Etäasioinnin toimintamalli, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, P4,I1)
Toimintamalli visualisoi etäasioinnin kehittämisen prosessia, jonka keskiössä on moniammatillinen yksikkötason kehittäminen ja asiakkaiden tarpeet.
Toimintamallia kehitetään hankkeen aikana ja pyritään saavuttamaan sille vakiintunut käytäntö.
Toimintamallin nimi
Toimintamalli visualisoi etäasioinnin kehittämisen prosessia, jonka keskiössä on moniammatillinen yksikkötason kehittäminen ja asiakkaiden tarpeet.
Toimintamallia kehitetään hankkeen aikana ja pyritään saavuttamaan sille vakiintunut käytäntö.
Toimintamalli visualisoi etäasioinnin kehittämisen prosessia, jonka keskiössä on yksikkötason kehittäminen ja asiakkaiden tarpeet.
Etäasioinnin toimintamallin lähtökohtana on aiemmin luotu, hanketyön pohjalta luonnosteltu toimintamalli. Toimintamallia on kehitetty suuntaan, joka palvelee uutta Hyvinvointialueen digitalisaation tavoitetta. Tavoitteena Soitessa on tarjota digitaalisia palveluita asukkaille ensisijaisena tapana asioida ja saada palvelua. (Ihminen digin keskiössä, Digiohjelma 2023–2025). Etäasioinnin kehittäminen hyvinvointialueella on moniammatillista keskustelua, jossa puhalletaan saumattomasti yhteen hiileen.
Toimintamallin tavoitteena on visualisoida etäasioinnin kehittämisen prosessia ja sitä kautta luoda pysyvä etäasioinnin toiminnan kehittämisen malli, jota voidaan jatkossa käyttää myös hankkeen päättymisen jälkeen. Toimintamallia vahvistetaan ja jalkautetaan hanketyön aikana ja siten voidaan saavuttaa vakiintuneita käytänteitä, jotka tukevat kehittämistä.
Etäasioinnin toimintamallissa sovelletaan Design thinking (DT) -ajattelua, joka soveltuu hyvin terveydenhuollon käyttötarkoituksiin ketteryytensä ansiosta. Ajattelussa ei pyritä lineaariseen etenemiseen, vaan siinä on mahdollista edetä eteen ja taakse tarpeen mukaan. Voidaan haastaa olettamuksia ja pyritään ymmärtämään käyttäjiä. Siten se on ihmislähtöinen lähestymistapa, joka yhdistää suunnitteluun ihmisten tarpeet ja teknologian mahdollisuudet. (Design thinking 2024.)
Etäasioinninmalli on selkeä ja käytännön kartta/apuväline toteuttamaan etäasioinnin tarvekartoitusta, suunnittelua, toteutusta sekä seurantaa. Siinä on mahdollisuus korjaaviin toimenpiteisiin.
Malli toimii myös ilman, että sen jokaista osa-aluetta käydään läpi tai toteutetaan. Voidaan poimia tilanteen tarpeen mukaan toteutettavat alueet. Mallissa voidaan myös palata tekemään korjauksia, jos huomataan, että jokin osa ei toimi tai sitä halutaan parantaa. Tämä tekee mallista hyvin ketterän.
Hyvinvointialueella työskentelee noin 4000 työntekijää eri palveluissa. Digitaalisuus on keskeinen osa työtä ja digitaaliset ratkaisut lisääntyvät vauhdilla. Myös etäasiointi lisääntyy. Jotta digitaalisia ratkaisuja etäasiointiin voidaan hyödyntää tehokkaasti, asukkaat huomioiden, on hyvä olla yhteinen ketterästi toimiva toimintamalli. Organisaatiossa on hyvin erilaisia yksiköitä ja erilaisia tarpeita etäasioinnille ja siksi ketterä toimintamalli voi palvella mahdollisimman monia.
Kehittäminen nivoutuu hyvinvointialueen strategisiin painopisteisiin.
Kohderyhmänä on Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten työntekijät ja yksiköt.
Toimintamallin käyttöönoton ehtoja ovat johdon hyväksyntä ja tuki toimintamallille. Juurruttaminen tapahtuu pienissä osissa erilaisissa käyttötarpeissa, niitä voivat olla esimerkiksi etävastaanoton käyttö yksikössä tai digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto etävastaanottoa varten. Toiminnasta tiedottaminen organisaatiossa lisää juurruttamista.
Prosessissa on selkeät neljä vaihetta, joita iteroidaan. Iteraation kautta tapahtuu juurruttaminen ja se on tärkeä osa ketterää kehittämistä.
- Tarvekartoitus
- Suunnittelu, toteutus ja testaus
- Käyttöönotto
- Seuranta
Toimintamallin avulla on voitu edistää etäasiointia yksiköissä. Toimintamallin juurruttaminen on vielä kesken.
