Työnjakopilotti toimistosihteereille suun terveydenhuollossa
Suun terveydenhuollon toimistosihteerien päivitetty työnkuva.
Suun terveydenhuollon toimistosihteerit ja palvelusihteerit ja sihteerien töitä tekevä henkilökunta toimii suurelta osin hyvinvointialueella siirtymisen jälkeen as-is periaatteella. Läntisellä alueella toimistosihteeritehtävät ovat uusia ja tehtävät, ja työnjako on osin vielä muotoutumassa.
Espoon asiakaspalvelukeskus vastaa puhelinpalveluna asiakkaiden hoidon tarpeen arvioinnista ja palveluun ohjauksesta sekä hammashoitoloita tukevista sihteeripalveluista. Espoon asiakaspalvelukeskuksessa työskentelee asiakaspalvelijoiden lisäksi toimistosihteereitä, jotka hoitavat mm. asiakaslaskutusta, lasten ja nuorten hammashoidon kutsuja, ajanvarauskirjojen valmistelevia tehtäviä sekä palveluseteleihin ja ostopalveluihin liittyviä tehtäviä.
Muissa hyvinvointialueen yksiköissä sihteerit työskentelevät osana alueen suun terveydenhuollon hallintoa ja toteuttavat osin samoja tehtäviä kuin asiakaspalvelukeskuksen sihteerit. Myös suun terveydenhuollon henkilökunta tekee joissakin hoitoloissa hallinnollisia tukityötehtäviä.
Alueen yhteinen sihteerin työtehtävien mallinnus ja kuvaaminen puuttuu.
Projektissa tarkasteltiin tietopyyntöprosessia ja toimistosihteerien roolia eri tietopyyntöjen käsittelyissä.
Projektissa tarkasteltiin myös ostolaskuprosessia. Tarve prosessin tarkastelulle nousi läntiseltä alueelta, jossa laskujen asiatarkastajina on hoitohenkilökuntaa/osastonhoitaja. Toimistosihteerille toimitettiin kirjeitse kaikkien tilattujen tuotteiden lähetyslistat arkistoitavaksi. Lähetteiden lähettämiseen ja arkistoimiseen kului runsaasti aikaa. Myös muualla alueella lähetellään ja arkistoidaan lähetyslistoja.
Projektipäällikkö veti kehittämistyötä yhdessä asiakaspalvelukeskuksesta vastaavan palveluyksikköpäällikön kanssa. Projektiryhmään kuului alueen toimistosihteerit, osastonhoitajia, palveluyksikköpäällikkö ja johtavia ylihammaslääkäreitä. Projektissa työskenteli myös kaksi alatyöryhmää (tietopyynnöt ja asiatarkastus). Projektiryhmän sekä alatyöryhmien tapaamiset pidettiin Teamsissa. Projektiryhmän asiantuntijuutta hyödynnettiin läpi projektin ja heitä osallistettiin mm. työpajamaisella työskentelyllä toimistosihteerien työtehtäviä kartoittaessa.
Projektissa työstettävät prosessit (asiatarkastus ja tietopyynnöt) nousivat projektiryhmään kuuluvilta henkilöiltä.
Suun terveydenhuollon toimistosihteerit, palvelusihteerit ja sihteerien töitä tekevä henkilökunta.