Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Esihenkilötyön kehikko - esihenkilötyön vastuualueiden prosessikuvauksia avosairaanhoidon palvelulinjalla, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Esihenkilötyön kehikko tukee avosairaanhoidon johtamismallin käyttöönottoa ja raamittaa esihenkilöiden vastuut. Kehikko kuvaa prosessit, joissa eri johtamisen tasoilla on yhteinen rajapinta, edistäen vastuunottoa ja nopeuttaen reagointia poikkeamiin

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueen toiminnan alkaessa vuonna 2023 alueen terveysasemien toimintamallit eivät olleet keskenään yhteneväiset, mikä vaikutti myös eriäviin käytänteisiin johtamisen suhteen. Palvelutuotannon tunnuslukujen seuranta ja raportointi toteutui vaihtelevasti – yhtenäistävää kehittämistyötä oli käynnistetty osalla alueista jo ennen hyvinvointialueen toiminnan käynnistymistä, mutta ei kaikilla. Johtamisen vastuualueet ja esihenkilön tehtävät varioivat yksikkö- ja aluetasoisesti eivätkä toimintayksiköiden prosessit sellaisinaan vastanneet hyvinvointialueen tavoitteeseen järjestää palvelut yhdenvertaisesti. Uudessa organisaatiossa ja muutoksen keskellä tarvittiin malli, jolla jokainen esihenkilö voi onnistua työssään ja palvelulinja siten perustehtävässään eli palvelujen tuottamisessa sekä henkilöstön hyvinvoinnin turvaamisessa. 

Toimintamalli on jatkoa vuonna 2022 kehitetylle Avosairaanhoidon johtamismalli ja käyttöönottosuunnitelma, Länsi-Uudenmaan HVA (RRP, P4, I1) toimintamallille.

https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/avosairaanhoidon-johtamismalli-ja-kayttoonottosuunnitelma-lansi-uudenmaan-hva-rrp-p4

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmää ovat kaikki operatiivisesta johtamisesta vastaavat henkilöt. Toimintamalli toteutuu kerroksittaisen johtamisen periaatteiden mukaisesti, jossa kerrokset jakaantuvat kolmeen: palvelulinja, alue ja yksikkö.

  1. Palvelulinja, avosairaanhoidon palvelut. Yksi viidestä yhteisten sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueen linjasta. Palvelulinjan toiminnasta vastaa palvelulinjajohtaja.
  2. Alue, avosairaanhoidon palvelujen oman palvelutuotannon terveysasematoiminta jakautuu neljälle maantieteelliselle alueelle. Alueen toiminnasta vastaa johtava ylilääkäri.
  3. Yksikkö, terveysasema. Avosairaanhoidon palveluissa on 18 oman tuotannon terveysasemaa. Yksikön toiminnasta vastaa johtotiimi: ylilääkäri/apulaisylilääkäri, osastonhoitaja ja palveluvastaava.

Tavoitteena oli kehittää arjen johtamistyötä hyvinvointialueella esihenkilölähtöisesti kohti palvelustrategiassa asetettuja tavoitteita. Toimintamallin kehittämisessä mukana ovat olleet kaikki johtamisen tasot. 

  • Taustaa esihenkilötyön kehikkoon kerättiin työpajoissa, joihin osallistuivat kaikki esihenkilöt linjajohtajaa lukuun ottamatta (2,3)
  • Eri johtamisen tasojen vastuita työstettiin ja tarkennettiin sen jälkeen johtoryhmän työpajoissa (1,2)

Toimintamalli sisältää sen käyttöönoton suunnitelman, joka on keskustelumateriaali, jonka tuella yksiköiden esihenkilöt osittain itsenäisesti ja osittain ryhmätyönä käyvät läpi omat sisäiset prosessinsa koko palvelulinjan yhteiseen raamiin pohjautuen. Käyttöönotossa aluejohtajat tukevat yksiköiden johtotiimejä valmentavalla otteella, joita materiaali ohjaa nostamaan käyttöönoton yhteydessä esiin nousevia vielä epäselviä asioita puheeksi aluejohtajalle esimerkiksi koko alueen esihenkilöiden yhteisissä säännöllisissä kokouksissa. Tällöin voidaan vertaisoppia ja jakaa kokemuksia ja käytänteitä yksikkötason johtotiimityöskentelyn lisäksi myös aluetasoisesti. 
 

Ratkaisun perusidea

Esihenkilötyön kehikkoon on koottu kuuden otsikon alle esihenkilön keskeisimmät vastuualueet. Tarkoituksena on, että esihenkilölle tarjoutuu mahdollisuus hahmottaa roolinsa kokonaisvastuu ketterästi yhteen kootun näkymän kautta ja ymmärtää asioiden keskinäisiä linkittyvyyksiä. Kunkin otsikon alta aukeaa oma moduulinsa, jossa on kuvattu perustietoa vastuualueeseen liittyen sekä keskeisimmät prosessit.

Esihenkilötyön kehikon moduulit ovat:

  1. Toiminnan ja henkilöstön johtaminen
  2. Laatu ja asiakasturvallisuus
  3. Henkilöstösuunnittelu
  4. Talouden kokonaisvastuu
  5. Jatkuva oppiminen ja kehittyminen
  6. Vuorovaikutus ja viestintä
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Avosairaanhoidon johtamisen kehittäminen käynnisti suuremman esihenkilötyön kehittämisen kokonaisuuden niin palvelulinjan sisällä kuin organisaatiossakin. Vuonna 2024-2025 Aikuisten sosiaalipalvelujen palvelulinjalla muokattiin avosairaanhoidossa luotu johtamisen ja raportoinnin malli soveltuvaksi aikuisten sosiaalipalvelujen palvelulinjalle. Esihenkilötyön kehikko sisältää käyttöönottoa tukevan keskustelumateriaalin, joka niin ikään muokattiin aikuisten sosiaalipalvelujen toimintoihin sopivaksi. Organisaatiotasoisesti esihenkilötyön kehikon mukaisesti on jo toteutettu kokoava intranet-sivusto, joka on vapaasti käytettävissä kaikille esihenkilöille palvelualueesta tai työpisteestä riippumatta.

Yhteisen ja kaikille avoimen sivuston rakentamisessa olivat mukana konsernin vastuualueet, jotka tukevat esihenkilötyötä  ja sen tavoitteena on, että:

  • Esihenkilölle tarjoutuu mahdollisuus hahmottaa roolinsa kokonaisvastuu ketterästi yhteen kootun näkymän kautta.
  • Esihenkilön arki sujuvoituu ja oma toimijuus vahvistuu, kun tieto on hyvin saavutettavissa.
  • Esihenkilön kyky päätöksentekoon oikealla johtamisen tasolla vahvistuu, kun tietoa, kolutusta ja ohjeita on saatavilla selkeästi ja oma rooli on selvä.
    • Esihenkilö tunnistaa roolinsa kokonaisvastuun ja sen eri elementit ja hänen taitonsa henkilöstöjohtamisessa sekä palvelujen johtamisessa toiminnan tunnuslukujen valossa paranee.
    • Hyvän esihenkilötyön kautta organisaatiomme vetovoima kohenee, henkilöstön saatavuus ja pysyvyys paranee sekä työn sujuvuus paranee

Organisaatiossa pohditaan parhaillaan (6/-25) jatketaanko esihenkilötyön kehikkoon pohjautuen esihenkilötyön kehittämistä myös muilla tavoin, kuten esimerkiksi niin, että jo kahdella suurella palvelulinjalla käyttöön otettu malli muotoiltaisiin geneeriseksi ja jaettaisiin vapaaseen käyttöön digitaalisella oppimisalustalla. Materiaalin tueksi tulisi silloin rakentaa työpajamaisen työskentelyn tukimalli ja –materiaali, jolla eri toiminnoissa voitaisiin työskennellä esim. linjajohtajan, yksittäisen palveluyksikön johtajan  tai johtoryhmän vetovastuulla. Tällöin yhteinen materiaali oisi hyödyksi ja jokainen toiminto valitsisi siitä itselleen kaikkein oleellisimmat osiot ja prosessit räätälöitäviksi perustiedon lisäksi. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli soveltuu monenlaisiin toimintaympäristöihin silloin, kun palvelulinjan tai alueen johtajalla on aito halu kehittää esihenkilötyötä ja nähdä vaivaa sen eteen. Toimintamallin materiaali ei ole vain ohjekirja, jonka antamalla kaikille esihenkilöille voisi ulkoistaa itsensä kehittämisen vastuusta vaan päinvastoin. Toimintamalli ja sen käyttöönotto perustuvat vuorovaikutukseen ja raja- sekä yhdyspintojen roolittamiseen eri johtamisen tasojen välillä.

Toimintamalli materiaaleineen on ideaali tuki lähteä käymään keskusteluja palvelun tai vastuualueen sisällä ja niin sanotusti aloittaa yhteinen kehittämisen matka. Eli, palvelulinjan tai palvelun oma esihenkilötyön kehittämisen ja roolittamisen paketti tehdään yhteisen johtamisen toimintamallin mukaisesti, mutta syvennetään oman toimintaympäristöön sopivaksi valitsemalla ja kuvaamalla keskeiset sisäiset prosessit ja mittaroinnin ja raportoinnin työkalut.

Toimintamalli on kehitetty esihenkilötyön vastuut edellä, mutta on monilta osin geneerinen ja sopii myös asiantuntijatyöhön. Esimerkiksi vuorovaikutus ja viestintä moduulia voisi hyödyntää missä tahansa toiminnossa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Arjen johtaminen vahvistui, kun roolit selkeytettiin keskeisimmissä esihenkityön prosesseissa ja tehtävissä. Rajapinta on käyty läpi ja sovittu välillä johtotiimin lähiesihenkilö ja johtava ylilääkäri. Luonnollisesti uusi roolitus konkretisoituu arjen työhön asteittain pidemmän ajan kuluessa.

Kokonaisvastuu ja sen eri elementit tunnistetaan jo joiltakin osin erittäin hyvin, ja toisissa vastuualueissa on enemmän epäselvyyttä.

Esihenkilötyön kehikon käyttöönoton myötä johtotiimien lähiesihenkilöt ovat aloittaneet käymään keskusteluja aluejohtajien kanssa niistä kohdista, joissa keskinäinen vastuunjako tuntuu epäselvältä. Toimintamallin myötä rakennettu kerran vuodessa toteutettava palaute- ja seurantakysely mahdollistaa kokonaisvastuun tunnistamisen kehittymisen ja ohjaa niihin kehittämistoimenpiteisiin, joita palvelulinjalla kullakin hetkellä tunnistetaan tarvittavan. Tunnuslukujen valossa johtamisen taidot vahvistuivat esihenkilöillä jo kehittämistyön aikana, kun mittareita työstettiin yhdessä työpajoissa ja niiden seurannan, poikkeamiin reagoinnin ja raportoinnin vastuita sovittiin ja alettiin strukturoida. Mittaroinnin ja raportoinnin kokonaisuus ja toimintamalli oli esihenkilötyön kehikon rakennusvaiheessa eniten kesken liittyen koko hyvinvointialueen tuoreuteen ja esimerkiksi eri  järjestelmien suureen määrään, ja sitä onkin jatkokehitetty omana projektinaan myöhemmin.

Avosairaanhoidossa esihenkilötyön kehikko on otettu osaksi systemaattista johtamisen kehittämistä ja sitä on lihavoitettu ja päivitetty ensimmäisen version jälkeen. Esihenkilötyön kehikon luoma raami ohjaa  kahdesti vuodessa toteutettavan palvelulinjan oman esihenkilöfoorumin sisältöä ja yhteisen kehittämisen aiheet perustuvat kehikon sisältöihin.