Lapsiperheiden sosiaalipalvelujen ohjaus ja neuvonta keskitettiin sosiaalihuollon asiakasneuvontaan. Asiakkaan ei tarvitse tunnistaa omaa palvelutarvettaan, hän pystyy hyödyntämään monikanavaisia yhteydenoton keinoja ja saa yhtenäisen alkuarvioinnin.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Kymenlaakson hyvinvointialueeseen kuuluu kuusi kuntaa: Hamina, Kotka,
Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Vuoden 2020 lopussa Kymenlaaksossa asui 162 812
henkilöä ja ennusteen mukaan Kymenlaakson väestömäärän arvioidaan pienenevän 15 prosenttia vuoteen 2040 mennessä. Tämä heikentää alueen huoltosuhdetta entisestään. Lisäksi Kymenlaaksossa sosioekonomiset haasteet, kuten työttömyys ja pienituloisuus, ovat yleisiä. Väestön ikääntyminen ja sosioekonomiset haasteet kuormittavat Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää.
Kymenlaakson korkea palvelutarve ja haastava taloustilanne yhdistettynä koronaviruspandemian kasvattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan luovat tarpeen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamiselle ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiselle. Kymenlaakson alueen väestön palvelutarve on suuri ja työttömyys on monimuotoista. Mielenterveyden ja käyttäytymisen häiriöiden vuoksi työkyvyttömyyseläkettä saavia on alueen 18–34-vuotiaisiin suhteutettuna maan eniten. Työikäisistä noin kolmannes uskoo, ettei todennäköisesti jaksa työskennellä vanhuuseläkeikään saakka. Lisäksi huumeongelmat ovat maan kärkitasoa, sairastavuus on keskimääräistä suurempaa, syrjäytymisvaarassa olevia nuoria aikuisia on suhteellisesti maan eniten ja lapsiperheiden ongelmat ovat alueella moninaisia.
Hyvinvointialuestrategian mukaisesti Kymenlaaksossa halutaan järjestää tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut kaikille kymenlaaksolaisille. Lisäämme etä- ja digipalveluiden osuutta palveluissamme tarjotaksemme asiakkaillemme monipuoliset asiointimahdollisuudet. Suomen kestävän kasvun ohjelman ja Kymenlaakson hyvinvointialueen tuottavuusohjelman mukaisesti digitaalisen asioinnin määrä sosiaalihuollon palveluissa kasvaa 30% 2025 loppuun mennessä.
Kehittämistyö koskee lapsiperheiden kotipalvelun, perheneuvolan ja varhaisen tuen perhetyön toimintayksiköitä sekä sosiaalihuollon asiakasneuvontaa.
Kymenlaakson hyvinvointialueella käynnistyi 1.2.2023 sosiaalihuollon asiakasneuvonnan yksikön toiminta, jossa neuvotaan ja ohjataan työikäisten, ikäihmisten, vammaispalvelujen sekä lasten ja perheiden sosiaalipalveluihin liittyvissä kysymyksissä. Sosiaalihuollon asiakasneuvonta kehitettiin osana Tulevaisuuden sote-keskus- hanketta ja jatkokehittämisen tukea tarjotaan Suomen kestävän kasvun ohjelman aikana. Suomen kestävän kasvun ohjelmassa sosiaalihuollon palvelujen kehittämisen kokonaisuus keskittyy Kymenlaakson hyvinvointialueen strategisiin painopisteisiin, joissa tavoitteena on edistää tarpeenmukaisten ja vaikuttavien palveluiden tarjoamista kaikille Kymenlaakson asukkaille sekä vahvistaa palveluiden saavutettavuutta eri kanavissa.
Jatkokehittämisen tarpeena tunnistettiin lasten ja perheiden palveluihin ohjautumisessa keskittää ohjaus ja neuvonta sosiaalihuollon asiakasneuvontaan. Keskittämisen myötä oli tarkoitus luopua palvelujen omista ohjausnumeroista, paperisista ohjauslomakkeista sekä digitalisoida ja monipuolistaa yhteydenoton väyliä. Lähtötilanteessa lapsiperheiden kotipalvelun, perheneuvolan ja varhaisen tuen perhetyön palveluihin ohjauduttiin pääasiassa soittamalla suoraan palveluun tai paperisella ohjauslomakkeella.
Yhteiskehittäjäverkosto:
Lapsiperheiden kotipalvelun, perheneuvolan ja varhaisen tuen perhetyön palveluun liittyvissä tarpeissa (lapsiperheiden arjen haasteet), asiakas on yhteydessä keskitettyyn sosiaalihuollon asiakasneuvontaan, josta hän saa neuvontaa ja ohjausta, asiaa arvioidaan ja ohjataan sopivaan palveluun.
Hyödyt ja muutos asiakkaalle
Asiakkaan ei tarvitse itse tunnistaa palveluntarvettaan
Yhteydenottokanavat laajenevat ja matalan kynnyksen yhteydenottoväylät ovat asiakkaan hyödynnettävissä
Asiakkaat saavat saman sisältöisen alkuarvioinnin ja vältetään raskaampiin palveluihin ohjautumista, asiakas saa oikea-aikaisesti tarpeenmukaista apua ja heitä ohjataan myös aktiivisesti 3.sektorin toimintaan ja hyvinvointia edistäviin palveluihin
Monialainen osaaminen heti palvelupolun alkuvaiheessa sujuvoittaa avunsaantia
Hyödyt ja muutos ammattilaiselle ja organisaatiolle
Paperisista ohjauslomakkeista luovutaan, asiakastiedon ohjaaminen tapahtuu asiakastietojärjestelmässä
Ohjauksen ja neuvonnan keskittäminen vapauttaa aikaa asiakastyöhön ja vähentää päällekkäistä työtä
Asiakastieto kirjataan rakenteisesti sekä käsitellään ja siirretään digitaalisesti
Asiakasvirta sujuvoituu ja vältetään raskaampiin palveluihin ohjautumista, asiakas saa oikea-aikaisesti tarpeenmukaista apua ja heitä ohjataan myös aktiivisesti 3.sektorin toimintaan ja hyvinvointia edistäviin palveluihin
Muutoksen mittareina seurataan sosiaalihuollon asiakasneuvonnan puhelin- ja chat-yhteydenottojen määriä sekä digitaalisten hakemusten määrää.
Suomen kestävän kasvun ohjelmassa toteutettiin Kymenlaakson hyvinvointialueen koronavelka-analyysi, josta nousi tarpeita lasten ja perheiden palvelujen kehittämiselle:
Kehittämisen kohderyhmänä ovat kaikki Kymenlaakson alueen lapset ja lapsiperheet, jotka tarvitsevat tietoa, ohjausta ja neuvontaa liittyen sosiaalipalveluihin tai arjen haasteisiin.
Ohjauksen ja neuvonnan keskittäminen aloitettiin muodostamalla lasten, nuorten ja perheiden palvelujen tulosaluejohtajan kanssa kokonaiskuva ja tahtotila kehittämistyölle. Kehittäminen haluttiin kohdentaa matalankynnyksen palveluihin, jotta sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa voidaan ohjata asiakkaat mahdollisimman varhain näihin palveluihin. Kehittämisessä sovittiin edettävän vaiheittain, aloittaen ohjauksen ja neuvonnan keskittämisestä, siirtyen digitaalisten kalentereiden ja ajanvarauksen käyttöönottoon (kts. toimintamallin kuvaus). Samanaikaisesti kehitettiin myös ohjautumista sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön (kts. toimintamallin kuvaus:https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/ohjautuminen-ja-arviointi-sosiaalihuollon-asiakasneuvonnasta-perheiden-sosiaalityohon).
Aikataulusta ja kehittämisen etenemisestä sovittiin palvelukohtaisesti esihenkilöiden ja johtavien sosiaalityöntekijöiden kanssa. Muodostimme palvelukohtaiset projektiryhmät, joissa käytännön kehittämistyö tehtiin. Projektiryhmät aloittivat työskentelyn nykytilan kuvauksella, josta tunnistettiin miten asiakkaat nykytilanteessa palveluun ohjautuvat, millaisia yhteydenoton väyliä ja erityispiirteitä kussakin palvelussa on. Nykytilan kuvaus ja uusi toimintamalli kuvattiin Whiteboard-alustalle vaihe-vaiheelta ja kuvaukset sisältävät prosessiin osallistuvien roolit, tehtävät sekä kirjaamisen käytännöt.
Projektiryhmien työskentelyssä tarkasteltiin myös muiden palvelujen ja yhteistyökumppaneiden roolia prosessissa sekä tunnistettiin asioiden erilainen eteneminen, kun kyseessä on uusi asiakas tai jo sosiaalipalveluissa oleva asiakas. Kuvasimme työn organisoitumista kohdepalvelussa ja miten työskentely asiakkaan kanssa etenee kun työskentely päästään aloittamaan suoraan alkuarvioidun asian käsittelystä. Erityisesti perheneuvolassa ja varhaisen tuen perhetyössä työn muutoksen vaikutukset olivat merkittävät. Perheneuvolassa palveluohjaajien rooli korostui ja varhaisen tuen perhetyössä pystyttiin vastaamaan asiakastietojärjestelmän muuttumisen aiheuttamaan roolien muutokseen perheohjaajien työssä. Työskentelyn aikana tarkennettiin myös palvelujen sisältöä ja millaisia asiakkaita palveluun ohjataan/ kenelle palvelu on tarkoitettu.
Ohjauksen ja neuvonnan keskittämisen kanssa samanaikaisesti kehitettiin ja otettiin käyttöön digitaalinen hakeminen lapsiperheiden palveluihin. Tuottavuusohjelmassa tehtävä digitaalisen hakemisen ja päätöksenteon prosessi sovitettiin osaksi ohjauksen ja neuvonnan keskittämisen kokonaistoimintamallia.
Kun toimintamallin kuvaus saatiin valmiiksi, tarkensimme käyttöönoton päivämäärän ja sovimme/työskentelimme:
Käyttöönoton jälkeen tapasimme sovitusti palvelujen kanssa ja kävimme läpi käytännön kuulumiset ja sovimme tarvittaessa muutoksista toimintamalliin.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Matalan kynnyksen lasten ja perheiden palveluihin ohjautuminen oli aiemmin hajanaista, sillä jokaisella palvelulla oli oma puhelinnumero ja paperiset lomakkeet, joilla palveluun ohjauduttiin. Asiakkaan tuli tietää mihin palveluun hän on yhteydessä ja digitaaliset yhteydenotonväylät puuttuivat. Alkuarvioinnin, ohjaamisen rakenteiden ja yhteistyön käytännöistä ei ollut sovittu sosiaalihuollon asiakasneuvonnan kanssa.
Keskitetyn ohjauksen ja neuvonnan toimintamallilla ja käytäntöjen yhtenäistämisellä laajennetaan sosiaalihuollon asiakasneuvonnan toimintaa, roolia ja yhteistyötä matalan kynnyksen lasten ja perheiden palveluissa. Asiakkaat saavat yhteyden sosiaalihuollon asiakasneuvontaan monikanavaisia yhteydenoton väyliä pitkin ja palveluihin ohjautuminen sujuvoituu.
Tehtävät, joiden avulla toimintamallia ja ratkaisua juurrutetaan ja levitetään osaksi arjen toimintaa:
Hankesuunnitelman mukaisesti hyvin toimiva asiakasohjaus ja asiakasneuvonta on erityisehto koronavelan purkamisessa ja hoitotakuun parantamisessa. Työskentely kiinnittyy strategisiin painopisteisiin, joissa tavoitteena on edistää tarpeenmukaisten ja vaikuttavien palveluiden tarjoamista kaikille Kymenlaakson asukkaille sekä vahvistaa palveluiden saavutettavuutta eri kanavissa. Hankkeen tavoitteena on sosiaalihuollon digitaalisen asioinnin lisääminen, henkilöstön työaikaa säästävien digitaalisten rakenteiden lisääminen, asiakkaan sujuvamman ohjautumisen toteutuminen.
Kehittämistyön tuloksena asiakas saa tarvitsemansa ohjauksen ja neuvonnan lasten ja perheiden sosiaalipalveluihin liittyen yhdellä yhteydenotolla sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta. Asiakas voi hyödyntää asioidessaan puhelinpalvelua, chattia tai varata soittoajan. Lisäksi asiakas voi hakea palveluja digitaalisesti.
Sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa ovat lisääntyneet:
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.
