Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja ja malli mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I3)
Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja ja malli omien ja ostopalveluina tuotettujen mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuusperusteiseen seurantaan ja ohjaukseen, sekä visuaalisen raportin malli.
Toimintamallin nimi
Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja ja malli omien ja ostopalveluina tuotettujen mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuusperusteiseen seurantaan ja ohjaukseen, sekä visuaalisen raportin malli.
Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotissa edistettiin mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuuden seurantaa, vaikuttavuusperusteista ohjausta sekä laatu- ja vaikuttavuustiedon saatavuutta palveluista. Pilotissa määriteltiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin, ja kehitettiin malli visuaalisesta vaikuttavuusraportista (mock-up). Lopullisena tavoitteena on tulevaisuudessa luoda oikea visuaalinen raportti, jolla valittuja indikaattoreita/mittareita pystytään seuraamaan palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen tueksi. Vielä hankkeen aikana oikea visuaalinen raportti ei valmistunut.
Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen hankinnan sekä vaikuttavuusperusteisen seurannan ja ohjauksen malli mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin. Pilottiin kiinteästi liittyen tehtiin myös tuotantotapa-analyysi mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluista. Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin kehitettiin vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohja, joka sisältää indikaattoreita ja mittareita omien ja ostopalveluina tuotettujen asumispalvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen tueksi. Tietopohjan on tarkoitus tuottaa tulevaisuudessa vertailu- ja vaikuttavuustietoa palvelutoiminnan johtamisen, ohjauksen sekä kehittämisen ja arvioinnin tarpeisiin sosiaalihuollon mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluissa.
Pilotissa valittiin yhteiset mittarit/indikaattorit niin oman kuin ostopalvelutuotannon seurantaan ja ohjaukseen mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluista; mittarit/indikaattorit voidaan jaotella neljään eri osa-alueeseen: toiminta, talous, henkilöstö sekä laatu ja vaikuttavuus. Pilotissa kehitettiin yhteistyössä mock-up eli visuaalisen ilmeen malli vaikuttavuusraportista. Varsinaisen oikeaa dataa sisältävän raportin luominen edellyttää mm. uuden sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa Pirkanmaan hyvinvointialueella, joten oikea vaikuttavuusraportti valmistuu myöhemmin. Pilotissa luotiin myös työpajojen toteutusmalli, joissa tuotettiin suunnitelmat vaikuttavuusperusteisen tiedon hyödyntämiseksi palvelujen ohjauksessa, johtamisessa ja kehittämisessä sekä vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirtämiseksi osaksi pysyvää toimintaa.
Pilotissa edistettiin asiakkaiden ja palveluntuottajien tuottaman tiedon systemaattista keräämistä ja hyödyntämistä asumispalvelujen ohjauksessa, kehittämisessä ja johtamisessa; mm. säännöllisesti kerättävän asiakaskokemus-tiedon (NPS-mittari) ja asiakaspalautteen keruuta sekä hyvinvointialueen ja palveluntuottajien yhteistä henkilöstön työntekijäkokemuskyselyn ja -mittarien (eNPS, turvallisuuskulttuuri NSS-mittari) käyttöönottoa ostopalveluissa edistettiin.
Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalvelujen vaikuttavuusperusteisen hankinnan ja tuottajien ohjauksen pilotissa tunnistettiin kustannusvaikuttavuuteen liittyviä tietotarpeita sekä kustannus- ja vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen ja sen osaamiseen liittyviä kehittämistarpeita. Nykytilanteessa kokonaiskuvaa hyvinvointialueen oman ja ostopalvelutuotannon toiminnasta, henkilöstöstä, laadusta, vaikutuksista ja kustannuksista on haastavaa saada koottua nykyisistä hyvinvointialueen tietojärjestelmistä ja/tai se vaatii manuaalista tiedonkeruuta ja tiedon kokoamista. Tiedon tuottamisen, jalostamisen ja hyödyntämisen kehittämiselle on tunnistettu tarve hyvinvointialueella, jotta palvelutuotantoa voidaan ohjata, kehittää ja johtaa tietoon perustuen ja palvelujen vaikuttavuusperusteiselle ohjaukselle on tarve, jotta voidaan tuottaa hyvinvointialueen asukkaille vaikuttavia palveluja, sekä kohdistaa niukat resurssit vaikuttavaan toimintaan ja palveluihin.
Vaikuttavuusperusteisen hankinnan valmistelun ja tuotantotapa-analyysin tueksi kartoitettiin ensin tietopohja sen hetkisistä Pirkanmaan hyvinvointialueen mielenterveys- ja päihdeasumispalveluista (kevät/kesä 2023); asiakastieto, toiminta-, kustannus- ja markkinatiedot palveluista kerättiin eri tietolähteistä. Asiakasymmärrystä, tietoa palvelujen kohderyhmistä ja asiakkaiden tarpeista koottiin mm. tekemällä asiakas- ja omaispalautekyselyt palveluista, kartoittamalla asiakasmäärät palveluissa, järjestämällä markkinavuoropuhelutilaisuus sekä tekemällä kyselyt palveluntuottajille ja hyvinvointialueen henkilöstölle.
Asiakasymmärryksen tueksi laadittiin myös mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden asumispalveluihin asiakasprofiilit niistä asiakasryhmistä, joilla on tunnistettu tarve erityisesti kohdennetuille palveluille.
Pilotissa luotiin vaikuttavuusperusteisen seurannan ja ohjauksen siirron suunnitelma sekä tiedon hyödyntämisen suunnitelma palvelutuotannon ohjausta, johtamista ja kehittämistä varten yhteisissä työpajoissa. Suunnitelmien avulla mielenterveys- ja päihdeasumispalvelujen vaikuttavuusperusteinen palvelutuotannon seuranta ja ohjaus saadaan jalkautettua osaksi pysyvää toimintaa sekä vaikuttavuusraportin sisältämien tietojen hyödyntäminen osaksi hyvinvointialueen rutiineja ja käytäntöjä. Palvelujen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirron suunnitelmalla varmistetaan myös, että vaikuttavuusperusteisen ohjauksen, vaikuttavuusraportin ja tiedon hyödyntämisen kehittäminen jatkuvat hankkeen päättymisen jälkeenkin osana hyvinvointialueen omaa toimintaa.
Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen mallin käyttöönottoon ja juurruttamiseen on varattava riittävästi aikaa ja se vaatii henkilöstön perehdyttämistä malliin. On myös suunniteltava raportointikäytännöt vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjan tietojen saamiseksi omasta ja ostopalvelutuotannosta. Palveluntuottajien raportointikäytännöt tilaajalle on määriteltävä ja tarvittavat tietojärjestelmät/välineet tietojen keruuseen otettava käyttöön sekä koulutettava oma ja palveluntuottajien henkilöstö käyttämään uusia tietojärjestelmiä/välineitä (mikäli niille on tarve). Näiden osalta tarvitaan paljon yhteistyötä mm. palveluntuottajien, tietohallinnon ja järjestelmäntoimittajien kanssa, jotta tarvittavat tiedot palveluista ja asiakkaista saadaan vaikuttavuusraportille ja ammattilaisten käyttöön. Uusien tietojärjestelmien/välineiden sekä mittarien käyttöönotto ja henkilöstön kouluttaminen niiden käyttöön vaatii aikaa ja aiheuttaa myös kustannuksia.
Tietotarpeiden määrittely, mittarien/indikaattorien valinta, tietolähteiden kartoittaminen, tietojen mallinnus, raportointikäytäntöjen kehittäminen ja käyttöönotto vaatii monien eri alojen asiantuntijoiden osaamista ja pitkäjänteistä kehittämistä, resursseja sekä aikaa. Myös tiedon hyödyntämisen osaamisen ja kehittämisen tuki hyvinvointialueen omalle henkilöstölle on tarpeen. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen siirtoon ja vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen on hyödyllistä tehdä suunnitelmat, jotta vaikuttavuusperusteinen ohjaus saadaan vietyä käytäntöön, osaksi pysyvää toimintaa.
Pilotti on edistänyt toimijoiden keskinäistä yhteen toimimista ja lisännyt tietoisuutta palvelujen vaikuttavuudesta, kustannuksista ja vaikuttavuusperusteisesta ohjauksesta hyvinvointialueella. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen pilotissa on tuotu yhteen eri osaajia sekä kasvatettu hyvinvointialueen sisäistä kyvykkyyttä vaikuttavuusperusteiseen hankintaan, ohjaukseen ja tiedolla johtamiseen. Pilotissa on myös lisätty hyvinvointialueen henkilöstön osaamista vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen palvelujen ohjauksessa ja tiedolla johtamisessa.