Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kehittämismalli kestävämmän työyhteisön rakentamiseksi

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kehittämismallin keskeisenä tehtävänä oli kestävien ja joustavien toimintatapojen vahvistaminen pk-yrityksissä. Yritysten kanssa kehitettiin yrityksen toimintatapoja ja -kulttuuria neljä työpajaa sisältävällä kehittämispolulla.

Toimintaympäristö

Uudenmaan selviytymissuunnitelmassa 2020-2023 korostetaan elinkeinoelämän pitkäjänteistä uudistamista, jossa työntekijät ovat avainasemassa. Yrityksen menestystä siivittää se, että tehdään yhdessä koko henkilöstön kanssa kauaskantoisia ja mahdollisimman kestäviä suunnitelmia, valintoja ja päätöksiä. Kestävämmän työkulttuurin kehittämisessä edistetään työntekijöiden työhyvinvointia, työhön sitoutumista, yhdenvertaisuutta, moninaisuutta ja työturvallisuutta (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2021).

Tässä kehittämisessä huomioitiin yritysten muutosjoustavuus ja kestävä kehitys erityisesti sosiaalisen kestävyyden näkökulmasta. Sosiaalinen kestävyys on yhteydessä työhyvinvointiin.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lähtökohtana oli edistää yritysten resilienssiä ja kestävää kehitystä tarkoituksena varmistaa niiden tulevaa olemassaoloa ja menestystä. Tähän liittyy se, että yrityksissä tulisi tehdä mahdollisimman kauaskantoisia ja kestäviä suunnitelmia, valintoja ja päätöksiä toimintatapoihin ja työntekijöihin liittyen. Siksi inhimilliseen ja taloudelliseen kestävyyteen, kuten muiden ihmisten kohteluun ja työyhteisön rakentamiseen, tulisi yrityksissä panostaa. Yhä tärkeämmäksi asiaksi on noussut työntekijöiden äänen kuuleminen ja tasavertainen osallistaminen toiminnan kehittämiseen. Ne myös määrittävät sen, millaista työvoimaa yrityksiin saadaan ja kuinka kilpailukykyisiä yritykset tulevat olemaan.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Yritysten tulee tänä päivänä olla yhä muutoskykyisempiä selviytyäkseen sekä maailmantaloutta ravisuttavista että työn ja työn tekemisen tapojen muutoksista. Yritys, joka kykenee jatkuvasti mukauttamaan toimintaansa ja rakenteitaan, selviytyy näistä tilanteista todennäköisesti parhaiten. Menestyäkseen globaalissa kilpailussa organisaatioiden tulisi löytää myös kestävään kehitykseen liittyvät ydinosaamisensa. Nämä toimialasta riippumattomat ydinosaamiset integroituvat tasapainoisen, oikeudenmukaisen, ympäristöä huomioivan ja tasa-arvoisen yhteiskunnan rakentamiseen. Siinä huomioidaan yritystoiminnan lisäksi työntekijät, asiakkaat ja sidosryhmät. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyöhön osallistui 24 uudenmaan alueella toimivaa sosiaali,- terveys- ja hyvinvointipalvelualan mikro- ja pk-yritystä, osallistuvien henkilöiden määrä oli 75. Työyhteisöt (yrittäjä ja työntekijät tai osa työntekijöistä) osallistuivat yrityskohtaisiin kehittämisprosesseihin yhdessä ja yhdenvertaisesti. Prosessit toteutettiin yhteiskehittämisen menetelmien avulla työpajoissa, joissa jokainen pääsi aktiivisesti osallistumaan ja tuli myös kuulluksi tasapuolisesti.

Tavoiteltu muutos

Tavoiteltuna muutoksena oli yritysten muutosjoustavuuden lisääntyminen, kestävään työhön liittyvien toimintatapojen merkityksen ymmärtäminen ja toimiminen sen suuntaisesti sekä yhteiskehittämisen ja ratkaisukeskeisen toimintatavan juurruttaminen työyhteisöihin.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakasryhmänä on ollut 23 Uudellamaalla toimivan hyvinvointialan yrityksen yrittäjiä ja työntekijöitä. Yhteensä osallistujia oli 75. Lähtökohtana oli koko työyhteisön mukaanotto kehittämiseen. Yrittäjää / vastuuhenkilöä on tiedotettiin osallistumisen periaatteeista ja hän päätti viime kädessä osallistujat. Yrittäjän/vastuuhenkilön kanssa käytyjen kahdenkeskisten keskustelujen lisäksi koko/suurin osa henkilöstöstä osallistui neljään työpajaan. Osallistujilta on kerättiin jatkuvaa palautetta ja yrittäjältä/vastuuhenkilöltä kerättiin lisäksi kirjallinen palaute prosessin päätyttyä.

Ratkaisun perusidea

Yritysten kehittämispolut toteutettiin yhteiskehittämisen menetelmien avulla työpajoissa, joissa jokainen pääsi aktiivisesti osallistumaan ja tuli myös kuulluksi tasapuolisesti. Työyhteisöt (yrittäjä ja työntekijät tai osa työntekijöistä) osallistuivat yrityskohtaisiin kehittämisprosesseihin yhdessä ja yhdenvertaisesti.

Jokaisessa yrityksessä asetettiin ensin yhdessä tulevaisuuden visio Tulevaisuuden muistelu -menetelmän avulla, jonka jälkeen sen  saavuttamiseksi tunnistettiin ja valittiin keskeiset kehittämiskohteet. Kehittämiskohteina nousi esille mm. toimiva työyhteisö, tiedon ja asiantuntijuuden jakaminen, laadukas ja kattava asiakaspalvelu, monipuolinen ja joustava työnkuva, toimiva hybridityö sekä maltillinen kasvu.

Näiden kehittämiskohteiden saavuttamiseksi laadittiin yrityskohtaiset etenemissuunnitelmat hyödyntäen Onnistumisen portaat -mallia. Suunnitelmien laatimisessa tunnistettiin myös yritysten voimavarat, mikä lisäsi yritysten resilienssitietoutta ja voi mahdollistaa jatkossa voimavarojen paremman hyödyntämisen tulevien tavoitteiden kohdalla. Tämä edistää yritysten kykyä toimia joustavasti ja kestävän työn (sosiaalinen ja inhimillinen kestävyys) periaatteita kunnioittaen myös vaikeammissa tilanteissa.  

Kehittämistavotteiden sisältö nivottiin lopuksi kestävän kehityksen viitekehykseen pohtimalla esimerkiksi sitä, miten tavoite edistää liiketoimintatavoitteiden ohella kestävää kehitystä ja miten kestävä kehitys voidaan huomioida tavoitteen edistämisessä (myös ekologinen ja taloudellinen kestävä kehitys). Yritysten kanssa käytiin lisäksi läpi perustietoa kestävästä kehityksestä.

Kehittämispolku toteutettiin työpajatyöskentelynä yrityksen toiveiden mukaisesti joko etä-, hybridi- tai lähityöskentelynä. Kehittäminen jaksotettiin yhdessä sopien noin 9–12 kuukauden ajanjaksolle yrityksen toiveiden mukaisesti. Työskentely tapahtui työpajoissa, joihin osallistui yritysjohdon lisäksi yrityksen työntekijät ja jossain yrityksessä oli myös asiakas edustus.  Työpajoja oli neljä, joissa ensimmäisessä yritykselle visioitiin onnistunut tulevaisuus, toisessa ja kolmannessa laadittiin konkreettiset suunnitelmat visioon pääsemiseksi ja viimeisessä työpajassa täydennettiin suunnitelma kestäväksi menestystarinaksi. 

Kehittämistavotteiden sisältö nivottiin lopuksi kestävän kehityksen viitekehykseen pohtimalla esimerkiksi sitä, miten tavoite edistää liiketoimintatavoitteiden ohella kestävää kehitystä ja miten kestävä kehitys voidaan huomioida tavoitteen edistämisessä (myös ekologinen ja taloudellinen kestävä kehitys). Yritysten kanssa käytiin lisäksi läpi perustietoa kestävästä kehityksestä.

Tutustu tulevaisuuden muistelu -menetelmään ja siihen, miten menetelmää voi käyttää yhteisen vision kirkastajana. Ota tulevaisuuden muistelu osaksi yrityksesi tai organisaatiosi kehittämistyötä.
Videolla kerrotaan, miten Sitrankin hyödyntämän tulevaisuuden muistelu -menetelmän avulla on helppo ottaa työntekijät ja työkaverit osaksi organisaation kehittämistä. Video on tuotettu osana Euroopan sosiaalirahaston rahoittamaa Katse tulevaisuuteen -hanketta, jossa tulevaisuuden muistelua käytettiin reilun 20 yrityksen resilienssikyvyn ja kestävän kehityksen mukaisten toimintatapojen kehittämiseen.
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kehittämisen aluksi laadittiin viestintäsuunnitelma, jota toteutettiin aktiivisesti ja suunnitellusti. Viestintää on toteutettu monikanavaisesti ja säännöllisesti nettisivun ja sometilien kautta. Kehittämisprosessin aikana on toteutettu useita eri tapahtumia (webinaarit, työpajat, virtuaaliset aamukahvit, seminaari) ja julkaistu monipuolisesti (ammattilehdet, blogit, podcastsarjat, some-kampanjat, videot, animaatio, loppujulkaisu). Tapahtumissa ja julkaisuissa on käsitelty ja tuotu esille monipuolisesti hankkeen keskeisiä teemoja: kestävä työ ja työyhteisö, kestävä kehitys, resilienssi, psykologinen turvallisuus. 

Asiakasyritysten onnistuneita yritystarinoita, yrittäjien kokemuksia ja yritysten selviytymiskeinoja tuotiin esille erityisesti ammattilehtien julkaisuissa ja hankkeen loppujulkaisussa anonyymisti case-esimerkein. Yrityskohtaisia menestystarinoita ei viestitty erikseen, sillä osallistujista ei löytynyt halukkuutta siihen, vaikka mahdollisuutta tarjottiin useamman kerran kehitysprosessin aikana. Mukana olevien yritysten ja yhteistyökumppaneiden kanssa on toteutettu aktiivista viestintää ja levitystä erityisesti eri tapahtumien avulla.

Kehittämisen alussa laadittiin levittämis- ja juurruttamissuunnitelma, jota päivitettiin. Loppujulkaisu toimii matkaoppaana pk-yritysten kestävään tulevaisuuteen ja edistää osaltaan kestävien käytänteiden juurtumista yrityksiin myös laajemmin kuin hankkeessa mukana olleiden yritysten joukossa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kehittämismallia hyödynnettiin ja sitä testattiin hyvinvointialan yrityksiin mutta mallia voidaan soveltaa eri toimintaympärisöissä ja erilaisissa työyhteisöissä. Se voidaan tehdä yrityksen sisäisesti mutta siihen voi osallistua myös asiakkaita tai sidosryhmien edustajia. Toimintamallin soveltaminen yrityksissä vaatii yhteisen päätöksen siihen sitoutumisesta, työajan siihen osallistuville ja halun jalkauttaa kehittämiskohteiden tuottamat muutokset osaksi yrityksen toimintaa. 

Kehittämispolussa on hyvä huomioida, että mahdollisimman moni yrityksestä pääsee osallistumaan työpajoihin, sillä silloin varmistetaan kaikkien äänen kuuluminen ja yhteisen ymmärryksen luominen asioista. Työpajoja on neljä ja kunkin työpajan kesto on 1,5 tuntia. Kussakin työpajassa toiminta on etukäteen suunniteltua, tavoitteellista ja yhteistoiminnallista. 

Työpajoihin nimetään fasilitaattori, joka ohjaa keskustelua. Hän myös varmistaa eri vaiheiden etenemisen aikataulussa ja tuo keskusteluun tarkentavia kysymyksiä. Hänen tehtävänsä on dokumentoida keskustelu sellaiseen muotoon, että yrityksen vahvuuden, kehittämisen kohteet, toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt tulevat näkyväksi. Kehittämispolkua ei kannata suunnitella liian nopeasti toteutettavaksi, vaan jättää riittävästi aikaa asioiden prosessointiin ja yhteisesti sovittujen toimenpiteiden toteuttamiseen.

Yritysten kanssa tehdyn työn aikana on huomattu, miten tärkeää on sanoittaa mukaan lähteville ne hyödyt, joita kehittämisprosessissa mukanaolo heille tuo. Kehittämismallin tavoitteet eivät ole suoraviivaisia, vaan toiminta lähtee yrityksistä ja niiden tarpeista. Kehittämisen kohteet eivät välttämättä olleet asioina isoja mutta niiden korjaantumisen vaikutus saattoi olla suuri esimerkiksi ihmisten työhyvinvointia ajatellen. Kehittämistyössä tarvitaan joustavuutta mutta täytyy kuitenkin varmistaa, että sovitut asiat etenevät. Tärkeää on tehdä näkyväksi onnistumiset. Se, mitä on yhdessä saatu aikaan.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Hankkeeseen osallistuneet yritykset ja niiden kautta osallistuneet 75 henkilöä saivat uutta tietoa ja oivalluksia resilienssikyvystä sekä kestävästä kehittämisestä. Hankkeen työpajoissa työskentely antoi heille käytännön kokemusta siitä, millaisilla keinoilla yrityksessä voidaan yhdessä rakentaa kestävää työkulttuuria ja toimintatapoja. Näitä keinoja he osaavat hyödyntää myös jatkossa yrityksen ja työyhteisön kehittämisessä. Nämä opit antavat osallistuneille yrityksille aikaisempaa paremmat mahdollisuudet toimia taloudellisesti ja ekologisesti kestävästi, mikä tukee yritysten kykyä selviytyä. Lisäksi yritysten kyvykkyys tukea työntekijöiden jaksamista sekä tasa-arvon toteutumista on kasvanut, mikä vaikuttaa suoraan myös esimerkiksi työntekijöiden saatavuuteen. Osittain samat vaikutukset koskevat myös tapahtumiin osallistuneita henkilöitä.

Kehittämismalli on tuottanut yrityksiin uusia kehittämisen toimintatapoja, auttanut yhteisen suunnan määrittämisessä ja rakenteiden ja toimintatapojen selkeyttämisessä. Kehittämistyö on tuottanut yrityksiin rohkeutta lähteä yhdessä ideoimaan kehittämiskohteita ja edistämään uusia tuotteita ja palveluita. Sen aikana on ymmärretty yhdessä tekemisen tärkeys ja tunnistettu vahvuuksia ja osaamisia.