Tiedolla johtaminen Klubitaloilla
Klubitalojen tiedolla johtamisessa toimintaa ohjataan, arvioidaan ja kehitetään jäsen-, alue sekä valtakunnallisella tasolla mm. jäsentietojärjestelmä Salesforcen mittaristokojelautoja ja muuta dataa sekä vertaisoppimista ja yhteiskehittämistä hyödyntäen.
Toimintamallin nimi
Klubitalojen tiedolla johtamisessa toimintaa ohjataan, arvioidaan ja kehitetään jäsen-, alue sekä valtakunnallisella tasolla mm. jäsentietojärjestelmä Salesforcen mittaristokojelautoja ja muuta dataa sekä vertaisoppimista ja yhteiskehittämistä hyödyntäen.
Klubitalojen tiedolla johtaminen on prosessi, jossa vuosien 2018–2021 aikana on kartoitettu, kehitetty ja yhdenmukaistettu käytäntöjä ja prosesseja Klubitaloilla verkoston kanssa yhdessä luodun klubitalostrategian mukaisesti. Kehityskohteiden kartoitusta ja toimintatapojen mallinnusta on tehty yhteiskehittämällä ja vertaisoppimalla. Prosessi vastaa Klubitalojen tarpeeseen luoda oma, kansallinen laadunvarmistus Klubitalojen kansainvälistä akkreditointiprosessia täydentämään. Tiedolla johdettava laatutyö tekee Klubitalojen seurantaa ja arviointia yhtenäisemmäksi ja läpinäkyvämmäksi ja tuottaa Klubitaloille työkaluja ja menetelmiä, joiden avulla toiminnan hyvä laatu säilyy tai sitä voidaan parantaa. Myös toiminnan vaikuttavuuden todentaminen helpottuu.
Tiedolla johtamisessa hyödynnetään prosessin aikana perusteellisesti uudistettuun jäsentietojärjestelmään, Salesforceen, kirjattavaa yhteismitallista dataa ja esim. uudistettua jäsenkyselyä. Salesforcella on iso rooli tiedolla johtamisessa, sillä Klubitalot käyttävät Salesforcea kaikkien jäsenkohtaamisten hallintaan. Jatkokehittämisen ja hyvien käytäntöjen levittämisen tueksi luodaan lisäksi Laatuopas. Laatuopas on elävä ja interaktiivinen alusta, johon lisätään sisältöjä sitä mukaa, kun tarpeita ilmenee. Laatuoppaan MVP-versio julkaistaan tammikuussa 2022.
Joka vuosi yli 20% suomalaisista kokee mielenterveyden häiriön ja joka viides sairastuu elämänsä aikana masennukseen (Mieli ry 2021). Koronapandemia on kasvattanut näitä lukuja merkittävästi. Ahdistuksesta ja masennuksesta kärsivien ihmisten määrä kasvoi yli neljänneksellä maailmanlaajuisesti vuoden 2020 aikana. (Lancet 2021.) Tämän hälyttävän tiedon valossa on entistäkin tärkeämpää huomioida mielenterveyskuntoutujien Klubitalojen rooli psykososiaalisten palveluiden täydentäjänä nyt, kun toimintaympäristö muuttuu sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtyessä sote-uudistuksessa hyvinvointialueille. Suomen Klubitalot ry:n ja Klubitalojen on pystyttävä raportoimaan toiminnan vaikuttavuutta alueellisesti ja valtakunnallisesti, jotta klubitalotoiminta huomioidaan valtuustojen hyvinvointialuestrategioissa ja talojen osaaminen rakennetaan osaksi alueiden palvelukokonaisuuksia.
Toimintaympäristöön vaikuttaa lisäksi Veikkauksen rahapelituottojen vähentymisen vuoksi tehtävät mahdolliset leikkaukset STEA:n avustusmääriin. Tiedolla johtamisen rakenteita on luotu Suomen Klubitalot ry:lle ja Klubitaloille vuosina 2018–2021 STEA-rahoitteisessa hankkeessa, mutta jatkuakseen yhtä kokonaisvaltaisesti toiminta vaatii jatkuvan rahoituksen. Pystymme onneksemme jatkamaan toimintaamme vuonna 2022 kohdennetulla toiminta-avustuksella.
Hankkeen työskentely alkoi kartoitusviikosta, jonka aikana Klubitalot sukelsivat työpajojen avulla toimintansa arviointiin ja kehittämiseen. Tavoitteena oli hyvä alkutilanteen ymmärrys sekä meille että Klubitaloille. Työskentelyn avulla kartoitettiin Klubitalojen osaamista ja koulutustarpeita sekä selvitettiin kehittämisen paikkoja ja yksilöllisen tuen tarvetta. Työskentelyn pohjalta Klubitalot valitsivat, mitä toimenpiteitä he lähtivät paikallisesti edistämään. Kartoitusviikon materiaalien ja siihen liittyneen kyselyn perusteella muodostettiin talojen käyttöön toimintakykytähti, jonka sakarat kuvasivat kunkin talon tilaa seuraavissa, identifioiduissa teemoissa: Resurssit, verkostot, viestintä, vastuullisuus ja tavoitteellisuus. Sakaroiden koko korreloi Klubitalojen osaamista ja lähtötilannetta. Tähtien avulla saimme myös vertailukelpoista tietoa taloista. Kartoitusviikon suoritti 22/23 Klubitaloista.
Strategiaprosessin seuraavassa vaiheessa Klubitalojen jäseniä ja henkilökuntajäseniä kutsuttiin työskentelemään Strategian mallinnus -työpajoihin 3–4 talon ryppäissä. Työpajoissa yhteistä työskentelyä jatkettiin kartoitusviikon teemojen ympärillä. Niissä käytiin keskustelua toimintakykytähdistä ja pohdittiin miten sakarat ovat muuttuneet, eli miten osaaminen on lisääntynyt ja toimintakyky vahvistunut. Lisäksi työpajoissa mallinnettiin Klubitalojen yhteistä strategiaa sekä etsittiin ratkaisuja yhteisiin kehityskohteisiin. Sekä kartoitusviikosta että Strategian mallinnus -työpajoista kerättiin palautetta sekä perinteisesti paperilla että myös erilaisia sovelluksia käyttäen. Kartoitimme lisäksi mietityksen aiheita ja ideoita. Niiden pohjalta jatkotoimenpiteiden – esim. täsmäkoulutuksen tai tarvittavien tukitoimien organisointi on helpottunut.
Kaikki verkoston 23 Klubitaloa ovat olleet mukana Salesforce-kehitystyössä. Prosessin aluksi taloille lähetettiin käyttöönottokysely, jossa selvitettiin lähtötilannetta sekä tulevaisuuden tarpeita. Kyselyyn vastasivat sekä Klubitalojen jäsenet että henkilökuntajäsenet. Varsinkin raportointityökaluihin toivottiin selkeyttä ja siihen olemmekin erityisesti panostaneet uudistuksessa. Uudistus on ollut suuri, joten sitä on tehty iteratiivisissa sykleissä, yhteisen käyttökokemuksen pohjalta edelleen kehittäen. Salesforce-kehitystiimi kokoontuu edelleen n. kerran kuukaudessa ja kaikki parannusehdotukset käydään tiimissä läpi ennen toteuttamista.
Uutta tavoitesuunnitelmatyökalua varten järjestimme työpajoja 2019 & 2020, jotta saimme kattavan kuvan Klubitalojen aiemmista työkaluista, toimintatavoista, toiveista ja puutteista. Oma polkua testattiin ja jatkokehitettiin kahden eri pilottitaloryhmän kanssa syksyn 2021 aikana ennen sen julkistamista koko verkostolle.
Tiedolla johtamista on tehty tutuksi Klubitaloille vuosien 2018–2021 aikana kaikissa yhteisissä prosesseissa, mm. Salesforce-uudistus ja järjestelmän jatkuva käyttö (esim. mittaristokojelaudat ja raportit), yhteinen klubitalostrategia, yhteinen laatutyö jne. Jalkauttamisen keskiössä ovat eri teemoja varten perustetut tiimit, joissa on jäseniä ja työntekijäjäseniä mahdollisimman monelta Klubitalolta.
Yhdessä luoduilla ja harjoitelluilla toimintatavoilla on parhaat edellytykset muodostua vakiintuneiksi tavoiksi toimia. Tarve verkoston koordinoinnille ja edelleen koulutukselle on silti ilmeinen. Esimerkiksi Salesforcen osalta jokaisen uuden Klubitalon työntekijän ja jäsenen olisi hyvä käydä järjestelmän käyttökoulutus ja tiimit tarvitsevat toimiakseen koordinoijan. Suomen Klubitalot ry:n rooli koko verkoston tiedolla johtamisessa on suuri myös siksi, että yhdistys koostaa koko maan kattavaa dataa Klubitalojen arvioinnin ja kehittämisen tueksi, ennakoi trendejä ja suuntaa toimenpiteitä datan pohjalta.
Klubitalojen tiedolla johtamiselle on hankkeen aikana luotu rakenteita (mm. yhteiskehittävät ja vertaisoppivat tiimit) ja välineitä (mm. uudistettu Salesforce ja jäsenkysely). Yhteisoppiminen ja -kehittäminen klubitaloverkoston sisällä on lisääntynyt merkittävästi ja tuloksena eri talojen hyviä käytäntöjä on levitetty. Koulutusten tuloksena Klubitalojen osaaminen on yhtenäistynyt. Yhteinen työskentely on vaikuttanut positiivisesti verkostoa tiivistäen ja jäsenille uusia taitoja ja vaikuttamisen mahdollisuuksia tarjoten. Klubitalojen ja Suomen Klubitalot ry:n työ on muuttunut strategisemmaksi mm. yhdessä kehitetyn klubitalostrategian ansiosta. Yhteisen, päivitetyn Salesforce-alustan, sekä uudistetun jäsenkyselyn tuloksena klubitaloverkostoa yhdistävä laatutyö on selkeytynyt. Muun muassa näiden vaikutuksesta tulemme saamaan klubitalotoiminnan todennettua vaikuttavuutta paremmin esille ja pystymme koordinoimaan verkostoa tiedolla johtaen.
Strategisen viestinnän tuloksena klubitalotoiminnan tunnettuus on kasvanut: Sen vaikutuksesta yhä useampi Klubitaloista hyötyvä kansalainen toivottavasti löytää Klubitalolle. Klubitalotoiminnan vaikutuksista ja jäsentemme kokemuksista viestimisen vaikutuksesta oletamme myös mielenterveyskuntoutujiin kohdistuvan stigman vähenevän. Tehokkaampi viestintä ja lisääntynyt verkostoituminen on lisännyt myös yhteistyökumppaneiden määrää.
Hankkeen väliraporttia varten 2020 tehtyyn kyselyyn vastanneista Klubitalojen jäsenistä ja henkilökuntajäsenistä 92,9% koki, että työpajatyöskentely oli tuonut oivalluksia, ideoita tai uutta osaamista omalle talolle. “Työpajoissa on käyty hienoja keskusteluita. Joskus toisen ihmettelevä kysely aukaisee myös itselle uusia ikkunoita tarkastella niin omaa kuin oman talon toimintaa, mutta myös osaamista sekä kehittämisen kohteita.” Strategian mallinnus -työpajojen palaute on ollut 100% positiivista. Tästä näkee, miten Klubitalot kokevat yhteisen työskentelyn hyödylliseksi ja helpommaksi, kuin itsenäisen työskentelyn ohjeiden varassa. Palautteessa korostuvat kokemukset verkostotyön tärkeydestä, kokemusten ja hyvien käytäntöjen jakamisesta ja ratkaisujen etsimisestä kehityskohteisiin yhdessä. 95,5% kyselyyn vastanneista koki hankkeen toiminnan hyödylliseksi/erittäin hyödylliseksi. 94,1% koki hankkeen onnistuneen vastaamaan hyvin/erittäin hyvin Klubitalojen tarpeisiin: “Olette tuoneet Klubitaloja lähemmäksi toisiaan ja enemmän yhteen. Olette onnistuneet yhtenäistämään Klubitalojen käytänteitä, esitteitä, Salesforcea, ja tuoneet verkoston työn näkyväksi, yhteiseksi asiaksi. Taloilla on nykyään enemmän yhteistyötä ja jakamista keskenään.” Jäsenvastaajien vastauksissa korostui kuuluminen johonkin ja kokemus omasta hyödyllisyydestä. Kuulluksi tuleminen ja omien ideoiden eteneminen yhteiseen työskentelyyn on ollut monelle voimauttava kokemus. Tätä myötä myös itsetunto ja omanarvontunto ovat kohonneet. Vastaajat kokivat oppineensa sosiaalisia taitoja, tiimityö- ja digitaitoja; kaikki hyödyllisiä taitoja tämän päivän työelämässä.
Yhteistyökumppaneilta kysyttäessä laaja-alainen yhteiskehittäminen, hyvien käytäntöjen jakaminen ja levittäminen, sekä strateginen, toimintatapojen ja raportoinnin yhtenäistäminen nähtiin hankkeen suurimmiksi onnistumisiksi. Vastaajien kesken Suomen Klubitalot ry:n työn koettiin muuttuneen selvästi strategisemmaksi. Järjestelmäratkaisujen kehittäminen nähtiin merkittävänä esimerkkinä siitä, että Klubitaloilla pyritään pitkäjänteiseen, vaikuttavaan sekä jäseniä että työntekijöitä arvostavaan laadunhallintaan. Moni palautetta antaneista kuvasi, kuinka Suomen Klubitalot ry:n toiminta on näyttäytynyt eteenpäin menevänä, innovatiivisena ja ihmisläheisenä. Keskeiseksi tulokseksi vastaajat nostivat lisäksi viestinnän tehostumisen ja ammattimaistumisen, sekä kokonaisvaltaisen brändiuudistuksen onnistumisen, jonka vaikutuksesta Klubitalot näyttäytyvät helpommin lähestyttävinä ja modernimpina.
Kansikuva
