JOPA - Jono,- ja paikkahallintajärjestelmän markkinaselvitys / esiselvitys
Tavoitteena oli löytää tehokas ja joustava jononhallinta ja hoitopaikkatietojärjestelmä. Jono- ja hoitopaikkahallintaan soveltuvia ratkaisuja selvitettiin Suomesta, Pohjoismaista, Euroopasta ja maailmanlaajuisesti.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Tavoitteena oli löytää tehokas ja joustava jononhallinta ja hoitopaikkatietojärjestelmä. Jono- ja hoitopaikkahallintaan soveltuvia ratkaisuja selvitettiin Suomesta, Pohjoismaista, Euroopasta ja maailmanlaajuisesti.
Toimintamallin kuvaus
Esiselvityksen ja markkinaselvityksen tavoitteena oli löytää järjestelmä, joka vahvistaa ja varmistaa hoidon oikea-aikaisuutta, hoitopaikkojen ja palveluiden joustavaa ja tehokasta käyttöä sekä tiedonkulkua. Ratkaisun lähti tiedolla johtamisen ja hoivapaikkakoordinaattorien tarpeesta: tavoitteena lyhentää ikäihmisten jonotusta keräämällä yhteen omat ja ostopaikat.
Ratkaisun tuli yhdistää tietoturvallisesti terveydenhuollon ja sosiaalihuollon järjestelmiä samaan näkymään. Tukea uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönottamista taloudellisesti kestävällä tavalla
Selvityksessä etsittiin kustannustehokasta ja vaikuttavaa ratkaisua tulevaisuuden jononhallinta,- ja paikkatietojärjestelmän (JOPA) pohjaksi. Markkinaselvityksellä on tavoitteena selvittää jono- ja hoitopaikkahallintaan (JOPA) soveltuvia ratkaisuja Suomesta, Pohjoismaista, Euroopasta ja maailmanlaajuisesti.
Prosessimallinnuksella, skenaariotyöllä ja asiakaspalvelupolun kuvauksella saatiin tietoa nykytilasta ja hahmotelmaa tulevaisuuden tahtotilasta. Tarpeita ja toiveita uudelle järjestelmälle kerättiin kesän 2022 aikana hoivapaikkakoordinaattorien haastatteluilla jatkuen syksyllä 2022, kierroksilla seniorikeskuksissa, jossa näkemyksiä haettiin seniorikeskuksista.
Pitkäaikaissairaalle seniorille ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan silmin ja ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkiyttivät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta:
Nykytila: jossa piirrettiin sen hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta.
Tavoitetila: tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta
Selvitys toimi tiekarttana analyysivaiheeseen ja sitä kautta JOPA ratkaisun rakentamiseen joka tarkoitus olla valmiina viimeistään 6/25
Selvityksessä jononhallinnan prosessi saatiin kuvattua tarkasti asiakas ja hoitopaikkakoordinaattorin näkökulmasta.
Kehitystyön tueksi lähtötietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus varmistettiin:
- Vapautuvien hoitopaikkatietojen ilmoittamisen prosessi käytiin läpi ja muutosjohtamisen toimet pystyttiin kartoittamaan
-
Vapaiden hoitopaikkojen ajankohtaisen tiedon saaminen tulee helpottamaan hoitajien resursoinnin optimoimista
-
Hoitopaikkatiedon standardisointi prosessia tarkennettiin
-
Sidosryhmät tunnistettiin
Uuden järjestelmä kehittäminen todettiin perustelluksi, koska se tulisi tarjoamaan:
-
Tulevaisuuden välineen tiedolla johtamisen tueksi
-
Reaaliaikaista tietoa hoitopaikkatilanteesta niin omien kuin ostopaikkojen osalta
-
Jonotusaikojen lyhentymisen, joka auttaa lakivelvoitteen täyttämisessä ja turvaa iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten asiakasryhmien oikeuksia turvalliseen ja asianmukaiseen hoitopaikkaan pääsyssä
-
Kustannussäätöjä ratkaisun ylläpidon ja kehittämisen osalta
-
Tukea ammattilaisten päivittäiseen työhön
-
Raportoinnin helpottumisen: kerätyn datan perusteella ennustaminen ja optimointi mahdollistuu monipuolisilla raportointivaihtoehdoilla. Tietojen yhdistäminen, tietoaltaan ja tekoälyn käytön mahdollisuus jatkossa onnistuu
Kansikuva
