Terapianavigaattorin käyttöönotto vaatii hyvinvointialueilta ammattilaisten kouluttautumista sekä johdon tukea. Kouluttautuminen onnistuu joustavasti verkossa. Lisäksi vaaditaan viestintää asiakkaille. Esimerkiksi Terapianavigaattorin käyttöön on oltava selkeät ohjeet ja asiakkaiden ohjautumisesta navigaattorin pariin on sovittava organisaatioissa sisäisesti.
Asiakkaalta käyttöönotto vaatii pääsyä internetiin sekä sitä, että hänen vointinsa on riittävän hyvä Terapianavigaattorin täyttämiseen. Navigaattori voidaan täyttää myös ammattilaisen avustuksella.
Tällä hetkellä Terapianavigaattori on tarjolla suomeksi ja ruotsiksi. Muitakin kieliversioita työstetään.
Terapianavigaattorin käyttöönotto koostuu neuvottelu-, valmistelu- ja toteutusvaiheesta. Valmistelutyöryhmään kuuluu alueiden keskeisiä toimijoita (kuten palvelupäälliköitä ja esihenkilöitä sekä asiakastyötä tekeviä ammattilaisia) sekä hyvinvointialueen terapiakoordinaattori ja YTA-koordinaatiohankkeen vastuuhenkilöitä. Niiden aikana Terapianavigaattorista tehdään yksiköissä kiinteä osa palveluprosesseja. Alueen palveluvalikoima kartoitetaan ja porrastetaan niin, että Terapianavigaattorin avulla asiakas voidaan ohjata oikealle hoidon portaalle.
Terapianavigaattorin optimaalista käyttöä ja vakiintumista tuetaan fokusoimalla yhteisten tavoitteiden konkreettiseen muotoiluun sekä esihenkilöiden ja ammattilaisten roolin selkiyttämiseen, yhteisten kirjaamiskäytänteiden, tiedonkeruun ja tukipalveluiden määrittämiseen, sidosryhmille viestimiseen sekä ammattilaisten työn organisoimiseen. Kaiken tulee tukea menetelmän käyttöä. Lisäksi tunnistetaan käyttöönottoon liittyviä riskejä ja sovitaan niihin liittyvistä suojatoimenpiteistä.
Neuvotteluvaihe
Neuvotteluvaiheessa esitellään Terapiat etulinjaan -toimintamalli sekä kuvataan tarkemmin pilotointiprosessia. Päävastuu neuvotteluvaiheen läpiviennissä on Terapiat etulinjaan -toimintamallin keskitetyn kehittämisen vastuuhenkilöillä.
Neuvotteluvaiheessa alue ja Terapiat etulinjaan -toimintamalli sopivat yhdessä, mitä pilotilla tavoitellaan ja miten. Ratkaisevaa on alueellisen hoitoon ohjauksen yhtenäistäminen Terapianavigaattorin avulla, alueellisen hoitovalikoiman porrastaminen ja hoitovalikoiman täydentäminen ohjatuilla omahoidolla (ja kognitiivisella lyhytterapialla) sekä hoidon saatavuuden ja vaikuttavuuden seuranta. Kaikki tämä toteutetaan hyvinvointialuekohtaisten terapiakoordinaattoreiden tuella.
Onnistuneen neuvotteluvaiheen päätteeksi alueet ja Terapiat etulinjaan -toimintamalli jakavat yhteiset tavoitteet ja keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Neuvotteluvaihe voi myös päättyä siihen, että varsinaista päätöstä mukaan lähtemisestä ei synny ja asiaan sovitaan palattavan myöhemmässä vaiheessa.
Valmisteluvaihe
Valmisteluvaiheessa sovitaan pilottiin osallistuvat yksiköt ja koulutettavat terveydenhuollon ammattilaiset, esimiesvastuut sekä aikataulut. Lähtökohtaisesti Terapiat etulinjaan -toimintamalli, erityisesti hyvinvointialueen terapiakoordinaattori, vastaa alueellisista infoista, kick offeista ja koulutuksista sekä tarjoaa eri vaihtoehtoja ja rakenteita mm. käyttöprosesseihin, tiedon keruuseen ja koulutuksiin, joista alue valitsee itselleen parhaiten sopivat.
Toteutusvaihe
Pilotin toteutusvaiheessa uudet menetelmät ja työkalut on otettu käyttöön. Pilotin kulkua seurataan terapiakoordinaattorin säännöllisissä tapaamisissa sekä ammattilaisille kohdennetuin anonyymien kyselyin. Pilotista kertynyttä tietoa koostetaan, jäsennetään ja raportoidaan alueille.
Toimintamallia juurrutetaan osaksi arjen toimintaa terapiakoordinaattorien ja esihenkilöiden yhteistyössä
Toimintamallin käyttöönotossa tukevat terapiakoordinaattorit. Terapiakoordinaattorin tärkein tehtävä on tukea ja ohjata ammattilaisia uusien työvälineiden ja menetelmien käytössä sekä auttaa alueita prosessien kehittämisessä sekä pilottien rakentamisessa ja seurannassa.
Kun uutta työkalua otetaan käyttöön, myös toimintayksikön esihenkilöillä on tärkeä roolinsa sen juurruttamisessa. Hän auttaa Terapiat etulinjaan -toimintamallin ja toimintayksikön työntekijöiden välisessä yhteydenpidossa. Esihenkilö on yhteydessä työntekijöihin ja terapiakoordinaattori hankkeeseen, jolloin yhteistyö on välttämätöntä.
Toimintamallin käyttöönotto vaatii resursointia. Työntekijöiden perehtymiseen varataan aikaa ja tehdään sitä varten järjestelyjä. Uuden toimintamallin käyttöönottoon liittyy väistämättä uuden opettelua. Siksi tilastotiedon kerääminen on tärkeää. Positiiviset tulokset motivoivat ja näyttävät toimintamallin hyödyt konkreettisesti myös henkilöstölle.
Systemaattinen tiedonkeruu käyttöönotoista ja tiedon hyödyntäminen osana päivittäisjohtamista ja organisaation tiedolla johtamista on kriittinen osa juurruttamista. Terapianavigaattorin käytöstä kerätään tietoa ammattilaisen ja apua hakevan näkökulmasta, jonka lisäksi seurataan hoitojen aikasaatavuutta ja jonoissa tapahtuvia muutoksia. Kertynyttä tietoa käydään läpi säännöllisesti valmistelutyöryhmässä ja tehdään tarvittavia korjaustoiminpiteitä. Lisäksi käyttökokemusten ja havaintojen jakamisesta tehdään vakioitu osa yksiköiden toimintaa.
