa ja YTA-alueiden yhteistoimintaa.
SoTe-tike valvomon kokonaisuus muodostuu seuraavista:
-
Takaisinsoittojärjestelmä ja välityspöytä
Välityspöydän avulla vastataan ammattilaiskonsultaatio puheluihin. Tarvittaessa konsultoidaan kolmansia tahoja tai välitetään puheluita. Ammattilaiskonsultaatio puhelu siirtyy takaisinsoitto järjestelmään linjan ollessa varattuna.
-
Asiakastiedon tilannekuvan näyttävä järjestelmä SoTe-tikessa
Järjestelmän avulla SoTe-tiken ammattilaiset voivat nopeasti ja yhdellä silmäyksellä hakea asiakkaasta tarvittavaa ja oleellista tietoa. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa näkyvyyden vapaisiin kriisipaikkoihin, mikäli asiakas
tarvitsee välittömän sijoituksen lyhytaikaishoitoon.
Kuva
Kuva
Kuva
Prosessien dokumentointi, jatkuva kehittäminen.Uuden toimintamallin käyttöönottaminen vaatii ammattilaisten osallistamista ja kouluttamista (SoTe-tikessa toimiminen sekä tekninen koulutus)
Vaiheet:
- Vaihe 1: Asiakastiedon tilannekuva/hallintajärjestelmä
- Vaihe 2: IoT- alustan ja sen tekoälyn hyödyntäminen
- Vaihe 3: Määritellyt tilannekuvat
- Vaihe 4: Reaaliaikainen asiakaspaikkatieto
Vaiheissa suoritettiin aina seuraavat tehtävät:
- Esiselvitys: Toiminnan tarpeiden määrittely, arviointia, järjestelmien vertailua, resurssien kartoitus.
- Suunnittelu: Toteutettavan kokonaisuuden suunnittelu ja määrittely. Testausta ja koekäyttöä.
- Käyttöönotto: Pilotointi, koulutus ja perehdytys, viestintä.
- Juurruttaminen: Toimintatapojen vakiinnuttaminen, seuranta ja arviointi, palaute ja kehittäminen.
Resurssit
- Aika: Suunnitteluun, koulutukseen ja käyttöönottoon.
- Henkilöstö: Toiminnan asiantuntijoita, järjestelmien pääkäyttäjiä sekä järjestelmävastuullisia, Kouluttajat, tekninen tuki, järjestelmävastuulliset.
Takaisinsoittojärjestelmä ja välityspöytä
- Saadaan tarkempaa tietoa puhelumääristä tiedolla johtamiseen sekä resurssointiin
- Puheluiden vasteajat sekä takaisinsoittojen vasteajat
- Nähdään ruuhkahuiput puheluista
- Puhelut tulee varmemmin perille, potilasturvallisuus lisääntyy kun puhelut näkyy tehtävinä
- Yhden yhteydenoton mahdollisuus paranee
- Takaisinsoitto ja välityspöytä ovat mahdollistaneet SoTe-tiken laajentumisen turvallisesti puhelu määrien kasvaessa
-
Puhelumäärät ovat kasvaneet toiminta-alueen laajentuessa. Aikaisemmin menetetyt puhelut kirjautuvat nyt järjestelmään ja niihin pystytään tehdä takaisinsoitto
Asiakastiedon tilannekuvan näyttävä sovellus SoTe-tikessa
- Asiakastiedon haku on nopeutunut huomattavasti. Mittaroinnin perusteella tiedon haku ja käsittely nopeutui 40%.
- Kriisipaikkojen näkyvyys mahdollistaa ja nopeuttaa mahdollisen jatkohoitopaikan järjestelyä ammattilaisille.
- Vältetään monesta eri järjestelmästä tiedonhakua, ja turhauttavaa monen klikkailun ja haun tekemistä.
- Helpottaa nopean ensiarvion tekemistä asiakkaan ennakoimattomissa tilanteissa.
- Asiakkaan palvelut saa laajasti tarkastettua nopeampaa.
- Tieto on helposti saatavilla, tiedon saa haettua ilman soittelua.
- Yhden yhteydenoton mahdollisuus paranee