Toimintamallin lyhyt kuvaus
Toimintamallissa kuvataan, kuinka Change Day-päivä on mahdollista järjestää omassa organisaatiossa. Toimintamallissa on kuvattu keskeiset päivän järjestämiseen liittyvät vaiheet ja sisällöt.
Change Day -päivän järjestäminen työyhteisössä
Change Day -päivän järjestäminen työyhteisössä
Tekijä
Innokylän ToimitusLuotu
18.6.2020Viimeksi muokattu
19.11.2021Aihealueet
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Ilmiöt
Kohderyhmä
Toimintamallin rahoittaja
Markup - Required info - Basic information
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
Markup - Hero - Basic information
Perustiedot
Toteutuspaikka
Change Dayta on toistaiseksi vietetty Britannian lisäksi Pohjois-Irlannissa, Australiassa ja Ruotsissa. Sitra testasi Change Day konseptia yhteistyössä yhteistyökumppanien kanssa Suomessa vuonna 2015. THL (Innokylä) oli yksi yhteistyökumppani.
Kansikuva
Kuvateksti
Change Day -päivä THL
Markup - Required info - Realise and understand
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Markup - Hero - Realise and understand
Oivalla ja ymmärrä
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat
Lainaus THL:n Inhimillisen pääoman kehittämisen suunnitelmasta (v. 2014):
"THL:n Henkilöstöstrategian yhdeksi tavoitteeksi on asetettu työhyvinvoinnin ja tuloksellisen työn yhteyden kirkastaminen sekä esimiesten hyvinvointiosaamisen lisääminen. Tavoitteiden tarkoituksena on korostaa työhyvinvoinnista huolehtimisen tärkeyttä arjen työn ja muutosten keskellä.
Esimies-valmennuksen, työnohjauksen ja työyksikkökohtaisten tilaisuuksien avulla pyritään tukemaan yksilöiden ja työyhteisöjen työhyvinvointia muutoksessa.
Työhyvinvointi syntyy työssä onnistumisesta ja hyvästä yhteishengestä. Osaamisen kehittämisessä painotetaan toimia, joilla edistetään työyhteisön jäsenten keskinäistä vuorovaikutusta, yhteishenkeä ja jaksamista, työprosessien parempaa hallintaa sekä tehdyn työn asiakaslähtöisyyttä.”
"Rakennamme yhdessä työyhteisöämme" (THL:n uudistettu strategia - uudistumislupaus)
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen
THL, Sitra, Kuntaliitto, Soste ja lukuisa määrä kuntia ja kuntayhtymiä.
THL:ssa Change Dayn suunnitteluun osallistui henkilökuntaa laajasti eri osastoilta. Toimintaa koordinoitiin Järjestelmät-osaston Innokylän kautta.
Tavoiteltu muutos
- Haastaa THL:n asiantuntijoita kertomaan omasta muutosteostaan ja lupauksestaan työn arjen parantamiseksi.
- Tuottaa kehittämisideoita eteenpäin vietäviksi THL:n organisaation kehittämisprosesseihin.
- Viestiä päivän sisällöistä ja onnistumisesta työntekijöille ja järjestävän osaston johtoryhmälle.
- Tuoda arkeen iloa.
Muutoksen mittaaminen
Arvioitava muutos:
- Omaan työhön liittyvien kehittämisehdotusten esiintuominen ja niiden jakaminen
- Muutosideat toteutuvat arjen työssä
- Uudenlaista, ketterää yhteistyötä
Arviointikysymykset, -kriteerit ja indikaattorit:
- Annettujen lupausten/ideoiden määrä
- Sisältöjen teemoittelu: Mitkä ovat keskeiset lupauten sisällöt?
- Nousiko ideoista, jotain sellaista, jota voidaan hyödyntää myöhemmin THL:n toiminnan kehittämisessä?
- Millaista uutta yhteistyötä Change Day -prosessi synnytti THL:n sisällä (agenttien tapaamiset, vastuunjako, viestintä jne.)
Arvioinnissa käytettävät menetelmät:
- Lasketaan THL:n "lupausseinälle" jätetyt ideat
- Twitterissä jaetut lupaukset
- Innokylään jätetyt lupaukset
- Lupausten sisällöllinen teemoittelu
- Yhteistyön sanallinen arviointi agenttien kokouksessa tapahtuman jälkeen
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys
Change Day on Britannian julkisen terveydenhoitojärjestelmän NHS:n vuonna 2013 käynnistämä uudistushanke paremman hoivan puolesta. Se on terveydenhuollon muutosta mahdollistava konsepti, jonka ytimessä on ammattilaisten henkilökohtainen sitoutuminen muutoksiin, joilla terveydenhoitojärjestelmästä tehdään entistä toimivampi. THL:n pääjohtaja Juhani Eskola lanseerasi Change Dayn TERVE-SOS – tapahtumassa Jyväskylässä 6.5.2015. Konseptia ovat olleet kehittämässä THL, Sitra, Kuntaliitto, Soste ja lukuisa määrä kuntia ja kuntayhtymiä. Toimintamalli -kuvaus syntyi THL:ssa vietetyn Change Day päivän ja siihen liittyvän prosessin pohjalta.
Toteutussuunnitelma
KESÄKUU
Ensitieto/ Uutinen Change Day-päivästä THL:n intrassa.
ELOKUU
Tieto johtoportaalle ja vastuuhenkilön nimeäminen
SYYSKUU
Halukkaiden ja innostuneiden haaliminen
- Porukan kokoaminen työyhteisöstä (innotuutoreita, innovaattoriverkosto, muut "halukkaat")
Change Day agenttien kokous
- Kokouksen asialistalla: 1) miten Change Day tehdään näkyväksi työyhteisössämme ja asiakkaillemme 3.11. 2) Mikä/mitkä asiat ovat organisaatiosi kannalta sellaisia, mihin Change Dayta voisi käyttää työkaluna? Esim. Mikä on sinun tekosi paremman asiakaskokemuksen /työviihtyvyyden puolesta 3) Missä ja miten? 3) Jaetaan tehtävät ja vastuut
TEEMA: Mikä on sinun lupauksesi työn arjen parantamiseksi?
Näkökulmia:
- oman työn kehittäminen
- työyhteisön viihtyvyys
- asiakaslähtöisyys
Tsekkaa laajemman Change Day - verkoston tapaamiset
- Tarkista, järjestetäänkö alueellasi Change Day työpajoja tai voisitko mahdollisesti osallistua verkkotapaamisiin. Merkkaa sopivat tapahtumat kalenteriisi
SYYSKUU
Tehosta näkyvyyttä ja sitouta ihmisiä viestimällä
- Julisteiden ja muiden herättelevien lappujen kylväminen
- @ChangeDaySuomi- twitter- nostot THL:n infoscreenille
- Ravintolatilan käyttö 3.11. Ravintolan kanssa neuvottelu
- Tarvikkeiden hankinta: Pusut, isot post-it laput, kynät, diskoaiheiset vermeet
- Käsiseinän visuaalisuus
- intra-uutisointi Change Day- päivän lähestymisestä ja sisällöistä (käsiseinä, pusu-palkinto, lupausten teltta, muutosdisko, twitter-opastus,
LOKAKUU
Change day -tekojen jättö alkaa työyhteisössä
- Lupausten kerääminen alkaa sähköisissä kanavissa 3.10. www.changeday.fi , @ChangeDaySuomi #muutoslahteeminusta. - Kuukauden aikana (3.10-3.11) kerättyjä lupauksia on esillä THL:n tiloissa jo ennen 3.11. ennakkomarkkinointi-hengessä + koottuna itse tapahtumapäivänä.
- Lupausten keräämisen alkamisesta ja Change Daysta infotaan intrassa syys- ja lokakuussa.
MARRASKUU
Huipennus eli Change Day- päivä 3.11. klo. 11-15
Change Day –päivänä 3.11 klo. 10.30-14.30 THL:n alakerran ravintolassa on ”käsiseinä”, jonne jokainen voi käydä antamassa oman ideansa ja lupauksensa. Lupauksen antaminen www.changeday.fi-sivulle on tuolloin myös mahdollista. Lupauksen antaneita lahjotaan Brunbergin suukoilla ja päivän päätteeksi diskotaan tunti ”muutosdiskossa”.
"käsiseinä"
TEEMA: Mikä on sinun lupauksesi työn arjen parantamiseksi?
Näkökulmia:
- oman työn kehittäminen
- työyhteisön viihtyvyys
- asiakaslähtöisyys
"Lupausten teltta"
- Sähköisiä lupauksia
- twitter-opastusta
Lupausten antajien lahjontaa
- Suukkoja
Muutoksia vauhdittaa "Muutosdisko"
- Dj soittaa Change-aiheista musiikkia
Change Day yhteenveto
Change Day -päivän jälkeen työyhteisön agentit kokoontuvat tekemään yhteenvetoa. Samalla voi alustavasti miettiä jo seuraavan vuoden Change Dayta
Liitteet
Kuvateksti
Change Dayn prosessi fläppi
Markup - Hero - Imagine and try
Kuvittele ja kokeile
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Ideointi
Sitran muotoileman Change Day kampanjamateriaalien lisäksi THLn kokeiluissa ideoitiin myös muita ratkaisuja työyhteisön innostamiseen.
Esim.
- Hississa saa puhua ja moikkailla - kehoitus kiinnitettiin THLn hissiin
- Kaunis ruokalista - koska hississä mennään henkilöstöravintolaan, voisi olla yhteisöllistä rakennella hissimatkalla kaunista ruokalistaa
- Lupausten teltta
- MuutosDisko
Idean valinta
Sitran pitkälle tuotteistetyt kampanjamateriaalit loivat selkärangan kokeilulle
Idean testaus asiakkaalla
- Hississä saa moikkailla ja puhua kyltti sai olla hississä 2 vkoa, "koska ilmoitusten kiinnittäminen hissin seinään on kielletty" (kts.kuva)
- Kaunis ruokalista-kokeilua emme em. takia lähteneet hississä edes kokeilemaan. (kts kuva)
- Lupausten teltta oli mukava lisä Change Dayn viettoon. (kts.kuva)
- Muutosdisko veti ihmisiä lukemaan muiden antamia lupauksia iltapäiväkahvitauon aikana. Tosin päivädiskoilu innosti vähänlaisesti ihmisiä tanssilattialle (liitteenä diskoennakko- video)
- ChangeDay rintanappeja jaossa kampanjan ajan tapahtuma-alueella.
Liitteet
Kuvateksti
Hississä saa hymyillä
Kuvateksti
Ravintolaan menossa? Kootaan yhdessä kaunis ruokalista
Kuvateksti
Change Day - iltapäivän muutosdisko
Markup - Hero - Describe and share
Kuvaa ja jaa
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
Markup - Required info - Describe and share
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Ratkaisun perusidea
Change Day on työkalu kohti parempia palveluita. Change Day tuo asiakkaan äänen kuuluville henkilöstön kautta. Change Day on työkalu henkilöstölle oman työn kehittämiseen. Change Dayssä henkilöstö on aktiivinen muutoksen tekijä. Change Day ei maksa mitään.
Twitterissä #ChangeDaySuomi #Muutoslahteeminusta
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
TIETO JOHTOPORTAALLE JA VASTUUHENKILÖN NIMEÄMINEN
Välittäkää tieto Change Daysta työyhteisönne johtoportaalle ja nimetkää keskuudestanne Change Day vastuuhenkilö
KOKOA PORUKKA TYÖYHTEISÖSTÄSI
Change Dayn toteuttamiseen tarvitaan agentteja. Kokoa halukkaat ja innostuneet. Innosta niitä, jotka ovat varauksellisia.
TSEKKAA LAAJEMMAN CHANGE DAY - VERKOSTON TAPAAMISET
Tarkista, järjestetäänkö alueellasi Change Day työpajoja tai voisitko mahdollisesti osallistua verkkotapaamisiin. Merkkaa sopivat tapahtumat kalenteriisi
TEHOSTA NÄKYVYYTTÄ JA SITOUTA IHMISIÄ VIESTIMÄLLÄ
Kerro kaikille! Kirjoita Change Daystä työyhteisösi intranetissa, henkilöstölehdessä ja kaikissa sopivissa kanavissa.
CHANGE DAY AGENTTIEN KOKOUS
Kokouksen asialistalla on, miten Change Day tehdään näkyväksi työyhteisössämme ja asiakkaillemme 3.10-3.11. Pohtikaa porukassa, mikä/mitkä asiat ovat organisaatiosi kannalta sellaisia, mihin Change Dayta voisi käyttää työkaluna? Esim. Mikä on sinun tekosi paremman asiakaskokemuksen /työviihtyvyyden puolesta?
LUPAUSTEN JÄTTÖ ALKAA
Change day -tekojen jättö alkaa työyhteisössä 3.10.
VIESTI NÄKYVÄSTI CHANGE DAYN ETENEMISESTÄ
Viesti näkyvästi Change dayn etenemisestä viikottain sisäisesti ja ulkoisesti koko kuukauden ajan. Jaa oma tekosi myös netissä changeday.fi tai twitterissä #changedaysuomi #muutoslahteeminusta.
HUIPENNUS ELI CHANGE DAY PÄIVÄ 3.11.
Muutosliike huipentuu jokaisen omassa työyhteisössä järjestettävään Change Day –päivään, jolloin kuukauden aikana kerätyt henkilöstön teot/lupaukset viedään paraatipaikalle asiakkaiden ja työkavereiden nähtäväksi.
CHANGE DAY YHTEENVETO
Change Day -päivän jälkeen työyhteisön agentit kokoontuvat tekemään yhteenvetoa. Samalla voi alustavasti miettiä jo seuraavan vuoden Change Dayta.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä
CHANGE DAY Terveyden ja hyvinoinninlaitoksella
Tilanne ennen käytännön toimeenpanoa:
Change Dayn järjestetään ensimmäistä kertaa. Aloite kampanjan järjestämiseen tuli "johtoportaalta". Idea sai alkunsa Innokylän johtoryhmässä keväällä 2014. THL:n pääjohtaja Juhani Eskola lanseerasi Change Dayn TERVE-SOS – tapahtumassa Jyväskylässä 6.5.2015.
Tilanne käytännön toimeenpanon aikana:
Lupausten määrä:
- www.changeday.fi -sivulle lupauksia tuli hitaan puoleisesti
Yhteistyöprosessi THL:n sisällä
- Alkusuunnittelupalaverissa hyvin ihmisiä paikalla (8), luovia ideoita päivän toteutukseen.
- Change Dayn huipennuksen suunnittelu, koordinointi ja viestintä veivät CH-vastaavalta työaikaa yht. arviolta 3 pvä.
- Agenttien sitoutuminen tekemiseen oli vaihtelevaa
- Tehtävien jakaminen onnistui varsin mallikkaasti
Tilanne käytännön toimeenpanon jälkeen:
Tulokset: 340 metriä lupauksia
Neljän tunnin aikana seinälle kertyi 167 lupausta. Lupauksia lajiteltiin seuraaviin ryhmiin:
- Leipominen, kahvit, työtilat
- Kehuminen, kuuntelu, läsnäolo
- Kiireen taltutus + töiden järjestely
- Hymy, moikkailu, huumori
- Kiukun, narinan, valituksen ja muun negatiivisuuden laannutus – huom. varsin suurena alakategoriana Kieku-kiukun laannutus
- Asiakaslähtöinen ajattelu
- Oma hyvinvointi ja omat asenteet
Lupaukset olivat hyvin konkreettisia ja arkisia. Lupausten voidaan nähdä olevan näkymiä toivottuun tulevaisuuteen ja siihen millaisen toivoisi organisaatiokulttuurin olevan. Mutta ei pelkkiä toiveita. Lupauksen antaminen on askel kohti toimintaa. Mitä jokainen on itse valmis tekemään oman työn arkensa ja työviihtyvyytensä eteen? Change Day:n ajatuksen mukaan, pienet konkreettiset teot yhdessä voivat saada aikaiseksi suuren muutoksen. Myös muiden lupauksien näkeminen voi innostaa muutokseen.
Yhteenveto päivän annettiin tiedoksi THL:n järjestelmät osaston johtoryhmälle (kts.liite)
Change Day päivä oli kokeilu ja varsin onnistunut sellainen. Jatkossa Change Day voisi olla työväline ja keino lisätä inhmimillistä pääomaamme ja toimia keinona THL:n työviihtyvyyden kehittymiseen. Se on myös yksilölle keino olla osa jotain yhteistä, omana itsenään. Yhteisöllisyys on työntekijälle voimavarojen lähde, joka lisäksi sitouttaa organisaatioon. Annettujen lupausten määrä oli myös odotuksiin nähden korkea ja päivän vastaanotto innostunut. Yksistään päivän järjestäminen synnytti uudenlaista yhteistyötä osastojen välille. Tavoitteena voisi jatkossa olla, että Change Day on yksi tapa osallistaa henkilökuntaa työyhteisön kehittämiseen yksikkö- tai osastokohtaisten tilaisuuksien lisäksi.
Katso liitteenä kuvia THLn tapahtumasta Kehittämisen polku - välilehdeltä
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos osana Change Dayn valtakunnallista yhteistyörakennetta
Onnistumisen edellytyksiä vuoden 2015 Change Dayn osalta oli valtakunnallinen koordinaatio ja vahva organisaation tuki toiminnan toteutukselle. SITRA tarjosi keskitetysti työpajoja ja visuaalisen ilmeen kampanjan toteutukseen. Tarjolla oli yhteiseen käyttöön esite, logo, rintanapit, prosessikuvaus
Yhteiskehittäminen, tiedon jakaminen ja sähköisten lupausten antaminen toteutettiin Innokylän verkkopalvelussa.
Suomen ensimmäinen Change Day huipentui 3.11.2015 ympäri Suomea omissa työyhteisöissä vietettävään kansalliseen Change Day -juhlapäivään! Valtakunnallisen Change Dayn päätapahtumaa Tampereen Tipotien sosiaali- ja terveysasemalla seurattiin livenä ympäri Suomea. Päivän tärkein anti on jokaisen henkilökohtainen lupaus asiakaslähtöisempien sote-palveluiden puolesta, jonka lisäksi esillä ovat on jo hyväksi todettujen toimintamallien esimerkkejä Suomesta sekä muuta mielenkiintoista ohjelmaa!
Innokylä järjesti Innopalkinnon jakotilaisuuden Change Day päiväksi, mikä nosti entisestään päivän vetovoimaa.
SITRAN jättäydyttyä koordinaatioroolistaan, koordinaatio vastuuta tarjottiin THLn Järjestelmät osaston Innokylä-tiimille, olihan Innokylä ollut keskeisessä roolissa valtakunnallisen toiminnan kehittämisessä ja tukemisessa verkkopalvelun kautta sekä fasilitointiavun tarjoamisessa työpajoihin. Tiimin viestintäresurssit eivät kuitenkaan sillä hetkellä olleet riittävät, eikä vastuuta kampanjan valtakunnallisesta toteutuksesta voitu ottaa.
Liitteet
Kuvateksti
Lupauksia antamassa ja pusuja saamassa THLn Change Day päivässä.
Kuvateksti
Change Day lupauksia seinällä
Kuvateksti
Lupauksia satelee
Kuvateksti
Change Dayn Innopalkinnon yleisöäänestystilanne
Kuvateksti
Työpari Karoliina Ohrankämmen SITRA ja Merja Lyytikäinen (THL)
Tiedosto
Yhteenveto Change Day 2015 / THL
(265.44 KB)
Markup - Methods info - Realise and understand
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Markup - Methods info - Imagine and try
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Markup - Methods info - Describe and share
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Kehittämisen vaihe
Valmis
Markup - Development phase info
Merkitse valmiiksi
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.