Teams-agenttien verkosto, Satakunnan HVA (RRP, P4, I1)

Hyvinvointialueen ammattilaisista koulutettu/valmennettu Teams-agentti toimii muiden hyvinvointialueen ammattilaisten tukena Teams-ohjelmiston käytössä. Tukea voidaan tarjota sekä lähi- että etätukena. Eri yksiköiden agenteista on koottu verkosto.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Satakunnan hyvinvointialueella työskentelee yhteensä noin 10 000 sote-pela-ammattilaista. Teams on valittu hyvinvointialueella työvälineeksi yksiköiden sisäiseen ja yksiköiden väliseen viestintään. Vuonna 2022-2023 hyvinvointialueen ammattilaisille järjestettiin eri tasoisia Teams-koulutuksia. Koulutuksista tehtiin tallenteet myöhempää käyttöä varten. Vaikka koronapandemia lisäsikin Teamsin käyttöä, sen käyttö yleisesti hyvinvointialueen yksiköissä on ollut vielä vähäistä ja suunnittelematonta. Osaamisen vahvistamiselle on koettu edelleen tarvetta. Osaamisen vahvistaminen, kehittäminen ja juurruttaminen vaativat tuekseen laajemman Teams-osaamisen omaavien agenttien verkoston. Toimintamallin tavoitteena on agenttien verkoston avulla luoda hyvinvointialueelle ja sen yksiköihin vahvempi Teams-osaaminen sekä edistää sujuvampaa toimintaa ja vaikuttavampaa viestintää.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat Satakunnan hyvinvointialueen ammattilaiset.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Teamsin käyttöön koulutetut Teams-agentit opastavat hyvinvointialueen ammattilaisia Teamsin käyttöönotossa ja käytössä. Agenttien verkostossa olevat henkilöt on listattu Satakunnan hyvinvointialueen Digityön käsikirjaan, josta alueen ammattilaiset löytävät tarvittaessa oman alueensa Teams-agentin. Agenteille järjestetään kuukausittain Teams-kokoontuminen, jossa käsitellään ilmenneitä ongelmia/haasteita sekä koulutetaan tarvittaessa heidän osaamistaan vahvemmaksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Teams-agentit vastaavat opastuksesta ja ohjauksesta omien työtehtäviensä ohessa. Kuukausittain agenteille järjestetään Teams-kokoontuminen, jossa käsitellään esiin nousseita kysymyksiä tai koulutetaan heitä lisää. ICT-palveluiden sovellusasiantuntijat vastaavat kuukausikokoontumisen vetämisestä ja ohjelmasta. Omassa Teams-ryhmässä agenteilla on mahdollisuus keskenään keskustella ja tukea toisiaan työssä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on sovellettavissa eri kohderyhmille ja eri toimintaympäristöihin.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Teams-agenttien verkostolle toteutettiin Q4/24 Webropol-kysely kokemusten keräämiseksi ja jatkokehittämisen pohjaksi. Vastauslinkki jaettiin Teams-agenttien valmennus-Teams kanavalla, jossa jäseniä 82. Vastauksia saatiin 20. Vastausprosentiksi muodostui 24. Kyselyn tulokset:

Positiiviset vaikutukset

65 % vastaajista kokee Teamsin käytön lisääntyneen yksikössään.
45 % huomasi sisäisen viestinnän parantuneen Teams-agenttitoiminnan ansiosta.
70 % kertoo koulutuksen vahvistaneen osaamistaan.
75 % saa verkostolta riittävästi tukea, ja kokonaistyytyväisyyden keskiarvo on 7,6/10.

Haasteet

Vain 40 %:lla on riittävästi työaikaa Teams-agentin tehtävään.
15 %:lta puuttuvat tarvittavat työvälineet.
Esihenkilöiden taidot hyödyntää agenttien osaamista vaihtelevat suuresti.

Kehityskohteet

Selkeämpi linjaus Teamsin käyttötarkoituksesta.
Työajan ja välineiden riittävyyden varmistaminen.
Lisää kertausta ja syventävää koulutusta verkostotapaamisiin.
Esihenkilöiden roolin vahvistaminen ja selkeä viestintäkanava työntekijöille.

Johtopäätös: Teams-agenttitoiminta on hyödyllistä, mutta sen juurruttaminen vaatii lisää resursseja, selkeyttä ja esihenkilöiden aktiivista tukea.