Kotihoidon johtaminen

 Kotihoidon uudelleen organisoituminen:

• Ensimmäisessä vaiheessa, osana palvelukokonaisuuden uudelleen organisoitumista, kotihoito organisoitui omaksi palvelukseen, eli yhtenäiseksi kotihoidoksi.
• Toisen vaiheen organisoitumisen uudistus toteutetaan 1.1.24 ja siinä kotihoitoyksiköiden ja alayksiköiden koot tasataan ja lisäksi perustetaan uutena yksikkönä Kotihoidon yhteiset -palvelut, jonne sijoitetaan kotihoitoyhteisiä toimintoja, kuten yökotihoito, sosiaaliohjaus, työnsuunnittelu, resurssipoolit ja joitain asiantuntijapalveluja.

Johtamisen johtamisen kehittäminen:

• Johtamisen johtamista, eli kotihoidon johtotiimin toimintaa on kehitetty valmentaja Kalle Honkasen (Parempiote) avulla johtotiimin työpajoissa keväällä 4 kertaa ja syksyllä 3 kertaa.
•  Tavoitteena oli hyvin toimiva ja kyvykäs johtamistiimi yhteisillä toimintatavoilla.
• Käsiteltyjä teemoja olivat tunteminen, luottamus, johtamiskyky, itsetuntemus, kommunikaatio, yhteistyö- ja viestintätavat.
• Johtotiimin yhteistyötä rakennettiin valmennuspäivissä keskustelemalla useita tunteja erilaisista teemoista ja myös jakamalla kokemuksia uran ja elämän eri vaiheista. Tämä lisäsi luottamusta ja yhteistä ymmärrystä kotihoitotyön johtamisesta.
• Kyvykkään, kuuntelevan, yhteistyökykyisen ja hyvin viestivän johtotiimin toimintatavoiksi valikoituivat:
  • Johtotiimin kokousrakenteiden ja kokousten toimintatapojen selkiyttäminen; kokoukset viikoittain (ajankohtaiskokous, kotihoitopäällikkökokous), kuukausittain (johtoryhmän kokous) ja neljännesvuosittain (työkokoukset, kehittämispäivät( -> yhteisen löytäminen  johtotiimille -> toistemme tunteminen ->luottamus-> turvallinen paikka ristiriidoille -> sitoutuminen ja yhdessä kehittäminen.
  • Johtotiimin "tiistaikokous",   eli nopea aamukokous, jossa ratkotaan ajankohtaisia asioita ja tarkistetaan kotihoidon yhteisestä kalenterista seuraavan viikon tapahtumat ja tehtävät.
  • Lähiesihenkilöiden vaikutusmahdollisuuksien lisääminen ja osallistuminen kotihoitopäällikkökokouksiin kaksi kertaa kuukaudessa.
  • Viestinnän tehostaminen ajatuksella  "kun luulet viestineesi riittävästi, olet todennäköisesti viestinyt liian vähän". Muutosviestinnässä on hyödynnetty infotilaisuuksia, kyselytilaisuuksia, intranetin muutossivustoa ja henkilöstökirjettä.
  • Lähiesihenkilöitä tuetaan säännöllisillä kahdenkeskisillä tapaamisilla ja kotihoitoyksiköiden ajankohtaiskokouksilla. Tämä edellyttää johtotiimin jäseniltä läsnäoloa, tapaamisia ja kalenterointia sekä oman kalenterin "tyhjentämistä".

Lähiesihenkilötyön haitallisen kuormituksen purkaminen:

• Yhteistyössä Työterveys Helsingin kanssa tehdyssä esihenkilöiden psykososiaalisen kuormituksen selvityksessä todettiin, että työstä johtuva stressi ja huono palautuminen sekä työhön liittyvä eettinen kuormitus muodostivat vähintään kohtalaisen riskin esihenkilöiden terveydelle ja työkyvylle.​ Työ on pirstaleista ja aikaa varsinaiseen johtamistyöhön ei koeta olevan riittävästi. Työhön liittyvät keskeytykset ovat tavallisia ja eettinen kuormitus on korkealla mm. henkilöstön resurssipulaan liittyen.   
• Lähiesihenkilötyön haitallista kuormitusta lähdettiin purkamaan yhteistyössä asiantuntijayritys Flovion kanssa sisältäen esihenkilötyön nykytilan analyysin, arvioinnin, työpajoja sekä uusien toimintamallien ehdotuksen.
• Projektin tavoitteena oli kotihoidon lähiesihenkilöiden työhyvinvoinnin ja työn hallittavuuden parantaminen.
• Nykytilan analysoinnissa Flovio hyödynsi taustamateriaaleja,  kotihoidon esihenkilöiden, päälliköiden ja kotihoidon johtajan haastatteluita sekä lähiesihenkilön varjostusta. 
  • Taustamateriaaleihin sisältyi mm. työpaikkaselvitysten raportteja, aiemman kotihoidon ohjaajien työhyvinvointihankeen materiaali, työpaikkaselvitysmateriaaleja sekä mm. toimialan toimintasuunnitelma- ja organisaatiokuvausdokumentteja.
• Kolme kehitystyöpajaa, joissa hyödynnettiin ja opittiin yhteiskehittämisen, leanin, prosessikehittämisen sekä palvelumuotoilun menetelmiä. Työpajoihin osallistui jokaisen alueen lähiesihenkilöitä sekä päällikköitä.  
  • Työpajoissa lähiesihenkilöiden työtä tarkasteltiin eri työtehtävien ajankäytön, kuormittavuuden ja arvon tuoton näkökulmista. Painopiste oli eniten aikaa vievissä tehtävissä. ​ 
  • Työpajojen aiheina olivat: 
    • Lähiesihenkilötyön nyky- ja tavoitetila - työpajassa kartoitettiin lähiesihenkilötyön nyky- ja tavoitetilaa mm. ajankäytön, arvontuoton ja hukan näkökulmasta.  
    • Lähiesihenkilön tehtävänkuva - työpajassa keskityttiin lähiesihenkilötyön ydintehtävien ja tehtävänkuvan määrittelyyn.
    • Johtamisprosessien tavoitetila - työpajassa keskityttiin johtamisprosessien kehityskohteisiin ja näiden tavoitetilan määrittelyyn.  ​
• Työpajoissa tunnistettiin useita kehitysehdotuksia ja kehitystä vaativia kokonaisuuksia, joista projektin tiimoilta lähdettiin edistämään kolmea kokonaisuutta, jotka tunnistettiin eniten lähiesihenkilöitä kuormittavaksi sekä työllistäväksi ja aikaa vieväksi tehtäväksi.
• Kolme kokonaisuutta, joita lähdettiin edistämään olivat:
  • Akuuttien poissaolojen prosessi​
    • Toimintamallin muutos poissaolojärjestelyihin.
    • Työnsuunnittelija järjestelee oman henkilöstön rekrytoinnin lisätyöhön äkillisissä puutostilanteissa.
    • Tavoitteena nopeuttaa työnsuunnittelun prosessia, kun työnsuunnittelija saa poissaolotiedon heti, ja pystyy aloittamaan järjestelyt riittävälle resursoinnille.
  • Rekrytoinnin prosessi ​
    • Toimintamallin muutos hajautetusta rekrytoinnista keskitettyyn rekrytointiin.
    • Työaikasäästöjen lisäksi keskittäminen edistää kokonaisvaltaista resurssiohjausta ja parempaa rekrytointien onnistumisastetta.
    • Johtaa tasapuolisempaan ja tasalaatuisempaan rekrytointiin.
    • Mahdollistaa lukuisten tarkkaan rajattujen ja päällekkäisten hakujen sijaan myös laajemmat (alue, määrä, kesto) haut eli rekrytointi-ilmoitusten määrän vähentämisen.
    • Vähentää lähiesihenkilöiden kokemaa kuormitusta sekä vapauttaa lähiesihenkilöiden työaikaa henkilöstön kehittämiseen ja työssä jaksamiseen.
    • Rekrytoinnin keskittämisen toteutustapaa arvioidaan ja asiasta päätetään syksyllä 2023. 
  • Tiedonjaon prosessi
    • Tiedonjakoon liittyy nykytilassa paljon hukkaa, tavoitetilassa viestintä on yhtenäistä ja oikein kohdennettua.
    • Kotihoidon yhteinen viikkokalenteri julkaistiin ja tuotiin käyttöön.
    • Säännöllisten kokousten rytmittäminen saman tahtisiksi tukee sitä, että tilaisuuksien (koulutukset, infot jne.) järjestäminen esimerkiksi  tiettyjen viikonpäivien iltapäivinä olisi mahdollista ilman päällekkäisyyksiä. 
    • Myös muiden tiedonjaon kehittämisen toimien tarkastelua ja edistämistä jatketaan, kuten esimerkiksi:
      • Sähköpostiviestinnässä otsikoiden koodittaminen siten, että jo otsikko kertoo odottaako sähköposti toimia. ​
      • Ei viestintää vaan ”nice to know” –hengesssä viestien määrän minimoimiseksi.  ​
      • Enemmän ohjeita intraan sähköpostin sijaan. ​
• Kehityksen ohella työpajoissa luotiin lähiesihenkilötyötä jo nykyhetkessä tukevia työkaluja sekä hahmotettiin työn tavoitetilaa. ​ Työkalut voivat toimia myös esihenkilötyöhön perehdytyksen materiaalina. 
  • Lähiesihenkilöiden säännöllisesti toistuvien tehtävien listojen on tarkoitus toimia tarkastuslistoina, jotka vähentävät työn muistinvaraisuutta ja lisäävät työn kokonaisuuden hallintaa (kts. kuvat).
  • Lähiesihenkilön tavoiteviikkorakenteen on tarkoitus tukea työn organisointia ja hallittavuutta (kts. kuva). 
• Kolmen pääkokonaisuuden lisäksi muita tunnistettuja kehityskohtia jatko työstetään kotihoidossa.
• Muita jatkokehittämisehdotuksia oli muun muassa:
  • Lähiesihenkilöiden UKK-palsta.
  • Aloittaville työntekijöille keskitetyt kotihoidossa aloittavan päivät.
  • Tiedonkeruun automatisoituminen.
  • Yhteisöllisen/autonimisen työvuorosuunnittelun kehittäminen.

Teematiistait

• Toimivat koulutus- ja kertaus-tilaisuuksina​.
• Tavoitteena tukea kotihoidon tiedolla johtamista ja vähentää kuormitusta osaamista vahvistamalla.
• Tilaisuudet on tarkoitettu kaikille kotihoidon esihenkilötehtävissä toimiville.
• Ennalta sovittu aika muiden vakioitujen kokousten tavoin: kuun jokainen kolmas tiistai klo 12-13 (Teams). Kesto 60min, alustus 30min + keskustelu 30min.
• 1-2 kertaa tapaamista vuodessa lähitoteutuksena. Kesto 4-8h.
• Tilaisuuksissa käsiteltävät teemat ovat:
  • Tunnistettuja haasteita
  • Ajankohtaisia teemoja
  • Esihenkilöiden toiveista nousseita teemoja
• Asiantuntijat tilaisuuksissa ovat kotihoidon esihenkilöitä tai Helsingin kaupungin organisaation asiantuntijoita.
• Vuoden 2023 tilaisuuksia:
  • Huhtikuu (Teams): asiakastyön suunnittelu (vertaiskehittäminen, Apotti, optimointi)
  • Toukokuu (lähitoteutus): resurssisuunnittelu, tiedolla johtaminen, jatkuva parantaminen, asiakaslähtöinen kehittäminen
  • Kesäkuu (Teams): työyhteisön johtaminen/henkilöstön haasteelliset tilanteet
  • Syyskuu Teams): esihenkilön oman työn johtaminen
  • Lokakuu: valmentava johtaminen

Kokousrakenteiden ja -sisältöjen kehittäminen:

• Kotihoidon kokousrakenteeksi sovittiin:
  • Kotihoidon johtoryhmä kerran kuukaudessa
  • Kotihoitopäällikkökokous kolme kertaa kuukaudessa
  • Kotihoidon johtotiimin "tiistaikokous" ajankohtaisille asioille kerran viikossa
  • Esihenkilökokous joka toinen viikko
  • Alayksiköiden henkilöstökokoukset kerran viikossa
  • Alayksiköiden asiakaskokoukset kerran viikossa
• Kaikista kokouksista laadittiin ns. "kokouskortit" ohjaamaan kokouksia, liitteenä esimerkit täytetystä ja täytettävästä kortista.

Tiedolla johtamisen kehittäminen:

• Kotihoidon johtamisessa hyödynnettävä tieto on hajautunutta, sitä on haettava eri tietolähteistä.
• Tavoitteena on rakentaa yhteinen kotihoidon johtamisen taulu, johon kootaan yhteen seurattavat mittaritiedot.
• Johtamisen taulu rakennettaan PowerBi -työkalua hyödyntäen, mutta se sisältää vielä toistaiseksi jonkun verran käsin kerättävää tietoa eri tietolähteistä
• Tiedolla johtamisen pääasiallisiksi työkaluiksi ja toimintatavoiksi valikoitiin:
  • Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti
  • Vertaiskehittämisen verkkoraportti
  • Talouden ja toiminnan suunnittelun seurannan työkalu
  • Mittaritulosten tarkastelu kuukausittain kotihoitopäällikkökokouksessa
  • Teemoittaiset PowerBi-koontinäytöt: kotihoidon tilannekuvaseuranta (esim. tuplavuorot) ja kotihoidon henkilöstön käyttö (vakanssien täyttötilanne ammattiryhmittäin ja yksiköittäin)
• Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hyödyntäminen.