Kotihoidon johtaminen
Asiakastyötä ja henkilöstön hyvinvointia tukevan johtamismallin rakentaminen Helsingin kotihoitoon.
Oivalla ja ymmärrä
Helsingin kotihoidossa ja kuntouttavassa arviointiyksikössä kohdataan kuukausittain noin 6300 oman toiminnan ja 1200 ostopalvelujen asiakasta ja vuodessa toteutetaan noin 3 miljoonaa kotikäyntiä. Kotihoidossa työskentelee hoitotyön ammattilaisia, uutena henkilöstöryhmänä sosiaaliohjaajia, lähiesihenkilöitä ja päälliköitä. Kotihoito tekee yhteistyötä useiden organisaation sisäisten ja ulkoisten toimijoiden kanssa.
Lähtötilanteessa, vuonna 2022 kotihoito oli organisoituneena neljälle eri palvelualueelle ja vaikka tämä toimintamalli edisti kotihoidon ja esimerkiksi palvelukeskusten ja päivätoiminnan välistä yhteistyötä, asetti se haasteita kotihoidon yhtenäiselle johtamiselle. Kotihoidon lähiesihenkilöiden työssä on esiintynyt jo pitkään haitallista työssä kuormittumista, jota on yritetty purkaa erilaisin keinoin siinä kuitenkaan onnistumatta.
Kehittämistyö linkittyy Helsingin kaupunkistrategiaan ja Helsingin kotihoidon strategiseen toimintasuunnitelmaan.
Kotihoidon uudelleen organisoituminen toteutettiin kahdessa vaiheessa, ensimmäinen vaihe osana palvelukokonaisuuden uudelleen organisoitumista ja tässä kohtaa vastuu muutoksen toteuttamisesta oli pääosin hallinnolla. Toisessa vaiheessa kotihoito järjestäytyy uudelleen ja mukana kehittämistyössä ovat olleet kotihoidon johtaja, kotihoitopäälliköt, projektipäälliköt ja projektisuunnittelijat ja lähiesihenkilöt.
Lähiesihenkilötyön haitallista kuormitusta lähdettiin purkamaan yhdessä asiantuntijayritys Flovion kanssa ja kehittämisryhmässä oli lähiesihenkilöitä, kotihoitopäälliköitä ja projektisuunnittelijoita. Työterveyshuollon työterveyspsykologi osallistui ohjausryhmän toimintaan.
Johtamisen johtamisen, eli kothoihdon johtotiimin toiminnan kehittämiseen osallistuivat kaikki johtotiimiin kuuluvat ja sparraaja Parempi ote -yrityksestä.
Tiedolla johtamisen kehittämistä on tehty osana Kusti-hankkeen työskentelyä, kotihoidon tuottavuusryhmässä ja Apotti-ydinryhmässä.
Hanketyöntekijät ja kotihoidon johtotiimi ovat olleet päävastuussa siitä, että eri osakokonaisuuksissa tehtävä kehittämistyö linkittyy toisiinsa ja muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden.
Asiakasnäkökulma:
- Asiakkaat saavat samanlaista kotihoitoa joka puolella Helsinkiä
- Osaavat ammattilaiset toteuttavat kotihoidon palveluja
Henkilöstönäkökulma:
- Lähiesihenkilötyössä selkeät tehtävänkuvat, järkevät työtehtävät ja työmäärät
- Johtamistyön työn hallinta ja työssä tarvittava osaaminen paranevat
- Johtamistyöhön saa tarvittavaa tukea omalta esihenkilöltä, kollegoilta ja tiimiltä
- Mahdollisuudet vaikuttaa omaan ja tiimin työskentelytapoihin paranevat
- Kotihoitotyön veto- ja pitovoima paranevat kaikissa kotihoidon tehtävissä
Tuottavuus:
- Kotihoito on organisoitunut asiakastyötä ja henkilöstöä parhaiten tukevalla tavalla
- Johtamisen toimintatavat ja rakenteet selkiytyvät
- Kotihoidon kustannusten nousu tasaantuu
- Toimintamallia voidaan arvioida tarvittaessa Työterveys Helsingin kanssa tehtävällä esihenkilöiden psykososiaalisen kuormituksen jatkoselvityksellä.
- Fiilari-henkilöstökyselyllä, joka on Helsingin työntekijäkokemusta, henkilöstön työhyvinvointia ja kaupungin uudistumista mittaava kysely.
- Työterveyslaitoksen Kunta10-tutkimuksella, jonka avulla seurataan muun muassa henkilöstökokemusta sitoutumisen, muutosmyönteisyyden, sosiaalisen pääoman, vaikutusmahdollisuuksien ja johtamisen näkökulmista.
- Kotihoidon esihenkilöiden työhyvinvoinnin kehittämisestä tehdään YAMK-opinnäytetyö, jossa tutkitaan kotihoidon johtamisen sekä lähiesihenkilöille annetun tuen kehittämisen vaikutuksellisuutta osana kotihoidon KUSTI-hankkeen organisoimaa työhyvinvointiprojektia.
- Kotihoidon teematiistai-tilaisuuksien hyödyllisyyttä arvioidaan marras-joulukuussa 2023 esihenkilöille suunnatun Forms-kyselyn avulla.
- Kotihoidon uudelleen organisoituminen
- Johtamisen toimintatapojen kehittäminen Leanin menetelmiä hyödyntäen työpajoissa
- Kotihoidon johtotiimin sparraus, toimintatapojen uudistaminen
- Kokousrakenteiden ja -sisältöjen selkiyttäminen
- Tiedolla johtamisen kehittäminen
Kotihoidossa työskentelee noin 70 lähiesihenkilöä. Heidän työhyvinvointiaan on selvitetty työhyvinvointikyselyjen lisäksi työterveyshuollon työpaikkaselvityksillä. Lähiesihenkilöt ovat myös tuoneet kuormitusta esiin usein keskusteluissa oman esihenkilön kanssa ja kotihoitopäällikkökokouksissa. Kotihoidon lähiesihenkilöille on ollut oma työhyvinvointihanke joitain vuosia sitten, mutta sen avulla ei onnistuttu löytämään ratkaisuja, joilla olisi ollut riittävä vaikutus.
Ymmärrystä kotihoidon johtotiimin tarpeista on kerrytetty useissa kehittämis- ja sparrauspäivissä vuosien 2022-2023 aikana.
Henkilöstön näkemyksiä työhyvinvointia tukevasta johtamisesta ja tiimityöstä on kerrytetty kesällä 2022 auditoimalla toimintatapoja tiimeissä, joissa on ollut poikkeuksellisen hyvät tulokset työhyvinvointikyselyissä (ks. linkitetty toimintamalli). Henkilöstöä on kuultu henkilöstötapaamisissa, joita on järjestetty säännöllisesti vuosien 2022-2023 aikana.
Kuvittele ja kokeile
Kotihoidon uudelleen organisoituminen:
- Ensimmäisessä vaiheessa, osana palvelukokonaisuuden uudelleen organisoitumista, kotihoito organisoitui omaksi palvelukseen, eli yhtenäiseksi kotihoidoksi.
- Toisen vaiheen organisoitumisen uudistus toteutetaan 1.1.24 ja siinä kotihoitoyksiköiden ja alayksiköiden koot tasataan ja lisäksi perustetaan uutena yksikkönä Kotihoidon yhteiset -palvelut, jonne sijoitetaan kotihoitoyhteisiä toimintoja, kuten yökotihoito, sosiaaliohjaus, työnsuunnittelu, resurssipoolit ja joitain asiantuntijapalveluja.
Johtamisen johtamisen kehittäminen:
- Johtamisen johtamista, eli kotihoidon johtotiimin toimintaa on kehitetty valmentaja Kalle Honkasen (Parempiote) avulla johtotiimin työpajoissa keväällä 4 kertaa ja syksyllä 3 kertaa.
- Tavoitteena oli hyvin toimiva ja kyvykäs johtamistiimi yhteisillä toimintatavoilla.
- Käsiteltyjä teemoja olivat tunteminen, luottamus, johtamiskyky, itsetuntemus, kommunikaatio, yhteistyö- ja viestintätavat.
- Johtotiimin yhteistyötä rakennettiin valmennuspäivissä keskustelemalla useita tunteja erilaisista teemoista ja myös jakamalla kokemuksia uran ja elämän eri vaiheista. Tämä lisäsi luottamusta ja yhteistä ymmärrystä kotihoitotyön johtamisesta.
- Kyvykkään, kuuntelevan, yhteistyökykyisen ja hyvin viestivän johtotiimin toimintatavoiksi valikoituivat:
- Johtotiimin kokousrakenteiden ja kokousten toimintatapojen selkiyttäminen; kokoukset viikoittain (ajankohtaiskokous, kotihoitopäällikkökokous), kuukausittain (johtoryhmän kokous) ja neljännesvuosittain (työkokoukset, kehittämispäivät( -> yhteisen löytäminen johtotiimille -> toistemme tunteminen ->luottamus-> turvallinen paikka ristiriidoille -> sitoutuminen ja yhdessä kehittäminen.
- Johtotiimin "tiistaikokous", eli nopea aamukokous, jossa ratkotaan ajankohtaisia asioita ja tarkistetaan kotihoidon yhteisestä kalenterista seuraavan viikon tapahtumat ja tehtävät.
- Lähiesihenkilöiden vaikutusmahdollisuuksien lisääminen ja osallistuminen kotihoitopäällikkökokouksiin kaksi kertaa kuukaudessa.
- Viestinnän tehostaminen ajatuksella "kun luulet viestineesi riittävästi, olet todennäköisesti viestinyt liian vähän". Muutosviestinnässä on hyödynnetty infotilaisuuksia, kyselytilaisuuksia, intranetin muutossivustoa ja henkilöstökirjettä.
- Lähiesihenkilöitä tuetaan säännöllisillä kahdenkeskisillä tapaamisilla ja kotihoitoyksiköiden ajankohtaiskokouksilla. Tämä edellyttää johtotiimin jäseniltä läsnäoloa, tapaamisia ja kalenterointia sekä oman kalenterin "tyhjentämistä".
Lähiesihenkilötyön haitallisen kuormituksen purkaminen:
- Yhteistyössä Työterveys Helsingin kanssa tehdyssä esihenkilöiden psykososiaalisen kuormituksen selvityksessä todettiin, että työstä johtuva stressi ja huono palautuminen sekä työhön liittyvä eettinen kuormitus muodostivat vähintään kohtalaisen riskin esihenkilöiden terveydelle ja työkyvylle. Työ on pirstaleista ja aikaa varsinaiseen johtamistyöhön ei koeta olevan riittävästi. Työhön liittyvät keskeytykset ovat tavallisia ja eettinen kuormitus on korkealla mm. henkilöstön resurssipulaan liittyen.
- Lähiesihenkilötyön haitallista kuormitusta lähdettiin purkamaan yhteistyössä asiantuntijayritys Flovion kanssa sisältäen esihenkilötyön nykytilan analyysin, arvioinnin, työpajoja sekä uusien toimintamallien ehdotuksen.
- Projektin tavoitteena oli kotihoidon lähiesihenkilöiden työhyvinvoinnin ja työn hallittavuuden parantaminen.
- Nykytilan analysoinnissa Flovio hyödynsi taustamateriaaleja, kotihoidon esihenkilöiden, päälliköiden ja kotihoidon johtajan haastatteluita sekä lähiesihenkilön varjostusta.
- Taustamateriaaleihin sisältyi mm. työpaikkaselvitysten raportteja, aiemman kotihoidon ohjaajien työhyvinvointihankeen materiaali, työpaikkaselvitysmateriaaleja sekä mm. toimialan toimintasuunnitelma- ja organisaatiokuvausdokumentteja.
- Kolme kehitystyöpajaa, joissa hyödynnettiin ja opittiin yhteiskehittämisen, leanin, prosessikehittämisen sekä palvelumuotoilun menetelmiä. Työpajoihin osallistui jokaisen alueen lähiesihenkilöitä sekä päällikköitä.
- Työpajoissa lähiesihenkilöiden työtä tarkasteltiin eri työtehtävien ajankäytön, kuormittavuuden ja arvon tuoton näkökulmista. Painopiste oli eniten aikaa vievissä tehtävissä.
- Työpajojen aiheina olivat:
- Lähiesihenkilötyön nyky- ja tavoitetila - työpajassa kartoitettiin lähiesihenkilötyön nyky- ja tavoitetilaa mm. ajankäytön, arvontuoton ja hukan näkökulmasta.
- Lähiesihenkilön tehtävänkuva - työpajassa keskityttiin lähiesihenkilötyön ydintehtävien ja tehtävänkuvan määrittelyyn.
- Johtamisprosessien tavoitetila - työpajassa keskityttiin johtamisprosessien kehityskohteisiin ja näiden tavoitetilan määrittelyyn.
- Työpajoissa tunnistettiin useita kehitysehdotuksia ja kehitystä vaativia kokonaisuuksia, joista projektin tiimoilta lähdettiin edistämään kolmea kokonaisuutta, jotka tunnistettiin eniten lähiesihenkilöitä kuormittavaksi sekä työllistäväksi ja aikaa vieväksi tehtäväksi.
- Kolme kokonaisuutta, joita lähdettiin edistämään olivat:
- Akuuttien poissaolojen prosessi
- Toimintamallin muutos poissaolojärjestelyihin.
- Työnsuunnittelija järjestelee oman henkilöstön rekrytoinnin lisätyöhön äkillisissä puutostilanteissa.
- Tavoitteena nopeuttaa työnsuunnittelun prosessia, kun työnsuunnittelija saa poissaolotiedon heti, ja pystyy aloittamaan järjestelyt riittävälle resursoinnille.
- Rekrytoinnin prosessi
- Toimintamallin muutos hajautetusta rekrytoinnista keskitettyyn rekrytointiin.
- Työaikasäästöjen lisäksi keskittäminen edistää kokonaisvaltaista resurssiohjausta ja parempaa rekrytointien onnistumisastetta.
- Johtaa tasapuolisempaan ja tasalaatuisempaan rekrytointiin.
- Mahdollistaa lukuisten tarkkaan rajattujen ja päällekkäisten hakujen sijaan myös laajemmat (alue, määrä, kesto) haut eli rekrytointi-ilmoitusten määrän vähentämisen.
- Vähentää lähiesihenkilöiden kokemaa kuormitusta sekä vapauttaa lähiesihenkilöiden työaikaa henkilöstön kehittämiseen ja työssä jaksamiseen.
- Rekrytoinnin keskittämisen toteutustapaa arvioidaan ja asiasta päätetään syksyllä 2023.
- Tiedonjaon prosessi
- Tiedonjakoon liittyy nykytilassa paljon hukkaa, tavoitetilassa viestintä on yhtenäistä ja oikein kohdennettua.
- Kotihoidon yhteinen viikkokalenteri julkaistiin ja tuotiin käyttöön.
- Säännöllisten kokousten rytmittäminen saman tahtisiksi tukee sitä, että tilaisuuksien (koulutukset, infot jne.) järjestäminen esimerkiksi tiettyjen viikonpäivien iltapäivinä olisi mahdollista ilman päällekkäisyyksiä.
- Myös muiden tiedonjaon kehittämisen toimien tarkastelua ja edistämistä jatketaan, kuten esimerkiksi:
- Sähköpostiviestinnässä otsikoiden koodittaminen siten, että jo otsikko kertoo odottaako sähköposti toimia.
- Ei viestintää vaan ”nice to know” –hengesssä viestien määrän minimoimiseksi.
- Enemmän ohjeita intraan sähköpostin sijaan.
- Akuuttien poissaolojen prosessi
- Kehityksen ohella työpajoissa luotiin lähiesihenkilötyötä jo nykyhetkessä tukevia työkaluja sekä hahmotettiin työn tavoitetilaa. Työkalut voivat toimia myös esihenkilötyöhön perehdytyksen materiaalina.
- Lähiesihenkilöiden säännöllisesti toistuvien tehtävien listojen on tarkoitus toimia tarkastuslistoina, jotka vähentävät työn muistinvaraisuutta ja lisäävät työn kokonaisuuden hallintaa (kts. kuvat).
- Lähiesihenkilön tavoiteviikkorakenteen on tarkoitus tukea työn organisointia ja hallittavuutta (kts. kuva).
- Kolmen pääkokonaisuuden lisäksi muita tunnistettuja kehityskohtia jatko työstetään kotihoidossa.
- Muita jatkokehittämisehdotuksia oli muun muassa:
- Lähiesihenkilöiden UKK-palsta.
- Aloittaville työntekijöille keskitetyt kotihoidossa aloittavan päivät.
- Tiedonkeruun automatisoituminen.
- Yhteisöllisen/autonimisen työvuorosuunnittelun kehittäminen.
Teematiistait
- Toimivat koulutus- ja kertaus-tilaisuuksina.
- Tavoitteena tukea kotihoidon tiedolla johtamista ja vähentää kuormitusta osaamista vahvistamalla.
- Tilaisuudet on tarkoitettu kaikille kotihoidon esihenkilötehtävissä toimiville.
- Ennalta sovittu aika muiden vakioitujen kokousten tavoin: kuun jokainen kolmas tiistai klo 12-13 (Teams). Kesto 60min, alustus 30min + keskustelu 30min.
- 1-2 kertaa tapaamista vuodessa lähitoteutuksena. Kesto 4-8h.
- Tilaisuuksissa käsiteltävät teemat ovat:
- Tunnistettuja haasteita
- Ajankohtaisia teemoja
- Esihenkilöiden toiveista nousseita teemoja
- Asiantuntijat tilaisuuksissa ovat kotihoidon esihenkilöitä tai Helsingin kaupungin organisaation asiantuntijoita.
- Vuoden 2023 tilaisuuksia:
- Huhtikuu (Teams): asiakastyön suunnittelu (vertaiskehittäminen, Apotti, optimointi)
- Toukokuu (lähitoteutus): resurssisuunnittelu, tiedolla johtaminen, jatkuva parantaminen, asiakaslähtöinen kehittäminen
- Kesäkuu (Teams): työyhteisön johtaminen/henkilöstön haasteelliset tilanteet
- Syyskuu Teams): esihenkilön oman työn johtaminen
- Lokakuu: valmentava johtaminen
Kokousrakenteiden ja -sisältöjen kehittäminen:
- Kotihoidon kokousrakenteeksi sovittiin:
- Kotihoidon johtoryhmä kerran kuukaudessa
- Kotihoitopäällikkökokous kolme kertaa kuukaudessa
- Kotihoidon johtotiimin "tiistaikokous" ajankohtaisille asioille kerran viikossa
- Esihenkilökokous joka toinen viikko
- Alayksiköiden henkilöstökokoukset kerran viikossa
- Alayksiköiden asiakaskokoukset kerran viikossa
- Kaikista kokouksista laadittiin ns. "kokouskortit" ohjaamaan kokouksia, liitteenä esimerkit täytetystä ja täytettävästä kortista.
Tiedolla johtamisen kehittäminen:
- Kotihoidon johtamisessa hyödynnettävä tieto on hajautunutta, sitä on haettava eri tietolähteistä.
- Tavoitteena on rakentaa yhteinen kotihoidon johtamisen taulu, johon kootaan yhteen seurattavat mittaritiedot.
- Johtamisen taulu rakennettaan PowerBi -työkalua hyödyntäen, mutta se sisältää vielä toistaiseksi jonkun verran käsin kerättävää tietoa eri tietolähteistä
- Tiedolla johtamisen pääasiallisiksi työkaluiksi ja toimintatavoiksi valikoitiin:
- Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti
- Vertaiskehittämisen verkkoraportti
- Talouden ja toiminnan suunnittelun seurannan työkalu
- Mittaritulosten tarkastelu kuukausittain kotihoitopäällikkökokouksessa
- Teemoittaiset PowerBi-koontinäytöt: kotihoidon tilannekuvaseuranta (esim. tuplavuorot) ja kotihoidon henkilöstön käyttö (vakanssien täyttötilanne ammattiryhmittäin ja yksiköittäin)
- Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hyödyntäminen.
Kuva
Kuva
Kuva
Kuva
Kuva
Toimintamallin käyttöönotto on edelleen osittain kesken ja vasta vuoden 2024 aikana päästään näkemään, onko malli kokonaisuutena onnistunut. Esihenkilöiden kuormitusta on vähennetty vakiomalla viestintämalleja, yhtenäistämällä käytäntöjä ja vahvistamalla osaamista. Kotihoidon organisaatiomuutos astuu voimaan vuonna 2024. Johtamisen kehittämistä ja esihenkilötyön kuormituksen purkamista jatketaan vuonna 2024. Kokousrakenteet jäävät käyttöön ja tiedolla johtamisen kehittäminen jatkuu hankkeen jälkeen.