Videovastaanotot osaksi kuntoutuspalveluiden palvelutarjontaa - kehittämisen tiekartta
Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden reaaliaikaisten videovastaanottojen vaatimusmäärittely ja nykytila-analyysi. Kehittämisen toimepidesuositukset tukevat kuntoutusyksikön videovastaanttoina toteutettujen etävastaanottojen käytön lisääntymistä.
Kehitystyö on toteutettu Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntoutuspalveluissa, jossa tavoitellaan videovastaanottojen tehokkaampaa käyttöä osana muuta palvelutarjontaa. Nykytilakartoitus ja vaatimusmäärittelyt vastaavat myös tarpeeseen kirkastaa ja yhdenmukaistaa Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden etävastaanottojen toimintaprosesseja jo ennen hyvinvointialueiden käynnistymistä.
Sosiaali- ja terveyspalveluiden sähköisen asioinnin lisääminen on yksi sote-uudistuksen ja rakenne uudistus -hankkeen tavoitteista. Etävastaanotot liittyvät osaksi digitalisoituvaan toimintakulttuurin muutokseen sosiaali- ja terveysalalla, mikä edellyttää uudenlaista osaamista sekä orientoitumista digitaalisten toiminta- ja palvelumallien kehittämiseen. Onnistuneeseen muutokseen vaikuttavat useat seikat kuten johtaminen, strategia, tieto- ja viestintäteknologia osaaminen ja laaja-alainen palvelukokonaisuusajattelu. Lisäksi helppokäyttöiset järjestelmät ja sujuvat käyttöönotot tukevat muutosta.
Henkilöstön ja asiantuntijoiden mukaan ottaminen digitaalisten palvelujen kehittämiseen lisää positiivista asennetta, motivaatiota ja osaamista digitalisoutuvia työtapoja ja toimintakulttuuria kohtaan.
Lähtötilanteessa selkiytettiin Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden videovastaanottojen käytön nykytilaa, tulevaisuutta, toiminnallisia vaatimuksia sekä muiden toimijoiden kokemuksia videovastaanottoihin liittyen.
Reaaliaikaiset videovastaanotot ovat löytäneet osin tiensä Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden palveluvalikoimaa. Kehittämistyötä tarvitaan, jotta videovastaanottojen koko potentiaali osataan hyödyntää tulevan Vantaa Kerava hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa parhaalla mahdollisella tavalla. Kehittämistyön oppeja ja tuloksia voidaan skaalata laajemmin sosiaali- ja terveyspalvelujen muille toimialoille.
1). Kehitystyön ideointi. Yhdessä kuntoutuspalveluiden johdon ja Tulevaisuuden sotekeskus- hankeen / rakenneuudistus -hankkeen asiantuntijoiden kanssa.
2) Pilotti idean dokumentti. Pilotin tavoitteet, vastuut ja roolit.
3) Tarjouspyyntö ja konsulttihankinta.
4). Kehitystyön tavoitteiden kirkastaminen. Tulevaisuuden sotekeskus- hankeen hankinta-asiantuntija, rakenneuudistus -hankkeen asiantuntijat, konsulttiasiantuntijat (Sofigate).
5) Tiedonkeruu. Vantaan digiyksikön ja Keravan järjestelmä- ja kehitysyksikön asiantuntijat, 1-4 videovastaanottojen järjestelmätoimittajaa, Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden henkilöstö eri organisaatiotasoilta, rakenneuudistus -hankkeen asiantuntijat, konsulttiasiantuntijat (Sofigate).
6) Benchmarking. HUS alueen kokemuksista videovastaanottoihin liittyen (sofigate).
7) Tulosten kiteyttäminen (Sofigate).
8) Päätöstyöpaja kaikille mukaan osallistuneille (järjestelmätoimittajat rajautuvat pois). Esitellään ja arvioidaan tuloksia sekä oppeja kehittämisprosessista (Sofigate).
7). Loppuraportin luovuttaminen kuntoutuspalveluiden käyttöön. Sopiminen jatkokehittämisestä.
Kehitystyölle asetetut tavoitteet:
- tiedossa olevien teknologiaratkaisujen mahdollisuudet ja rajoitteet.
- kokemukset videovastaanoton teknologioiden käytöstä.
- tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten kartoittaminen teknologioille olemassa olevan materiaalin pohjalta.
- vaatimusmäärittely kuntoutuksen näkökulmasta (tavoitteena skaalattavuus muille palvelualueille) ja työntekijöiden/asiakkaiden kyvykkyys käyttää teknologiaratkaisuja.
- olemassa olevien ratkaisujen hyödyntämisen edistäminen.
POC (Proof Of Consept) suunnittelu- ja arviointi raportti täytettiin ennen ja jälkeen nykytilakartoituksen. Arvioitavat osa-alueet ovat resurssit, budjetti, hyötytavoite, skaalautuvuus, tietojohtaminen, kehittämisehdotukset, yhteistyökumppaneiden kokemukset.
Kehitystyön lopussa järjestestettiin työpaja, johon osallistujiksi kutsutiin kehittämistyössä mukana olleet asiantuntijat. Työpajassa yhteisesti arvioitiin POC (Proof of Consept) osa-alueet kehitystyön tuloksista.
Videovastaanottojen käyttöön liittyvä kehittämisen tarve on tunnistettu kuntoutuspalveluissa sekä yleisemmin sosiaali- ja terveyspalveluiden muilla toimialoilla. Etävastaanottojen tehokkaampi käyttö tulee sisällyttää osaksi (hyvinvointialueen) digistrategiaa.
Kehitystyön nykytilakartoitus jatkosuosituksineen toteutetaan syksyn 2021 aikana Sofigaten konsulttiasiantuntijoiden tuella.
Kohderyhmänä kehitystyössä olivat ensisijaisesti Vantaan ja Keravan kuntoutuspalveluiden henkilöstö, jotka osallistuivat nykytilakartoitukseen ja yhteiskehittämiseen.
Asiakasymmärrystä nähdään tässä kehitystyössä koskevan sekä kuntoutuspalveluiden asiakkaita että ammattilaisia, joilla on tarpeita videovastaanottojen käyttöön sekä digitaalisessa toimintaympäristössä tapahtuvaan kohtaamiseen ja toimimiseen. Asiakasymmärrystä tuottivat asiantuntijat, joilla oli kokemusta sekä omista että asiakkaiden tarpeista.
"Tavoitteena pitäisi olla, että olisi käytössä yksi sovellus, joka toimisi kaikkiin tarpeisiin – tällä hetkellä joudutaan käyttämään useita."
Kehitystyön prosessin aikana saatiin laajasti tieto ja jaettiin oppeja osallistujien kesken eri osa-aluiesta, kuten kuntoutuspalveluiden nykytilasta ja millaisia tarpeita on ihanteelliselle videovastaanottojärjestelmälle.
"Videovastaanottoa on tarpeen käyttää yksilövastaanotoilla, verkostoneuvotteluissa sekä erikokoisten ryhmien tapaamisissa."
