Työnjakopilotti toimistosihteereille suun terveydenhuollossa
Suun terveydenhuollon toimistosihteerien päivitetty työnkuva.
Toimintamallin nimi
Suun terveydenhuollon toimistosihteerien päivitetty työnkuva.
Päivitetty toimistosihteerin tehtäväkuvaus.
Kehittämistyö aloitettiin kartoittamalla sihteerin työtehtävät ja suun terveydenhuollon ammattilaisten tekemät sihteerien työtehtävät. Tavoitteena oli saada käsitys, tekeekö terveydenhuollon ammattilaiset alueella tehtäviä, joita voisi sisällyttää/siirtää sihteerien työtehtäviin. Sihteeripalvelut myös keskitettiin kehittämistyön aikana, jotta alueen toimistosihteereiden keskinäinen viestiminen helpottui.
Kehittämistyön yhteydessä tarkasteltiin myös tietopyyntöihin ja ostolaskujen asiatarkastukseen liittyviä prosesseja. Kehittämistyön tuotoksena ostolaskujen asiatarkastusprosessin ohjeistusta päivitettiin ja laadittiin ohjeet tietopyyntöjen käsittelyyn tietopyynnöittäin.
Suun terveydenhuollon toimistosihteerit ja palvelusihteerit ja sihteerien töitä tekevä henkilökunta toimii suurelta osin hyvinvointialueella siirtymisen jälkeen as-is periaatteella. Läntisellä alueella toimistosihteeritehtävät ovat uusia ja tehtävät, ja työnjako on osin vielä muotoutumassa.
Espoon asiakaspalvelukeskus vastaa puhelinpalveluna asiakkaiden hoidon tarpeen arvioinnista ja palveluun ohjauksesta sekä hammashoitoloita tukevista sihteeripalveluista. Espoon asiakaspalvelukeskuksessa työskentelee asiakaspalvelijoiden lisäksi toimistosihteereitä, jotka hoitavat mm. asiakaslaskutusta, lasten ja nuorten hammashoidon kutsuja, ajanvarauskirjojen valmistelevia tehtäviä sekä palveluseteleihin ja ostopalveluihin liittyviä tehtäviä.
Muissa hyvinvointialueen yksiköissä sihteerit työskentelevät osana alueen suun terveydenhuollon hallintoa ja toteuttavat osin samoja tehtäviä kuin asiakaspalvelukeskuksen sihteerit. Myös suun terveydenhuollon henkilökunta tekee joissakin hoitoloissa hallinnollisia tukityötehtäviä.
Suun terveydenhuollon toimistosihteerit, palvelusihteerit ja sihteerien töitä tekevä henkilökunta.
Työntekijöiden sitouttaminen päivitettyyn tehtävänkuvaan.
Toimistosihteerin päivitettyä työnkuvaa ja työtehtävien mallinnusta ei ole vielä arvioitu. Tarkoitus on jatkaa kehittämistyötä ja seuraavaksi arvioida sihteeritehtävien peittävyyttä alueella.
Sihteeripalvelujen keskittämisestä on saatu positiivista palautetta toimistosihteereiltä.
Ostolaskuprosessin tarkastelun avulla läntisen alueen toimistosihteerin aikaa on säästynyt, koska Stellaa hyödynnetään entistä enemmin tilauskanavana. Sihteereiden ei enää tarvitse arkistoida tilausten lähetyslistoja eikä hoitohenkilökunnan lähetellä lähetyslistoja sihteereille.
Tietopyyntöprosessin tarkastelun myötä toimistosihteereiden työnosuus tietopyyntöjen hoitamisessa selkeytyy.