Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon sähköinen perehdytys Etelä-Savon hyvinvointialueella

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon perehdytys tehdään pääasiassa sähköisesti. Käytössä on yleis- ja yksikkökohtaiseen perehdytykseen sähköiset ohjelmat ja alustat, joilla varmistetaan tiedon ajankohtaisuus, oikeellisuus ja saavutettavuus. 

Toimintaympäristö

Etelä-Savon hyvinvointialueen toiminta alkoi vuoden 2023 alussa. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Hyvinvointialueen aloitettua toimintansa, on materiaalit päivitettävä Eloisan pohjille, sekä tehtävä materiaaleista yhtenäiset koko hyvinvointialueelle.

Seppo-perehdytyspelin avulla lisätään työntekijöiden tietoisuutta, kerätään palautetta ja kartoitetaan kehittämisen kohteita.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Työntekijöiden tietoisuuden lisääminen

Palautteen avulla kehittäminen

Yhtenäinen perehdytys Eloisan henkilökunnalle

Perehdytysmateriaalien saatavuus ja ajantasaisuus

Sähköisten järjestelmien hyödyntäminen ja paperisista materiaaleista luopuminen

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Intron hallinta on osaamisen kehittämisen yksiköllä, mutta sisällöt ja materiaalien päivitykset vaativat substanssiosaamista.

Kotihoidon perehdytykseen kootaan kotihoidon esihenkilöistä perehdytystyöryhmä.

Tavoiteltu muutos

Konkreettiset tavoitteet

• Yhtenäiset ohjeistukset koko alueella

• Selkeä, sähköinen perehdytysprosessi tukemassa esihenkilöitä ja työntekijöitä

• Tasalaatuinen perehdytys

Tavoiteltavat pitkän aikavälin vaikutukset

• Työntekijöiden osaamisen tukeminen

• Asiakasturvallisuuden vahvistuminen

• Työn veto- ja pitovoiman vahvistuminen

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Meidän kotihoito -ryhmä

• Tehty ja esitelty PowerPoint -esitys perehdytysmateriaaleista

• Palaute positiivista. Osallistujat toivoivat osan perehdytysmateriaaleista sähköpostilla suoraan tulostettavina versioita

• Tietoisuus lisääntyi perehdyttämisestä ja sen mahdollistavista sähköisistä työmenetelmistä

Kotihoidon esihenkilöt

• Tehty ja esitelty PowerPoint -esitys perehdytysmateriaaleista

• Kysely perehdytyksen onnistumisesta

Kotihoidon työntekijät

• Yksikkökierroksilla kerrottu perehdytyksestä; tavoitteista, työkaluista ja materiaalin sijainnista 

Ratkaisun perusidea

Sähköinen perehdytysalusta INTRO

Tulevaisuus kotona hanke on ollut osallisena Intron yleisperehdytyksen suunnittelussa ja toteutuksessa. Myös toimialakohtaiseen kotihoidon perehdytykseen on tehty alustavaa pohjaa Tulevaisuus kotona -hankkeessa.

Toiminta alkoi työntekijöiden perehdytyspilottina maaliskuussa, sen jälkeen tuli lisäksi kesätyöntekijöiden perehdytykset. 

Introsta vastaa nykyään Eloisan osaamisen ja kehittämisen yksikkö. Suunnitelmapohjat Introssa on muokattu Eloisan toimialasta riippumattomaan muotoon.

Intro on otettu syyskuussa virallisesti käyttöön. Olemassa on jo 5 stepin ensiaskeleet -ohjeita ja esittely Intrassa.

Intro perehdytysohjelman käyttökoulutuksien sisältö:
•    Perehdytyssuunnitelman aloittaminen uudelle työntekijälle Eloisan yleisperehdytysmateriaalin avulla
•    Perehdytystehtävien kuittaaminen ja perehdytyksen päättäminen
•    Oma tiiminäkymä ja perehdyttäjien kutsuminen ohjelmaan
•    Kuntarekryn ja Intron rajapinnan toiminta (palkattujen työntekijöiden siirtyminen esihenkilön Introon)

Seuraava vaihe on toimiala- ja yksikkökohtaisten Intro-perehdytyksien suunnittelu. 

Seppo-perehdytyspelin sisällöt

1. Etelä-Savon hyvinvointialueen​

• Arvot, visio ja missio​ • Kehittäminen​ • Toimintaperiaatteet​ • Toiminta-alue​ • Palvelujen taloudellisuus ja laatu

2.Kotihoito

• Tärkeimmät työvälineet • Sanastoa • Käsitteitä • Mittareita •Termejä ja palveluita • Hanke

3. Omavalvonta (ikääntyneet)

• Omavalvontasuunnitelma • Suunnitteluvastuu • Päivittäminen • Riskit ja epäkohdat • Ilmoitusvelvollisuus • Asiakas • Asema ja oikeudet • Itsemääräämisoikeus • Osallisuus • Palveluiden sisällön omavalvonta • Vaikuttava ja asiakaslähtöinen kotihoito • Turvallisuuden varmistaminen

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Resurssit

Intron hallinta on osaamisen ja kehittämisen yksiköllä, mutta sisällöt ja materiaalien päivitykset vaativat substanssiosaamista.

Tarvitaan perehdytyskokonaisuudesta vastaava

Esihenkilöiden tai perehdytysvastaavien työaika varsinaiseen perehdytykseen

Riippuu perehdytettävän lähtötasosta

Työaikaan vaikuttaa myös perehdyttäjän osaaminen

Yhden työkalun, Seppo-pelin käyttölisenssi päättyy vuoden 2023 lopussa. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kotihoitoon laadittua perehdytyspohjaa voi hyödyntää runkona, kun toimintamallia sovelletaan muualle. 

Huomioitavaa on, että jos organisaatiossa on erillinen yleisperehdytys, tulee rungosta poistaa päällekkäisyyksien välttämiset yleiset työnantajaa koskevat asiat. 

Suosittelemme pääkäyttäjiksi ja rungon päivittäjäksi pientä työryhmää, jolloin päivittäminen ei jää yhden henkilön varaan. On huomioitavaa, että perehdytysrunkoon linkitettävät ohjeistusten päivittäminen täytyy tehdä ajantasaisesti. 

Kotihoidossa eduksi on, jos työnantajan ohjeistuksiin on mahdollista päästä mobiilisti, esimerkiksi Teamsin kautta tai suoraan Intranetiin. Hankeaikana ohjeistukset tallennettiin myös kotihoidon omalle Teams-kanavalle, ja asennutettiin Teamsit kotihoidon työpuhelimiin, jolloin ohjeisiin pääsee käsiksi myös kentällä ollessa. 

Perehdytysrunkoa on pilotoitu aiemmassa Vetovoimainen kotihoito -hankkeessa, joten runko on esitestattu. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Vahvuudet

  • Tiedon lisääntyminen
  • Tiedon jalkauttaminen
  • Tiedon monipuolisuus

Heikkoudet

  • Tiedon jakaminen tasapuolisesti kaikille haasteellista/tavoitettavuus
  • Materiaalien löydettävyys
  • Tiedon löytämisen osaaminen

Mahdollisuudet

  • Erilaiset perehdytysmuodot
  • Sähköiset materiaalit helpommin saavutettavissa

Uhat

  • Muutosvastarinta (eivät halua oppia uutta)
  • Materiaalien ajankohtaisuus/päivittäminen