Etäryhmätoiminnan kehittäminen Kanta-Hämeen hyvinvointialuelle
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella koettiin tarpeelliseksi lähteä kehittämään perinteisten ryhmätoimintojen rinnalle etäryhmätoimintaa, joka lisäävät asukkaiden ryhmäohjauksen saavutettavuutta, saatavuutta ja yhdenvertaisuutta.
Oivalla ja ymmärrä
Digitaalisten palveluiden kehittäminen ja palveluiden saavutettavuuden lisääminen ovat keskeisiä teemoja valtakunnallisissa, hyvinvointialueiden ja Tulevaisuuden Sote-keskus hankkeen strategioissa, lainsäädännössä ja toimintasuunnitelmissa. Sote-uudistuksen tavoitteena oli mm. turvata yhdenvertaiset ja laadukkaat sote-palvelut asukkaille, parantaa palveluiden satavuutta ja saavutettavuutta, hillitä kustannusten nousua ja kaventaa hyvinvointi- ja terveyseroja.
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella asuu noin 170 000 asukasta, jotka asuvat 11 eri kunnassa. Kanta-Hämeen hyvinvointialueella työskentelee noin 6500 ammattilaista, joiden työskentelyä ohjaavat hyvinvointialueen arvot, eli vaikuttavuus, rohkeus, yhdenvertaisuus ja asiakaslähtöisyys. Vaikuttavuudella tarkoitetaan mm. näyttöön perustuvien menetelmien käyttöä suunnitelmallisesti asukkaan hyvinvointia parantamaan. Rohkeudella uskallamme kokeilla uusia toimintatapoja. Yhdenvertaisuuden kautta haluamme tarjota kaikille asukkaille heidän tarvitsemia tasalaatuisia palveluita samoilla kriteereillä. Asiakaslähtöinen työ tapahtuu yhdessä asukkaan kanssa tehden hänen toimintakykyään ja osallisuuttaan tukien.
Etäryhmätoiminnan kehittämisellä pyrittiin vastaamaan edellä mainittuihin haasteisiin, tukemaan osaltaan hyvinvointialueen strategian toteutumista sekä saamaan integraation tuomia etuja hyödyntämään asukkaiden terveyttä ja hyvinvointia.
Etäryhmätoiminnan kehittämiseen sisältyy koko Kanta-Hämeen hyvinvointialueen strategian arvot. Vaikuttavien palveluiden arvoon liittyy painopisteenä strategiassa yhtenäisten digitaalisten palveluiden tarve tehostamaan asukkaille toimintaa ja itsepalvelua. Etäryhmätoiminnalle on laadittu perusterveydenhuollon puolelle yhteiset tavoitteet, jotka perusterveydenhuollon avopalveluiden johtoryhmä on hyväksynyt. Tavoitteissa tuodaan esiin ryhmätoiminnan materiaalien näyttöön perustuvan ja asiakkaan omahoitoa ja elämäntilannetta hyödynnettävän yhtenäisen tiedon tarve. Rohkeudella uskallamme tarjota uudenlaista ketterää vaihtoehtoa tehdä asiakasohjausta ryhmässä uudella tavalla, yhteistyössä ja avoimesti kentän ja 3.sektorin monialaisten toimijoiden kanssa. Yhdenvertaisuuden arvon mukaan etäryhmät asukkaille mahdollisuuden samantasoisiin ja yhdenmukaisiin ryhmäohjaukseen huolimatta asuinpaikastaan. Etäryhmätoiminnan sisältöjä suunniteltaessa ryhmäohjausmateriaalit ovat yhdenmukaistettu ja päivitetty ajan tasalle. Asiakaslähtöiseen palveluun tulisi päästä joustavasti ja ne vastaavat hänen tarpeitaan. Tätä on pyritty huomioimaan etäryhmien suunnittelussa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon tulee mahdollistaa digitaalisten palveluiden käyttö niille asiakkaille, jotka haluavat sellaista käyttää. Digitaalisten palveluiden käyttö on kustannustehokasta ja mahdollistaa resurssien kohdentamisen niille asiakasryhmille, jotka haluavat käyttää perinteisempiä palvelumuotoja. Väestö ikääntyy, palveluiden tarvitsijoiden määrä kasvaa ja samaan aikaan myös sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten eläköitymistahti kasvaa. Edellä kuvattu tilanne edellyttää sitä, että on mietittävä ja käyttöönotettava uudenlaisia tapoja tuottaa väestölle sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita.
Kanta-Hämeen alueella ryhmätoimintoja ei ole ollut tasalaatuisesti saatavilla kaikilla paikkakunnilla asukkaille ja ryhmiin osallistumismäärät ovat olleet melko pieniä. On kustannustehokasta ja resurssiviisasta tarjota samoja ryhmäohjaussisältöjä keskitetysti sähköisesti, jolloin etänä tapahtuvaan ryhmäohjaukseen voidaan ohjata digitaitoiset asukkaat. Tämä vähentää tarvetta järjestää päällekkäisesti ja samanaikaisesti tapahtuvaa ryhmäohjausta kunnissa usean eri ammattilaisen taholta.
Etäryhmätoiminnan kehittäminen on lähtenyt alkuun Tulsote-hankkeen tavoitteiden ja valmistelun pohjalta yhteistyössä Perusterveydenhuollon avopalveluiden johdon, ryhmätoimintaa ohjaavien ammattilaisten, erityistason sairaalapalveluiden ravitsemusterapeutin, diabetesliiton ja paikallisyhdistysten kanssa. Tulsote-hankkeen perusterveydenhuollon suunnittelijat toimivat työryhmätyöskentelyn kokoonpanijoina ja valmistelijoina.
Ajatuksesta etäryhmistä innostuttiin ensin alueen hoitotyön esimiesten ja koordinoivien hoitajien kehittämistyöryhmässä loppuvuoden 2022 aikana. Ryhmässä tunnistettiin asiakasryhmiä, jotka hyötyisivät ja parhaiten tavoittaisi etäryhmäohjaus. Ryhmässä valikoitiin diabeetikot ensimmäisen etäryhmän kehittämisen asiakasryhmäksi, koska ryhmätoiminnat alueella ovat käynnistyneet huonommin koronan jäljiltä. Tuoreet HOTUSen hoitotyön suositukset toivat sopivasti vahvistusta etäohjauksen vaikuttavuudesta.
Etäryhmätoiminnan suunnittelemiseen perustettiin oma "vakinyrkki" ja ryhmän teeman mukaan koottava vaihtuva työnyrkki. Vaki- ja vaihtuvan nyrkin työnkuvat ja tavoitteet työskentelylle sovittiin 12/22 ensimmäisessä vakinyrkin kokouksessa. Vakinyrkin puheenjohtajaksi valikoitui 08/23 asti perusterveydenhuollon suunnittelija Tiina Nikkanen ja sihteeriksi Hannele Välimäki. Työryhmätyöskentelystä on pidetty muistiota ja vastuita työskentelyn edistämiseksi on jaettu ryhmän jäsenten kesken. Vakinyrkki teki ehdotelmat etäryhmätoiminnan tavoitteille, tavoitteiden toteutumista seuraavien mittarien käytöstä ja keinoista tavoitteiden pääsyyn. Nämä hyväksyttiin perusterveydenhuollon johtoryhmässä. Etäryhmätoiminnan yhteistyöskentelyn alustana on käytetty Teamsia ja Canva-ohjelmalla on tuotettu myös materiaalia. Ryhmään kutsuttiin asiasta kiinnostuneet ammattilaiset. Yksi ryhmän jäsen opiskelee YAMK-tutkintoa ja tekee opinnäytetyötä etäryhmien vaikuttavuudesta.
Etäryhmätoiminnan suunnittelussa on ollut monenlaisia asioita huomioitavana ja valmisteltavana. Siksi melko varhaisessa vaiheessa vahvistui käsitys, että kokemuksen ja valmistelun myötä kootaan yhteinen etäryhmäopas alueella, jolloin kaikki vastaavia etäryhmiä suunnittelevat tahot hyötyvät siitä ja säästävät paljon työaikaa. Etäryhmätoiminnan laajentamiseen on osallistettu muita Tulsote-hankkeen suunnittelijoita eri tulos- tai toimialoilta, joten tavoitteena on etäryhmätoiminnan laajentaminen syksyllä 2023.
Yhteisesti tehdyt tavoitteet, jaetut vastuut, määrätietoinen eteneminen on edistänyt asiaa hyvin ja saamme ensimmäisen etäryhmätoiminnan pilottikerran tarjottua asiakkaille alueellamme 06/23.
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella ei ole ollut tasavertaista mahdollisuutta osallistua ryhmätoimintoihin kaikilla paikkakunnilla tai ryhmätoimintoihin on ollut pitkä matka kulkea. Etäryhmätoiminnalla pyritään mahdollistamaan asukkaille osallistuminen ryhmäohjaukseen paikasta riippumatta ja tarjoamaan uudenlainen matalankynnyksen vaihtoehto perinteisen ryhmätoiminnan rinnalle. Etäryhmätoimintaan voidaan osalistaa laajempaa ammattilais- ja osaamisverkostoa ja tarjottavaa ryhmäohjaussisältöä, kun hyöty ja osallistumismahdollisuus koskettaa koko hyvinvointialueen asukkaita ja ammattilaisia. Etäryhmien vetovastuut pyörivät vuoroissa paikkakunnittain, jolloin ohjausvuoro tulee harvoin yhdelle paikkakunnalle. Kun taas paikkakunnilla voidaan harventaa hyvinvointialuetasoisesti päällekkäin pyöriviä perinteisiä ryhmätoimintoja ja vapauttaa näin ammattilaisten resursseja. Etäryhmätoimintojen suunnittelu on koonnut ja tulee kokoamaan myös hyödyllisiä alueellisia ammattilais-, kunnan ja 3.sektorin yhteistyöverkostoja erilaisten osaamisalueiden ympärillä.
Etäryhmäsuunnittelutyössä on samalla yhdenmukaistettu hyvinvointialueen asiakasohjaus- ja kirjaamiskäytäntöjä, luotu yhteiset tavoitteet etäryhmätoiminnalle. Etäryhmätoiminnan koordinoimiseksi on perustettu yhteinen alueellinen työryhmä, joka on laajentunut perusterveydenhuollon lisäksi kuntoutuksen, suunterveyden ja mielenterveys- ja päihdetyön edustajilla. Etäryhmätoiminnan koordinoimiseksi on luotu verkkosivuille yhteinen vuosikello ammattilaisille ja asukkaille. Etäryhmätoiminnasta on valmistumassa kehittämistyön ohessa yhteinen opas ammattilaisille.
Tavoitteet ja mittarit tavoitteiden saavuttamiseksi perusterveydenhuollon etäryhmätoiminnalle ovat seuraavat:
-
Jakaa laadukasta, moniammatillista ja asiakkaan omahoitoa ja elämäntilannetta hyödyttävää tietoa asiakasryhmille. Mittari: asiakasarvio ryhmän jälkeen.
-
mahdollisimman resurssi- ja kustannustehokkaasti hyödyntäen hva:n laajaa ammattilaisverkostoa. Päälekäinen työ alueella vähenee. Mittari: Ryhmätilanne ennen ja jälkeen.
-
tarjoten uuden kanavan asiakkaille osallistua ryhmäohjaukseen. Mittari: osallistujamäärät.
-
Mahdollistaa tasavertaisen osallistumisen koko hva:n asukkaille ryhmäohjaukseen. Mittari: vertailu lähtötilanteeseen paikkakunnittain ja onko palvelua ollut ennen.
-
Ennaltaehkäistä sairauksiin ja eri elämäntilanteisiin liittyviä haittoja ja haitallisia pitkäaikaisvaikutuksia tai komplikaatioita sekä kohentaa asiakkaan elämänlaatua oman voimaantumisen kautta. Mittari: Ryhmän teeman mukaan, kuten valtakunnalliset FINTerveys tulokset, Dm-laaturekisteri.
-
Tunnistetaan palveluissa asiakkaat, jotka hyötyisivät etäryhmäohjauksesta. Varmistetaan asiakkaan osallistuminen ryhmään. Mittari: kysely ammattilaisille vuosittain.
Etäryhmätoiminnan suunnittelu käynnistettiin 12/2022. Suunnitteluryhmään kutsuttiin kaikkien hyvinvointialueen ryhmätoiminnoista vastuussa olevat tai toimintaa kehittävät henkilöt perusterveydenhuollosta. Työryhmä kartoitti lähtötilannetta ryhmätoimintojen suhteen, tunnisti tarvittavat toimenpiteet ja kontaktoitavat yhteistyötahot etäryhmätoiminnan kehittämisessä sekä aloitti tiiviit tapaamiset heti hyvinvointialueella siirtymisen jälkeen alkuvuodesta 2023. Työryhmä määritti tavoitteet etäryhmätoiminnalle ja keinot niihin pääsemiseksi:
-
Etäryhmien materiaali pohjautuu ajankohtaiseen ja näyttöön perustuvaan tietoon ja suosituksiin.
-
Ryhmiä ohjaavat asiaan hyvin perehtyneet ja koulutetut ammattilaiset koko hva:lta
-
Ryhmätoiminnan ja sisältöjen suunnitteluun osallistuu moniammatillista osaamista ja eri sidosryhmiä sekä pyritään osalistamaan asiakkaita suunnitteluun.
-
Ohjaus on asiakkaan omahoitoa tukevaa, voimavaraistavaa ja asiakaslähtöistä sekä huomioi kaikessa ennaltaehkäisevän tai terveyttä edistävän puolen.
-
Koko hv-alueen asukkaat saavat osallistua etäryhmiin. Myös paikkakunnan lähiryhmäpalvelut tulee olla saatavilla
-
Asiakkaiden tunnistamiseksi tarvitaan ammattilaisten ja sidosryhmien informointia ja yhteistyötä, asikasprofilointia, toiminnan sijoittamista olemassa oleviin toimintamalleihin
-
Etäryhmätoiminta sidotaan organisaation hoitopolkuihin ja toimintamalleihin. Asiakkaan osallistuminen ryhmiin varmistetaan pitkäaikaissairauden kontrollikäynneillä.
Etäryhmätoiminta aloitettiin diabetespotilaiden ohjauksesta. Asiakasymmärrystä kerrytettiin suunnittelemalla toimintaa yhdessä paikallisten diabetesyhdistysten kanssa. Diabeteksen ohjaukseen hyvää asiakasymmärrystä saatiin myös laajasta Diabetesliiton tekemän kyselyn raportista Diabetes arjessa 2022.
Etäpalveluita käyttävien asiakkaiden suhteen asiakasymmärrystä saatiin Kanta-Hämeen RRP1-hankkeen Loppuraportin Digitaalisen asiakas- ja palveluohjauksen toimintamallista. Toimintamallissa oli kuvattu asiakasprofiileja, eli asiakaskortteja. Näitä on hyödynnetty mm. etäryhmiin sopivien asiakkaiden tunnistamisessa.
Kuvittele ja kokeile
Etäryhmätoiminta valmisteltiin lähiryhmäohjauksen etäosallistumisvaihtoehdoksi. Helpottamalla ryhmiin osallistumista toivotaan, että ryhmäohjaukseen osallistuminen lisääntyisi ainakin koronaa edeltäviin määriin. Etäryhmätoiminnalla tavoiteltiin myös integraatioetuja, kun etäryhmien vetämiseen osallistuu vuoroillaan koko hyvinvointialueen ammattilaiset, joten näin ohjausvastuuta ja resursseja ollaan saatu jaettua. Ryhmätoiminnalle on luotu koordinaatiomalli hyvinvointialueelle, jonka tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa ryhmätoimintaa järkevästi toisiinsa verrattuna ja alueella synkronoiden. Ryhmätoiminnan kehittämiselle ollaan ratkaistu kirjaamishaasteet kuntarajoja ylittävällä tavalla, joten asukkaan asuinpaikkakunta ei määritä enää, mihin ryhmään voi osallistua.
Kuva
- Johdon tuki ja toiminnan tavoitteiden ja seurannan määrittäminen, koordinaationtavan määritys, johdon koulutus
- Ryhmätoiminnan koordinaatiomallin mukaisten työryhmien kokoaminen ja työryhmän tavoitteiden ja tehtävien määritys
- Teemakohtaisten (esim. diabetesryhmä) työryhmien perustaminen, materiaalin kokoaminen ja muokkaus (ohjausmateriaalin yhdenmukaistaminen alueella samalla), työskentelystä ja vastuista sopiminen
- digitaalisten välineiden valinta ja käyttöönotto (Plandisc-vuosikello koordinointiin, Flowmedikin eKonsultaatio -alusta etäryhmien videovastaanottoihin, Teams-kanavat yhteisen työskentelyn mahdollistajana ja materiaalin jakamisessa, tietoturva ja saavutettavuusasiat niihin liittyen
- viestinnän kanssa yhteistyö
- Toiminnan sitominen hoitopolkuihin ja asiakkaan kontaktipisteisiin
- asiakkaiden/asukkaiden kanssa yhteistyö asiakasymmärryksen saamiseksi, asiakasprosessin hiominen helpoksi
- yhteistyökumppanien kanssa yhteistyö
- ryhmänvetäjien ja ammattilaisten sekä sidosryhmien ja johdon kouluttaminen ja tiedottaminen
- kirjaamisen ja tilastoinnin yhdenmukaiset ohjeet, tiedolla johtamisen tavat
- asiakasryhmien tunnistaminen ja profilointi, asukkaiden digituen selvittäminen
- Ryhmätoiminnan koordinointi sovitun mallin mukaisesti ja vuosikellomaisesti, kaikki toimintaan osallistuvat tietävät tehtävänsä ja vastuunsa ja organisaatio tuntee säännöllisesti toimivan ryhmätoiminnan
Etäryhmätoimintaa alettiin kokeilemaan Tietoa tyypin 2 diabeteksesta -etäryhmällä 06/23. Vuoden 2023 loppuun mennessä diabetes-etäryhmä on järjestetty saman sisältöisenä kolme kertaa. Yhteensä diabetesetäryhmiin osallistui 31 asiakasta vuonna 2023. Vertailun vuoksi koko alueen diabeteksen lähiryhmiin osallistui vuonna 2023 yhteensä 28 asiakasta. Kun verrataan osallistujamäärien suhteen ammattilaisten käyttämää työpanosta etäryhmien ja lähiryhmien suhteen, niin diabetesetäryhmiin ammattilaisten työaikaa kului 0,5 tuntia/osallistuja kun taas lähiryhmissä 1,4 t/osallistuja vuonna 2023. Etäryhmien asiakastyytyväisyysarviot ovat olleet uuden toiminnan käynnistämisestä huolimatta korkeita vuonna 2023 (arviolla 1-4 keskiarvo kaikista etäryhmistä oli 3,55).
Etäryhmätoiminnan kehittämisen eri vaiheissa tehtiin hieman erilaisia kokeiluja etäryhmäalustan ja ryhmään liittymisen suhteen. Ensimmäinen ryhmä järjestettiin kokonaan Teamsilla, jolloin ryhmästä saatiin kirjattua vain osallistujamäärä. Teamsin avoimen linkin kautta etäryhmän yhtä kertaa myös häiriköitiin. Toisesta etäryhmästä lähtien ollaan käytetty vahvan tunnistautumisen tapaa eKonsultaatioalustan kautta. Osallistuminen saadaan kehittämistyön myötä kirjattua potilastietojärjestelmään, kun eKonsultaatioalusta mahdollistaa asiakkaan vahvan tunnistautumisen etäryhmään osallistuessa.
Etäryhmän kehittäminen toi konkreettisen tavan tehdä yhteistyötä koko hyvinvointialueen ammattilaisten kesken ja jakaa osaamista laajemmin. Se toi myös tarpeen yhtenäistää ohjausmateriaalia ja tällä hetkellä etäryhmätoiminnan kautta yhtenäistettyä diabetesohjausmateriaalia ja sisältöjä käytetään myös koko alueella lähiryhmäohjauksessa. Syksyn 2023 on perustettu myös työryhmä elintapaohjaukseen, jossa parhaillaan ollaan saatu koottua yhdenmukainen ohjausmateriaali ja laaja moniammatillinen ryhmänvetämisen verkosto. Etäryhmätoimintana elintapaohjauksen ryhmät aloittaa keväällä 2024. Kuntoutuksessa ja suun terveydenhuollon puolella käynnistellään etäryhmätoimintaa parhaillaan myös. Erikoissairaanhoidon ammattilaisia on ollut myös mukana etäryhmätoiminnassa. Koordinaatiomallin pohjalta työryhmät jatkavat ryhmätoiminnan kehittämistä monialaisesti ja pohtien parhaita tapoja osallistaa eri toimijoita siihen.