Digitaalisen palvelualustan hankinta HVA-yhteistyönä, Pohjois-Karjalan HVA ja Etelä-Savon HVA (RRP, P4, I4)
Kahden HVA:n yhteistyönä tekemä digitaalisen palvelualustan hankinta.
Sovellettavissa hyvinvointialueiden välisessä yhteistyössä.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue - Siun sote ja Etelä-Savon hyvinvointialue - Eloisa käynnistivät keväällä 2023 yhteistyön digitaalisen palvelualustan hankinnan valmistelussa. Tavoitteena oli hankkia ja kehittää asiakkaiden ja potilaiden asiointia sujuvoittava digitaalinen kokonaisuus sosiaali- ja terveyspalveluihin. Yhteishankintaan päädyttiin molempien alueiden yhteisistä tarpeista sekä yhteiskehittämiseen kannustavan kansallisen ohjauksen ansiosta. Hyvinvointialueiden yhteistyön myötä yhdistyi kahden alueen ammattilaisten asiantuntemus ja kokemus. Lisäksi hyvinvointialueiden RRP-hankkeiden yhteys vahvistui merkittävästi, koska palvelualustan hankinta on yksi suurimpia järjestelmähankintoja sekä Eloisan että Siun soten RRP2-hankkeiden aikana.
Yhteishankinta mahdollistaa kokonaisuutena edullisemman hankinnan molemmille hyvinvointialueille kilpailutuksen ja käyttöönoton osalta, ja on merkittävä askel kohti yhdenvertaista ja laadukasta sosiaali- ja terveydenhuoltoa.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue (Siun sote) järjestää julkiset sosiaali- ja terveyspalvelut, ympäristöterveydenhuollon palvelut sekä pelastustoimen Pohjois-Karjalassa 13 kunnan alueella. Alueen kuntia ovat Joensuu, Kitee, Lieksa, Nurmes, Outokumpu, Kontiolahti, Ilomantsi, Juuka, Liperi, Polvijärvi, Rääkkylä, Tohmajärvi ja Heinävesi. Pohjois-Karjalassa on yhteensä noin 163 400 asukasta. Hyvinvointialueella työskentelee yhteensä noin 8 000 eri alojen ammattilaista. Lisätietoa: Etusivu - Siun sote.
Etelä-Savon hyvinvointialue
Etelä-Savon hyvinvointialue (Eloisa) järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut Etelä-Savon 11 kunnan alueella noin 170 toimipisteessä. Alueen kuntia ovat Enonkoski, Hirvensalmi, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pieksämäki, Puumala, Rantasalmi, Savonlinna ja Sulkava. Hyvinvointialueella työskentelee yhteensä noin 7 500 sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palveluiden ammattilaista. Lisätietoa: https://etelasavonha.fi
POHJOIS-KARJALAN HYVINVOINTIALUEEN LÄHTÖTILANNE JA STRATEGISET LIITTYMÄKOHDAT
Hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden vuoden 2022 nykytilassa kuvastuu selkeästi, että asiakkaille digitaalisesti tarjottavia palveluja on kehitetty ja käyttöönotettu useiden vuosien ajan, mutta yksittäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta, digipalveluita tarjotaan silti alueen kansalaisille vähäisesti, eriarvoisesti ja pirstaleisesti. Päällimmäisenä digitaalisten palvelujen kehittämisen haasteena on ollut, että niitä on kehitetty palvelu kerrallaan huomioimatta kokonaisuutta. Palvelujen irrallisen kehittämisen seurauksena on syntynyt päällekkäisyyttä, jota on nyt tarve poistaa. Yksittäisten palveluiden kohdalla järjestelmiin ei ole aina voitu rakentaa integraatioita eri syistä johtuen. Tämän seurauksena ammattilaisen on prosessia edistäessä käytettävä useita eri järjestelmiä, josta taas seuraa paljon työvaiheita ja manuaalityötä. Sekä henkilöstön että kansalaisten näkökulmasta haaste on samansisältöinen – mistä löydän palvelun ja mikä palvelu sopii juuri käsittelemääni asiaan.
Hyvinvointialueemme digitaalisten palveluiden lähtötila ei vastaa alueemme kansalaisten tarpeisiin. Jotta onnistumme vastaamaan alueemme kansalaisten digitaalisen asioinnin tarpeisiin, keskitymme lähtötilanne huomioiden ensimmäisessä vaiheessa perustason palveluiden digitalisointiin. Tavoitteenamme on hankkia ja perustaa digitaalisen asioinnin alusta ja keskittyä tärkeimmiksi tunnistettuihin ja vaikuttavimpiin palveluihin, kuten ammattilaisen ja asiakkaan väliseen kiireettömään ja ajasta riippumattomaan viestintään ja etävastaanottoihin. Pyrimme luomaan selkeän digitaalisen asioinnin väylän, jonka avulla edistämme palveluiden saavutettavuutta, mahdollistamme asiakkaiden osallistumista omaan hoitoonsa sekä tuemme ongelmien varhaisempaa tunnistamista ja ohjaamme asiakkaita ennaltaehkäisevien palvelujen pariin. Digitaalisten palvelujen tarjoamisen myötä parannetaan myös palvelujen saatavuutta ja niiden kustannustehokkuutta.
Pohjois-Karjalan HVA:n strategian (2023-2026) palvelulupaus “Oikea palvelu oikeaan aikaan oikeassa paikassa” kiinnittyy vahvasti sähköisten palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen, samoin kuin yhdeksi kriittiseksi menestystekijäksi nostettu digitalisaation hyödyntäminen. Strategian arvoista asiakaslähtöisyys, turvallisuus, yhdenvertaisuus ja avarakatseisuus ovat arvoja, jotka ohjaavat sähköisesti tarjottavien palveluiden kehittämistä. Kehittämisen pohjana toimii strategiset tavoitteet, joista monikanavainen palveluverkko sekä palveluiden oikea-aikaisuus, laatu ja vaikuttavuus ovat keskiössä. Ohjaaviksi tekijöiksi nousevat myös toiminnan tuloksellisuus ja vaikuttavuus sekä henkilöstön osaaminen ja riittävyys.
ETELÄ-SAVON HYVINVOINTIALUEEN LÄHTÖTILANNE JA STRATEGISET TAVOITTEET
Etelä-Savon hyvinvointialueella digitaalisia asiointipalveluita on ollut käytössä aiemminkin. Muun muassa Chat -palvelu on ollut käytössä jo vuodesta 2021 saakka ja muitakin etäyhteydellä toteutettavia palveluita on käytetty. Palveluntarjoajia eri digitaalisille palveluille on ollut useita ja tavoitteena onkin ollut saada keskitettyä palveluita yhdelle asiointialustalle ja purkaa päällekkäisiä rakenteita.
Etelä-Savossa hyvinvointialueen strategiassa arvopohjaksi on asetettu "Yhdenvertaisuus, vaikuttavuus, asiakaslähtöisyys, turvallisuus ja rohkeus". Digitaalisilla palveluilla on merkittävä rooli tämän arvopohjan toteutumiselle. Palveluiden järjestämisen näkökulmasta Digitaaliset- ja etäpalvelut laajentavat ja täydentävät palvelukokonaisuutta yhdessä kiinteiden palvelupisteiden ja liikkuvien palveluiden kanssa. Tämän avulla pyritään tarjoamaan yhdenvertaisia palveluita lain edellyttämien odotusaikojen rajoissa kansallisten tavoitteiden mukaisesti.
Yhteishankinnan kautta yhdistyy kahden hyvinvointialueen ammattilaisten ja asiantuntijoiden osaaminen ja vahvuudet yhteiseksi voimavaraksi mm. palvelutuotannosta, ICT- ja digipalveluista, hankinnoista ja viestinnästä. Molempien alueiden RRP-hankkeet antavat osaltaan tukea hankinnan valmistelulle ja hankinnalle. Lisäksi yhteishankinnan tukena toimivan ja fasilitoinnista vastaavan KPMG:n kautta saadaan käyttöön erityisesti hankintaosaamista.
Hankinnan valmistelu on aloitettu tilanteessa, jossa hyvinvointialueet olivat toimineet vasta lyhyen aikaa ja olivat osittain vielä organisoitumisen vaiheessa. Kyseessä oleva hankinta tunnistettiin merkitykselliseksi molemmilla alueilla, joten kilpailutukseen tarvittavien resurssien yhdistäminen sekä hankintaprosessin fasilitoinnin ostaminen ulkopuoliselta palveluntarjoajalta nähtiin tärkeäksi. Hyvinvointialueiden tukena koko hankintaprosessissa oli KPMG, joka vastasi yhteishankintaprosessin läpiviennistä, vahvisti alueiden omaa osaamista mm. lain asettamien edellytysten tuntemisesta sekä yhdisti kaksi erillistä hyvinvointialuetta yhteen prosessiin tasa-arvoisesti.
Alustan hankinta päädyttiin toteuttamaan kokonaisuudessaan neuvottelumenettelyllä, ja hankinnassa hyödynnettiin hyvinvointialueiden yhdessä asettamia vaatimuksia (vaatimusmäärittelyt), neuvottelukierroksille valittujen toimittajien kanssa käytyjä neuvotteluja sekä käytettävyysarviointeja.
Siun sotelta hankinnan valmistelityöhön ja hankintaprosessiin osallistuu eri alan ammattilaisia mm. Terveys- ja sairaalapalveluiden toimialueelta, ICT- ja digipalveluista sekä Hankinnoista. Merkittävässä roolissa ovat myös mm. tietosuoja-asiantuntija sekä hyvinvointialueen juristi. Lisäksi työskentelyä tuetaan RRP-hankkeen toimijoiden kautta.
Eloisassa Digitaalisten palveluiden käyttöönoton toteuttamisessa on Digitaalisten palveluiden ja palvelualueiden yhteistyöllä merkittävä rooli onnistuneeseen kilpailutukseen ja käyttöönottoon. Tässä kilpailuttamisprosessissa yhteistyökumppanina Eloisasta Digitaalisilla palveluilla on ollut asiointialustan tuleva pääkäyttäjä Digitaalinen sotekeskus. Tukena kilpailutusprosessissa ovat olleet myös tietohallinto, joka vastaa tietosuojasta ja tietoturvasta. Merkittävässä roolissa ovat myös olleet Hankinta- ja sopimusyksikkö.
Yhteishankinnan kohde on asiointialusta, joka on kriittisten toiminnallisuuksien osalta otettavissa käyttöön nopeasti integroituen tarvittaessa hyvinvointialueiden käyttämiin lähdejärjestelmiin. Alustan tulee sisältää vähintään seuraavat toiminnallisuudet: chat, etäkäynti, kiireetön viestinvälitys, sähköiset lomakkeet, konsultointi ammattilaisten kesken, asiakkaan kokonaiskuva ja hoitopolut, raportointi ja ajantasainen tilannetieto, ajanvaraus ja palautteet. Kokonaispalvelu (Saas-palveluna) sisältää ratkaisun, sen käyttöönoton sekä ylläpidon/jatkuvat palvelut. Alustan toimittajalta edellytetään halua ja kyvykkyyttä alustan kehittämiseen myös tulevaisuudessa lainsäädännön ja toiminnallisten tarpeiden muuttuessa.
Kilpailutusprosessin tavoitteena neuvottelumenettelyllä oli saada kokonaisvaltainen kuva siitä, kuinka markkinoilla toimivat tarjoajat pystyvät vastaamaan molempien hyvinvointialueiden tarpeisiin ja kuinka voitaisiin saada kilpailutusmateriaali sellaiseen muotoon, että tarjoajat voivat asetettujen tavoitteiden puitteissa jättää tarjoukset. Neuvottelumenettelyllä haluttiin myös saada lisätietoa tarjoajien mahdollisuuksista tuoda lisätietoa Digitaalisen asiointialustan mahdollisuuksista, joista hyvinvointialueilla ei ennestään ollut tietoa. Haluttiin myös välttää tilanne, jossa ei saataisi yhtään tarjousta tai vältettäisiin virheellisesti toteutetun kilpailutusmateriaalin takia mahdolliset valitukset markkinaoikeuteen. Ilman neuvottelumenettelyä, suorana kilpailutusmateriaalin valmisteluna, riski näiden uhkakuvien toteutumiseen olisi suurempi.
Alustan käyttöönottoprojektit toteutetaan hyvinvointialuekohtaisesti tiiviissä yhteistyössä. Ohessa linkki erilliseen alustan käyttöönoton kokonaisuuteen, jossa on kuvattu tarkemmin alustan käyttöönoton myötä tavoiteltavia tuloksia ja muutoksia.