Tiedolla johtaminen Klubitaloilla
Klubitalojen tiedolla johtamisessa toimintaa ohjataan, arvioidaan ja kehitetään jäsen-, alue sekä valtakunnallisella tasolla mm. jäsentietojärjestelmä Salesforcen mittaristokojelautoja ja muuta dataa sekä vertaisoppimista ja yhteiskehittämistä hyödyntäen.
Joka vuosi yli 20% suomalaisista kokee mielenterveyden häiriön ja joka viides sairastuu elämänsä aikana masennukseen (Mieli ry 2021). Koronapandemia on kasvattanut näitä lukuja merkittävästi. Ahdistuksesta ja masennuksesta kärsivien ihmisten määrä kasvoi yli neljänneksellä maailmanlaajuisesti vuoden 2020 aikana. (Lancet 2021.) Tämän hälyttävän tiedon valossa on entistäkin tärkeämpää huomioida mielenterveyskuntoutujien Klubitalojen rooli psykososiaalisten palveluiden täydentäjänä nyt, kun toimintaympäristö muuttuu sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtyessä sote-uudistuksessa hyvinvointialueille. Suomen Klubitalot ry:n ja Klubitalojen on pystyttävä raportoimaan toiminnan vaikuttavuutta alueellisesti ja valtakunnallisesti, jotta klubitalotoiminta huomioidaan valtuustojen hyvinvointialuestrategioissa ja talojen osaaminen rakennetaan osaksi alueiden palvelukokonaisuuksia.
Toimintaympäristöön vaikuttaa lisäksi Veikkauksen rahapelituottojen vähentymisen vuoksi tehtävät mahdolliset leikkaukset STEA:n avustusmääriin. Tiedolla johtamisen rakenteita on luotu Suomen Klubitalot ry:lle ja Klubitaloille vuosina 2018–2021 STEA-rahoitteisessa hankkeessa, mutta jatkuakseen yhtä kokonaisvaltaisesti toiminta vaatii jatkuvan rahoituksen. Pystymme onneksemme jatkamaan toimintaamme vuonna 2022 kohdennetulla toiminta-avustuksella.
Clubhouse Internationalin toiminnanjohtaja Joel Corcoran on vitsaillut, että yli 30 maassa toimivat n. 300 Klubitaloa ovat “maailman parhaiten varjeltuja salaisuuksia”. Suomen Klubitalot ry halusi muuttaa tämän ja tehdä suomalaista klubitalotoimintaa tunnetummaksi ja ketterämmäksi muuttuvassa toimintaympäristössä. Tiedolla johtamisen kulttuurin juurruttaminen Klubitaloille auttaa mm. toiminnan vaikutusten todentamisessa ja pitää toiminnan laadukkuutta yllä.
Tiedonkeruun yhtenäistämisen ja kattavamman datan hyödyntämisen tarve on tunnistettu verkostossa jo Suomen Klubitalot ry:n aiemman hankkeen (ARTO, 2013–2016) aikana, mutta yhdistys ei pystynyt reagoimaan puuttuvien työntekijäresurssien takia ennen vuotta 2018. Vuosina 2018–2021 olemme pystyneet Verkon Vahviste -hankkeessa rakentamaan ARTO-hankkeessa tehdyn pohjatyön päälle: ARTOn aikana Klubitaloille saatiin Salesforce-järjestelmät ja tehtiin verkostolle yhteinen jäsenkysely. Tämän hankkeen aikana olemme tehneet järjestelmälle suuren uudistuksen ilmenneiden tarpeiden pohjalta sekä toimintojen että hallinnoinnin osalta. Myös jäsenkysely päivitettiin hyödyntäen kansainvälisesti tunnustettua toipumisen mittaria (QPR Questionnaire about Processes of Recovery). Uudistuksen tavoitteena oli saada päivitettyä tietoa Klubitalojen jäseniltä klubitalotoiminnan vaikuttavuudesta sekä jäsenten omista toipumisen kokemuksista. Lisäksi jäsenkyselyä päivitettiin vastaajaystävällisemmäksi. Muuten aika ilman työntekijöitä oli tehnyt hallaa yhdistyksen toiminnalle; ARTO-hankkeen aikana luodut rakenteet olivat sulaneet pois, eikä verkostotasolla tehty tai kehitetty mitään. Rakenteita lähdettiin siis luomaan käytännössä “nollasta”.
Koko klubitalomalli pohjaa yhdenvertaisuuteen ja kaikki toiminta syntyy jäsenten ja henkilökunnan yhteisestä työpanoksesta. Täten oli itsestään selvää, että myös verkoston kehitysprosessit toteutetaan yhteiskehittämällä ja vertaisoppimalla. Jokaiseen eri vaiheeseen on kuulunut varta vasten kyseistä työvaihetta ja kohderyhmää varten suunniteltuja työpajoja. Yhteiskehittämistä on tehty yhdessä Klubitalojen ja heidän kannaltaan oleellisten muiden kohderyhmien kanssa nykytilan kartoituksesta ideointiin, toteutukseen ja arviointiin saakka. Työskentely on ollut kehämäistä ja tähdännyt ketterään kokeiluun.
Vertaisoppimiselle on luotu myös jatkuvampia rakenteita, mm. eri teemoihin jaoteltuja tiimejä. Suurta jäsentietojärjestelmäuudistusta on viety eteenpäin Salesforce-kehitystiimissä, viestintää ja markkinointia on kehitetty Viestintätiimissä ja strategia- ja laatutyötä sille perustetussa tiimissä.
Verkon Vahviste -hankkeen tavoitteet on määritelty seuraavasti:
1 Klubitalojen toimintakyky vahvistuu
1.1 Klubitalojen osaaminen yhtenäistyy ja voimavarat kasvavat
1.2 Yhteisoppiminen ja -kehittäminen klubitaloverkoston sisällä lisääntyy
2 Klubitalojen ja Suomen Klubitalot ry:n työ muuttuu strategisemmaksi
2.1 Klubitaloverkostoa yhdistävä laatutyö selkeytyy
2.2 Klubitalotoiminnan todennettu vaikuttavuus lisääntyy
3 Klubitalotoiminnan tunnettuus kasvaa
3.1 Viestintä muuttuu strategisemmaksi
3.2 Vaikuttamistyö ja verkostoituminen lisääntyy
Näemme, että kaikki hankkeen aikaiset tavoitteet liittyvät vahvasti tiedolla johtamisen juurruttamiseen Klubitaloilla ja Suomen Klubitalot ry:ssä. Tiedolla johtaminen on yhdistyksemme perustyötä. Kyseessä on jatkuvan arvioinnin ja kehittämisen kehä, jossa toimintaa arvioidaan ja kehitetään tiedolla johtaen, mm. Salesforcen mittaristokojelautoja ja vertaisoppimista hyödyntäen. Yksi tärkeimmistä ja laajimmista tavoiteltavista muutoksista hankkeessamme onkin ollut valjastaa jäsentietojärjestelmä Salesforce kaikkeen jäsenkohtaamisten hallintaan ja tiedolla johtamiseen.
Mittaamme muutosta sekä määrällisesti Salesforcen mittaristokojelautoja hyödyntämällä, että laadullisesti kyselyillä ja palautetta keräämällä. Meillä on etukäteen määritellyt tavoitetasot, joihin pyrimme, ja olemme mm. noudattaneet mittarien valinnassa SMART-sääntöä. Muutama esimerkki mittareistamme:
- Salesforcen käyttöaste Klubitalojen kesken (=Salesforcen raporttien kenttien täyttöaste) nousee 100%:iin
- Oma polku -työkalun pilotointiin osallistuneiden jäsenten määrä ja heistä myönteisesti kysymykseen “helpottaako työkalu seuraavien askelten asettamista?” vastanneiden määrä. Tavoite: yli 80% vastasi “kyllä”
- Viestinnän mittarit: Somen eri kanavien, blogin ja uutiskirjeen seuraajien, tilaajien ja jakojen määrien ja postausten kattavuuden kehitys, verkkosivun kävijämäärän kehitys, Googlen hakusijoitusten parantuminen (hakusanatutkimuksessa määriteltyjen hakusanojen mukaisen sisällön nousu Googlen ensimmäiselle hakusivulle). Tarkemmat tavoitearvot määritelty some- ja viestintästrategiassa
- Klubitaloille tehtävän palautekyselyn kehitys 2020 vs 2021: Kuinka moni vastaajista koki saaneensa lisäboostia omaan, paikalliseen vaikuttamistyöhön ja verkostoitumiseen hankkeen myötä. Tavoite: Yli 93 %
Hankkeen työskentely alkoi kartoitusviikosta, jonka aikana Klubitalot sukelsivat työpajojen avulla toimintansa arviointiin ja kehittämiseen. Tavoitteena oli hyvä alkutilanteen ymmärrys sekä meille että Klubitaloille. Työskentelyn avulla kartoitettiin Klubitalojen osaamista ja koulutustarpeita sekä selvitettiin kehittämisen paikkoja ja yksilöllisen tuen tarvetta. Työskentelyn pohjalta Klubitalot valitsivat, mitä toimenpiteitä he lähtivät paikallisesti edistämään. Kartoitusviikon materiaalien ja siihen liittyneen kyselyn perusteella muodostettiin talojen käyttöön toimintakykytähti, jonka sakarat kuvasivat kunkin talon tilaa seuraavissa, identifioiduissa teemoissa: Resurssit, verkostot, viestintä, vastuullisuus ja tavoitteellisuus. Sakaroiden koko korreloi Klubitalojen osaamista ja lähtötilannetta. Tähtien avulla saimme myös vertailukelpoista tietoa taloista. Kartoitusviikon suoritti 22/23 Klubitaloista.
Strategiaprosessin seuraavassa vaiheessa Klubitalojen jäseniä ja henkilökuntajäseniä kutsuttiin työskentelemään Strategian mallinnus -työpajoihin 3–4 talon ryppäissä. Työpajoissa yhteistä työskentelyä jatkettiin kartoitusviikon teemojen ympärillä. Niissä käytiin keskustelua toimintakykytähdistä ja pohdittiin miten sakarat ovat muuttuneet, eli miten osaaminen on lisääntynyt ja toimintakyky vahvistunut. Lisäksi työpajoissa mallinnettiin Klubitalojen yhteistä strategiaa sekä etsittiin ratkaisuja yhteisiin kehityskohteisiin. Sekä kartoitusviikosta että Strategian mallinnus -työpajoista kerättiin palautetta sekä perinteisesti paperilla että myös erilaisia sovelluksia käyttäen. Kartoitimme lisäksi mietityksen aiheita ja ideoita. Niiden pohjalta jatkotoimenpiteiden – esim. täsmäkoulutuksen tai tarvittavien tukitoimien organisointi on helpottunut.
Kaikki verkoston 23 Klubitaloa ovat olleet mukana Salesforce-kehitystyössä. Prosessin aluksi taloille lähetettiin käyttöönottokysely, jossa selvitettiin lähtötilannetta sekä tulevaisuuden tarpeita. Kyselyyn vastasivat sekä Klubitalojen jäsenet että henkilökuntajäsenet. Varsinkin raportointityökaluihin toivottiin selkeyttä ja siihen olemmekin erityisesti panostaneet uudistuksessa. Uudistus on ollut suuri, joten sitä on tehty iteratiivisissa sykleissä, yhteisen käyttökokemuksen pohjalta edelleen kehittäen. Salesforce-kehitystiimi kokoontuu edelleen n. kerran kuukaudessa ja kaikki parannusehdotukset käydään tiimissä läpi ennen toteuttamista.
Uutta tavoitesuunnitelmatyökalua varten järjestimme työpajoja 2019 & 2020, jotta saimme kattavan kuvan Klubitalojen aiemmista työkaluista, toimintatavoista, toiveista ja puutteista. Oma polkua testattiin ja jatkokehitettiin kahden eri pilottitaloryhmän kanssa syksyn 2021 aikana ennen sen julkistamista koko verkostolle.
Osallistaminen tiedolla johtamisen prosessin eri vaiheisiin on helpottunut palvelumuotoilun moninaisten työkalujen avulla. Olemme hyödyntäneet esim. strategiaprosessissamme British Design Councilin alun perin lanseeraamaa tuplatimanttimallia ja suunnitelleet strategiaprosessimme työvaiheet niin, että pystyimme ottamaan mahdollisimman suuren osan askelista yhdessä verkostomme 23 Klubitalon kanssa, heidän kokemuksiaan ja tarpeitaan kuunnellen. Käytämme “palvelumuotoilu”-sanan sijaan mieluummin termejä yhteiskehittäminen ja ihmislähtöinen suunnittelu/muotoilu. Mielestämme ne tavoittavat hyvin sen, miten onnistunut palvelu ei ole ainoa prosessin onnistumisen mittari, vaan parhaimmillaan hyötyjä syntyy mukana olleille ihmisille – kuten Klubitalojen jäsenille – jo matkan varrella.
Salesforcen uudistusprosessin aluksi perehdyimme kaikkien 23:n suomalaisen Klubitalon Salesforce-alustoihin ja kartoitimme niiden toimivuutta ja puutteita yhdessä tätä varten perustetun kehitystiimin kanssa. Lisäksi perehdyimme muiden maiden Klubitalojen Salesforce-kehitystyöhön: Tutustuimme San Antonion Klubitalon järjestelmään ja saimme käyttöömme sen osia omaan jatkokehitykseemme. Fountain House New Yorkissa on tehnyt paljon raporttien saralla, joten osallistuimme heidän raporttityöpajaansa klubitaloseminaarissa 2019. Genesis Clubhouse toimi puolestaan hyvänä benchmarkina siitä, miten Salesforcea käytetään jäsenvetoisesti talon arjessa.