Välillisten hoitotyön tehtävien uudelleen jako osastonsihteereiden ja hoitajien välillä Pohjanmaan HVA:lla. Tavoitteena digitalisaation ja automatisaation kehittäminen sekä vaikuttava ja tarkoituksenmukainen työnjako sote-ammattiryhmien välillä.

Toimintaympäristö

Suomen hallitus pyrkii ratkaisemaan hyvinvointiyhteiskunnan palveluiden saatavuutta uhkaavan sote-henkilöstön vajeen lyhyen ja pitkän aikavälin toimilla. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmien toimivuutta parannetaan siten, että palveluita porrastetaan ja palveluihin liittyvään henkilöstötarpeeseen vastataan tarkoituksenmukaisella tavalla. Samalla vahvistetaan ennaltaehkäisyä, digitaalisia palveluita, palveluohjausta ja mahdollisuuksia omahoitoon.

Hyvinvointialueita on kannustettu lisäämään sosiaali- ja terveysalan houkuttelevuutta henkilöstön tarpeet huomioivalla ja osallistavalla johtamisella niin, että parannetaan työnjakoa ja joustavuutta.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Pohjanmaan hyvinvointialueen tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman tavoitteena on digitalisaation ja automatisaation kehittäminen sekä vaikuttava ja tarkoituksenmukainen työnjako sote-ammattiryhmien välillä. Erikoissairaanhoidon poliklinikoilla on tunnistettu tehtäviä, joita voitaisiin siirtää hoitajilta osastonsihteereille. Tehtävän siirtojen onnistumisen edellytyksenä on digitalisaation keinoin vapauttaa työaikaa sihteereille. 

Hyvinvointialueella on otettu käyttöön puheentunnistusohjelma, mikä vapauttaa sihteerien työaikaa tekstinkäsittelytehtävistä, kuten digisaneluiden purku. Samanaikaisesti yhdenmukaistetaan erikoissairaanhoidon poliklinikoiden prosesseja ja työnjakoa niin, että sote-ammattilaisten ja sihteereiden välinen työnjako, roolit ja vastuut selkeytyvät.  Tekstinkäsittelystä vapautuva työaika hyödynnetään jakamalla välillisiä hoitotyön tehtäviä uudelleen. Esimerkkejä välillisestä hoitotyöstä voivat olla lähetekäsittely, hoidon koordinointi, ajanvaraukset, hoidon dokumentointi, lääkärin määräysten toteuttaminen, tutkimusten tilaaminen ja tutkimuksiin ohjeistaminen.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Hoitajat tekevät poliklinikoilla paljon välillisiä hoitotyön tehtäviä. Sote-palveluiden lisääntynyt tarve kasvattaa myös hoitotyön resurssien tarvetta. Työnjaon uudelleen organisointi on välttämätöntä, jotta pystymme vapauttamaan hoitajia välittömään hoitotyöhön. 

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Syöpätautien poliklinikan henkilökunta; sihteerit, hoitajat ja lääkärit.

Kokeilun tavoitteet

Tämän hankkeen tavoitteena on vapauttaa 2 hoitajaa välittömään hoitotyöhön. Tekstinkäsittelyn vähenemisen myötä sihteereille vapautuva työaika täytetään välillisillä hoitotyön tehtävillä, joka monipuolistaa sihteereiden työnkuvaa. Tavoitteena on saada hyvinvoivat, osaavat ammattilaiset oikeassa paikassa.

Ratkaisun perusidea

Puheentunnistuksen avulla sihteereille vapautuu työaikaa. Hoitotyön välillisiä tehtäviä siirretään sihteereille.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Lääkärit sitoutuneet käyttämään puheentunnistusta potilastekstien laatimiseen. Toiminnan muutokselle selkeät tavoitteet ja suunnitelma. Jaettavat työtehtävät tunnistettu ja dokumentoitu. Hoitajat motivoituneita perehdyttämään sihteerit uusiin työtehtäviin. Hankkeen etenemistä seurattu ja arvioitu säännöllisesti. Hankkeen aikana esiin nousseisiin haasteisiin reagoitu nopeasti ja suunnitelmaa päivitetty sen mukaisesti.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Selkeästi määritelty mitä uudella toiminnalla tavoitellaan. Jos tavoiteellaan vapautuvaa aikaa, tulee selkeästi määritellä mitä vapautuvalla ajalla tehdään.

Muutostyöhön lähdettäessä prosessit täytyy olla kuvattuna, kuka tekee mitä. Tämän jälkeen tulee poimia tehtävät, joita voidaan siirtää ammattiryhmältä toiselle.  Selkeä suunnitelma; perehdytys, jatkuva informointi, arviointi ja seuranta. 

On myös oltava valmis muuttamaan suunnitelmaa matkan varrella. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Sihteereiden perehdytys onnistui suunnitelman mukaisesti ja aikataulussa. Sihteereiden tehtäväkuva on laajentunut. Tekstinkäsittelystä vapautunut työaika on hyödynnetty välillisillä hoitotyön tehtävillä; hoidon koordinointi, ajanvaraukset, hoidon dokumentointi, lääkärin määräysten toteuttaminen, tutkimusten tilaaminen ja tutkimuksiin ohjeistaminen.

Tavoitteena oli vapauttaa kaksi hoitajaa välittömään hoitotyöhön, mutta hankkeen edetessä suunnitelmaa jouduttiin muuttamaan. Tavoitteena ollut lähetekäsittelyn siirto sihteereille osoittautui liian haastavaksi ja hoitotyön osaamista vaativaksi. Tästä syystä saatiin vapautettua vain yksi hoitaja.

Hankkeella on ollut suuri positiivinen vaikutus sihteereiden ja hoitajien väliseen yhteistyöhön. Ammattiryhmien välinen tiimityö on parantunut huomattavasti, kun hoidamme yhteisiä asioita yhdessä. Lisäksi sihteereiden työtyytyväisyys on lisääntynyt.