Terveysasemien livechat Kymenlaakson Hyvinvointialueella

Kymenlaakson Hyvinvointialueen terveysasemien live-chat palvelussa asiakkaiden asioita hoidetaan sairaanhoitajan ja digilääkärin toimesta. 

Toimintaympäristö

Kymenlaakson hyvinvointialueen tehtävänä on järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut noin 162 000 Kymenlaaksolaiselle asukkaalle.  Maakuntaan kuuluvat Hamina, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Olemme toimineet sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymänä vuodesta 2019.

Hyvinvointialueen tavoitteena on toteuttaa tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut kaikille kymenlaaksolaisille. Talouden tasapainoa haetaan uudistumisen kautta. Palveluiden kustannusten kasvua tulee hillitä, sillä valtionrahoitus ei kata palveluiden nykyisiä kustannuksia. Painotamme vahvasti etä- ja digipalveluita, parannamme ennaltaehkäisevien ja peruspalveluiden saatavuutta ja toimimme palveluita yhteensovittaen.  Pyrimme vahvistamaan työhyvinvointia edistäviä tekijöitä ja henkilöstömme on mukana työn ja työyhteisön kehittämisessä.

Kymenlaaksossa terveyspalveluiden käyttö on suurta ja väestön sairastuvuus aivoverisuonitauteihin, mielenterveyssairauksiin, sepelvaltimotautiin, syöpätauteihin sekä tuki- ja liikuntaelin sairauksiin on suurempaa kuin Suomessa keskimäärin. Palvelutarve etenkin raskaissa palveluissa on suuri. Korkean sairastavuuden lisäksi väestön ikääntyminen ja sosioekonomiset haasteet kuormittavat Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää. Eläkeikäisen väestön osuus on koko maan suurimpien joukossa ja syntyvyys on maan matalimpia.  Ennusteen mukaan Kymenlaakson väestö vähenee -9 % vuoteen 2030 mennessä ja -15 % vuoteen 2040 mennessä. Väestön ikääntymisen mukanaan tuoma nopea eläköityminen näkyy myös sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön saatavuudessa. Merkittävät rekrytointihaasteet ja pula useista sosiaali- ja terveydenhuollon ammattiryhmistä luo haasteita palveluiden järjestämiselle. Henkilöstö- ja asiakaskokemusta parantamalla varmistetaan, että hyvinvointialue on jatkossa kilpailukykyinen työnantaja ja osaavat työntekijät hakeutuvat alueelle töihin.

Tuotamme Kymenlaaksossa perusterveydenhuollon vastaanottotoimintaa omana palvelutuotantona 10 terveysasemalla. Terveysasemien keskitetty asiakasohjaus aloitti toimintansa 1/22. Palvelun tuottaa Kaiku 24 Oy. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Strategisena tavoitteenamme on luoda tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut ja olla saavutettavissa asiakkaille eri kanavissa. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Laajennamme digitaalisen asioinnin väyliä palveluissamme asioiville kuntalaisille sekä kesäasukkaille. Tavoitteena on luoda helposti saavutettavat palvelut ja hoitaa asiakkaiden asioita digitaalisesti ja mahdollisimman reaaliaikaisesti aina kun se on mahdollista. Digitaalisuus liitetään vahvaksi osaksi ensilinjaan ja kivijalkapalvelun toimintaan. Pyrimme aloittamaan myös fyysistä käyntiä vaativat tilanteet digikanavissa ja edistämään asiakkaan tilannetta ensikontaktissa.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäminen toteutetaan yhdessä  keskitetyn asiakasohjauksen, Kaiku24:n kanssa. Kehittäjäjoukkoon kuuluu vastaanottopalveluiden johtoa, Digitaalisen asioinnin ja palvelujen kehittämisen yksikkö, Kaiku24 :n Kymenhva:n palvelujohtoa sekä RRP hankkeen koordinaattoreita. Kehittämispalaverit käynnistyivät keväällä -24.

Ratkaisun perusidea

Terveysasemien live-chat palvelu tuotetaan osana keskitetyn asiakasohjauksen toimintaa. Chat toteutuu vahvan tunnistautumisen kautta mobiilisovelluksella tai verkkoselaimessa. Chat palvelussa puolesta asioiminen on mahdollista täysi-ikäisen asiakkaan ja alle 12-vuotiaan lapsen puolesta suomi.fi-valtuutuksella. 

Chat palvelussa pyritään ratkaisemaan asiakkaan tilanteet terveysasematason kiireellisissä sekä kiireettömissä tilanteissa, yhden yhteydenoton periaatteella aina kun se on mahdollista. Chat palvelua ei siis rajattu koskemaan tiettyjä tilanteita vaan palvelu vertautuu puhelimessa tapahtuvaan palveluun ja hoidontarpeen arviointiin.

Chatissä hyödynnetään 12 eri tilanteeseen sopivaa esitietolomaketta ennen live-chat kontaktin avaamista tai sen aikana. Asiakkaalla on myös mahdollista lähettää valokuvia chatin yhteydessä. Chattiin vastaa aina sairaanhoitaja, mutta tarvittaessa hyödynnetään lääkärin konsultaatiota tai ohjataan asiakas digilääkärin chattiin. Chat  voidaan muuttaa myös etävastaanotoksi. 

 

 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Terveysasemachatin käyttöönotto toteutettiin samaan aikaan digialustan käyttöönoton kanssa, tammikuussa 2025. Palvelun käyttöönotto vaati keskitetyn asiakasohjauksen ja terveysasemien kanssa vahvaa yhteistyötä ja suunnittelua. Chat toiminnallisuuden raamit ja tavoitteet luotiin yhdessä.  Chat- kanavan käsittelijöiden koulutus tapahtui Kaiku24:n toimesta. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Chatissa vilkkain päivä on maanantai kuten myös puhelinpalvelussa, tämä voidaan ennakolta huomioida resurssoinnissa. Odotusajanmediaani vaihtelee eri viikonpäivinä sekä esimerkiksi aamuisin ja iltaisin. 

Jotta chat kanava toimii vaihtoehtoisen yhteydenottoväylänä, on hyvä saada palvelu sujuvaksi asiakkaalle. Jonkin verran nähtävissä on vielä, että asiakkaat ottavat yhteyden useita eri väyliä pitkin samanaikaisesti.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Asiakkaille mahdollistui tammikuussa 2025 mahdollisuus ladata omaan puhelimeen Oma Kymenlaakso sovellus tai kirjautua verkkoselaimelta asiointialustalle. Asiakkaat löysivät terveysasemachatin hyvin ja siitä tuli nopeasta käytetyin chat-kanava hyvinvointialueellamme. Yhteydenotot ohjautuvat sairaanhoitajalle, jolla on chatin aikana mahdollisuus konsultoida digilääkäriä sekä muita ammattilaisia. Myös jononsiirtoja voidaan toteuttaa asiakkaan kohdalla sujuvasti, esimerkiksi siirtämällä keskustelu kuntoutuksen fysioterapeutin chat-jonoon. 

Terveysasemachatin kuukausittainen keskustelujen määrä on noin 2380kpl.  Chatin jonotusajan mediaani oli Toukokuussa 2025 n.17 minuuttia ja asiakasarvioiden keskiarvo 4.14 (n=1086). Rauhallisimmillaan chatin jonotusajan mediaani on perjantai iltapäivisin, n. 6minuuttia.