| Innokylä

Toimintaympäristö

Väestön ikääntyminen ja asiakkaiden kasvava kiinnostus digitaalisia terveyspalveluita kohtaan lisää painetta kehittää uusia tapoja tarjota palveluita. Hyvinvointialueella tarvitaan digitaalisia ratkaisuja, joilla vähennetään ammattilaisten työkuormaa, ennaltaehkäistään palvelutarpeita ja tuetaan asiakkaiden omahoitoa. Lisäksi digitaalisten palvelujen kehittämisellä haetaan resurssien tehokkaampaa käyttöä. Tähän mennessä digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto on ollut alueellisesti vaihtelevaa ja käyttöönotot ovat ajoittain lisänneet ammattilaisten kuormitusta. Digitaalisten toimintamallien käyttöönottoihin, työprosessien muotoiluun sekä jalkauttamiseen tarvitaan lisää tukea.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lähtötilanteessa eri sote-keskuksissa oli hajanaiset digitaalisen hoidon tarpeen arviointikäytännöt. Haasteena oli mm. se, että prosessit eivät olleet yhtenäisiä ja resurssien käyttö oli osittain tehotonta. Samalla digitaalisten yhteydenottokanavien määrä on kasvanut. Tämä on luonut painetta kehittää digitaalisista kanavista tulevien yhteydenottojen käsittelyä ja yhdenmukaistaa hoidon tarpeen arvion prosesseja. Tämä taas liittyy laajempiin strategisiin tavoitteisiin, kuten palvelujen saavutettavuuden parantamiseen ja kustannustehokkuuden lisäämiseen koko hyvinvointialueella.

Lähtötilanteessa jokaisella alueen sote-keskuksella oli oma Omaolon työjono, joihin tuli vaihteleva määrä oirearvioita ammattilaisille käsiteltäväksi. Oirearvioita käsiteltiin muun työn lomassa ja se sitoi ammattilaisia jokaisesta sote-keskuksesta. Ammattilaisille ei syntynyt rutiinia oirearvioiden käsittelyyn, koska niiden käsittely pienissä sote-keskuksissa osui omalle kohdalle vain satunnaisesti. Keskitetyn käsittelyn toimintamalli sai alkunsa vuonna 2023, jolloin käynnistetty digityön keskittämisen pilotti Hollolan sote-keskuksessa. Kokeilusta saatujen hyvien kokemusten johdosta digityön keskitettyä käsittelyä päädyttiin laajentamaan kaikkiin oman tuotannon sote-keskuksiin syyskuussa 2024.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaalla on tarve saada nopeaa ja sujuvaa hoitoa riippumatta asiointikanavasta. Digitaalisessa asiointikanavassa tarpeeseen voidaan vastata, kun digityöhön varataan oma resurssi eikä sitä tehdä muun työn ohessa. Nopea asiointikokemus ja sujuvat palvelupolut vähentävät häiriökysyntää ja asiakkaan tarvetta hakeutua useisiin asiointikanaviin saman asian hoitamiseksi. Ammattilaiset voivat keskittyä digityöhön joutumatta seuraamaan useita asiointikanavia samanaikaisesti. Tämä tehostaa resurssien käyttöä. Organisaation näkökulmasta tavoitteena on kustannusten hallinta ja prosessien sujuvoittaminen ja tämä mahdollistuu kehittämällä digitaalista asiointia niiden asiakkaiden osalta, joilla on kyvykkyys ja mahdollisuus siihen.

Digitaalinen hoidon tarpeen arvio (HTA) keskitettynä toimintana oman tuotannon sote-keskuksissa pyrkii tehostamaan asiakkaiden hoitoon pääsyä hyödyntämällä digitaalisia kanavia, kuten Omaolon oirearviot ja Päijät-Sote-alustan kiireettömät viestit. HTA-prosessi kattaa asiakkaan ensimmäisen yhteydenoton, hoidon tarpeen arvioinnin sekä ohjauksen eteenpäin – joko itsehoitoon, laboratoriotutkimuksiin tai lääkärin vastaanotolle. Toimintamalli yhdenmukaistaa ja keskittää HTA-prosessit, mikä parantaa resurssien käyttöä ja vähentää sote-keskusten ruuhkaa.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämisen käynnistysvaiheessa mukana päätöksenteossa on ollut erillinen avosairaanhoidon johtoryhmän nimeämä ohjausryhmä, jossa omistajana toimii avosairaanhoidon tulosaluejohtaja Pertti Sopanen.

Ohjausryhmältä saadun etenemisluvan jälkeen kehitystyössä on ollut mukana monialainen tiimi, johon kuuluu muun muassa tietohallinnon edustajia (Omaolo/HTA-minitiimi), hoitohenkilökuntaa ja lääkäreitä. Keskitetyn tiimin työntekijät on valittu oman tuotannon sote-keskuksista.

Keskitetyn tiimin rakenne ja roolit:

Osastonhoitaja yhdestä sote-keskuksesta (henkilöhallinnolliset tehtävät)
Tiiminvetäjä (digitaalisista kanavista tulevien yhteydenottojen käsittely, asiakasrajapinnan työn kehitys ja yhteisten toimintatapojen harmonisointi sote-keskusten välillä)
Tiimin jäseninä 2 sairaanhoitajaa (digitaalisista kanavista tulevien yhteydenottojen käsittely, toimintatapojen kehittämiseen osallistuminen)
Jokaisesta (oman tuotannon) sote-keskuksesta varahenkilöt

Ennen toimintamallin käynnistämistä pidetty säännöllisiä työpajoja keskitettyyn tiimiin valittujen hoitajien kanssa. Työpajoissa työstetty ja yhtenäistetty ohjeet liittyen mm.

Ajanvarauskirjat ja niiden käyttö
Sote-keskuskohtainen neuvonta (tilat, ilmoittautuminen, käytännöt)
Lääkärikonsultaatioiden toteutus
Kirjaaminen ja tilastointi

Säännölliset kehittämispäivät ja työpajat jatkuvat edelleen toimintamallin käyttöönoton jälkeen.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on ollut luoda tiimi, joka hoitaa keskitetysti digitaalisista kanavista tulevia yhteydenottoja. Keskittämisen avulla voidaan luoda sujuvampi hoidon tarpeen arvioinnin prosessi, joka parantaa asiakaskokemusta, nopeuttaa asiakkaan asiointia ja vähentää häiriökysyntää. Muutoksella tavoitellaan sote-keskusten resurssien tehokkaampaa käyttöä, kustannussäästöjä sekä parempaa asiakas- ja ammattilaistyytyväisyyttä. Lisäksi pyritään samalla yhdenmukaistamaan toimintamallit eri sote-keskusten välillä.

Muutoksen mittaaminen

Muutosta seurataan erilaisten mittareiden avulla. Esimerkiksi HTA-yhteydenottojen käsittelyaika (esim. otettu käsittelyyn 30 minuutin sisällä) ja kuinka moni yhteydenotto voidaan hoitaa ilman käyntiä sote-keskuksessa ovat keskeisiä mittareita. Mittarit auttavat arvioimaan toimintamallin vaikuttavuutta ja resurssien riittävyyttä, ja niitä seurataan kuukausittain johtoryhmissä.

Toteutussuunnitelma

Kehittämisaihio esitelty avosairaanhoidon laajennetussa johtoryhmässä Q4/24. Ohjausryhmän kokoukset pidetty kolmesti tammi-maaliskuussa 2024, joissa luotu yhteinen ymmärrys kehittämisen kohteesta. Sen jälkeen nimetty yhdestä sote-keskuksesta osastonhoitaja kehitystyön omistajaksi ja kehitysryhmän jäseneksi. Suunniteltu henkilöstöhallinnollinen kokonaisuus pitkän aikavälin tavoitteet huomioiden. Nimetty tiiminvetäjä asiakasrajapintapalvelun kehittämiseksi. Tulosaluejohtaja esitellyt toteutussuunnitelman kesäkuussa 2024 avosairaanhoidon laajennetussa johtoryhmässä.

Keskitettyyn digitaalisen HTA:n tiimiin on valittu oman tuotannon sote-keskuksista kustakin yksi henkilö ja tälle henkilölle varahenkilö. Toimintaa pyöritetään syksyn 2024 ajan pienellä tiimillä, jotta toimintaan syntyy rutiini. Rutiinin myötä toiminnan kehittämisen edellytykset paranevat. Tiimiläisten toiminnasta vastaa tiiminvetäjä. Osastonhoitaja on tukena pelisääntöjen ja linjausten osalta. Hallinnollinen esihenkilö säilyy omassa sote-keskuksessa. Muutoksen suunnittelu mahdollistettu säännöllisten kehittämispäivien avulla.

Kehittämistyön keskiössä on omien prosessien ja toimintamallien kehittämistyön lisäksi sote-keskusten toimintatapojen harmonisointi.

Digitaalinen HTA_kooste innokylään Q3 (1).pptx (15.41 MB)

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat erityisesti oman tuotannon sote-keskusten alueiden 18-70-vuotiaat asukkaat, joilla ei ole todettua pitkäaikaissairautta ja joilla on kyvykkyys/halukkuus käyttää digitaalisia asiointikanavia.

Toimintamalli on muotoiltu ammattilaisten haastatteluiden ja saadun asiakaspalautteen perusteella.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalinen hoidon tarpeen arvio keskitettynä toimintana oman tuotannon sote-keskuksissa (Omaolon oirearvioiden keskitetty käsittely).

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Olennaista on sitouttaa ensin johto, jotta saadaan nimettyä toiminnasta resurssit. Kun toimintamallin kehittämiseen on saatu koottua oikeat henkilöt, kannattaa heitä osallistaa muutokseen alusta lähtien. Tämä edellyttää sitä, että osallistamiseen (esim. työpajoihin osallistumiseen) irrotetaan aikaa. Kehittämistä tulee myös valmistella ja fasilitoida, koska toiminnassa siihen harvemmin on aikaa. Jos osallistaminen on onnistunutta, sitoutuminen toimintamallin kehittämiseen ja juurruttamiseen tulee sivutuotteena. Kehittämiseen osallistuvat työntekijät voivat olla myös mukana esittelemässä tuloksia johtoryhmille, mikä vahvistaa myös sitoutumista ja osallisuuden tunnetta. Toimintamallin kehittäminen edellyttää siis valmisteluun ja kehittämiseen irrotettua aikaa sekä henkilöstöresurssia.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin käynnistyksen valmistelu vaatii hyvän pohjatyön ja sitä kautta yhteisen ymmärryksen luomisen eri osapuolten välillä. Yhteinen ymmärrys edistettävästä asiasta edesauttaa, että toiminnasta saadaan irrotettua resurssia kehittämiseen. Toimintamallin onnistunut kehittäminen edellyttää sitä, että työntekijät pääsevät mukaan kehittämiseen alusta lähtien ja sitä kautta vaikuttamaan omaan työhönsä ja työn tekemisen tapoihin sekä sujuvuuteen. Toimintamallin edistäminen edellyttää myös fasilitointia.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Yhteistyö eri sote-keskusten välillä on parantunut ja ohjeistuksia on saatu yhtenäistettyä. Keskitetyn tiimin työntekijät toimivat tehokkaasti yhdessä tarttuen aktiivisesti tehtäviin, yhteydenpito on sujuvaa ja ohjeistukset selkeitä, mikä mahdollistaa ketterät muutokset toimintatapoihin. Työntekijät voivat vaikuttaa omaan työhönsä ja heidän digiosaamisensa on kasvanut. Asiakkaiden vastausajat ovat nopeutuneet Omaolossa ja tämän myötä myös oirearvioiden käsittely. Omaolon oirearvioiden kehitykseen on saatu ammattilaisilta hyviä näkökulmia ja huomioita, koska työntekijöillä on toimintamallin myötä riittävästi toisteisuutta oirearvioiden käsittelyyn.

Haasteet olleet taas osittain tekniikkaan ja monikanavaisuuteen liittyviä. Lisäksi etätyöhön työntekijät kaivanneet parempia välineitä.

Digitaalinen hoidon tarpeen arvio keskitettynä toimintana oman tuotannon sote-keskuksissa, Päijät-Hämeen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)