Työnsuunnittelun kehittäminen kotihoidossa
Työnsuunnittelun keskittäminen ja kehittäminen Helsingin kotihoidossa
Helsingin kotihoidossa on kuukausittain noin 6000 säännöllistä asiakasta ja lisäksi kuntouttavalla arviointijaksolla noin 500 asiakasta kuukausittain. Henkilöstöä on noin 1800.
Helsingin kotihoidossa on pohdittu mahdollisuutta keskittää kotihoidon työnsuunnittelu useamman vuoden.
Asiaa lähdettiin aktiivisesti edistämään vuonna 2022, tavoitteena tasavertainen kokemus niin kotihoidon asiakkaille kuin henkilöstöllekin.
Keskitetty työnsuunnittelu alkoi Helsingissä syyskuussa 2023.
Kokoaikaisia tai osa-aikaisia työnsuunnittelijoita oli Helsingissä ennen keskittämistä yli 100.
Työnsuunnittelulla oli asetettu tavoitteet, toimintamallit ja työvälineet, mutta toiminnan ollessa hajautettua ei yhtenäistä asiakkaista ja henkilöstöä koko Helsingissä tasa-arvoisesti kohtelevaa toimintatapaa ollut.
Kehittämistyötä tehtiin kolmella tasolla:
- Työnsuunnittelun kehittämisen pienryhmä, joka suunnitteli, aikataulutti ja toteutti kehittämistyötä sekä valmisteli yhteisiä tilaisuuksia, ohjeita ja linjauksia. Pienryhmään kuului projektityöntekijöitä, kotihoidon päällikkö ja esihenkilöitä sekä työnsuunnittelijoita. Pienryhmä kokoontui vähintään kerran viikossa.
- Työnsuunnittelijoiden työpajat, joihin osallistui jokaisesta kotihoitoyksiköstä (9 kpl) yksi työnsuunnittelija, pienryhmä ja esihenkilöitä joka viikko. Osallistujat vaihtelivat. Työpajoissa pohdittiin yhteisiä toimintatapoja ja työpajojen osallistujat veivät ne keskusteluun omiin kotihoitoyksiköihin.
- Yhteiset kehittämistilaisuudet, joihin kutsuttiin kaikki kotihoidon työnsuunnittelijat. Kehittämistilaisuuksissa sovittiin toimintatavoista ja kuultiin laajasti työnsuunnittelijoiden näkemyksiä. Kehittämistilaisuuksia pidettiin kolme kertaa.
- Kotihoidon johtotiimi teki tarvittavat päätökset toimintatavoista.
- Kun työnsuunnittelu oli keskitetty, jatkettiin kehittämistyötä organisaation olemassa olevissa rakenteissa (työnsuunnittelijoiden esihenkilöiden kokoukset, työnsuunnittelijoiden kokoukset) ja lisäksi järjestettiin erilaisia Teams-tietoiskuja, koulutksia ja kyselytunteja.
- Työnsuunnittelijoiden määrä
- Asiakkaiden luona vietetyn työajan osuus hoitajilla ja sairaanhoitajilla, tasaisuus eri kotihoitoyksiköissä
- Optimointiohjelman hyötyjen ja kustannusten arviointi. Työnsuunnittelun työvälineistä sopiminen ja niiden käytön osaamisen varmistaminen ja tarvittaessa koulutus.
- Työnsuunnittelun yhteisten toimintatapojen luominen yhdessä työnsuunnittelijoiden kanssa -> työnsuunnittelun pelisäännöt.
- Työnsuunnittelun rakenteiden uudistaminen ->työnsuunnittelun keskittäminen kotihoidon yhteiset palvelut -yksikköön, minitiimimalli.
Kotihoidon työnsuunnittelulla vahvistetaan asiakkaiden ja henkilöstön yhdenvertaista kokemusta. Työnsuunnittelun keskittämisen kehittämistyö on tehty yhdessä työnsuunnittelijoiden, kotihoidon henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa.