Työnsuunnittelun kehittäminen kotihoidossa
Työnsuunnittelun keskittäminen ja kehittäminen Helsingin kotihoidossa
Toimintamallin nimi
Työnsuunnittelun keskittäminen ja kehittäminen Helsingin kotihoidossa
Tavoitteena oli vahvistaa kotihoidon henkilöstön riittävyyttä keskittämällä ja kehittämällä työnsuunnittelua.
Työnsuunnittelun keskittämisen suunnittelu aloitettiin nykytila-analysoinnilla ja muiden nykyisten hyvinvointialueiden haastatteluilla joissa oli käytössä keskitetty työnsuunnittelu. Osana kehittämistyötä arvioitiin muun muassa käytössä olevan optimointiohjelman hyötyjä
Työnsuunnittelun keskittämistä kehitettiin säännöllisesti tammikuusta elokuuhun 2023 viikoittain toistuvilla työpajoilla yhdessä kotihoidon työnsuunnittelijoiden kanssa, näihin työpajoihin osallistui myös kotihoitopäälliköitä sekä kotihoidon resurssipoolien esihenkilöitä. Työpajojen fasilitoinnista vastasi hankkeen projektisuunnittelijat ja -työntekijät.
Työpajoissa rakennettiin yhteisiä toimintamalleja ja käytänteitä keskitettyä työnsuunnittelua varten, kuten esimerkiksi:
- työnsuunnittelun aikataulu (alustava työnsuunnittelun ja viimeistellyn työnsuunnittelun osalta)
- työnsuunnittelijan työpäivän tavoiterakenne
- työnsuunnittelun lean-tavoitetaulut
Työnsuunnittelun keskittämisen kehitystyöhön osallistui myös kotihoidon muuta henkilöstöä ja johtoa, ja osallistuminen kehittämistyöhön mahdollistettiin monin tavoin:
- henkilöstö pääsi vaikuttamaan vastaamalla sähköiseen kyselyyn
- haastateltiin henkilöstön edustajia, esihenkilöitä ja asiantuntijoita
- pidettiin useita info- sekä keskustelutilaisuuksia; kohdennettuna esihenkilöille ja henkilöstölle koko kehittämistyön ajan (tammikuu-elokuu 2023)
- perustettiin sähköinen kysy & vastaa-palsta Teamsiin, jossa kuka tahansa pystyi esittämään työnsuunnitteluun liittyvän kysymyksen tai kommentin, ja työnsuunnittelun keskittämiselle asetettu pienryhmä huolehti että kysymyksiin vastattiin mahdollisimman pian. Kaikki kysymykset ja vastaukset olivat nähtävillä, ja kysymyksen pystyi jättämään anonyymisti
Keskitetty työnsuunnittelu Helsingin kotihoidossa
- 54 kokoaikaista työnsuunnittelijaa jakaantuu yhteensä 15 työnsuunnittelun minitiimiin
- työnsuunnittelun minitiimissä on 3-4 työnsuunnittelijaa, ja minitiimi jakaa noin 3-5 lähipalvelualueen/tiimin asiakaskäynnit.
- keskimäärin säännöllisen kotihoidon työnsuunnittelija suunnittelee päivässä noin 110-130 asiakaskäyntiä
- yökotihoidon ja kuntouttavan arviointiyksikön työnsuunnittelija suunnittelee päivässä noin 80 asiakaskäyntiä
- työtä suunnitellaan pääsääntöisesti arkisin aamuvuorossa, mutta käynnissä on pilotteja 7päivää/viikossa työnsuunnittelusta
- Työnsuunnittelijoiden esihenkilöinä toimivat vuoden 2023 loppuun resurssipoolien esihenkilöt (5 henkeä), ja organisaatiouudistuksen myötä vuonna 2024 keskitetyssä työnsuunnittelussa on Helsingissä kaksi esihenkilöä.
Helsingin kotihoidossa on kuukausittain noin 6000 säännöllistä asiakasta ja lisäksi kuntouttavalla arviointijaksolla noin 500 asiakasta kuukausittain. Henkilöstöä on noin 1800.
Helsingin kotihoidossa on pohdittu mahdollisuutta keskittää kotihoidon työnsuunnittelu useamman vuoden.
Asiaa lähdettiin aktiivisesti edistämään vuonna 2022, tavoitteena tasavertainen kokemus niin kotihoidon asiakkaille kuin henkilöstöllekin.
Keskitetty työnsuunnittelu alkoi Helsingissä syyskuussa 2023.
Kotihoidon työnsuunnittelulla vahvistetaan asiakkaiden ja henkilöstön yhdenvertaista kokemusta. Työnsuunnittelun keskittämisen kehittämistyö on tehty yhdessä työnsuunnittelijoiden, kotihoidon henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa.
Keskittäminen säästää rahaa: työnsuunnittelusta vapautui hoitajia asiakastyöhön ja sen odotetaan näkyvän vähäisempänä vuokratyövoiman käyttönä. Lisäksi tasainen työnsuunnittelu ja lähipalvelualueiden välisen yhteistyön tiivistäminen vähentävät vuokratyövoiman käyttöä.
Asiakasnäkökulmasta keskitetyn työnsuunnittelun odotetaan vähentävän asiakkaan luona käyvien eri hoitajien määrää ja lisäävän viiden tutuimman hoitajan osuutta. Hoitohenkilökunnan näkökulmasta odotetaan työhyvinvoinnin lisääntyvän kun kaikkiin työvuoroihin suunnitellaan tauot ja matka-ajat huomioidaan.
Työnsuunnittelun keskittämisessä tunnistetaan riskinä työnsuunnittelijoiden mahdollinen kuormittuminen ja sen vaikutukset työhön. Tällöin riskinä on työn laadun heikkeneminen ja mahdolliset vaikutukset kotihoidon asiakkaille. Riskiä hallitaan päivittäisellä johtamisella, osaamisen lisäämisellä ja yhteisellä keskustelulla.
Keskittämisessä myötä työnsuunnittelun määrä väheni yi sadasta henkilöstä 54:n työnsuunnittelijaan, ja kaikki työnsuunnittelijat toimivat tehtävässä kokoaikaisesti. Keskittämisen myötä yhdistettiin ja vakioitiin toimintamalleja, joilla on tarkoitus taata Helsingin kotihoidon asiakkaille sekä henkilöstölle tasavertainen kokemus.
Keskitetyn työnsuunnittelun tuloksena pystyttiin vapauttamaan henkilöstöä työnsuunnittelun tehtävästä asiakastyöhön. Asiakastyönsuunnittelu on tasa-arvoisempaa koko Helsingin kotihoidossa kun toimintamallit on vakioitu ja asiakastyön suunnittelun tasaisuus näkyi jo keskitetyn työnsuunnittelun ensimmäisellä toimintaviikoilla.