Videovastaanoton käyttöönoton toimintamalli
Tavoitteena on videovastaanoton onnistunut käyttöönotto sote-yksiköissä. Malli koostuu käyttöönoton suunnittelusta ja tavoitteellistamisesta, asiakaspolun suunnittelusta, henkilöstön koulutuksista, käytön tuesta sekä mittaus-/palautekeskustelusta.
Oivalla ja ymmärrä
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen strategian mukaan digitalisaatiolla on keskeinen rooli sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämisessä kun teknologia arkipäiväistyy ihmisten arjessa ja palveluissa. Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotoilla pyritään tarjoamaan palveluita yhdenvertaisesti huomioiden erityisesti esimerkiksi syrjäytymisuhkassa olevat asukkaat sekä ikääntyvät asukkaat, laajan maantieteellisen alueen ja sote-työntekijöiden haastavan työmarkkinatilanteen. Digitaalisten ratkaisujen avulla voidaan myös saavuttaa huomattavia ympäristövaikutuksia turhaa liikkumista vähentämällä niin ammattilaisten kuin asiakkaidenkin avulla.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen digistrategiassa yhtenä tavoitteena on, että digitaaliset asiointikanavat ovat muiden rinnalla laajasti käytettävissä ja digipalvelujen mahdollisuudet hyödynnetään täysimääräisesti. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella toteutetussa asukaskyselyssä nousi esiin asukkaiden kiinnostus ja myönteinen suhtautuminen digipalvelujen käyttämiseen. Myös hyvinvointialueen henkilöstö haluaa digitaalisia palveluja laajemmin käyttöön potilas- ja asiakastyössä.
Hyvinvointialueella oli käytössä useampia erilaisia videovastaanoton alustoja. Videovastaanotto oli melko vähän ja pistemäisesti hyödynnetty väline asiakas- ja potilastyössä. Strukturoitua ja dokumentoitua prosessia ja tukea videovastaanoton käyttöönottoon yksiköissä tai videovastaanoton käytön tukeen ei ollut olemassa.
Kehittäjäjoukkona toimi Päijät-Hämeen hyvinvointialueen digipalveluiden Videovastaanotto-minitiimi, jossa oli edustettuna sote-palveluiden osaamista ja kokemusta, digikehittämiskokemusta sekä palvelumuotoilukokemusta. Palautteen antamisen kautta toimintamallin kehittämiseen osallistui myös toiminnan yksiköitä eli sote-ammattilaisia, jotka osallistuivat käyttöönottoprosessiin.
Toimintamallin tavoitteena on videovastaanottojen käyttöönottojen helpottaminen: käyttöönottoon kuluvan ajan lyhentäminen, laadukkaamman palvelun kehittäminen ammattilaisille ja asiakkaille, videovastaanoton käytön lisääminen ja yksiköiden sitouttaminen.
Käyttöönottojen vaikutus: videovastaanottojen määrä, asiakaspalaute kokemuksesta, ammattilaispalaute kokemuksesta ja vastaanottoon käytettävän ajan lyheneminen (siellä missä relevanttia). Tiedot kerätään yhteen kuukausittain sekä palautekeskusteluissa.
Käyttöönoton sujuvuus: palaute yksiköistä koulutusten ja työpajan jälkeen, kerätään palautekeskustelussa.
Mittareita tarkastellaan kehitystiimin kuukausitapaamisissa.
1. Ratkaisemisen arvoisten ongelmien tunnistaminen (lokakuu 2022)
- Nykyisen käyttöönoton toimintamallin kuvaaminen: vaiheet, osallistujat/sidosryhmät, materiaalit, työkalut, tavoitteet.
- Toimintamallin ongelmakohtien tunnistaminen palautteiden ja havaintojen perusteella.
- Ongelmakohtien tarkentaminen ja priorisointi (mitkä ratkaistavissa toimintamallia kehittämällä).
2. Ensimmäisen version työstäminen (marras-joulukuu 2022)
- Ongelmakohtien ratkaisujen ideointi ja toimintamallin ensimmäisen version työstäminen: vaiheet, osallistujat, vastuut, materiaalit, työkalut, tavoitteet, mihin kiinnittää huomiota.
3. Iteraatiot (tammi-maaliskuu 2023)
- Toimintamallin kokeilu käytännössä, palautteen kerääminen yksiköiltä ja tiimiltä.
- Toimintamallin katselmointi ja arviointi palautteen perusteella, muutostoimenpiteiden tunnistaminen.
4. Jatkuva kehittäminen (huhtikuu 2023-)
- Jatkuva palautteen kerääminen ja mallin iterointi palautteiden perusteella kuukausittain.
Suorana kohderyhmänä käyttöönottavat yksiköt ja näiden ammattilaiset: Asiakasymmärrystä kerättiin edellisten käyttöönottojen palautteista sekä jatkuvasti prosessin eri vaiheiden palautekyselyiden avulla.
Välillisenä kohderyhmänä yksiköiden asiakkaat: Asiakasymmärrystä kerättiin alueen asukaskyselyn avulla sekä jatkuvasti videovastaanottojen yhteydessä kerättävällä palautekyselyllä.
Kuvittele ja kokeile
Hyödynsimme pohjana olemassa ollutta, dokumentoimatonta videovastaanoton toimintamallia.
Kuva
Tunnistimme tiiminä olemassa olleen mallin ongelmakohtia ja ideoimme niihin ratkaisuja: millaisilla materiaaleilla, vastuilla, mittauksilla ja tapaamisilla voisimme esim. nopeuttaa käyttöönottoa.
Priorisoimme ratkaistavia ongelmia toimintamallin kehitykseen sen perusteella, ovatko ne ylipäätään toimintamallin kehityksellä ratkaistavia vai esim. organisatorisia ongelmia ja mikä niiden kiireellisyys on.
Kuva
Visualisoimme toimintamallin eri vaiheet, osallistujat ja materiaalit Miroon.
Kuva
Loimme kyselyitä palautteelle eri tapaamisista ja katselmoimme saatua palautetta yhdessä.
Kuva
