Esihenkilötyön onnistumisen avaimet - esihenkilötyön vastuualueet aikuisten sosiaalipalveluissa, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I1)
Ratkaisu raamittaa aikuisten sosiaalipalvelujen esihenkilöiden vastuut, antaa työkaluja ja tukee vastuuottoa toiminnan oikealla tasolla, nopeuttaen poikkeamiin reagointia. Kehikko kuvaa prosessit, joissa eri johtamisen tasoilla on yhteinen rajapinta.
Toimintamallin nimi
Ratkaisu raamittaa aikuisten sosiaalipalvelujen esihenkilöiden vastuut, antaa työkaluja ja tukee vastuuottoa toiminnan oikealla tasolla, nopeuttaen poikkeamiin reagointia. Kehikko kuvaa prosessit, joissa eri johtamisen tasoilla on yhteinen rajapinta.
Esihenkilötyön onnistumisen avaimiin on koottu kuuden otsikon alle esihenkilön keskeisimmät vastuualueet. Tarkoituksena on, että esihenkilölle tarjoutuu mahdollisuus hahmottaa roolinsa kokonaisvastuu ketterästi yhteen kootun näkymän kautta ja ymmärtää asioiden keskinäisiä linkittyvyyksiä. Kunkin otsikon alta aukeaa oma avaimensa (=moduuli), jossa on kuvattu perustietoa vastuualueeseen liittyen sekä keskeisimmät prosessit.
Esihenkilötyön onnistumisen avaimet ovat:
- Tavoitteellinen ihmisten ja toiminnan johtaminen
- Asiakaspalvelujen laadun turvaaminen
- Henkilöstösuunnittelu ja palvelussuhdeasiat
- Talouden kokonaisvastuu
- Jatkuva oppiminen ja kehittäminen
- Vuorovaikutus ja viestintä.
Aikuisten sosiaalipalvelujen toimintojen järjestäminen siirtyi 10 kunnasta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen vastuulle vuonna 2023. Vuoden 2024 aikana palvelulinjalla toteutettiin iso organisaatiomuutos, joka muutti sekä palvelujen, kustannuspaikkojen että johtamisen rakennetta. Uudessa organisaatiossa palvelujen toimintamallit eivät olleet keskenään yhteneväiset, mikä vaikutti myös eriäviin käytänteisiin johtamisen suhteen. Palvelutuotannon tunnuslukujen seuranta ja raportointi toteutui vaihtelevasti. Johtamisen vastuualueet ja esihenkilön tehtävät varioivat yksikkö- ja aluetasoisesti eivätkä tiimien ja yksiköiden prosessit sellaisinaan vastanneet hyvinvointialueen tavoitteeseen järjestää palvelut yhdenvertaisesti. Uudessa organisaatiossa ja muutoksen keskellä tarvittiin malli, jolla jokainen esihenkilö voi onnistua työssään ja palvelulinja siten perustehtävässään eli palvelujen tuottamisessa sekä henkilöstön hyvinvoinnin turvaamisessa.
Toimintamalli kytkeytyy aiemmin kehitettyihin avosairaanhoidon esihenkilötyön ja johtamisen toimintamalleihin:
Esihenkilötyön kehikko: https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/esihenkilotyon-kehikko-esihenkilotyon-vastuualueiden-prosessikuvauksia
Avosairaanhoidon johtamismalli ja käyttöönottosuunnitelma: https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/avosairaanhoidon-johtamismalli-ja-kayttoonottosuunnitelma-lansi-uudenmaan-hva-rrp-p4
”OPTI” – Avosairaanhoidon operatiivisen toiminnan ja laadun jatkuvan parantamisen malli: https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/opti-avosairaanhoidon-operatiivisen-toiminnan-ja-laadun-jatkuvan-parantamisen-malli
Toimintamallin kohderyhmää ovat kaikki palvelulinjan johtamisesta vastaavat henkilöt. Toimintamalli toteutuu kerroksittaisen johtamisen periaatteiden mukaisesti, jossa kerrokset jakaantuvat kolmeen: palvelulinja, palveluyksikkö ja tiimi.
- Palvelulinja, aikuisten sosiaalipalvelut. Yksi viidestä yhteisten sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueen linjasta. Palvelulinjan toiminnasta vastaa palvelulinjajohtaja.
- Palveluyksikkö, aikuisten sosiaalipalvelujen toiminnot organisoituvat kuuteen palveluyksikköön, joiden sisällä on kussakin eri määrä tiimejä. Aikuisten sosiaalipalvelujen palveluyksiköt ovat (2025) Aikuissosiaalityö ja nuorten sosiaalityö, Asumisen tuen palvelujen palveluyksikkö, Taloudellinen tuki, keskitetty ohjaus ja neuvonta, Kotoutumista tukevat sosiaalipalvelut, Työllistymistä edistävät palvelut ja Sosiaali- ja kriisipäivystys. Kunkin palveluyksikön toiminnasta vastaa palveluyksikköpäällikkö.
- Tiimi/yksikkö. Tiimit ovat aikuisten sosiaalipalvelujen palvelutuotannon toimintoja, joilla on pääsääntöisesti oma kustannuspaikkansa. Tiimi voi olla joko yhden katon alla tai toimia useammassa osoitteessa. Tiimin toiminnasta vastaa tiimin esihenkilö. Tiimien esihenkilönimikkeitä ovat johtava sosiaalityöntekijä, palveluesihenkilö ja vastaava ohjaaja.
Tavoitteena oli kehittää arjen johtamistyötä hyvinvointialueella esihenkilölähtöisesti kohti palvelustrategiassa asetettuja tavoitteita. Toimintamallin kehittämisessä mukana ovat olleet kaikki johtamisen tasot. Toimintamalli pohjaa aiemmin saman palvelualueen toisella palvelulinjalla tehtyyn toimintamalliin (Avosairaanhoito, Esihenkilötyön kehikko, joka soveltuvaksi aikuisten sosiaalipalvelujen palvelulinjalle.
- Taustaa toimintamalliin kerättiin kaikilta palveluyksikköpäälliköiltä (2)
- Eri johtamisen tasojen vastuita työstettiin ja tarkennettiin sen jälkeen johtoryhmän työpajoissa (1,2)
- Osana käyttöönottoa toteutettiin työpaja, johon osallistuivat kaikki palvelulinjan esihenkilöt (1,2,3)
Toimintamalli sisältää sen käyttöönoton suunnitelman, joka on keskustelumateriaali, jonka tuella tiimien esihenkilöt osittain itsenäisesti ja osittain ryhmätyönä käyvät läpi omat sisäiset prosessinsa koko palvelulinjan yhteiseen raamiin pohjautuen. Käyttöönotossa palveluyksikköpäälliköt tukevat vastuualueidensa tiimiesihenkilöitä valmentavalla otteella, joita materiaali ohjaa nostamaan käyttöönoton yhteydessä esiin nousevia vielä epäselviä asioita puheeksi palveluyksikköpäällikölle esimerkiksi koko vastuualueen esihenkilöiden yhteisissä säännöllisissä kokouksissa. Tällöin voidaan vertaisoppia ja jakaa kokemuksia ja käytänteitä tiimitason esihenkilötyöskentelyn lisäksi myös palveluyksikkötasoisesti.
Toimintamallin taustalla on aiemmin organisaation toisella palvelulinjalla, avosairaanhoidossa, vuonna 2022 – 2023 aloitettu johtamisen kehittämisen kokonaisuus, joka käynnisti suuremman esihenkilötyön kehittämisen jatkumon niin Yhteisten sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueella kuin organisaatiossakin laajemminkin. Vuonna 2023 -2024 rakennettiin avosairaanhoidon palveluissa Esihenkilötyön kehikko, joka vuonna 2024-2025 muokattiin soveltuvaksi aikuisten sosiaalipalvelujen palvelulinjalle. Esihenkilötyön kehikko sisältää käyttöönottoa tukevan keskustelumateriaalin, joka niin ikään muokattiin aikuisten sosiaalipalvelujen toimintoihin sopivaksi. Organisaatiotasoisesti esihenkilötyön kehikon mukaisesti on jo toteutettu kokoava intranet-sivusto, joka on vapaasti käytettävissä kaikille esihenkilöille palvelualueesta tai työpisteestä riippumatta.
Yhteisen ja kaikille avoimen sivuston rakentamisessa olivat mukana konsernin vastuualueet, jotka tukevat esihenkilötyötä ja sen tavoitteena on, että:
- Esihenkilölle tarjoutuu mahdollisuus hahmottaa roolinsa kokonaisvastuu ketterästi yhteen kootun näkymän kautta.
- Esihenkilön arki sujuvoituu ja oma toimijuus vahvistuu, kun tieto on hyvin saavutettavissa.
- Esihenkilön kyky päätöksentekoon oikealla johtamisen tasolla vahvistuu, kun tietoa, kolutusta ja ohjeita on saatavilla selkeästi ja oma rooli on selvä.
- Esihenkilö tunnistaa roolinsa kokonaisvastuun ja sen eri elementit ja hänen taitonsa henkilöstöjohtamisessa sekä palvelujen johtamisessa toiminnan tunnuslukujen valossa paranee.
- Hyvän esihenkilötyön kautta organisaatiomme vetovoima kohenee, henkilöstön saatavuus ja pysyvyys paranee sekä työn sujuvuus paranee
Organisaatiossa pohditaan parhaillaan (6/-25) jatketaanko esihenkilötyön kehikkoon ja Esihenkilötyön onnistumisen avaimiin pohjautuen esihenkilötyön kehittämistä myös muilla tavoin, kuten esimerkiksi niin, että jo kahdella suurella palvelulinjalla käyttöön otettu malli muotoiltaisiin geneeriseksi ja jaettaisiin vapaaseen käyttöön digitaalisella oppimisalustalla. Materiaalin tueksi tulisi silloin rakentaa työpajamaisen työskentelyn tukimalli ja –materiaali, jolla eri toiminnoissa voitaisiin työskennellä esim. linjajohtajan, yksittäisen palveluyksikön johtajan tai johtoryhmän vetovastuulla. Tällöin yhteinen materiaali oisi hyödyksi ja jokainen toiminto valitsisi siitä itselleen kaikkein oleellisimmat osiot ja prosessit räätälöitäviksi perustiedon lisäksi.
Arjen johtaminen vahvistui, kun roolit selkeytettiin keskeisimmissä esihenkityön prosesseissa ja tehtävissä. Rajapinta on käyty läpi ja sovittu välillä tiimiesihenkilö ja palveluyksikköpäällikkö. Luonnollisesti uusi roolitus konkretisoituu arjen työhön asteittain pidemmän ajan kuluessa.
Kokonaisvastuu ja sen eri elementit tunnistetaan jo joiltakin osin erittäin hyvin, ja toisissa vastuualueissa on enemmän epäselvyyttä. Esihenkilötyön onnistumisen avainten käyttöönoton myötä tiimien lähiesihenkilöt ovat aloittaneet käymään keskusteluja palveluyksikköpäälliköiden kanssa niistä kohdista, joissa keskinäinen vastuunjako tuntuu epäselvältä. Toimintamallin myötä rakennettu kerran vuodessa toteutettava palaute- ja seurantakysely mahdollistaa kokonaisvastuun tunnistamisen kehittymisen ja ohjaa niihin kehittämistoimenpiteisiin, joita palvelulinjalla kullakin hetkellä tunnistetaan tarvittavan.
Mittaroinnin ja raportoinnin kokonaisuus ja toimintamalli oli Esihenkilötyön onnistumisen avainten rakennusvaiheessa eniten kesken liittyen koko organisaation tuoreuteen ja esimerkiksi sosiaalipalvelujen eri järjestelmien heikkoon yhteisnäkymään. Tunnuslukujen valossa johtamisen taidot kuitenkin vahvistuivat esihenkilöillä jo toimintamallin rakentamisen aikana, kun mittareita työstettiin yhdessä työpajoissa ja niiden seurannan, poikkeamiin reagoinninja raportoinnin vastuita sovittiin ja alettiin strukturoida. Toimintamallin käyttöönoton yhteydessä onnistuttiin sopimaan neljä kattoteemaa, joiden avulla jatkossa seurataan strukturoidusti palvelulinjan onnistumista perustehtävässään eli palvelujen tuottamisessa sekä henkilöstön hyvinvoinnin turvaamisessa. Merkityksellistä on, että kaikki palvelulinjan esihenkilöt osallistuivat näiden teemojen pohtimiseen, työstämiseen ja valitsemiseen yhteiseksi kivijalaksi. Jatkokehittämiselle on siis jo piirretty askelmerkit, vaikka toimintamalli on tuore. Mallia tullaan jatkossa päivittämään esimerkiksi noin kerran vuodessa.
Kehittämistyön aikana tunnistettiin tarve tehdä palvelut tutuiksi palvelulinjan sisällä, jotta keskinäistä yhteistyötä päästään lisäämään.
Keskinäisen yhteistyön lisäämisellä tavoitellaan kustannustehokkaampaa työskentelyä, mahdollista resurssien kohdentamista entistä tehokkaammin ja siten perustehtävässä onnistumista.