Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

JOPA - Jono,- ja paikkahallintajärjestelmän markkinaselvitys / esiselvitys

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Tavoitteena oli löytää tehokas ja joustava jononhallinta ja hoitopaikkatietojärjestelmä. Jono- ja hoitopaikkahallintaan soveltuvia ratkaisuja selvitettiin  Suomesta, Pohjoismaista, Euroopasta ja maailmanlaajuisesti.  

Toimintaympäristö

Selvityksessä etsittiin kustannustehokasta ja vaikuttavaa ratkaisua tulevaisuuden jononhallinta,- ja paikkatietojärjestelmän (JOPA) pohjaksi. Markkinaselvityksellä on tavoitteena selvittää jono- ja hoitopaikkahallintaan (JOPA) soveltuvia ratkaisuja Suomesta, Pohjoismaista, Euroopasta ja maailmanlaajuisesti.  

Prosessimallinnuksella, skenaariotyöllä  ja asiakaspalvelupolun kuvauksella saatiin tietoa nykytilasta ja hahmotelmaa tulevaisuuden tahtotilasta. Tarpeita ja toiveita uudelle järjestelmälle kerättiin kesän 2022 aikana hoivapaikkakoordinaattorien haastatteluilla  jatkuen syksyllä 2022, kierroksilla seniorikeskuksissa, jossa näkemyksiä haettiin seniorikeskuksista. 

 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Helsingin kaupungilta puuttui  järjestelmä ikäihmisten tai muiden  ympärivuorokautista hoitoa tarvitsevien hoidon paikkojen hallintaan, joka joustavasti ottaa huomioon paikan tarvitsijan tarpeet ja toiveet ja yhdistää kaikki oman tuotannon ja ostopalveluiden paikat yhteen ja samaan näkymään.  

Selvitystyössä haluttiin  laajasti tarkastella sote-alueen vaatimuksia ja arvioida  mahdollista kansallista standardi​a etukäteen, millaisia vaatimuksia uusi järjestelmä tulisi pitää sisällään. Tarve oli myös tarkastella rajapinta ratkaisuja ja niihin liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia. 

Alkuvaiheessa nousi esille myös löytää ratkaisu loppukäyttäjän toiveisiin​ sekä tulevaisuudessa mahdollistaa ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn käyttöä sekä arvioida kustannuksia ja niiden pitkäaikaisvaikutuksia. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Pitkäaikaissairaalle seniorille ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan silmin ja ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia​. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkiyttivät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa​. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta​: 

Nykytila:​ jossa piirrettiin sen hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta​. 

Tavoitetila​:  tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta​

Ratkaisun perusidea

Esiselvityksen ja markkinaselvityksen tavoitteena oli löytää järjestelmä, joka vahvistaa ja varmistaa hoidon oikea-aikaisuutta, hoitopaikkojen ja palveluiden joustavaa ja tehokasta käyttöä sekä  tiedonkulkua.  Ratkaisun lähti tiedolla johtamisen ja hoivapaikkakoordinaattorien tarpeesta: tavoitteena lyhentää ikäihmisten jonotusta keräämällä yhteen omat ja ostopaikat.

Ratkaisun tuli yhdistää tietoturvallisesti terveydenhuollon ja sosiaalihuollon järjestelmiä samaan näkymään​. Tukea uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönottamista taloudellisesti kestävällä tavalla​

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Selvitys  toimi tiekarttana  analyysivaiheeseen ja sitä kautta JOPA ratkaisun rakentamiseen joka tarkoitus olla valmiina viimeistään 6/25

Vinkit toimintamallin soveltajille

JOPA- esiselvitys / markkinaselvityksen vaiheet:

Etsintä:

Ensimmäisessä vaiheessa haku rajattiin Suomeen ja pohjoismaihin, koska haluttua kokonaisuutta ei löytynyt valmiina ratkaisuna. Hakua laajennettiin ensin Euroopan alueelle ja lopulta Yhdysvaltojen puolelle. Markkinaselvitys  tehtiin aluksi kontaktoimalla potentiaalisia toimittajia verkkoviesteillä ja sähköposteilla.​

Skenaariotyö:

Skenaariotyöskentelyn eräänä hyvin keskeisenä etuna moniin muihin suunnittelun menetelmiin on se, että se mahdollistaa vakiintuneiden perususkomusten kyseenalaistamisen. Tämä kyseenalaistamisen kyky on luovan ongelmanratkaisukyvyn olennainen osa. Koska markkinaselvityksen mukaan valmiin, heti käyttövalmiin jononhallintaratkaisun löytäminen on vaikeaa tai jopa mahdotonta, ratkaisuun löydettiin seuraavat skenaariot markkinavuoropuhelun aloittamista varten. Skenaarioista luotiin seuraavat vaihtoehdot: 

  • Olemassa olevan järjestelmän hyödyntäminen / lisänäkymä
  • Uusi järjestelmä (koko jononhallinta)
  • Alusta asti rakennettu ratkaisu
  • Olemassa olevan tuotteen kustomointi
  • Hoitopaikkatietojen hallintarekisteri CRM ratkaisun osa
  • Mahdollinen yhteiskehitystyöhanke HUS:n kanssa 

Skenaariotyössä luonnosteltiin mahdollisimman kokonaisvaltaisesti  eri vaihtoehtojen  mahdollisuudet vastata tulevaisuuden toimintaympäristön tarpeisiin ja vaihtoehtoisiin tulevaisuuksiin erilaisten olettamusten pohjalta. Skenaariotyö toimi pohjana, kun toimittajavaihtoehtoja lähdettiin rajaamaan ja etsimään tavoitteisiin sopivaa kokonaisuutta. 

Skenaariot  sisälsivät kuvaukset oleellisista toimijoista, toiminnoista, valinnoista, taustoista, yhteyksistä, ajanhetkistä ja mahdollisuudet toimittaa haluttu lopputulos. 

Asiakaspalvelupolkujen rakentaminen ja tarkentaminen:

Pitkäaikaissairaalle seniorille ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan silmin ja ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia

Käyttäjäkokemukset - storyboard:

Projektin lähtökohdista laadittiin kolme käyttäjätarinaa sen hetkisistä keskeisimmistä käyttötapauksista.​​ Näillä tehostettiin kommunikointia toimittajatapaamisissa.​  Tiedossa oli, että Suomen sosiaali- ja terveysalan erityispiirteet ja ominaisuudet  eroavat muista maista paljon, eikä suomalaista järjestelmää tunneta ulkomailla kovin hyvin. Kommunikoinnin tukemiseksi  laadittiin kolme tarinaa storyboard muotoisina sarjakuvina.​ Kaikki tapaukset käännettiin kolmelle kielelle - suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Valinta: 

Valinta  perustui laajaan selvitykseen, jossa loppuvaiheessa arvioitiin ja haastateltiin 12 eri toimijaa. Näistä valittiin 6 potentiaalista toimittajaa, joiden kanssa käytiin uusinta haastattelukierros. Haastattelut koostuivat toimijan ratkaisuesityksestä ja keskusteluista, jotka käytiin teamsin välityksellä.

Arvioinnissa verrattiin eri  toimittajan vahvuuksia, riskejä ja kustannuksia. Esityksessä ja keskustelun aikana arvioitiin toimittajan ymmärrystä toimintaympäristöstä, järjestelmästä ja  halutusta ratkaisusta sekä motivaatiota toimittaa haluttu ratkaisu. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Selvityksessä jononhallinnan prosessi  saatiin kuvattua tarkasti asiakas ja hoitopaikkakoordinaattorin näkökulmasta. 

Kehitystyön tueksi  lähtötietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus varmistettiin: 

  • Vapautuvien hoitopaikkatietojen ilmoittamisen prosessi käytiin läpi ja muutosjohtamisen toimet pystyttiin kartoittamaan 

  • Vapaiden hoitopaikkojen ajankohtaisen tiedon saaminen tulee helpottamaan hoitajien resursoinnin optimoimista​

  • Hoitopaikkatiedon standardisointi​ prosessia tarkennettiin

  • ​Sidosryhmät tunnistettiin

Uuden järjestelmä kehittäminen  todettiin perustelluksi, koska se tulisi tarjoamaan:

  • Tulevaisuuden välineen tiedolla johtamisen tueksi

  • Reaaliaikaista tietoa hoitopaikkatilanteesta niin omien kuin ostopaikkojen osalta​

  • Jonotusaikojen lyhentymisen, joka auttaa lakivelvoitteen täyttämisessä​ ja turvaa iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten asiakasryhmien oikeuksia turvalliseen ja asianmukaiseen hoitopaikkaan pääsyssä​

  • Kustannussäätöjä ratkaisun ylläpidon ja kehittämisen osalta

  • Tukea ammattilaisten päivittäiseen työhön

  • Raportoinnin helpottumisen​: kerätyn datan perusteella ennustaminen ja optimointi mahdollistuu monipuolisilla raportointivaihtoehdoilla. Tietojen yhdistäminen, tietoaltaan ja tekoälyn käytön mahdollisuus jatkossa onnistuu