Omaolon oirearvioita käsitelty aiemmin oman tuotannon sote-keskuksissa kirjavin käytännöin. Syyskuussa 2024 otettu käyttöön uusi toimintamalli, missä sote-keskuksien ammattilaisista koottu tiimi käsittelee keskitetysti kaikki oirearviot.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Väestön ikääntyminen ja asiakkaiden kasvava kiinnostus digitaalisia terveyspalveluita kohtaan lisää painetta kehittää uusia tapoja tarjota palveluita. Hyvinvointialueella tarvitaan digitaalisia ratkaisuja, joilla vähennetään ammattilaisten työkuormaa, ennaltaehkäistään palvelutarpeita ja tuetaan asiakkaiden omahoitoa. Lisäksi digitaalisten palvelujen kehittämisellä haetaan resurssien tehokkaampaa käyttöä. Tähän mennessä digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto on ollut alueellisesti vaihtelevaa ja käyttöönotot ovat ajoittain lisänneet ammattilaisten kuormitusta. Digitaalisten toimintamallien käyttöönottoihin, työprosessien muotoiluun sekä jalkauttamiseen tarvitaan lisää tukea.
Lähtötilanteessa eri sote-keskuksissa oli hajanaiset digitaalisen hoidon tarpeen arviointikäytännöt. Haasteena oli mm. se, että prosessit eivät olleet yhtenäisiä ja resurssien käyttö oli osittain tehotonta. Samalla digitaalisten yhteydenottokanavien määrä on kasvanut. Tämä on luonut painetta kehittää digitaalisista kanavista tulevien yhteydenottojen käsittelyä ja yhdenmukaistaa hoidon tarpeen arvion prosesseja. Tämä taas liittyy laajempiin strategisiin tavoitteisiin, kuten palvelujen saavutettavuuden parantamiseen ja kustannustehokkuuden lisäämiseen koko hyvinvointialueella.
Lähtötilanteessa jokaisella alueen sote-keskuksella oli oma oirearvio työjono, joihin tuli vaihteleva määrä oirearvioita ammattilaisille käsiteltäväksi. Oirearvioita käsiteltiin muun työn lomassa ja se sitoi ammattilaisia jokaisesta sote-keskuksesta. Ammattilaisille ei syntynyt rutiinia oirearvioiden käsittelyyn, koska niiden käsittely pienissä sote-keskuksissa osui omalle kohdalle vain satunnaisesti. Keskitetyn käsittelyn toimintamalli sai alkunsa vuonna 2023, jolloin käynnistetty digityön keskittämisen pilotti Hollolan sote-keskuksessa. Kokeilusta saatujen hyvien kokemusten johdosta digityön keskitettyä käsittelyä päädyttiin laajentamaan kaikkiin oman tuotannon sote-keskuksiin syyskuussa 2024. Kehittämistyö koko hva tasoiseksi palveluksi käynnistyi vuoden 2025 alussa RRP-hankkeesta erillisenä kehitystyönä.
Kehittämisen käynnistysvaiheessa mukana päätöksenteossa on ollut erillinen avosairaanhoidon johtoryhmän nimeämä ohjausryhmä, jossa omistajana toimii avosairaanhoidon tulosaluejohtaja Pertti Sopanen.
Ohjausryhmältä saadun etenemisluvan jälkeen kehitystyössä on ollut mukana monialainen tiimi, johon kuuluu muun muassa tietohallinnon edustajia (Omaolo/HTA-minitiimi), hoitohenkilökuntaa ja lääkäreitä. Keskitetyn tiimin työntekijät on valittu oman tuotannon sote-keskuksista.
Keskitetyn tiimin rakenne ja roolit:
Ennen toimintamallin käynnistämistä pidetty säännöllisiä työpajoja keskitettyyn tiimiin valittujen hoitajien kanssa. Työpajoissa työstetty ja yhtenäistetty ohjeet liittyen mm.
Säännölliset kehittämispäivät ja työpajat jatkuvat edelleen toimintamallin käyttöönoton jälkeen.
Tavoitteena on ollut luoda tiimi, joka hoitaa keskitetysti digitaalisista kanavista tulevia yhteydenottoja. Keskittämisen avulla voidaan luoda sujuvampi hoidon tarpeen arvioinnin prosessi, joka parantaa asiakaskokemusta, nopeuttaa asiakkaan asiointia ja vähentää häiriökysyntää. Muutoksella tavoitellaan sote-keskusten resurssien tehokkaampaa käyttöä, kustannussäästöjä sekä parempaa asiakas- ja ammattilaistyytyväisyyttä. Lisäksi pyritään samalla yhdenmukaistamaan toimintamallit eri sote-keskusten välillä.
Muutosta seurataan erilaisten mittareiden avulla. Esimerkiksi HTA-yhteydenottojen käsittelyaika (esim. otettu käsittelyyn 30 minuutin sisällä) ja kuinka moni yhteydenotto voidaan hoitaa ilman käyntiä sote-keskuksessa ovat keskeisiä mittareita. Mittarit auttavat arvioimaan toimintamallin vaikuttavuutta ja resurssien riittävyyttä, ja niitä seurataan kuukausittain johtoryhmissä.
Kohderyhmänä ovat erityisesti oman tuotannon sote-keskusten alueiden täysi-ikäiset asukkaat, joilla on kyvykkyys/halukkuus käyttää digitaalisia asiointikanavia.
Toimintamalli on muotoiltu ammattilaisten haastatteluiden ja saadun asiakaspalautteen perusteella.
Kehittämisaihio esitelty avosairaanhoidon laajennetussa johtoryhmässä Q4/24. Ohjausryhmän kokoukset pidetty kolmesti tammi-maaliskuussa 2024, joissa luotu yhteinen ymmärrys kehittämisen kohteesta. Sen jälkeen nimetty yhdestä sote-keskuksesta osastonhoitaja kehitystyön omistajaksi ja kehitysryhmän jäseneksi. Suunniteltu henkilöstöhallinnollinen kokonaisuus pitkän aikavälin tavoitteet huomioiden. Nimetty tiiminvetäjä asiakasrajapintapalvelun kehittämiseksi. Tulosaluejohtaja esitellyt toteutussuunnitelman kesäkuussa 2024 avosairaanhoidon laajennetussa johtoryhmässä.
Keskitettyyn digitaalisen HTA:n tiimiin on valittu oman tuotannon sote-keskuksista kustakin yksi henkilö ja tälle henkilölle varahenkilö. Toimintaa pyöritetään syksyn 2024 ajan pienellä tiimillä, jotta toimintaan syntyy rutiini. Rutiinin myötä toiminnan kehittämisen edellytykset paranevat. Tiimiläisten toiminnasta vastaa tiiminvetäjä. Osastonhoitaja on tukena pelisääntöjen ja linjausten osalta. Hallinnollinen esihenkilö säilyy omassa sote-keskuksessa. Muutoksen suunnittelu mahdollistettu säännöllisten kehittämispäivien avulla.
Kehittämistyön keskiössä on omien prosessien ja toimintamallien kehittämistyön lisäksi sote-keskusten toimintatapojen harmonisointi.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Digitaalinen hoidon tarpeen arvio keskitettynä toimintana oman tuotannon sote-keskuksissa (oirearvioiden keskitetty käsittely ja kiireettömät viestit).
Olennaista on sitouttaa ensin johto, jotta saadaan nimettyä toiminnasta resurssit. Kun toimintamallin kehittämiseen on saatu koottua oikeat henkilöt, kannattaa heitä osallistaa muutokseen alusta lähtien. Tämä edellyttää sitä, että osallistamiseen (esim. työpajoihin osallistumiseen) irrotetaan aikaa. Kehittämistä tulee myös valmistella ja fasilitoida, koska toiminnassa siihen harvemmin on aikaa. Jos osallistaminen on onnistunutta, sitoutuminen toimintamallin kehittämiseen ja juurruttamiseen tulee sivutuotteena. Kehittämiseen osallistuvat työntekijät voivat olla myös mukana esittelemässä tuloksia johtoryhmille, mikä vahvistaa myös sitoutumista ja osallisuuden tunnetta. Toimintamallin kehittäminen edellyttää siis valmisteluun ja kehittämiseen irrotettua aikaa sekä henkilöstöresurssia pilottien toteuttamiseen.
Yhteistyö eri sote-keskusten välillä on parantunut ja ohjeistuksia on saatu yhtenäistettyä. Keskitetyn tiimin työntekijät toimivat tehokkaasti yhdessä tarttuen aktiivisesti tehtäviin, yhteydenpito on sujuvaa ja ohjeistukset selkeitä, mikä mahdollistaa ketterät muutokset toimintatapoihin. Työntekijät voivat vaikuttaa omaan työhönsä ja heidän digiosaamisensa on kasvanut. Asiakkaiden vastausajat ovat nopeutuneet Omaolossa ja tämän myötä myös oirearvioiden käsittely. Omaolon oirearvioiden kehitykseen on saatu ammattilaisilta hyviä näkökulmia ja huomioita, koska työntekijöillä on toimintamallin myötä riittävästi toisteisuutta oirearvioiden käsittelyyn.
Haasteet olleet taas osittain tekniikkaan ja monikanavaisuuteen liittyviä. Lisäksi etätyöhön työntekijät kaivanneet parempia välineitä.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.