Terveysasemien muutoksen tukeminen vertaisvalmennuksella

Tulevalla Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen 12 terveysaseman työntekijöiden ja lähiesihenkilöiden toiminnan muutokseen liittyvän osaamisen hyödyntäminen 9 muun terveysaseman muutoksissa, joiden tavoitteena on T3 < 7 vuorokautta.    

Toimintaympäristö **

Saatavuus < 7vrk hoitoon

Monisairaat asiakkaat tarvitsevat moniammatillista hoitoa, väetön ikääntyminen

Uudisrakentamista; vanhoilla toimintatavoilla ei voida toimia pienemissä tiloissa

Samalla rahalla on tuotettava enemmän ja vaikuttavampaa hoitoa

Henkilöstön saatavuus on vaikeutunut

Välimatkat ovat pitkiä

Liitteet
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Strateginen tavoite: hyvinvoiva pohjois-karjalainen

Terveysasemista osa on jo siirtynyt toteuttamaan moniammatillista toimintamallia, jossa asiakasryhmät segmentoidaan tarpeiden mukaisesti ja asiakkaan asian ratkaisu pyritään aloittamaan ensimmäisen yhteydenoton aikana. Terveysasemien tilanne vaihtelee; osalla asemilla asiakas saa tarvettaan vastaavaa tukea ja hoitoa jopa samana päivänä kiireettömässäkin asiassa, osa asemista on jonoutunut. Toimintatavat asiakkaan tarpeisiin vastaamiseksi ensimmäisen yhteydenoton aikana vaihtelevat.

Terveysasemat ovat hyvin erilaisia väestöpohjaltaan, palveluiden laajuudelta sekä tila- ja henkilöstöresursseiltaan. Osassa asemia on vakiintunut tapa lähteä ratkaisemaan asiakkaan asiaa mahdollisimman pitkälle moniammatillisen tiimin avulla jo ensimmäisessä yhteydenotossa. Osa asemista toteuttaa perinteisempää hoidon tarpeen arviota, jonka jälkeen asiakas ohjautuu seuraavalle ammattilaiselle joko fyysiselle vastaanotolle, etävastaanotolle, konsultoitavaksi tai esim. tutkimuksiin. Kehittäminen terveysasemilla on perinteisesti tapahtunut hankkeiden kautta tai kehittämispäivinä. Kehittäminen on nähty omasta työstä erillisenä kokonaisuutena ei niinkään päivittäiseen työskentelyyn kuuluvana. Päivittäisjohtamisen rakenteissa ei aikaisemmin ole huomioitu jatkuvan kehittämisen ja parantamisen lähtökohtaa, joten menetelmiä ja rakenteita tällaiselle ei ole ollut käytössä tai käyttö on ollut riippuvainen terveysaseman lähijohdon näkökulmasta asiaan. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaan tarpeita: saan yhteyden terveysasemalle, silloin kun se minulle on tarpeen. Asiani ratkaistaan heti tai voin kokea, että asiani ratkaisu edistyi jokaisen kontaktin seurauksesta. 

Ammattilainen: voin hoitaa työni rauhassa niin, että asiakkaani sai apua. Minulla on keinoja joilla voin auttaa asiakastani. Asiakas tulee minulle niin, että edellisessä vaiheessa tehty valmistelu on asianmukaista. Käytän työaikani oman substanssiosaamiseni mukaisiin tehtäviin asiakkaan auttamiseksi. Tiedän miten asiakkaan asia etenisi minun jälkeeni.

Organisaatio: samalla rahalla enemmän

Yhteiskunta: ennaltaehkäisy, sekundääripreventio

Liitteet
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Palvelualuejohto, vastuualuejohto, kehittäjäylilääkäri, kehittämisasiantuntija, hankejohto, terveysasemien lähijohto, vertaisvalmentajat.

Tavoiteltu muutos

Moniammatillista toimintaa asiakkaan asian ratkaisemiseksi. Asiakkaan pompottelun vähentäminen. Jatkuvan parantamisen rakenne ja kehittäminen osana työtä. 

Muutoksen mittaaminen

Mittarit kolmas vapaa aika (T3) ammattiryhmittäin.

Odotusaika varhaisimmasta kontaktista toteutuneeseen käyntiin kaikki yhteystavat huomioiden.

Moniammatillisuuden toteutuminen asiakkaan yhteydenotossa ja sen jälkeen.

Jonot

Asiakas- ja henkilöstölähtöisen kehittämisen rakenne ennen ja jälkeen.

Liitteet
Toteutussuunnitelma

Asemien henkilöstöä risteytetään niin että jo muutoksen läpikäyneet työntekijät tulevat työskentelemään asemille ja tekevät rinnalla työtä määriteltyihin kehittymiskohteisiin liittyen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Terveysasemilla toimivat ammattilaiset ja lähiesihenkilöt; sairaanhoitajat, terveydenhoitajat, lähihoitajat, lääkärit, fysioterapeutit.

Osallistavia työpajoja, osallistuminen päivittäiseen työntekoon ja haastattelu. Kysely henkilöstölle. 

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Jyväskylän laatuvastaavaverkosto

Ideointi

Vertaisvalmentajat tukevat aseman työntekijöitä tarpeiden määrittelyn jälkeen sopiviksi valituilla keinoilla ja niiden vaikuttavuuden arvioinnilla. Pohjana voisi olla GROW-malli. Tuki on muuhun muutosvalmennukseen osallistumista apuvalmentajana ja asemilla rinnalla työskentelyä. -> Syksyllä 2022 valmennuksen keskittäminen etenkin jos useampia vertaisvalmentajia tiimivastaavataustasta tiimin valmentamiseen tiimivastaavan ja lähiesihenkilöiden kautta, ei niinkään yksilöiden???

Muutosvalmennus:

Henkilöstölle anonyymi kysely kehittämiskohteista terveysasemalla. Kyselyn analysointi ja läpikäynti aseman henkilökunnan ja lähijohdon kanssa- > ei kaikille asemille. Strategisten mittareiden ja henkilöstön muutoskohteista tekemien havaintojen kytkeminen toisiinsa!

 

Valmennus jossa pohjana kuntoutuspalveluissa toteutettu työyhteisön lean-valmennus. Teemana myös työhyvinvointiasiantuntijan tuomat teemat. Keskijohdolle valmennuksen aikana myös valmennuskokonaisuuksia yhdessä lähijohdon kanssa huomioiden valmennustapaamisten teemat. --> ei onnistunut keskijohdon työmäärän takia. Työhyvinvointi jätettiin pois. Lähijohdolle 30-60 min tapaamisteemaan sopivaa valmennusta 30-60 min ennen kehittämisryhmää. Lähijohdon osallistuminen jäi kokeilukierroksella tosi pieneksi (olivat mukana mutta ajallisesti ja teemoiltaan niukka -> pääpointit jatkossa valmennusKATA? Toiminnan parantamisen kuusi askelmaa ja PDSA? 

Kehittämisryhmän valinta aseman henkilökunnasta tai koko henkilökunta kehittää. --> kokeiltiin kehittämisryhmää joka väliajoilla osallistaa muuta henkilökuntaa itse valitsemillaan tavoilla.

Kehittämisen tuen suunnittelu systemaattisen ongelmanratkaisun ja PDSA teorioiden pohjalta. Lean.

Kehittämisen tuen toteuttaminen terveysaseman kehittämisryhmän ja lähijohdon kanssa. Kehittämisen tukena vertaisvalmentajat ja hankkeen kehittäjät. --> vertaisvalmentajia oli vain kuntoutuksesta yksi. hänen osallistumisensa oli kokeilussa pieni, lähinnä kuntoutuksen näkökulman tuominen kehittämiskohteisiin ja kokeiltaviin toimenpiteisiin.

MAtjan varrella ideoitua ja kokeiltua: Valmennuskokonaisuuden päättyminen kehittämispalaveriin kehittämistaululla. Kehittämisryhmän jäsenet vetivät palaverin. Johdon gemba viimeisenä valmennuspäivänä, jossa esiteltiin kehittämispalaverin kautta tehtyä ja tulossa olevaa. 

Arviointi ja jatkokehittely saatujen kokemusten pohjalta syksyllä 2022 toteutettaviksi valmennuksiksi joissa vertaisvalmentajilla rooli. 

Idean valinta

Hybridivalmennus muutaman aseman kehittäjäryhmille. Teemat systemaattisen ongelmanratkaisun mukaiset, asemat itse valitsevat kehittämiskohteet Meijän mallin tavoitteisiin liittyen? Asemat esittelevät joka kerta toisilleen tekemistään? Kehittämiskohteiden sitominen strategisiin mittareihin?. Päättyminen johdon gembaan, kehittämispalaveri gemban osana. ???

Perustelut: henkilökunnan valitessa itse kehittämiskohteet (kohteet joihin halutaan muutosta) innostus kehittämiseen voi syttyä. Kehittämistoimenpiteiden kokemuksia on helppo jakaa toisten kanssa esim Meijän malli verkostossa,  kun kaikilla on samanlainen kehittämisen ja ongelmanratkaisun rakenne. Hybridimallilla pitkien välimatkojen vuoksi lähipaikkaa vaihdellen. Pieni kehittämistiimi on helpompi pitää koossa, keskusteluttaa ja osallistaa. Johto tulee sitoa kehittämiseen rakenteisesti jotta kehittäminen voi jatkua ja tiedetään toimenpiteistä joilla mahdollisesti vaikutusta strategisten mittareiden tuloksiin.