Työyhteisön tiedonkulun parantaminen Pihlajatuvan palvelukodilla, Keski-Pohjanmaan hva

Raportoinnin laadun parantaminen, sähköisen viestivihon käyttöönotto,  säännöllisten henkilöstöpalaverien toteutuminen, henkilöstöasioiden tiedottaminen sähköpostitse Pihlajatuvan palvelukodilla.

Toimintaympäristö

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, Soite,  Pihlajatuvan asumisen- ja päiväaikaisen toiminnan yksikkö.   Soite vastaa alueen sote-palveluista ja pelastustoimesta. Soite järjestää julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut kahdeksan kunnan alueella Keski-Pohjanmaalla. Soiten vammaispalvelun toiminta-ajatus on tuottaa asiakkaiden palvelut tasavertaisesti, laadukkaasti ja asiakkaan itsemääräämisoikeutta kunnioittaen. Palvelut tukevat itsenäistä selviytymistä ja toimintakykyä sekä vähentävät esteitä normaaliin elämään. Tavoitteena on mahdollisuus toimia itsenäisinä, omasta elämästä päättävinä kansalaisina. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tieto ei kulkenut, tai saatua tietoa ei otettu käyttöön. 

Soiten vammaispalvelut tarjoavat monipuolisesti erilaisia palveluita vammaisille ja kehitysvammaisille. Vammaispalvelut edistävät vammaisen henkilön edellytyksiä elää ja toimia muiden kanssa yhdenvertaisena yhteiskunnan jäsenenä sekä ehkäisee ja poistaa vammaisuuden aiheuttamia haittoja ja esteitä. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen on toimintakyvyn lisäämistä, sairauksien ja terveysongelmien vähentämistä ja hyvinvointi- ja terveyserojen kaventamista sekä syrjäytymisen ehkäisyä. Tämä on osa Soiten strategiaa, joka näkyy jokapäiväisessä työssä ja päätöksenteossa.

Hyvin voimme!

Hyvin voimme on lupauksemme sinulle, minulle ja meille.

Se on tavoite ja asenne, johon yhdessä pyrimme eri tavoin.

Hyvin voimme:

  1. Meillä on hyvä olla.
  2. Me onnistumme!

Asiakkaalle ja alueen asukkaalle lupaus tarkoittaa hyvinvointia, hyvää ja onnellista arkea sekä asukkaan omaa toimeliaisuutta ja aktiivisuutta.

Koko maakuntaan lupaus heijastuu alueen hyvinvointina, kasvuna ja kehittymisenä sekä yhteistyönä.

Työntekijälle lupaus näyttäytyy vahvana ammattiylpeytenä ja yhteen hiileen puhaltamisena – se on työhyvinvointia ja hyvää arkea työssä.

Koko Soiten tasolla lupauksemme on tervettä työkulttuuria, hyvinvoivia ihmisiä, kehittymisen ja kokeilun kulttuuria sekä yhteistyötä muiden kanssa.

Liitteet
Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Muutos tulee saada aikaiseksi, jotta voimme taata asukas turvallisuuden, työhyvinvoinnin säilymisen ja parantamisen, työn jatkuvuuden ja tasavertaisuuden työn suorittamisessa.

Ammatillisesti muutos näkyy Työhyvinvoinnin parantumisena, työturvallisuuden lisääntymisenä ja työ on mahdollista suorittaa ajantasaisesti ja ammattitaitoisesti. 

Muutos tulee saada aikaiseksi jotta yksikön arki on toimivaa ja sujuvaa.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Osallistuimme kehittämistyöhön koko työyhteisönä.

Tavoiteltu muutos

Tiedonkulusta tulee tehokasta ja se mahdollistaa laadultaan tasalaatuisen työn toteutuksen. Tieto kulkee muuttumattomana. 

Muutoksen mittaaminen

Työhyvinvointikysely

Toteutussuunnitelma

Sähköinen yksikön viestivihko otettu käyttöön ja asukasraportoinnissa siirrytty takaisien suulliseen raportointiin. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asukastiedoissa ja päivittäisessä raportoinnissa siirrytään takaisin suulliseen raportointiin. Jokainen työryhmässä vastaa tiedon jakamisesta ja lukukuittauksilla myös sen vastaanottamisesta. Tiedonkulun on koettu parantuneen.

Ratkaisun perusidea

Siirrytään takaisin suulliseen raportointiin (tässä kohtaa teknologialla ei saatu toivottua tukea tiedonkulkuun),  otetaan käyttöön sähköinen viestivihko, toteutetaan viikoittaiset palaverit ja esimies lisää sähköpostin hyödyntämistä tiedonkulussa. Toimintakulttuuri tiedonkulun kannalta on nykyteknologian myötä murroksessa. Myös meidän yksikön tiedonkulku hakee paikkaansa teknologian lisääntyessä. Tämän toimintamallin myötä siirrymme vanhasta "viestivihosta" sähköiseen, kuten myös henkilöstöasioista tiedottamisessa vahvistetaan teknologian käyttöön ottoa. Teknologian tueksi tarvitaan työssämme kuitenkin ihmisten kohtaamisia ja tätä tiedon kulkua vahvistetaan säännöllisillä henkilöstöpalavereilla joiden esityslistat ja pöytäkirjat ovat sähköisesti luettavissa työpaikan tiedostoissa. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintatavoista kerrotaan osana perehdytystä ja velvoitetaan jokaista työyksikön jäsentä käyttämään edellä mainittuja tiedonkulun keinoja.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallit käytössä työnohessa ja ne sujuvoittavat arjen ajanhallintaa, sillä toteuttamalla tehtyjä toimenpiteitä, ei tiedon etsimiseen tarvitse käyttää niin paljoa aikaa. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tiedonkulku on huomattavasti parantunut ja tulkinnan varaisuudet vähentyneet