Terveysasemien muutoksen tukeminen vertaisvalmennuksella
Tulevan Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen 12 terveysaseman työntekijöiden ja lähiesihenkilöiden toiminnan muutokseen liittyvän osaamisen hyödyntäminen 9 muun terveysaseman muutoksissa, joiden tavoitteena on T3 < 7 vuorokautta.
Oivalla ja ymmärrä
Tavoite: Saatavuus < 7vrk hoitoon
Monisairaat asiakkaat tarvitsevat moniammatillista hoitoa, väetön ikääntyminen
Terveysasemien uudisrakentamista; vanhoilla toimintatavoilla ei voida toimia pienemmissä tiloissa.
Samalla rahalla on tuotettava enemmän ja vaikuttavampaa hoitoa
Henkilöstön saatavuus on vaikeutunut; krooninen hoitaja ja lääkärivaje sekä epätasainen jakautuminen asemien kesken. Poissaolojen - etenkin lyhytaikaisten - paikkaaminen vaikeaa taloudellisesti ja osaamisen suhteen.
Kysynnän lisääntyminen?
Välimatkat ovat pitkiä
Strateginen tavoite: hyvinvoiva pohjois-karjalainen
Terveysasemista osa on jo siirtynyt toteuttamaan moniammatillista toimintamallia, jossa asiakasryhmät segmentoidaan tarpeiden mukaisesti ja asiakkaan asian ratkaisu pyritään aloittamaan ensimmäisen yhteydenoton aikana moniammatillisessa tiimissä. Terveysasemien tilanne vaihtelee; osalla asemilla asiakas saa tarvettaan vastaavaa tukea ja hoitoa jopa samana päivänä kiireettömässäkin asiassa, osa asemista on jonoutunut vastaanottoaikojen ja etenkin puhelinpalvelun suhteen. Myös piilojonoja on syntynyt. Toimintatavat asiakkaan tarpeisiin vastaamiseksi ensimmäisen yhteydenoton aikana vaihtelevat.
Terveysasemat ovat hyvin erilaisia väestöpohjaltaan, palveluiden laajuudelta sekä tila- ja henkilöstöresursseiltaan. Osassa asemia on vakiintunut tapa lähteä ratkaisemaan asiakkaan asiaa mahdollisimman pitkälle moniammatillisen tiimin avulla jo ensimmäisessä yhteydenotossa. Osa asemista toteuttaa perinteisempää hoidon tarpeen arviota, jonka jälkeen asiakas ohjautuu seuraavalle ammattilaiselle joko fyysiselle vastaanotolle, etävastaanotolle, konsultoitavaksi tai esim. tutkimuksiin. Prosessi asiakkaan yhteydenotosta eri alaprosessien kautta eteenpäin voi olla toimijoille kokonaisuutena epäselvä. Myös tavoite ja eri alaprosessien vaatimus suhteessa lopulliseen tavoitteeseen voi olla määrittelemättä.
Kehittäminen terveysasemilla on perinteisesti tapahtunut hankkeiden kautta tai kehittämispäivinä. Kehittäminen on nähty jossain määrin omasta työstä erillisenä kokonaisuutena jopa eri henkilöiden toteuttamana, ei niinkään päivittäiseen työskentelyyn kuuluvana. Päivittäisjohtamisen rakenteissa ei aikaisemmin ole huomioitu jatkuvan kehittämisen ja parantamisen lähtökohtaa, joten menetelmiä ja rakenteita tällaiselle ei ole ollut käytössä tai käyttö on ollut riippuvainen terveysaseman lähijohdon näkökulmasta ja kiinnostuksesta asiaan. Päivittäisjohtamisessa uutta ovat prosessimittareiden määrittely ja seuraaminen sekä se milloin prosessin poikkeamiin tulisi puuttua ennakoiden, juurisyyanalyysilla tai välittömällä korjaamisella. Systemaattisen ongelmanratkaisun menetelmä ei ole tuttu.
Palvelualuejohto, vastuualuejohto, kehittäjäylilääkäri, kehittämisasiantuntija, hankejohto, terveysasemien lähijohto, vertaisvalmentajat.
Tavoitteena on edistää Meijän mallin yhteisten tavoitteiden toteutumista yksiköissä:
Potilas- ja asiakaslähtöinen toimintakulttuuri
•Palvelutarpeen nopea ratkaisu yhteydenotossa tai vastaanotolla
•Jonojen minimointi
Moniammatillinen yhteistyö
•Esim. matalan kynnyksen konsultointi ja tiimitilat tai sähköinen yhteydenpito
Hoidon jatkuvuuden edistäminen
•Esim. asiakassegmentointi ja asiakkaiden omat yhteyslinjat
Tehokas ja vakioitu päivittäisjohtaminen
•Esim. säännölliset vakiokokoukset ja tiedolla johtaminen
Jatkuva kehittäminen
•Esim. kehittämisen palaverit ja kokeilujen tekeminen
Pitkäaikaissairauksien monipuolinen hoito ja ennaltaehkäisy
•Esim. terveys- ja hoitosuunnitelmat ja elintapavalmennukset
Henkilöstölähtöinen kehittäminen sekä osaamisen ja työtyytyväisyyden edistäminen
Mittarit kolmas vapaa aika (T3) ammattiryhmittäin.
Hoitoon pääsy (THL)
Odotusaika varhaisimmasta kontaktista toteutuneeseen käyntiin kaikki yhteystavat huomioiden.
Moniammatillisuuden toteutuminen asiakkaan yhteydenotossa ja sen jälkeen.
Jonot
Asiakas- ja henkilöstölähtöisen kehittämisen rakenne ennen ja jälkeen.
Asemien henkilöstöä risteytetään niin että jo muutoksen läpikäyneet työntekijät tulevat työskentelemään asemille ja tekevät rinnalla työtä määriteltyihin kehittymiskohteisiin liittyen.
Terveysasemilla toimivat ammattilaiset ja lähiesihenkilöt; sairaanhoitajat, terveydenhoitajat, lähihoitajat, lääkärit, fysioterapeutit.
Kysely henkilöstölle. Strategisten mittareiden tarkastelu ja johdon gemba. Osallistavia teemallisia työpajoja keskittyen jatkuvaan parantamiseen, kehittämistyön seurantaan, päivittäisjohtamiseen ja systemaattiseen ongelmanratkaisuun henkilöstön itse tuomien epäkohtien ja parantamiskohteiden äärellä. Vertaisvalmentajan osallistuminen päivittäiseen työntekoon rinnalla ja yhdessä. Vertaisvalmentaja on haastatellut ja havainnoinut, mittaaminen.
Kuvittele ja kokeile
Siun soten kuntoutuksessa (ym.) toteutettu Sujuvat asiakaspolut valmennus I -VII
THL:n Hyvä vastaanotto-valmennus
Siun soten vastaanottopalvelujen johtamisvalmennukset I-II
Tiimimallivalmennus Siun soten terveysasemilla 2020 - 2021
Jyväskylän laatuvastaavaverkosto
Vertaisvalmentajat tukevat aseman työntekijöitä tarpeiden määrittelyn jälkeen sopiviksi valituilla keinoilla ja niiden vaikuttavuuden arvioinnilla. Pohjana voisi olla GROW-malli. Tuki on muuhun muutosvalmennukseen osallistumista apuvalmentajana ja asemilla rinnalla työskentelyä. -> Syksyllä 2022 valmennuksen keskittäminen etenkin jos useampia vertaisvalmentajia tiimivastaavataustasta tiimin valmentamiseen tiimivastaavan ja lähiesihenkilöiden kautta, ei niinkään yksilöiden???
Muutosvalmennus:
Henkilöstölle anonyymi kysely kehittämiskohteista terveysasemalla. Kyselyn analysointi ja läpikäynti aseman henkilökunnan ja lähijohdon kanssa- > ei kaikille asemille. Strategisten mittareiden ja henkilöstön muutoskohteista tekemien havaintojen kytkeminen toisiinsa!
Valmennus jossa pohjana kuntoutuspalveluissa toteutettu työyhteisön lean-valmennus. Teemana myös työhyvinvointiasiantuntijan tuomat teemat. Keskijohdolle valmennuksen aikana myös valmennuskokonaisuuksia yhdessä lähijohdon kanssa huomioiden valmennustapaamisten teemat. --> ei onnistunut keskijohdon työmäärän takia. Työhyvinvointi jätettiin pois. Lähijohdolle 30-60 min tapaamisteemaan sopivaa valmennusta 30-60 min ennen kehittämisryhmää. Lähijohdon osallistuminen jäi kokeilukierroksella tosi pieneksi (olivat mukana mutta ajallisesti ja teemoiltaan niukka -> pääpointit jatkossa valmennusKATA? Toiminnan parantamisen kuusi askelmaa ja PDSA?
Kehittämisryhmän valinta aseman henkilökunnasta tai koko henkilökunta kehittää. --> kokeiltiin kehittämisryhmää joka väliajoilla osallistaa muuta henkilökuntaa itse valitsemillaan tavoilla.
Kehittämisen tuen suunnittelu systemaattisen ongelmanratkaisun ja PDSA teorioiden pohjalta. Lean.
Kehittämisen tuen toteuttaminen terveysaseman kehittämisryhmän ja lähijohdon kanssa. Kehittämisen tukena vertaisvalmentajat ja hankkeen kehittäjät. --> vertaisvalmentajia oli vain kuntoutuksesta yksi. Hänen osallistumisensa oli kokeilussa pieni, lähinnä kuntoutuksen näkökulman tuominen kehittämiskohteisiin ja kokeiltaviin toimenpiteisiin. Vertaisvalmentaja keskittyi kuntoutuksen näkökulmasta havainnoimaan kehittämiskohteista moniammatillisessa tiimissä toimimisesta ja tuki näistä lähtökohdista kulloisenkin aseman fysioterapeutteja. Jatkossa on mahdollista, että vertaisvalmentajien rekrytointi on edelleen vaikeaa (Kokeilu 1. irrotetaan vertaisvalmentajat muutamiksi päiviksi tai osapäiviksi omasta työstään koulutukseen ja valmentamaan --> lyhytaikaisiin sijaisuuksiin, jotka toteutetaan ulkopuolisen rekrytoinnin kautta, ei saatu tekijöitä. Asemien kysyntä niin voimakasta suhteessa henkilöstöresurssiin ettei irrottamista voitu tehdä. Kokeilu 2. palkataan oman rekrytoinnin kautta sijainen vertaisvalmentajalle yli 3 kk:ksi, jolloin vertaisvalmentaja voi keskittyä kehittämistyöhön ja valmentamiseen määritellyillä asemilla --> vain kuntoutuksessa onnistuttiin rekrytoinnissa (fysioterapeutti) keväällä 2022-->vertaisvalmennusta toteutettiin asemien vertaisvalmentajan ja kuntoutuksen työntekijöiden näkökulmasta moniammatillisessa tiimissä.)
Matkan varrella ideoitua ja kokeiltua: Valmennuskokonaisuuden päättyminen kehittämispalaveriin kehittämistaululla. Kehittämisryhmän jäsenet vetivät palaverin. Johdon gemba viimeisenä valmennuspäivänä, jossa esiteltiin kehittämispalaverin kautta tehtyä ja tulossa olevaa.
Arviointi ja jatkokehittely saatujen kokemusten pohjalta syksyllä 2022 toteutettaviksi valmennuksiksi joissa vertaisvalmentajilla rooli.
Hybridivalmennus muutaman aseman kehittäjäryhmille. Teemat systemaattisen ongelmanratkaisun mukaiset, asemat itse valitsevat kehittämiskohteet Meijän mallin tavoitteisiin liittyen? Asemat esittelevät joka kerta toisilleen tekemistään? Kehittämiskohteiden sitominen strategisiin mittareihin?. Päättyminen johdon gembaan, kehittämispalaveri gemban osana. ???
Perustelut: henkilökunnan valitessa itse kehittämiskohteet (kohteet joihin halutaan muutosta) innostus kehittämiseen voi syttyä. Kehittämistoimenpiteiden kokemuksia on helppo jakaa toisten kanssa esim Meijän malli verkostossa, kun kaikilla on samanlainen kehittämisen ja ongelmanratkaisun rakenne jota käytetään. Hybridimallilla valmennuksen toteuttaminen pitkien välimatkojen vuoksi lähipaikkaa vaihdellen. Pieni kehittämistiimi on helpompi pitää koossa, keskusteluttaa ja osallistaa. Johto tulee sitoa kehittämiseen rakenteisesti jotta kehittäminen voi jatkua ja tiedetään toimenpiteistä joilla mahdollisesti vaikutusta strategisten mittareiden tuloksiin.