Työnjakopilotti toimistosihteereille avosairaanhoidossa

Avosairaanhoidon toimistosihteerien ja terveyskeskusavustajien yhtenäinen ja selkeä työnjako.

Toimintaympäristö

Avosairaanhoidon sihteerit ja terveyskeskusavustajat toimivat hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen as-is -periaatteella - toimistosihteerien määrä, nimikkeet ja tehtävät sekä työkuorma vaihtelivat eri terveysasemilla.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Avosairaanhoidon sihteeripalveluista puuttui yhteinen toimintamalli eikä toimistosihteerien tai terveyskeskusavustajan työnkuvaa ollut määritelty.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Projektipäällikkönä toimi avosairaanhoidon projektipäällikkö Jonna Savolainen. Projektin aikana hän järjesti kaksi työpajaa. Terveysasemien henkilökunnalle tehtiin henkilöstökysely ja esihenkilöitä myös haastateltiin. Lisäksi teemasta ja linjauksista keskusteltiin alueiden johtavien ylilääkäreiden ja palvelulinjajohtajan kanssa avosairaanhoidon johtoryhmän kokouksessa ja avosairaanhoidon kehittämisen ohjausryhmässä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimistosihteerit sekä terveyskeskusavustajat.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimistosihteerin ja terveyskeskusavustajan tehtävänkuvien määrittely ja työnjaon selkiyttäminen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Projektipäällikkö koordinoimaan toimintamallin jalkauttamista. Työntekijöiden sitouttaminen uuteen työnjakoon.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin soveltaminen on mahdollista muiden palvelulinjojen/-alueiden toimistosihteeripalveluissa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Käyttöönottovaihe on parhaillaan käynnissä ja esiin nousseita kysymyksiä on ratkottu sitä mukaa, kun niitä on ilmennyt. Onnistumista on tarkoitus arvioida ensimmäisen kerran vuodenvaihteessa. Arvioitavina ovat seuraavat tavoitteet:

Yhteisesti sovittu työnjako ja uusi toimintamalli lisäävät hallinnan tunnetta omasta työstä. Työssä jaksaminen työyhteisössä paranee.
Muiden ammattilaisten aikaa vapautuu asiakas- ja potilastyöhön.
Yhteinen tapa toimia mahdollistaa yhteisten tavoitteiden asettamisen ja seurannan ja osaamisen jakamisen sekä helpottaa toimistosihteeripalvelujen jatkokehittämistä.
Luo edellytykset hyvälle esihenkilötyölle ja johtamiselle.
Yhteinen toimintatapa lisää toimistosihteeripalvelujen joustavuutta ja parantaa palvelujen saatavuutta.

Henkilöstön Pulssi-kysely antaa kerran kuukaudessa näkymän henkilöstön tunnelmiin ja fiilikseen. Lisäksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle on syksyllä tulossa laaja henkilöstökysely, joka antaa osviittaa uuden sihteerityön toimintamallin toimivuudesta.