| Innokylä

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

******

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu

Toimintakykytietoa ei ole aiemmin tuotettu yhtenäisen rakenteen mukaan Oma Hämeessä. Toimintakykykirjaaminen on perustunut ammattilaisen oman ammatillisen kokemuksen mukaiseen ja vapaaseen tapaan kirjata toimintakyvystä potilastietojärjestelmään sekä sosiaalihuollon järjestelmiin. Yhtenäistä toimintakykytiedon kirjaamisen paikkaa ei ole määritelty Oma Hämeessä aikaisemmin. Toimintakykykirjaamisen työkalun avulla voidaan jatkossa tuottaa rakenteisesti yhtenäistä ICF mallin mukaista toimintakykytietoa toimintakykymerkintänä tai toimintakykykirjauksena toimintakykyotsikon alle sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon järjestelmiin. Työkalun käyttö edellyttää ammattilaisilta ICF ymmärrystä, mutta samalla työkalu tukee ICF ymmärryksen syvenemisessä.

Työkalun kehittämisessä on huomioitu erityisesti haavoittuvassa asemassa olevat paljon palveluja käyttävät asiakkaat sekä soteyhteiset asiakkuudet, joiden palveluissa soteyhteisen toimintakykytiedon tuottaminen on tulevaisuuden tavoitteena. Kehittämisessä on edistetty soteyhteisen tiedon tuottamisen mahdollisuuksia toimintakykykirjaamisen työkalun avulla. Prosessissa on tutkittu käyttöoikeushallinnan, tiedonsaantioikeuden ja luovutuslupien vaikutusta yhteisen toimintakykytiedon hyödyntämisessä. Kehittämisessä odotetaan Oma Hämeen päätöksentekoprosessien etenemistä, jotta työkalusta saadaan maksimaalinen hyöty soteyhteisen toimintakykytiedon tuottamisessa.

Työkalun kehittämisessä on huomioitu hyvinvointialueiden yhteistyö. Työkalu on alun perin kehitetty Etelä-Karjalan hyvinvointialueella ja Oma Hämeen version kehittämisessä onkin hyödynnetty alueiden asiantuntijayhteistyötä sekä saatu toimijoiden välisissä tapaamisissa kuultujen käyttötapausten myötä kollegiaalista tukea ja motivointia työkalun nykyisiltä käyttäjiltä Oma Hämeen tuleville käyttäjille.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

'*****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Toimintakykykirjaamisen työkalun avulla tuotetaan yhtenäiseen ICF ymmärrykseen perustuvaa asiakkaan toimintakykytietoa. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden palvelujen arviointia ja suunnittelua voidaan jatkossa toteuttaa työkalulla tuotetun yhtenäisen toimintakykytiedon tuella. Työkalu mahdollistaa asiakkaasta aiemmin kirjatun toimintakykytiedon hyödyntämisen ja tarkastelun yli toimialarajojen asiakkaan luvalla. Tämä vähentää sekä asiakkaan että ammattilaisen tarvetta tuottaa jokaisessa palvelussa erikseen samaa toimintakykytietoa. Työkaluun rakennettu valmis ICF pohjainen arvioinnin rakenne nopeuttaa ammattilaisen toimintakyvyn arvioinnin kirjaamista tuottamalla valmiista ICF koodeista muodostuvaa kertomustietoa, jonka ammattilainen saa siirrettyä asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Yhtäläinen kirjaamisen rakenne auttaa muodostamaan asiakkaan toimintakyvystä kokonaiskuvaa sekä kertomustiedon että visuaalisen toimintakykykoosteen avulla. Toimintakykykirjaamisen työkalu ei sisällä suoraa palveluohjausta, mutta tukee palveluohjauksen laatua tarjoamalla yhtenäisen, rakenteisen näkymän asiakkaan toimintakykyyn palvelutarpeen arvioinnin pohjaksi.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Työkalun kehittäminen on monen ammattiryhmän yhteistyötä

toimintakykyä arvioivat ammattilaiset, joiden tarpeisiin työkalu kehitetään.
tietohallinnon ammattilaiset, jotka varmistavat järjestelmäintegraatiot ja niiden toimivuuden
digitaalisen alustan toimittajan asiantuntijat
hyvinvointialueen johto, jotta kehittämiselle saadaan päätöksenteon tuki
keski-ja lähijohto, jotka päättävät yksiköiden omien prosessien mukaisesta käyttöönotosta ja tukevat henkilöstöä muutoksessa
lainopillinen asiantuntijuus tietosuojan ja käyttöoikeushallinnan suunnittelun toteutuksen tukena.
Organisaation kehittämisen ammattilaiset, jotka tukevat ja ohjaavat kehittämisen prosessia
muiden hyvinvointialueiden asiantuntijat ja ammattilaiset, joilta saadut kokemukset ja esimerkit auttavat kehittämisessä.

Tavoiteltu muutos

******

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Hyödyntämällä toimintakykytiedon kirjaamisessa siihen tuotettua työkalua

voidaan tavoitella ammattilaisen ajan säästöä valmiiksi tuotetun rakenteisen mallin avulla.
Asiakkaan tarve päällekkäiseen toimintakykytietojen tuottamiseen vähenee
Mahdollisuus hyödyntää aikaisempaa toimintakykytietoa toimintakyvyn arvioinnissa myös yli toimialarajojen asiakkaan luvalla
Toimintakykytiedon tarkastelu ja sen hyödyntäminen palvelujen arvioinnissa ja suunnittelussa visuaalisen toimintakykykoosteen avulla

Muutoksen mittaaminen

****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Tavoitteena on mahdollistaa työkalun käyttöönotto laajasti kaikille ICF mallin mukaan kirjaaville ammattilaisille. Koska sen avulla rakenteinen toimintakykytiedon kirjaaminen on helpompaa, voidaan tavoitella rakenteisen toimintakykytiedon lisääntymistä työkalun käyttöönoton myötä. Tavoitteena onkin ensin käyttäjien määrällinen lisääntyminen ja sitä myöten rakenteisten toimintakykykirjausten määrän lisääntyminen. Vasta sen myötä voidaan saavuttaa väestötasolla mitattavaa toimintakyvyn muutoksesta kertovaa dataa, jota työkalun avulla voidaan tuottaa. Kehittämisen alkuvaiheessa ei vielä ole mitattu vaikutuksia, esimerkiksi ammattilaisen ajan säästöä toimintakykytiedon kirjaamisessa. Tämä on kuitenkin asia, jota jatkossa voidaan mitata.

Toimintakykyarviotyökalun käyttöönoton myötä saadaan

voidaan seurata työkalulla tuotettujen rakenteisten toimintakykyarvioiden kokonaismäärää hyvinvointialueen laajuisesti sekä palvelukohtaisesti eroteltuna
tiedolla johtamisen tueksi saadaan väestötasolla tietoa kansalaisten toimintakyvystä
tulevaisuudessa saadaan kansallisesti vertailtavaa dataa toimintakyvystä

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

******

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Toimintakykytietoa kirjataan kaikissa sotepalveluissa ja lähtökohtana työkalun käyttäjinä nähtiinkin laajasti kaikki soteammattilaiset. Toimintakykyä arvioidaan vauvasta vaariin, joten sen käyttö on mahdollista eri asiakassegmenttejä palvelevissa palveluissa. Käyttäjinä voivat olla sekä toimintakykytiedon tuottajat että sitä hyödyntävät ammattilaiset. Asiakaskokemus kertyy vähitellen, kun ammattilaiset konkreettisesti käyttävät työkalua asiakaskohtaamisissa sekä sen myötä, kun asiakkaiden palvelujen suunnittelussa ja arvioinnissa alkaa näkymään ICF mallin mukaisen rakenteisen toimintakykytiedon hyödyntäminen ja sen tulokset esimerkiksi kelan palveluissa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

*****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Saadakseen toimintakykytiedon kirjaamisen työkalun käyttöönsä, tulee yksikössä arvioida käyttötarpeet, käytön prosessit sekä arvioida riittävä ICF osaaminen. Tässä yksikön lähijohdolla on merkittävä rooli, jotta käyttöönotettava työkalu vastaa ensinnäkin tarpeeseen ja että sen käyttö on suunnitelmallista. Työkalun käyttö perustuu käyttöoikeusprosessiin, jossa käyttäjät koulutetaan työkalun käyttöön, heille luodaan työkaluun käyttöoikeudet ja käyttöä tuetaan vastuukäyttäjä-mallin avulla. Yksiköistä nimetään vastuukäyttäjät, jotka osallistuvat käyttöoikeusprosessiin sekä jatkossa ovat linkki työkalun kehittäjien ja käyttäjien välillä.

ICF:n mukaista rakenteista kirjaamista voi toteuttaa joko tuottamalla toimintakyvyn merkintöjä suoraan asiakas- tai potilastietojärjestelmään tai hyödyntämällä toimintakykykirjaamisen työkalua sen tuottamiseen. Yksikön arvioimia käyttötarpeita voivat olla esimerkiksi

päivittäinen toimintakykytiedon kirjaaminen
toimintakykykooste lausuntojen tueksi
toimintakykykoosteet hakemusten tueksi
hoitojaksojen alku-, väli- ja loppuarvioinnit

Toimintakykyarviointia toteutetaan yhdessä asiakkaan kanssa kaikissa sotepalveluissa. Työkalun käyttöönotto onkin mahdollista sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluissa. Se mahdollistaa myös ammattilaisten yhteisen arvioinnin toteuttamisen ja tulevaisuudessa se palvelee soteyhteisen toimintakykytiedon tuottamisessa.

Vaikka kehitetty työkalu on ammattilaisen kirjausväline, on työkalun käyttö sekä selainpohjaisena että tulevaisuudessa myös mobiililaitteen avulla mahdollista ottaa yhteisen keskustelun tueksi tapaamisessa asiakkaan kanssa. Arviointia voidaan työkalun avulla toteuttaa myös etätapaamisen yhteydessä.

Yhdessä asiakkaan kanssa toimintakykytiedon tarkastelu visuaalisesta toimintakykykoosteesta auttaa tätä havainnoimaan toimintakyvyn kokonaisuutta sekä muutosta toimintakyvyssä. Tämä osallistaa asiakasta huomioimaan omaan toimintakykyynsä vaikuttavia asioita ja reagoimaan niiden muutoksiin. Työkalun avulla kirjattu toimintakykykirjaus on asiakkaan luettavissa Oma kanta palvelusta, kun se on tuotettu lopulliseksi potilas- ja asiakastietojärjestelmään. Vähitellen asiakkaiden ymmärrys ICF:n mukaisesta kirjaamisesta myös laajenee.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Työkalun käyttöönoton edellytykset organisaatiotasolla

Linjaukset ICF:n hyödyntämisestä
Järjestelmien integraatio
Työkalut (mobiililaitteet, tietokoneet)
Valmius yhteiskehittämiseen
Toimintakykytiedon hyödyntäminen

ammattilaisilla

ICF ymmärrys
Käyttöoikeusprosessin mukaisten roolien arviointi
osaamisen valmistaminen

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalun käyttöönotto vaatii ICF ymmärryksen sisäistämistä. Työkalusta saatava hyöty tukee siinä kehittymisessä, sujuvoittaen ammattilaisen työtä. Työkalu itsessään ei ole riittävä edistämään toimintakykytiedon hyödyntämistä. Työkalun käyttöönotossa on ensiarvoisen tärkeää huomioida integraatiot eri järjestelmien välillä, jotta kerätty tieto on sote-yhteisesti käytettävissä sekä asiakkaan nähtävissä. Kehittäminen edellyttää oikeiden toimijoiden tunnistamisen ja yhteisen työskentelyn prosessin eri vaiheissa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

*****

Toimintakykytiedon kirjaamisen työkalu:

Jotta ammattilaiset ottavat uusia työkaluja käyttöönsä,

Tulee heidän itse havaita tarve niiden käytölle.
Hyvät kokemukset tukevat motivaatiota, joten suositellaan hyödyntämään muiden hyvinvointialueiden käyttäjiä kertomaan autenttisia kokemuksia käytöstä. Näissä kohtaamisissa myös "vanhat" käyttäjät voivat saada uutta ajateltavaa ja näkökulmaa omiin työtapoihinsa.
Joskus pieni porkkana voi tuottaa positiivisia edistysaskeleita kehittämiseen ja käyttöönoton edistämiseen

Toimintakykytiedon ICF-mallin jalkauttaminen Kanta-Hämeen hyvinvointialueella (RRP, P4, I1)