Terveysaseman vastaanottojen kiireellinen virtausmalli Kymenlaakson hyvinvointialueella
Asiakkaan terveysasematasoinen kiireellinen hoito järjestyy etävastaanotolla tai sote-keskuksessa kiireellisen hoidon tiimin toimesta. Asiakas saa tarvitsemansa avun yhdellä käynnillä ammattilaisten yhteistyönä, terveysasemalla tai kotisohvalla.
Kymenlaakson hyvinvointialueen tehtävänä on järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut noin 162 000 Kymenlaaksolaiselle asukkaalle. Maakuntaan kuuluvat Hamina, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Olemme toimineet sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymänä vuodesta 2019.
Tuotamme Kymenlaaksossa perusterveydenhuollon vastaanottotoimintaa omana palvelutuotantona 12 terveysasemalla. Yksi terveysasemistamme on ulkoistettu yksityiselle palveluntuottajalle. Terveysasemien keskitetty asiakasohjaus aloitti toimintansa 1/22. Palvelun tuottaa Kaiku 24 Oy. Terveysasematoimintojen kehittämistoimenpiteiden tavoitteena on parantaa palveluiden saatavuutta, oikea-aikaisuutta, jatkuvuutta, palvelutarpeen kasvun ennaltaehkäisyä, ennakointia, palveluiden laatua, vaikuttavuutta, monialaisuutta sekä palveluiden yhteentoimivuutta. Uudistuvilla prosesseillamme pyrimme vauhdittamaan hoitoon pääsyä ja hoitotakuun toteutumista sekä varmistamaan palveluihin pääsyn yhdellä yhteydenotolla. Pyrimme jalkauttamaan strategiaamme, kehittämään uusia toimintamalleja, dokumentoimaan ja jakamaan tietoa, parantamaan yhteistyötä ja eri rajapintojen toimivuutta sekä tuomaan entistä vahvemmin uusia digitaalisia ratkaisuja osaksi toimintaamme.
Hyvinvointialueen tavoitteena on toteuttaa tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut kaikille kymenlaaksolaisille. Talouden tasapainoa haetaan uudistumisen kautta. Palveluiden kustannusten kasvua tulee hillitä, sillä valtionrahoitus ei kata palveluiden nykyisiä kustannuksia. Painotamme vahvasti etä- ja digipalveluita, parannamme ennaltaehkäisevien ja peruspalveluiden saatavuutta ja toimimme palveluita yhteensovittaen. Pyrimme vahvistamaan työhyvinvointia edistäviä tekijöitä ja henkilöstömme on mukana työn ja työyhteisön kehittämisessä.
Kiireellisen toiminnan tuottaminen terveysasemilla oli haasteellista kaikilla terveysasemilla. Kokemus oli, että kiireaikoja käytettiin epätarkoituksen mukaisesti kiireettömien aikojen puuttuessa, asiakkaat ohjautuivat väärille ammattilaisille asioissa, jotka olisi voitu hoitaa muilla tavoin tai toisen terveydenhuollon ammattilaisen toimesta. Yhteisiä ohjautumisen kriteereitä ei juuri ollut ja kiireaikoja käytettiin hyvin kirjavasti. Osalla terveysasemista pystyi kävelemään suoraan vastaanotolle, osaan pääsi palveluun ainoastaan ajanvarauksen kautta. Tavoitteena oli yhtenäistää käytännöt ohjautumisesta
Terveysasemien kiireellisen hoidon virtausmallien kehittäminen on rakentunut vahvasti työpajatyöskentelyn ympärille. Toiminnan muutoksen aktiivinen ideointi aloitettiin syyskuussa -22 Tulsote hanketyöntekijöiden toimesta ja kehittämiskokonaisuutta hallinnoitiin tulsote -hankkeen terveysasematoiminnan kehittäjien toimesta.
Toimenpide-ehdotukset ja visio toiminnan muutoksesta esiteltiin terveysasemien johdolle, esimiehille ja tiimivastaaville Bigroom -työpajassa lokakuussa -22. Kehittämissuunnitelmaa laadittiin em. kokoonpanolla loppuvuoden -22 aikana yhteensä neljässä hankevetoisessa Bigroom -työpajassa. Terveysasemien henkilöstölle järjestettiin marras-joulukuussa -22 kullakin terveysasemalla ns."starttipaja", jossa käytiin läpi perustelut muutostarpeelle, esiteltiin kehittämistyön tavoitteet sekä alustavat suunnitelmat muutoksen toteutukselle. Kehittämistyön rakenteeksi valikoitui yhteiskehittäminen, johon henkilöstö osallistettiin vahvasti.
Kevään -23 aikana jokaisella terveysasemalla järjestettiin viisi asemapajaa, joissa terveysasemien henkilökunta suunnitteli muutosten toimeenpanoa omalla terveysasemallaan. Näiden lisäksi terveysasemien vapaaehtoisista työntekijöistä koottiin ns. kehittämistiimi joka kokoontui noin joka toinen viikko, yhteensä kuusi kertaa. Kehittämistiimissä jaettiin kehittämiskokemuksia ja ajankohtaista tietoa kehittämisen tilanteesta asemien välillä sekä työstettiin yhteisesti kehittämisen aikana esiin nousseita aiheita.
Johdolle ja esihenkilöille suunnatut Bigroom -työpajat jatkuivat keväällä -23 kokoontuen neljä kertaa. Johdon työpajassa ratkottiin kehittämisessä esille nousseita asioita, joiden eteenpäin saattamiseksi toivottiin johdon linjauksia. Työpajojen lisäksi järjestettiin johdolle ja esimiestasolle kevään -23 aikana kuusi statuspalaveria joissa terveysasemajohdon ja esimiestason kanssa käytiin läpi kehittämisen tilannekuvaa.
Kevään -23 aikana järjestettiin myös useita erillisiä työpajoja ensilinjan asiakasohjauksen, kuntoutuksen sekä mielenterveys- ja päihdepalvelujen työntekijöille ja esihenkilöille. Yhteisiä toimintamalleja suunniteltiin myös sosiaalihuollon edustajien kanssa. Työpajojen tavoitteena oli luoda virtausmalliin moniammatillisen yhteistyön rakenne.
Virtausmallien käynnistyessä huhtikuun -23 alussa toiminnan käynnistymistä seurattiin ensimmäisen viikon ajan päivittäisillä johdon, esihenkilöiden ja asiakasohjauksen statuspalavereilla. Seuraavilla viikoilla statuspalavereita harvennettiin tarpeen vähentyessä. Terveysasemat aloittivat asemakohtaiset, koko henkilöstölle suunnatut päivittäisjohtamisen aamupalaverit. Toukokuussa -23, kuukausi virtausmallien käynnistyttyä, hanketyöntekijät ja esimiehet terveysasemilta ja asiakasohjauksesta kiersivät terveysasemilla kuulemassa työntekijöiden kokemuksia virtausmallista. Toukokuussa järjestettiin myös terveysasemien sekä mielenterveys- ja päihdepalvelujen sekä kuntoutuksen henkilöstölle työyksikkökohtaisia kertaustyöpajoja uuteen toimintamalliin liittyen.
Alkukesään -23 mennessä virtausmallikehittämisen tiimoilta oli kehittäjien toimesta järjestetty 132 työpajaa ja palaveria terveysasemien henkilöstön, esihenkilöiden ja yhteistyötahojen kanssa. Syys-lokakuussa 2023 järjestettiin jälleen asemapajat kullakin terveysasemalla sekä johdon BigRoom työpaja, joissa käytiin läpi tilannekuvaa ja jatkokehittämistarpeita. Syksyn -23 aikana järjestetään myös jatkokehittämisen työpajat yhteistyötahoille.
Tavoitteeksi ja päämääräksi asetimme monialaisen yhteistyön ja tässä sairaanhoitajan ja lääkärin työpanoksen hyödyntämisen uudella joustavalla tavalla. Ohjaaminen terveysasematason kiireelliseen hoitoon haluttiin yhtenäistää ja soveltaa ohjaamiseen kansallista määrittelyä entistä tarkemmin hoidon tarpeen arvion yhteydessä. Murros työssä tapahtui pitkälti ammattilaisten yhteistyömallien rakentamisessa sekä kiireellisen hoidon totuttujen ohjauskriteerien tiukentumisena. Tavoitteena oli pystyä siirtää palvelun tarjoamaa kiireettömään hoitoon.
Päämääränä lähdettiin edistämään visiota uudesta virtausmallista, johon osana kuului kiiretiimi-toiminta, eli kiireellisen hoidon järjestely terveysasemalla.
Mallin ideointi lähti syntymään kun haasteet ja niiden juurisyyt tunnistettiin ja kokonaistilanne oli kartoitettu. Vision valmisteluvaiheessa tutustumiset toisten alueiden kehittämiseen sekä osallistuminen Hyvä vastaanotto-valmennukseen herättivät uutta ymmärrystä ja toivat uusia ideoita. Lähdimme rohkeasti tarjoamaan ratkaisua, jossa oli uutta, lainattua sekä vanhaa. Vision taakse asettui koko vastaanottotyön johto, joka tuki toimeenpanon suunnittelua ja toteuttamisen mahdollistamista.
Terveysasematason kiireellisen hoidon kriteerit yhtenäistettiin Hyvinvointialueella ja kiireaikojen käyttämistä kohdennettiin oikeammin. Terveysaseman kiireelliselle vastaanotolle ohjataan asiakas, jolla on 24 h sisällä terveysasematasoista kliinistä arviota, tutkimusta tai hoidon aloitusta edellyttävä oire tai vaiva. Ajanvarauksen tulee toteutua 24 h sisällä hoidontarpeen arviosta. Päivystyksellisissä tilanteissa asiakas ohjataan päivystykseen. Hoidon tarpeen arvion tulee perustua:
STM: Aikuisten valtakunnalliset yhtenäiset kiireellisen hoidon kriteerit
STM: Lasten valtakunnalliset yhtenäiset kiireellisen hoidon kriteerit
Ensilinja ohjaa etänä hoidettavissa olevat terveysasematasoiset asiakkaat lääkärin etävastaanotolle. Kun asiakas tarvitsee kliinistä hoitoa tai arviota saavutaan terveysaseman kiireelliselle vastaanotolle ajanvarauksella. Kiireellisen tiimin sairaanhoitajat ja -lääkärit ottavat asiakkaat vastaan samalta kiireellisen tiimin kirjalta. Aseman kiireellisen hoidon tiimi arvioi hoidon tarpeen arvioinnin perusteella kunkin asiakkaan kohdalla, millaisesta avusta ja kenen ammattilaisen toimista asiakas eniten hyötyy. Tarvittaessa asiakas ohjataan ennen kiireelliselle ajalle saapumista laboratorio- tai kuvantamistutkimuksiin.
Kiiretiimien ajanvarauskirjalla on aikoja lyhyillä aikaporrastuksilla useamman ammattilaisen hoitaessa kirjaa. Alueen eri terveysasemat ovat itse suunnitelleet resurssin joka kiiretiimiin kiinnitetään ja miten ajat porrastetaan.
Ennen kiireellisen virtausmallien käynnistämistä laskimme kiireellisien vastaanottojen tarvetta vertaamalla tehtyjen kiireellisten ajanvarausten todellista kiireellisyyden tarvetta. Entisen mallin mukaisesti koko hyvinvointialueella oli mittausviikon aikana hoidettu 1029 asiakasta terveysasemien kiireellisillä ajoilla. Näistä kuitenkin vain 681 asiakasta olisi tarvinnut kiireelllisen ajan. Yli kolmasosa asioista oltaisiin voitu hoitaa kiireettömillä vastaanottoajoilla tai etävastaanotolla tai etäkontaktin turvin.
Laskimme tämän mittauksen perusteella keskiarvon kiireellisille ajoille alueella 1000asukasta kohti ja suhteutimme tämän terveysasemien väestömäärään. Näin saimme karkeat arviot kuinka monta kiireellistä aikaa terveysasemilla tarvittaisiin tiimien käynnistyessä.
Mallin toimivuus nojaa paljolti ammattilaisten yhteistyöhön, työnjaonhallintaan sekä toisen ammattiryhmän osaamisen tunnistamiseen. Välineiden yhtenäistäminen on helpottanut ohjaamista kiiretiimiin, kun tiedetään yhteisesti mitä tutkimuksia kiiretiimit voivat toteuttaa.
Tavoitteena oli vapauttaa resurssia kiireellisestä toiminnasta kiireettömään vastaanottoon niin lääkäreillä kuin hoitajillakin. Toimintamallin yhtenäistämisellä tavoitellaan myös ohjautuvuuden parantumista asiakkaan sekä resurssien oikein kohdentumisen näkökulmasta.
Kehittäminen aikataulutettiin varsin lyhyelle aikajänteelle, mutta selkeä struktuuri kehittämisessä auttoi ratkaisemaan asiat sujuvasti, eikä kehittäminen jäänyt erilliseksi toiminnasta tai odottamaan päätöksentekoa. Kehittämiseen osallistettiin kaikki terveysasemat ja asemat valitsivat omat kehitystiiminsä, jotka koordinoivat kunkin aseman kehittämistehtäviä ja arjen järjestelyjä. Hanketyöntekijät koordinoivat kehitettävää kokonaisuutta ja auttoivat ratkaisemaan pulmia kunkin aseman tarpeen mukaan. Muutosjohtamista sekä päivittäisjohtamisen vahvistamista tuettiin esimiestasolla, yhteisesti määritellyillä arjen tukirakenteilla.
Yhtenäistetyllä toimintamallilla on ohjautuminen kiireajoille parantunut, eikä kiireaikoja ns käytetä väärin, jolloin aikoja on asiakkaille tarjolla 24tunnin aikaikkunassa kun tarvitaan terveysasemalla käyntiä. Tämä vaatii sitoutumista toimintamalliin ja sen linjauksiin niin terveysasemalla kuin ensilinjassakin. Toimintamallin toteuttaminen vaatii ammattilaisten sujuvaa yhteistyötä ja joustavuutta sekä toisen ammattiryhmän taitojen tunnistamista. Tässä tarvitaan paljon esihenkilöiden tukea .