Työelämän vertaissovittelu (Työelämän VERSO)
Vertaissovittelua käytetään vapaaehtoisena menettelynä työyhteisöjen arjessa esiintyvissä häiriötilanteissa ja niiden ratkaisemisessa. Vertaissovittelu vahvistaa työyhteisöjen psykologista turvallisuutta, tukee työssä jaksamista ja arkista toimintaa.
Oivalla ja ymmärrä
Omakotisäätiö tuottaa palveluja ikäihmisille; ympärivuorokautista palveluasumista, senioriasumista ja kotihoitoa. Säätiö sijaitsee monikulttuurisessa Itä-Helsingissä. Työntekijät ovat pääosin toisen asteen koulutuksen käyneitä. On nähtävissä maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden kasvava määrä.
Vanhustyön arvostus on vähentynyt nyky-yhteiskunnassa. Työ koetaan raskaaksi, palkka huonoksi ja johtaminen hierarkkiseksi. Vanhustyö näyttäytyy negatiivisessa valossa eri medioissa; vain ongelmia ja puutteita tuodaan esille. Kotihoidossa hoidetaan yhä sairaampia vanhuksia ja tämä heijastuu myös ympärivuorokautiseen palveluasumiseen. Vanhukset ovat monisairaita, syvästi muistisairaita, jotka tarvitsevat paljon hoivaa ja gerontologisen hoitotyön erityisosaamista.
Kolmantena trendinä on vaikeutunut rekrytointi alalla. Ei ole hoitotyön ammattilaisten työntekijäreserviä, josta voisi rekrytoida. Opiskelijatyö, oppisopimuspolut ja työntekijöiden positiiviset kokemukset työnantajasta, "puskaradio", ovat uudenlaisia rekrytointikanavia. Erityisesti maahanmuuttajayhteisöissä, joissa on tulevaisuuden hoitotyön osaajien potentiaali, puskaradiolla on suuri merkitys.
Henkilöstön monikulttuurisuus, ajoittainen henkilöstöpula ja palvelujen kohderyhmän haasteellisuus voivat aiheuttaa väärinymmärryksiä, stressiä ja muita haasteellisia tilanteita työyhteisössä. Pienistä väärinymmärryksistä voi kasvaa isoja ongelmia, jos niihin ei tartuta heti. Työhyvinvointi, työn mielekkyys, turvallinen työyhteisö ja oikeudenmukainen johtaminen ovat tulevaisuuden menestystekijöitä vanhustyössä.
Edellä mainittujen seikkojen lisäksi vanhuspalvelujen tarve lisääntyy väestörakenteen vanheneminen vuoksi. Eläkeikäisten osuus väestöstä kasvaa voimakkaasti samaan aikaan kun työikäinen väestö vähenee. Sosiaalialasta on tehtävä nuoria kiinnostava ammatti. Palkkapolitiikkaan on vaikea vaikuttaa, koska palkat neuvotellaan yleisellä tasolla. Mutta työn sisällön ja oikeudenmukaisen johtamisen avulla yksittäinen sosiaalialan työnantaja voi vaikuttaa työn vetovoimaisuuteen. Vertaissovittelu vastaa osaltaan haasteisiin ja tuo uutena toimintamallina mahdollisuuksia työkulttuurin kehittämiseen sovittelevaksi ja avoimeksi. Ongelmat ratkaistaan matalalla kynnyksellä keskustellen ja sopien. Tämä kaikki välittyy positiivisena ilmapiirinä asiakkaille, omaisille, yhteistyökumppaneille ja työntekijöille.
Toimintaympäristössä työskentelevistä on suurin osa naisia ja toisen asteen koulutuksen saaneita. Myös maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden suuri määrä voi osaltaan edesauttaa ongelman syntyä. Edellä mainitut seikat vaikuttavat työntekijöiden kommunikointivalmiuksiin ja ongelmanratkaisukykyyn. Työyksiköissä voi pienistä asioista eskaloitua suuria ongelmia, koska ei ymmärretä toista, ollaan tunteella tilanteessa, ei osata puhua suoraan vaan puhe tapahtuu takanapäin toisten työntekijöiden kanssa, ei osata käsitellä saatua palautetta kehittävästi tai annetaan palautetta loukkaavasti. Näitä pieniä asioita halutaan tunnistaa ja ratkaista ennen kuin ne eskaloituvat koko työyksikköä rasittaviksi ongelmiksi.
Kehitettävä asia liittyy työkykyjohtamiseen. Vertaissovittelumalli on yksi väline pitää työyksiköiden työkyky hyvänä.
PK; Vertaissovittelu sovitetaan kokonaisuuteen HR ohjeistus - työsuojelu - työterveys
Prosessi:
1.Käynnistäminen – käynnistyminen; lähtöitilanne, lähtötiedot, aikaikkuna, kiireellisyys, haitan kirjaaminen
2.Ratkaisu: otetaanko kuvioon mukaan vertaissovittelija (-t)
3.Tapaamisen infovaihe; mistä kyse, miten prosessi etenee, vertaissovittelijan rooli, sovittelun periaatteet, kannustetaan avoimuuteen ja vastataan kysymyksiin.
4.Voidaan järjestää erillistapaamiset; annetaan mahdollisuus kertoa tilanteesta omasta näkökulmastaan (kuulluksi tuleminen). Tässä voidaan keskustella toiveista (tavoite), muutoskohde – minkä hyvän toivotaan alkavan? Tsempataan avoimuuteen prosessin kuluessa.
5. Yhteisessä sovittelutapaamisessa edetään sovitteluvaiheen kautta ratkaisuvaiheeseen. Osallistuja päättää mitä tuo esille HUOM!. Osallistujat ovat vaitiolovelvollisia kuulemastaan.
6. Aloitetaan siten, että jokainen vuorollaan esittää (avoimesti, perusteellisesti) oman näkökulmansa (näkemys) tapahtumista. Sovittelija tarkkailee, reagoin ja varmistaa tilaisuuden tasapuolisuuden ja asiallisuuden. Tilaisuus jatkuu keskustelulla ja haetaan yhteistä ymmärrystä sekä suuntaa ideoinnin kautta ratkaisuvaiheelle.
7. Ratkaisuvaiheessa osallistujilta otetaan ideoita tilanteen ratkaisemiseksi, joskus ratkaisuvaihe on perusteltua järjestää eri tapaamisessa TAI jos tulee tunne ettei sovitteluvaihe tuota tulosta, sovitaan uusi tapaaminen. Tarvittaessa voidaan sopia uudet yksilötapaamiset.
8. Sovittelusopimukseen päästään, kun osallistujat löytävät yhteisen näkemyksen ratkaisuun. Ratkaisu ja menetelmät kirjataan sopimusmuotoon kaikille asianosasille. Vertaissovittelijan vastuulla on kaikille kohtuullisen sopimuksen muokkaaminen.
9. Seurantatapaamisen ajankohta kirjataan ja samoin seuraaja = sovittelija.
10. Sovittelu päättyy allekirjoituksiin
11. Huomioitavaa: ei muistioita, mitä kerrotaan työyhteisölle, tarvittaessa uusi sovittelu tai organisaation muut toimenpiteet (työturvallisuuslaki). Sovittelija kertoo näkemyksensä osapuolille ja organisaation johdolle. Työnantajan päättäjät voivat lopettaa sovittelun.
12. Seurantatapaamisen sisältöjä; sovittelun jälkeisestä työilmapiiri, sopimuksen sisällön toteutuminen, onko tullut esiin jotain uusia keskusteltavia asioita ja sovittavia asioita. Tarvittaessa sovitaan uusia tapaamisia.
Työntekijöistä valitaan vertaissovittelijoiksi sopivat ja aiheesta innostuneet. Koko työyhteisölle kerrottaan, ketkä ovat vertaissovittelijoita ja minkälainen vertaissovittelijamalli on. Käytetään ulkopuolista konsulttia valmennusohjelman vetäjänä. Valmennusohjelman jälkeen työntekijät voivat ottaa yhteyttä vertaissovittelijoihin, jotka aloittavat sovitteluprosessin. Vertaissovittelijat saavat tarvittaessa työnohjausta. Johtoryhmä seuraa kehittämisprosessin etenemistä ja viestittää siitä.
Tavoitteena on luoda avoin ja luottavainen ilmapiiri siten, että työntekijät uskaltavat ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä vertaissovittelijoihin. Vertaissovittelun tavoitteena on ylläpitää hyvää työilmapiiriä ja osaltaa opettaa työntekijöitä kehittävän palautteen antoon ja vastaanottoon. Tavoiteena on, että työntekijät kokevat säätiön turvallisena ja luotettava työnantajana siten, ettei tarvitse pelätä epäasiallista käytöstä tai vaikeiden asioiden puhumattomuutta.
Vertaissovittelutilanteiden lukumäärä
Vertaissovittelijoiden sitoutuneisuus asiaan, haluavatko jatkaa tehtävässä?
Kuinka monta sovittelutilannetta sovittelijat ovat saaneet ratkaistua?
Palautteen antamisen ja työilmapiirin mittaaminen Työeläkevakuutusyhtiö Elon työyhteisökyselyllä.
Järjestetään organisaation vertaissovittelijoiden valmennusohjelma, joka myötäilee organisaation vertaisovittelun toimintamallia ja työohjeita. Valmennusohjelma rakentuu ratkaisukeskeiselle viitekehykselle, jossa suuntaudutaan tavoitteelisesti tulevaisuuteen. Valmennusohjelmassa käydään läpi vertaissovittelun toimintamalli ja lisätään tiedollisia/taidollisia valmiuksia sovittelutilanteisiin.
Valmennusohjelman sisältö:
- Sovitteleva työyhteisö ja organisaation toimintamalli - vertaissovittelun suhde organisaation toimintaan
- Toimiva työyhteisö - työyhteisön & toimintakulttuurin muodostuminen
- Vertaisovittelijalta vaadittavat valmiudet
- Vertaissovittelun ratkaisukeskeinen prosessi - ratkaisukeskeinen viitekehys
- Vertaissovittelijat taidot: ohjaaminen, kohtaaminen, sovittelu, rajaaminen, suuntaaminen, tavoitteellistaminen, palaute, sovittelusuunnitelma
- Vertaissovittelijan jaksaminen - sovittelijan identiteetti
Toimintamallin vaiheet;
1.Käynnistäminen – käynnistyminen; lähtötilanne, lähtötiedot, aikaikkuna, kiireellisyys, haitan kirjaaminen
2.Ratkaisu: otetaanko kuvioon mukaan sovittelija (-t)
3.Tapaamisen infovaihe; mistä kyse, miten prosessi etenee, vertaissovittelijan rooli, sovittelun periaatteet, kannustetaan avoimuuteen ja vastataan kysymyksiin.
4.Sovittelun osapuolten erillistapaamiset; annetaan mahdollisuus kertoa tilanteesta omasta näkökulmastaan (kuulluksi tuleminen). Tässä voidaan keskustella toiveista (tavoite), muutoskohde – minkä hyvän toivotaan alkavan? Tsempataan avoimuuteen prosessin kuluessa.
5. Yhteisessä sovittelutapaamisessa edetään sovitteluvaiheen kautta ratkaisuvaiheeseen. Osallistuja päättää mitä tuo esille HUOM!. Osallistujat ovat vaitiolovelvollisia kuulemastaan.
Aloitetaan siten, että jokainen vuorollaan esittää (avoimesti, perusteellisesti) oman näkökulmansa (näkemys) tapahtumista. Sovittelija tarkkailee, reagoin ja varmistaa tilaisuuden tasapuolisuuden ja asiallisuuden. Tilaisuus jatkuu keskustelulla ja haetaan yhteistä ymmärrystä sekä suuntaa ideoinnin kautta ratkaisuvaiheelle.
Ratkaisuvaiheessa osallistujilta otetaan ideoita tilanteen ratkaisemiseksi, joskus ratkaisuvaihe on perusteltua järjestää eri tapaamisessa TAI jos tulee tunne ettei sovitteluvaihe tuota tulosta, sovitaan uusi tapaaminen.
6. Sovittelusopimukseen päästään, kun osallistujat löytävät yhteisen näkemyksen ratkaisuun. Ratkaisu ja menetelmät kirjataan sopimusmuotoon kaikille asianosasille. Sovittelijan vastuulla on kaikille kohtuullisen sopimuksen muokkaaminen.
7. Seurantatapaamisen ajankohta kirjataan ja samoin seuraaja = sovittelija. Lisäksi kirjataan allekirjoitettujen sopimusten määrä, arkistointi ja tuhoaminen (suosittelen ettei omia kappaleita tehdä vaan yksi kassakaappisopimus)
8. Sovittelu päättyy allekirjoituksiin
9. Huomioitavaa: ei muistioita, mitä kerrotaan työyhteisölle, tarvittaessa uusi sovittelu tai organisaation muut toimenpiteet (työturvallisuuslaki). Sovittelija kertoo näkemyksensä osapuolille ja organisaation johdolle. Työnantajan päättäjät voivat lopettaa sovittelun.
10. Seurantatapaamisen sisältöjä; sovittelun jälkeisestä työilmapiiri, sopimuksen sisällön toteutuminen, onko tullut esiin jotain uusia keskusteltavia asioita ja sovittavia asioita. Tarvittaessa sovitaan uusia tapaamisia.
Tiedotus/Viestitään kaikille työntekijöille vertaissovittelumallin mahdollisuudesta.
Vertaissovittelijoiden tuki: vertaistuki, työnohjaus/coaching, koulutus, (palkkiosta maininta?)
Arvioidaan prosessia ja muutetaan sitä palautteen mukaan.
Vanhustyössä henkilöstö on tärkein toiminnallinen resurssi, josta tulee pitää huolta. Omakotisäätiön työyhteisökyselyjen mukaan oikeudenmukainen johtaminen, palautteen antaminen ja puuttuminen epäkohtiin ovat asioita, joita pitää kehittää. Työyhteisökyselyjen vastaustausten mukaan tilanteisiin halutaan esimiehen väliintuloa. Työnjohdollisissa tilanteissa esimiehen rohkea ja oikeudenmukainen väliintulo onkin ensiarvoisen tärkeää. Mutta on myös pienempiä, tunnelatautuneita tilanteita, joita olisi hyvä opetella ratkomaan työntekijöiden kesken heti siinä tilanteessa, kun ongelmia ilmenee.
Omakotisäätiöllä halutaan kehittää työyhteisöjä itseohjautuvuuteen siten, että jokainen työntekijä kantaa itse vastuuta siitä, millainen työyhteisön ilmapiiri on. Häiriötilanteet ovat oppimistilanteita, joissa osapuolet käsittelevät avoimesti tilanteita kolmannen osapuolen avulla, ei toisen selän takana kolmannen osapuolen kanssa. Kohderyhmänä on kaikki työntekijät, jotka kokevat saaneensa huonoa kohtelua toiselta työntekijältä tai työyhteisössä koetaan, että kahden työntekijän erimielisyydet tulee ratkaista sovittelun avulla.
Vertaissovittelumallin kehittämineni sovittiin työntekijöiden edustamassa yhteistyötoimikunnassa. Työntekijöiden edustajat päättivät, että kyseinen malli on kehittämisen arvoinen.
Kuvittele ja kokeile
1. Jos työntekijä kokee ristiriitatilanteen toisen työntekijän/esimiehen kanssa, työntekijän velvollisuus on keskustella suoraan toisen kanssa. Tavoitteena on ratkaista asia kahden kesken.
2. Jos ratkaisua ei löydy, työntekijä ottaa yhteyttä Omakotisäätiön vertaissovittelijaan. Saa valita mieleisen sovittelijan. Tarvittaessa kumpikin voi valita oman sovittelijan. Vertaissovittelija/t kuulee kumpaakin osapuolta ja auttaa työntekijöitä löytämään ratkaisun ristiriitatilanteeseen. Tavoitteena on ratkaista asia vertaissovittelijan avulla.
3. Jos ratkaisua ei löydy, vertaissovittelija ottaa yhteyttä esimieheen (tai johtajaan, jos toisena osapuolena on esimies) ja kertoo ristiriitatilanteesta. Esimies/(johtaja) alkaa selvittää asiaa ja ottaa tarvittaessa yhteyttä työsuojeluvaltuutettuun. Esimies/(johtaja) kuulee kumpaakin osapuolta ja auttaa työntekijöitä löytämään ratkaisun ristiriitatilanteeseen. Tavoitteena on ratkaista asia esimiehen/(johtajan) avulla.
4. Jos ratkaisua ei löydy, esimies ottaa yhteyttä johtajaan. Johtaja alkaa selvittää asiaa ja ottaa tarvittaessa yhteyttä työsuojeluvaltuutettuun. Johtaja kuulee kumpaakin osapuolta ja auttaa työntekijöitä löytämään ratkaisun ristiriitatilanteeseen. Tavoitteena on ratkaista asia johtajan avulla.
5. Jos ratkaisua ei löydy, johtaja selvittää, tarvitaanko työnjohdollisia toimenpiteitä (kuuleminen, kirjallinen varoitus, muut kurinpidolliset toimenpiteet, työsuhteen purku). Työntekijä, jolle järjestetään kuulemistilaisuus, voi ottaa halutessaan yhteyttä luottamusmieheen.
Vertaissovittelijan pätevyys saavutetaan valmennusprosessin kautta ja ylläpidetään vertaisarvioinnilla sekä työnohjauksella.
Idea tuli esille työkykyjohtamiskoulutuksen yhteydessä, kun keskusteltiin vaikeiden tilanteiden käsittelystä työyksiköissä. Myös palautteen annon vaikeus tuli esille. Koulutuksen yhteydessä heitettiin ilmoille idea vetaissovittelijamallista.
Asiaa käsiteltiin edelleen yhteistyötoimikunnassa, jossa kiinnostuttiin aiheesta. Tehtiin kuvaus prosessista.
Otettiin yhteyttä innovatiiviseen kouluttajaan, koska ilmeisesti kyseistä toimintaa on pääasiassa kouluissa eikä niinkään työyhteisöissä. Näin ollen valmennusohjeman laatiminenkin on uutta ja haasteellista.
Ratkaise ristiriitatilanne heti kun se ilmenee. Ota rohkeasti asia esille ja pyydää matalla kynnyksellä vertaissovittelijan apua.
Joulukuu 2021 Vertaisovittelijoiden valinta, kahdeksan sovittelijaa
17.12.2021 kouluttajan kanssa ensimmäinen tapaaminen
Tammikuu 2022 kolme valmennustapahtumaa vertaissovittelijoille, 3 x 4 tuntia
Helmikuu 2022 neljäs tapaaminen, jossa mukana myös johto (neljä henkilöä)
Helmikuu vertaissovittelun käyttöönotto - vertaissovittelijoiden työaika neuvotteluissa + palkkiot
Arviointi