| Innokylä

Toimintaympäristö

Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuusperusteisen hankinnan ja tuottajien ohjauksen pilotissa tunnistettiin kustannusvaikuttavuuteen liittyviä tietotarpeita sekä kustannus- ja vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen ja sen osaamiseen liittyviä kehittämistarpeita. Nykytilanteessa kokonaiskuvaa hyvinvointialueen oman ja ostopalvelutuotannon toiminnasta, henkilöstöstä, laadusta, vaikutuksista ja kustannuksista on haastavaa saada koottua nykyisistä hyvinvointialueen tietojärjestelmistä ja/tai se vaatii manuaalista tiedonkeruuta ja tiedon kokoamista. Tiedon tuottamisen, jalostamisen ja hyödyntämisen kehittämiselle on tunnistettu tarve hyvinvointialueella, jotta palvelutuotantoa voidaan ohjata, kehittää ja johtaa tietoon perustuen ja palvelujen vaikuttavuusperusteiselle ohjaukselle on tarve, jotta voidaan tuottaa hyvinvointialueen asukkaille vaikuttavia palveluja, sekä kohdistaa niukat resurssit vaikuttavaan toimintaan ja palveluihin.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Pilotti on kytkeytynyt Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpano-ohjelman kärkiin 2.6 Strategisesti hyödynnetty ja arvoperusteinen monituottajuus ja 4.2 Tiedolla johtamisen rakenteet kehittyneet ja tieto tukee päätöksentekoa. Pilotti tuki erityisesti strategian toimeenpano-ohjelman tavoitteen 2.6 toimenpidettä c) ”Luomme omalle tuotannolle ja ostopalvelulle yhteiset läpinäkyvät mittarit, kriteerit, tuotteistukset ja palvelukuvaukset sekä rakennamme kannustinmallit eri tuottajien väliseen vertaiskehittämiseen."

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Pilotin aikana kävi selväksi, että mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen tietopohjassa on vielä paljon aukkoja ja kehitettävää hyvinvointialueella, erityisesti ostopalvelujen osalta. Tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä tai osaa tiedoista ei ole saatavilla vielä mistään järjestelmistä. Puutteita tiedon saatavuudessa havaittiin:
-    Sopimustiedoissa,
-    palvelutuotteiden ja -yksiköiden käyttö- ja suoritetiedoissa,
-    toimintatiedoissa,
-    hinta- ja kustannustiedoissa palveluista,
-    tiedoissa palveluyksikköjen paikkamääristä ja henkilöstöstä sekä
-    tiedoissa palvelujen laadusta ja vaikutuksista.

Pilotissa oli alusta lähtien lähtökohtana, että kehitetään yhteiset vaikuttavuusmittarit omalle ja ostetulle palvelutuotannolle mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin vertailtavuuden varmistamiseksi. Vaikuttavuuden indikaattorit/mittarit on suunniteltu siten, että samat tiedot voidaan tulevaisuudessa saada niin hyvinvointialueen omasta kuin ostetusta palvelutuotannosta.

Hyvinvointialueella on tarve lisätä kustannustietoisuutta palveluista. Lisäksi hyvinvointialueella on tunnistettu tarve osaamisen kehittämiselle ja kyvykkyyden lisäämiselle liittyen vaikuttavuusperusteisen tiedon hyödyntämiseen, vaikuttavuusperusteiseen ohjaukseen ja tiedolla johtamiseen.

Toteutussuunnitelma

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan määrittelemiseksi kartoitettiin ensin tietotarpeet mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluista, valittiin indikaattorit/mittarit vaikuttavuusraportille sekä määriteltiin niille tietolähteet/tiedon keruutavat. Vaikuttavuusmittarien valitsemiseksi ja vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan määrittelyä varten mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin perustettiin ohjausryhmä. Vaikuttavuusmittareita selvitettiin mm. asumispalvelujen palveluntuottajilta ja muilta hyvinvointialueilta. Osana tätä kartoitettiin erilaisia kohderyhmän palveluissa käytettyjä/mahdollisesti soveltuvia elämänlaatu- ja toimintakykymittareita ja vertailtiin niitä keskenään.

Pilotin aikana toteutettiin työpajoja vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan ja visuaalisen vaikuttavuusraportin ilmeen kehittämiseksi, vaikuttavuusraportin tietojen hyödyntämisen suunnittelua varten sekä vaikuttavuusperusteisen ohjauksen jalkauttamisen ja siirron suunnittelemiseksi (osaksi pysyvää toimintaa).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Vaikuttavuusperusteisen hankinnan valmistelun ja tuotantotapa-analyysin tueksi kartoitettiin ensin tietopohja sen hetkisistä Pirkanmaan hyvinvointialueen mielenterveys- ja päihdeasumispalveluista (kevät/kesä 2023); asiakastieto, toiminta-, kustannus- ja markkinatiedot palveluista kerättiin eri tietolähteistä. Asiakasymmärrystä, tietoa palvelujen kohderyhmistä ja asiakkaiden tarpeista koottiin mm. tekemällä asiakas- ja omaispalautekyselyt palveluista, kartoittamalla asiakasmäärät palveluissa, järjestämällä markkinavuoropuhelutilaisuus sekä tekemällä kyselyt palveluntuottajille ja hyvinvointialueen henkilöstölle.

Asiakasymmärryksen tueksi laadittiin myös mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin asiakasprofiilit niistä asiakasryhmistä, joilla on tunnistettu tarve erityisesti kohdennetuille palveluille.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotissa edistettiin mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuuden seurantaa, vaikuttavuusperusteista ohjausta sekä laatu- ja vaikuttavuustiedon saatavuutta palveluista. Pilotissa määriteltiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin, ja kehitettiin malli visuaalisesta vaikuttavuusraportista (mock-up). Lopullisena tavoitteena on tulevaisuudessa luoda oikea visuaalinen raportti, jolla valittuja indikaattoreita/mittareita pystytään seuraamaan palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen tueksi. Vielä hankkeen aikana oikea visuaalinen raportti ei valmistunut.

Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen hankinnan sekä vaikuttavuusperusteisen seurannan ja ohjauksen malli mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin. Pilottiin kiinteästi liittyen tehtiin myös tuotantotapa-analyysi mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluista. Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin kehitettiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja, joka sisältää indikaattoreita ja mittareita omien ja ostopalveluina tuotettujen asumispalvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen tueksi. Tietopohjan on tarkoitus tuottaa tulevaisuudessa vertailu- ja vaikuttavuustietoa palvelutoiminnan johtamisen, ohjauksen sekä kehittämisen ja arvioinnin tarpeisiin sosiaalihuollon mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluissa.

Pilotissa valittiin yhteiset mittarit/indikaattorit niin oman kuin ostopalvelutuotannon seurantaan ja ohjaukseen mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluista; mittarit/indikaattorit voidaan jaotella neljään eri osa-alueeseen: toiminta, talous, henkilöstö sekä laatu ja vaikuttavuus. Pilotissa kehitettiin yhteistyössä mock-up eli visuaalisen ilmeen malli vaikuttavuusraportista. Varsinaisen oikeaa dataa sisältävän raportin luominen edellyttää mm. uuden sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa Pirkanmaan hyvinvointialueella, joten oikea vaikuttavuusraportti valmistuu myöhemmin. Pilotissa luotiin myös työpajojen toteutusmalli, joissa tuotettiin suunnitelmat vaikuttavuusperusteisen tiedon hyödyntämiseksi palvelujen ohjauksessa, johtamisessa ja kehittämisessä sekä vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirtämiseksi osaksi pysyvää toimintaa.

Pilotissa edistettiin asiakkaiden ja palveluntuottajien tuottaman tiedon systemaattista keräämistä ja hyödyntämistä asumispalvelujen ohjauksessa, kehittämisessä ja johtamisessa; mm. säännöllisesti kerättävän asiakaskokemus-tiedon (NPS-mittari) ja asiakaspalautteen keruuta sekä hyvinvointialueen ja palveluntuottajien yhteistä henkilöstön työntekijäkokemuskyselyn ja -mittarien (eNPS, turvallisuuskulttuuri NSS-mittari) käyttöönottoa ostopalveluissa edistettiin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Pilotissa luotiin vaikuttavuusperusteisen seurannan ja ohjauksen siirron suunnitelma sekä tiedon hyödyntämisen suunnitelma palvelutuotannon ohjausta, johtamista ja kehittämistä varten yhteisissä työpajoissa. Suunnitelmien avulla mielenterveys- ja päihdeasumispalvelujen vaikuttavuusperusteinen palvelutuotannon seuranta ja ohjaus saadaan jalkautettua osaksi pysyvää toimintaa sekä vaikuttavuusraportin sisältämien tietojen hyödyntäminen osaksi hyvinvointialueen rutiineja ja käytäntöjä. Palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirron suunnitelmalla varmistetaan myös, että vaikuttavuusperusteisen ohjauksen, vaikuttavuusraportin ja tiedon hyödyntämisen kehittäminen jatkuvat hankkeen päättymisen jälkeenkin osana hyvinvointialueen omaa toimintaa.

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen mallin käyttöönottoon ja juurruttamiseen on varattava riittävästi aikaa ja se vaatii henkilöstön perehdyttämistä malliin. On myös suunniteltava raportointikäytännöt vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan tietojen saamiseksi omasta ja ostopalvelutuotannosta. Palveluntuottajien raportointikäytännöt tilaajalle on määriteltävä ja tarvittavat tietojärjestelmät/välineet tietojen keruuseen otettava käyttöön sekä koulutettava oma ja palveluntuottajien henkilöstö käyttämään uusia tietojärjestelmiä/välineitä (mikäli niille on tarve). Näiden osalta tarvitaan paljon yhteistyötä mm. palveluntuottajien, tietohallinnon ja järjestelmäntoimittajien kanssa, jotta tarvittavat tiedot palveluista ja asiakkaista saadaan vaikuttavuusraportille ja ammattilaisten käyttöön. Uusien tietojärjestelmien/välineiden sekä mittarien käyttöönotto ja henkilöstön kouluttaminen niiden käyttöön vaatii aikaa ja aiheuttaa myös kustannuksia.

Tietotarpeiden määrittely, mittarien/indikaattorien valinta, tietolähteiden kartoittaminen, tietojen mallinnus, raportointikäytäntöjen kehittäminen ja käyttöönotto vaatii monien eri alojen asiantuntijoiden osaamista ja pitkäjänteistä kehittämistä, resursseja sekä aikaa. Myös tiedon hyödyntämisen osaamisen ja kehittämisen tuki hyvinvointialueen omalle henkilöstölle on tarpeen. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirtoon ja vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen on hyödyllistä tehdä suunnitelmat, jotta vaikuttavuusperusteinen ohjaus saadaan vietyä käytäntöön, osaksi pysyvää toimintaa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan mallia voidaan soveltaa myös muiden kohderyhmien sote-palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan suunnitteluun. Suunnitteluun kannattaa osallistaa olennaiset kohde- ja sidosryhmät, kuten palvelujen ammattilaiset/asiantuntijat, hyvinvointialueen kehittäjät, johto ja tiedolla johtamisen, raportoinnin/tietojärjestelmien/tietohallinnon asiantuntijat (myös asiakkaat ja palveluntuottajat, mikäli he osallistuvat tiedon tuottamiseen ja/tai sen hyödyntämiseen). Palvelujen johdon ja ammattilaisten sitoutuminen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen malliin on keskeistä, jotta se saadaan juurrutettua käytäntöön ja osaksi pysyvää toimintaa.

Samanaikaisesti pilotin kanssa hyvinvointialueella on kehitetty ostopalvelujen tiedolla johtamisen mallia. Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuusperusteista tietopohjaa on hyödynnetty hyvinvointialueen ostopalvelujen tiedolla johtamisen mallissa, ja se voidaan skaalata myös muihin palveluihin. Mallia voidaan jatkojalostaa ja kehittää edelleen muiden palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen suunnittelussa hyvinvointialueella.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Pilotti on edistänyt toimijoiden keskinäistä yhteen toimimista ja lisännyt tietoisuutta palvelujen vaikuttavuudesta, kustannuksista ja vaikuttavuusperusteisesta ohjauksesta hyvinvointialueella. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen pilotissa on tuotu yhteen eri osaajia sekä kasvatettu hyvinvointialueen sisäistä kyvykkyyttä vaikuttavuusperusteiseen hankintaan, ohjaukseen ja tiedolla johtamiseen. Pilotissa on myös lisätty hyvinvointialueen henkilöstön osaamista vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen palvelujen ohjauksessa ja tiedolla johtamisessa.

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja ja malli mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I3)