Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli
Toimintamalli auttaa kuntia suunnittelemaan kestävämpiä ja markkinalähtöisempiä hankintoja ja helpottaa pk-yritysten osallistumista niihin. Se tarjoaa käytännönläheisen kokonaiskuvan hankintojen suunnittelusta sekä kunnille että yrityksille.
Toimintamallin nimi
Toimintamalli auttaa kuntia suunnittelemaan kestävämpiä ja markkinalähtöisempiä hankintoja ja helpottaa pk-yritysten osallistumista niihin. Se tarjoaa käytännönläheisen kokonaiskuvan hankintojen suunnittelusta sekä kunnille että yrityksille.
Toimintamalli sisältää kaksi osaa: tavoitteet ja toimintatavat. Malli antaa käytännönläheisen kokonaiskuvan, miten kunnan hankintojen valmistelijat voivat lisätä osallistavia toimintatapoja, viestintää ja jatkuvaa vuoropuhelua yrittäjien kanssa hankintojen suunnittelussa. Nämä konkreettiset toimintatavat vievät kohti tavoitteita: kestäviä hankintoja, avoimuutta ja kumppanuutta yrittäjien kanssa. Mallia voivat käyttää erilaiset kunnat riippumatta hankintojen volyymistä tai hankintaorganisaatiosta.
Toimintamalli auttaa pieniä ja keskisuuria yrityksiä osallistumaan helpommin julkisiin hankintoihin. Malli auttaa kuntaa tekemään markkinalähtöisempiä hankintoja ja muuttamaan hankintojen suunnittelua osallistavammaksi ja avoimemmaksi.
Ympäristöministeriön (2020) julkistaman Kestävä elvytys -työryhmän loppuraportin mukaan julkisella sektorilla on keskeinen rooli siirryttäessä vähähiiliseen ja ekologisesti kestävään yhteiskuntaan.
Ilmastotavoitteita ei voida saavuttaa ilman kuntien laajamittaisia ympäristöratkaisuja, joiden vihreät investoinnit tarjoavat alustan yksityisen sektorin työllisyyden kasvun vauhdittumiselle ja uusille innovaatioille. Innovatiivinen hankintatoiminta mahdollistaa yritysten innovaatiotoimintaa luomalla kysyntää innovatiivisille tuotteille ja palveluille.
Kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa (2020) todetaan että näiden tavoitteiden toteuttaminen edellyttää panostusta hankkijoiden ja tarjoajien vuoropuheluun sekä hankintatoiminnan suunnittelun kehittämiseen, jossa keskeisessä roolissa ovat myös kansalaiset palveluiden loppukäyttäjinä.
Toimintamallilla on kaksi selkeää kohderyhmää:
- kunnat: kuntien hankintavastaavat sekä oman toimensa ohella hankintoja tekevät työntekijät
- pienet ja keskisuuret yritykset
Lisäksi toimintamallia voivat hyödyntää hankintaneuvontaa tarjoavat organisaatiot, muut hankinta-asiantuntijat ja hankinnoista kiinnostuneet henkilöt
Toimintamalli kehitettiin asiakaskeskeisesti palvelumuotoilun menetelmillä. Yhteiskehittämistyöpajoihin osallistui kuntia, yrittäjiä ja muita sidosryhmiä. Kehittämistyön aikana käytiin myös jatkuvaa vuoropuhelua hankinta-asiantuntijoiden ja muiden tahojen kanssa. Toimintamallin ensimmäisestä ja toisesta versiosta kerättiin palautetta Padlet-verkkoalustalla, kyselylomakkeella ja haastatteluilla ennen lopullisen mallin muotoilua.
Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli kehitettiin Laurea-korkeakoulussa vuosina 2021–2023 tiiviissä yhteistyössä Uudenmaan liiton, KEINO osaamiskeskuksen, Espoon Seudun Yrittäjien kanssa ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Toimintamallin kehittäminen oli osa Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021–2022 -hanketta. Laurean koordinoima hanke toteutettiin yhteistyössä Haaga-Helian, Metropolian ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Hanketta rahoitti Euroopan aluekehitysrahasto osana Euroopan unionin koronapandemian johdosta toteuttamia toimia.
Valmista toimintamallia esiteltiin keväällä ja kesällä 2023 erilaisissa tilaisuuksissa mm.
- Business Espoon hankintaseminaari 15.3.2023
- Uudenmaan liiton elinkeinojohtajien kokous 5.4.2023
- Suomen Fysioterapeutit ry:n webinaari 25.5.2023
- Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun opintojaksoilla
- yksittäisille kunnille
Palautteesta nousi esiin erilaisia kohderyhmiä, joiden työssä kestävien julkisten hankintojen suunnittelumallista olisi hyötyä ja joille mallia kannattaisi markkinoida:
- kunnan ja sen toimialojen ja/tai toimialan hankintojen ohjausryhmä
- kunnan hankintajohtajat ja hankinta-asiantuntijat
- hankinnan substanssista vastuussa olevat asiantuntijat
- pienissä kunnissa esimerkiksi talouspäällikkö
- yrityksen johto
- kunnan tai alueen yrittäjäjärjestöt
- kehittämisyhtiöt ja hankintaneuvontaa tarjoavat organisaatiot
Käyttäjiltä saadun palautteen perusteella toimintamallia kannattaisi esitellä eri kohderyhmille tapaamisissa ja kohtaamalla käyttäjiä henkilökohtaisesti, ei pelkästään lähettämällä viestissä materiaaleja.
Tällainen prosessi vaatisi nimetyn henkilön, joka tutustuisi ensin malliin ja kertoisi sitten siitä omassa organisaatiossaan. Tätä juurrutus- ja levittämistyötä varten toimintamallin kaikki materiaalit jäävät julkisesti näkyviin Laurean verkkosivuille. Toimintamallista julkaistiin myös kolme esittelyvideota helpottamaan mallin omaksumista.
Toimintamalli julkaistiin CC BY-SA 4.0 -lisenssillä eli mallia saa jatkokehittää, jakaa vapaasti ja muunnella, kunhan lähde mainitaan CC-lisenssin ehtojen mukaisesti.
Toimintamallin käyttöönotosta ei ole vielä laajemmin tietoa hankkeen päättyessä 31.8.2023.
Kansikuva
