Etäryhmätoiminnan kehittäminen Kanta-Hämeen hyvinvointialuelle
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella koettiin tarpeelliseksi lähteä kehittämään perinteisten ryhmätoimintojen rinnalle etäryhmätoimintaa, joka lisäävät asukkaiden ryhmäohjauksen saavutettavuutta, saatavuutta ja yhdenvertaisuutta.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella koettiin tarpeelliseksi lähteä kehittämään perinteisten ryhmätoimintojen rinnalle etäryhmätoimintaa, joka lisäävät asukkaiden ryhmäohjauksen saavutettavuutta, saatavuutta ja yhdenvertaisuutta.
Toimintamalli lyhyesti
Etäryhmätoiminta valmisteltiin lähiryhmäohjauksen etäosallistumisvaihtoehdoksi. Helpottamalla ryhmiin osallistumista toivotaan, että ryhmäohjaukseen osallistuminen lisääntyisi ainakin koronaa edeltäviin määriin. Etäryhmätoiminnalla tavoiteltiin myös integraatioetuja, kun etäryhmien vetämiseen osallistuu vuoroillaan koko hyvinvointialueen ammattilaiset, joten näin ohjausvastuuta ja resursseja ollaan saatu jaettua. Ryhmätoiminnalle on luotu koordinaatiomalli hyvinvointialueelle, jonka tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa ryhmätoimintaa järkevästi toisiinsa verrattuna ja alueella synkronoiden. Ryhmätoiminnan kehittämiselle ollaan ratkaistu kirjaamishaasteet kuntarajoja ylittävällä tavalla, joten asukkaan asuinpaikkakunta ei määritä enää, mihin ryhmään voi osallistua.
Digitaalisten palveluiden kehittäminen ja palveluiden saavutettavuuden lisääminen ovat keskeisiä teemoja valtakunnallisissa, hyvinvointialueiden ja Tulevaisuuden Sote-keskus hankkeen strategioissa, lainsäädännössä ja toimintasuunnitelmissa. Sote-uudistuksen tavoitteena oli mm. turvata yhdenvertaiset ja laadukkaat sote-palvelut asukkaille, parantaa palveluiden satavuutta ja saavutettavuutta, hillitä kustannusten nousua ja kaventaa hyvinvointi- ja terveyseroja.
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella asuu noin 170 000 asukasta, jotka asuvat 11 eri kunnassa. Kanta-Hämeen hyvinvointialueella työskentelee noin 6500 ammattilaista, joiden työskentelyä ohjaavat hyvinvointialueen arvot, eli vaikuttavuus, rohkeus, yhdenvertaisuus ja asiakaslähtöisyys. Vaikuttavuudella tarkoitetaan mm. näyttöön perustuvien menetelmien käyttöä suunnitelmallisesti asukkaan hyvinvointia parantamaan. Rohkeudella uskallamme kokeilla uusia toimintatapoja. Yhdenvertaisuuden kautta haluamme tarjota kaikille asukkaille heidän tarvitsemia tasalaatuisia palveluita samoilla kriteereillä. Asiakaslähtöinen työ tapahtuu yhdessä asukkaan kanssa tehden hänen toimintakykyään ja osallisuuttaan tukien.
Etäryhmätoiminnan kehittämisellä pyrittiin vastaamaan edellä mainittuihin haasteisiin, tukemaan osaltaan hyvinvointialueen strategian toteutumista sekä saamaan integraation tuomia etuja hyödyntämään asukkaiden terveyttä ja hyvinvointia.
Etäryhmätoiminta aloitettiin diabetespotilaiden ohjauksesta. Asiakasymmärrystä kerrytettiin suunnittelemalla toimintaa yhdessä paikallisten diabetesyhdistysten kanssa. Diabeteksen ohjaukseen hyvää asiakasymmärrystä saatiin myös laajasta Diabetesliiton tekemän kyselyn raportista Diabetes arjessa 2022.
Etäpalveluita käyttävien asiakkaiden suhteen asiakasymmärrystä saatiin Kanta-Hämeen RRP1-hankkeen Loppuraportin Digitaalisen asiakas- ja palveluohjauksen toimintamallista. Toimintamallissa oli kuvattu asiakasprofiileja, eli asiakaskortteja. Näitä on hyödynnetty mm. etäryhmiin sopivien asiakkaiden tunnistamisessa.
- Johdon tuki ja toiminnan tavoitteiden ja seurannan määrittäminen, koordinaationtavan määritys, johdon koulutus
- Ryhmätoiminnan koordinaatiomallin mukaisten työryhmien kokoaminen ja työryhmän tavoitteiden ja tehtävien määritys
- Teemakohtaisten (esim. diabetesryhmä) työryhmien perustaminen, materiaalin kokoaminen ja muokkaus (ohjausmateriaalin yhdenmukaistaminen alueella samalla), työskentelystä ja vastuista sopiminen
- digitaalisten välineiden valinta ja käyttöönotto (Plandisc-vuosikello koordinointiin, Flowmedikin eKonsultaatio -alusta etäryhmien videovastaanottoihin, Teams-kanavat yhteisen työskentelyn mahdollistajana ja materiaalin jakamisessa, tietoturva ja saavutettavuusasiat niihin liittyen
- viestinnän kanssa yhteistyö
- Toiminnan sitominen hoitopolkuihin ja asiakkaan kontaktipisteisiin
- asiakkaiden/asukkaiden kanssa yhteistyö asiakasymmärryksen saamiseksi, asiakasprosessin hiominen helpoksi
- yhteistyökumppanien kanssa yhteistyö
- ryhmänvetäjien ja ammattilaisten sekä sidosryhmien ja johdon kouluttaminen ja tiedottaminen
- kirjaamisen ja tilastoinnin yhdenmukaiset ohjeet, tiedolla johtamisen tavat
- asiakasryhmien tunnistaminen ja profilointi, asukkaiden digituen selvittäminen
- Ryhmätoiminnan koordinointi sovitun mallin mukaisesti ja vuosikellomaisesti, kaikki toimintaan osallistuvat tietävät tehtävänsä ja vastuunsa ja organisaatio tuntee säännöllisesti toimivan ryhmätoiminnan
Etäryhmätoimintaa alettiin kokeilemaan Tietoa tyypin 2 diabeteksesta -etäryhmällä 06/23. Vuoden 2023 loppuun mennessä diabetes-etäryhmä on järjestetty saman sisältöisenä kolme kertaa. Yhteensä diabetesetäryhmiin osallistui 31 asiakasta vuonna 2023. Vertailun vuoksi koko alueen diabeteksen lähiryhmiin osallistui vuonna 2023 yhteensä 28 asiakasta. Kun verrataan osallistujamäärien suhteen ammattilaisten käyttämää työpanosta etäryhmien ja lähiryhmien suhteen, niin diabetesetäryhmiin ammattilaisten työaikaa kului 0,5 tuntia/osallistuja kun taas lähiryhmissä 1,4 t/osallistuja vuonna 2023. Etäryhmien asiakastyytyväisyysarviot ovat olleet uuden toiminnan käynnistämisestä huolimatta korkeita vuonna 2023 (arviolla 1-4 keskiarvo kaikista etäryhmistä oli 3,55).
Etäryhmätoiminnan kehittämisen eri vaiheissa tehtiin hieman erilaisia kokeiluja etäryhmäalustan ja ryhmään liittymisen suhteen. Ensimmäinen ryhmä järjestettiin kokonaan Teamsilla, jolloin ryhmästä saatiin kirjattua vain osallistujamäärä. Teamsin avoimen linkin kautta etäryhmän yhtä kertaa myös häiriköitiin. Toisesta etäryhmästä lähtien ollaan käytetty vahvan tunnistautumisen tapaa eKonsultaatioalustan kautta. Osallistuminen saadaan kehittämistyön myötä kirjattua potilastietojärjestelmään, kun eKonsultaatioalusta mahdollistaa asiakkaan vahvan tunnistautumisen etäryhmään osallistuessa.
Etäryhmän kehittäminen toi konkreettisen tavan tehdä yhteistyötä koko hyvinvointialueen ammattilaisten kesken ja jakaa osaamista laajemmin. Se toi myös tarpeen yhtenäistää ohjausmateriaalia ja tällä hetkellä etäryhmätoiminnan kautta yhtenäistettyä diabetesohjausmateriaalia ja sisältöjä käytetään myös koko alueella lähiryhmäohjauksessa. Syksyn 2023 on perustettu myös työryhmä elintapaohjaukseen, jossa parhaillaan ollaan saatu koottua yhdenmukainen ohjausmateriaali ja laaja moniammatillinen ryhmänvetämisen verkosto. Etäryhmätoimintana elintapaohjauksen ryhmät aloittaa keväällä 2024. Kuntoutuksessa ja suun terveydenhuollon puolella käynnistellään etäryhmätoimintaa parhaillaan myös. Erikoissairaanhoidon ammattilaisia on ollut myös mukana etäryhmätoiminnassa. Koordinaatiomallin pohjalta työryhmät jatkavat ryhmätoiminnan kehittämistä monialaisesti ja pohtien parhaita tapoja osallistaa eri toimijoita siihen.
Kansikuva
