Kotihoidon johtaminen
Asiakastyötä ja henkilöstön hyvinvointia tukevan johtamismallin rakentaminen Helsingin kotihoitoon.
Helsingin kotihoidossa ja kuntouttavassa arviointiyksikössä kohdataan kuukausittain noin 6300 oman toiminnan ja 1200 ostopalvelujen asiakasta ja vuodessa toteutetaan noin 3 miljoonaa kotikäyntiä. Kotihoidossa työskentelee hoitotyön ammattilaisia, uutena henkilöstöryhmänä sosiaaliohjaajia, lähiesihenkilöitä ja päälliköitä. Kotihoito tekee yhteistyötä useiden organisaation sisäisten ja ulkoisten toimijoiden kanssa.
Lähtötilanteessa, vuonna 2022 kotihoito oli organisoituneena neljälle eri palvelualueelle ja vaikka tämä toimintamalli edisti kotihoidon ja esimerkiksi palvelukeskusten ja päivätoiminnan välistä yhteistyötä, asetti se haasteita kotihoidon yhtenäiselle johtamiselle. Kotihoidon lähiesihenkilöiden työssä on esiintynyt jo pitkään haitallista työssä kuormittumista, jota on yritetty purkaa erilaisin keinoin siinä kuitenkaan onnistumatta.
Kehittämistyö linkittyy Helsingin kaupunkistrategiaan ja Helsingin kotihoidon strategiseen toimintasuunnitelmaan.
Kotihoidon uudelleen organisoituminen toteutettiin kahdessa vaiheessa, ensimmäinen vaihe osana palvelukokonaisuuden uudelleen organisoitumista ja tässä kohtaa vastuu muutoksen toteuttamisesta oli pääosin hallinnolla. Toisessa vaiheessa kotihoito järjestäytyy uudelleen ja mukana kehittämistyössä ovat olleet kotihoidon johtaja, kotihoitopäälliköt, projektipäälliköt ja projektisuunnittelijat ja lähiesihenkilöt.
Lähiesihenkilötyön haitallista kuormitusta lähdettiin purkamaan yhdessä asiantuntijayritys Flovion kanssa ja kehittämisryhmässä oli lähiesihenkilöitä, kotihoitopäälliköitä ja projektisuunnittelijoita. Työterveyshuollon työterveyspsykologi osallistui ohjausryhmän toimintaan.
Johtamisen johtamisen, eli kothoihdon johtotiimin toiminnan kehittämiseen osallistuivat kaikki johtotiimiin kuuluvat ja sparraaja Parempi ote -yrityksestä.
Tiedolla johtamisen kehittämistä on tehty osana Kusti-hankkeen työskentelyä, kotihoidon tuottavuusryhmässä ja Apotti-ydinryhmässä.
Hanketyöntekijät ja kotihoidon johtotiimi ovat olleet päävastuussa siitä, että eri osakokonaisuuksissa tehtävä kehittämistyö linkittyy toisiinsa ja muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden.
Asiakasnäkökulma:
- Asiakkaat saavat samanlaista kotihoitoa joka puolella Helsinkiä
- Osaavat ammattilaiset toteuttavat kotihoidon palveluja
Henkilöstönäkökulma:
- Lähiesihenkilötyössä selkeät tehtävänkuvat, järkevät työtehtävät ja työmäärät
- Johtamistyön työn hallinta ja työssä tarvittava osaaminen paranevat
- Johtamistyöhön saa tarvittavaa tukea omalta esihenkilöltä, kollegoilta ja tiimiltä
- Mahdollisuudet vaikuttaa omaan ja tiimin työskentelytapoihin paranevat
- Kotihoitotyön veto- ja pitovoima paranevat kaikissa kotihoidon tehtävissä
Tuottavuus:
- Kotihoito on organisoitunut asiakastyötä ja henkilöstöä parhaiten tukevalla tavalla
- Johtamisen toimintatavat ja rakenteet selkiytyvät
- Kotihoidon kustannusten nousu tasaantuu
- Toimintamallia voidaan arvioida tarvittaessa Työterveys Helsingin kanssa tehtävällä esihenkilöiden psykososiaalisen kuormituksen jatkoselvityksellä.
- Fiilari-henkilöstökyselyllä, joka on Helsingin työntekijäkokemusta, henkilöstön työhyvinvointia ja kaupungin uudistumista mittaava kysely.
- Työterveyslaitoksen Kunta10-tutkimuksella, jonka avulla seurataan muun muassa henkilöstökokemusta sitoutumisen, muutosmyönteisyyden, sosiaalisen pääoman, vaikutusmahdollisuuksien ja johtamisen näkökulmista.
- Kotihoidon esihenkilöiden työhyvinvoinnin kehittämisestä tehdään YAMK-opinnäytetyö, jossa tutkitaan kotihoidon johtamisen sekä lähiesihenkilöille annetun tuen kehittämisen vaikutuksellisuutta osana kotihoidon KUSTI-hankkeen organisoimaa työhyvinvointiprojektia.
- Kotihoidon teematiistai-tilaisuuksien hyödyllisyyttä arvioidaan marras-joulukuussa 2023 esihenkilöille suunnatun Forms-kyselyn avulla.
- Kotihoidon uudelleen organisoituminen
- Johtamisen toimintatapojen kehittäminen Leanin menetelmiä hyödyntäen työpajoissa
- Kotihoidon johtotiimin sparraus, toimintatapojen uudistaminen
- Kokousrakenteiden ja -sisältöjen selkiyttäminen
- Tiedolla johtamisen kehittäminen
Kotihoidossa työskentelee noin 70 lähiesihenkilöä. Heidän työhyvinvointiaan on selvitetty työhyvinvointikyselyjen lisäksi työterveyshuollon työpaikkaselvityksillä. Lähiesihenkilöt ovat myös tuoneet kuormitusta esiin usein keskusteluissa oman esihenkilön kanssa ja kotihoitopäällikkökokouksissa. Kotihoidon lähiesihenkilöille on ollut oma työhyvinvointihanke joitain vuosia sitten, mutta sen avulla ei onnistuttu löytämään ratkaisuja, joilla olisi ollut riittävä vaikutus.
Ymmärrystä kotihoidon johtotiimin tarpeista on kerrytetty useissa kehittämis- ja sparrauspäivissä vuosien 2022-2023 aikana.
Henkilöstön näkemyksiä työhyvinvointia tukevasta johtamisesta ja tiimityöstä on kerrytetty kesällä 2022 auditoimalla toimintatapoja tiimeissä, joissa on ollut poikkeuksellisen hyvät tulokset työhyvinvointikyselyissä (ks. linkitetty toimintamalli). Henkilöstöä on kuultu henkilöstötapaamisissa, joita on järjestetty säännöllisesti vuosien 2022-2023 aikana.