Kuntoutuspalvelujen sisäisen tiedonkulun kehittäminen digitaalisten työvälineiden avulla
Yhteinen digitaalinen tiedonkulun ja viestinnän alusta tukee kuntoutuspalvelujen toiminnan yhtenäistämistä ja kuntoutuspolkujen sujuvuutta, sekä vahvistaa konsultaatiomahdollisuuksia esh -pth kuntoutusammattilaisen välillä.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset käyttävät työssään lisääntyvässä määrin erilaisia digitaalisia palveluja, järjestelmiä ja työvälineitä. Korona-pandemian myötä olemme jo tottuneet kokoustamaan etänä, etenkin kun koolle on kutsuttuna ammattilaisia useista eri toimipisteistä.
Hyvinvointialueiden aloittamisen myötä tarve entistä vahvemmille yhtenäisille käytännöille on korostunut, jotta alueen asukkaille voidaan tarjota tasalaatuisempia kuntoutuspalveluja. Yhtenäiset käytännöt edellyttävät tiedonkulun ja viestinnän vahvistamista hyvinvointialueen kuntoutuksen ammattilaisten kesken.
Digitaaliset työvälineet mahdollistavat sekä reaaliaikaisen (etäpalaverit / videopuhelut) tai aikaan ja paikkaan sitomattoman yhteistyön (yhteisellä alustalla digitaalisten materiaalien työstö ja jakaminen / konsultointi ilman asiakastietoja) aiempaa vaivattomammin. Pilvipalveluiden hyödyntäminen mahdollistaa myös sen että yhteinen tieto on kaikkien saavutettavissa samanaikaisesti ja päivitykset tulevat näkyviin kaikille samanaikaisesti. Tietoa pystytään jakamaan yli yksikkörajojen mikä edistää yhteisten toimintamallien kehittämistä ja juurtumista.
Eri kuntoutuspalvelujen toimijoiden välillä ei ole ollut aiemmin keskitettyä tiedonkulkua edistävää alustaa. Aiemmin työtä ohjaavia ja tietoja kokoavia tiedostoja on säilytetty esimerkiksi sisäisillä verkkolevyillä, eikä eri toimintayksiköiden toimijoilla ole ollut pääsyä samoihin tiedostoihin. Tietoa on jaettu muun muassa sähköpostin välityksellä, jolloin haasteeksi on osoittautunut tiedostojen kaksoiskappaleet, ajantasaisen tiedon päivittämisen hitaus ja se ettei ole voitu varmistaa, että tieto on kaikkien sitä tarvitsevien toimijoiden saavutettavissa.
Toimintamallissa jalkautetaan kuntoutuspalveluihin Digitaalisessa Pelikirjassa (Kymenlaakson Hyvinvointialue) kuvattuja toimintatapoja organisaatiossa käytössä oleviin digitaalisiin viestinnän työkaluihin liittyen painottuen Microsoft Teams - sovellukseen.
Kehittäjäjoukon koollekutsujana ja koordinoijana toimii projektikoordinaattori. Projektikoordinaattori on toiminut myös teknisenä tukena, kehitystyön fasilitaattorina sekä toiminnallisuuksien rakentajana.
Kehittämiseen on osallistunut kuntoutuspalvelujen esihenkilöstö, jolta saatu kehitystyöhön liittyvät reunaehdot ja johtamisen kehittämisen tarpeet.
Kehittämiseen on osallistunut myös henkilöstön digimentorit sekä muita nimettyjä vastuuhenkilöitä. He ovat osallistuneet yhteisen viestintä ja tiedonjako alustan muotoiluun, tuottamaan tietoa tarvittavista ominaisuuksista sekä siirrettävien tietojen seulontaan ja varsinaiseen tiedonsiirtoon aiemmista tiedonsäilytyspaikoista (työasemat).
Yhteisen digitaalinen viestintäalustan rakentamisella tavoitellaan seuraavia muutoksia:
- Kuntoutuspalvelujen eri toimintayksiköiden välinen tiedonjako sujuu aiempaa vaivattomammin
- Kuntoutuspalvelujen eri toimintayksiköiden välinen yhteistyö sujuu aiempaa vaivattomammin ja yhteisille materiaaleille mahdollistuu kaikille saavutettava säilytys- ja työstöpaikka.
- Tiedostojen kaksoiskappaleiden määrä vähenee
- Työtä ohjaavien tiedostojen päivittäminen helpottuu
- Yhtenäiset toimintamallit vahvistuvat entisestään
Muutosta mitataan Teams-alustalla käyttöönotettavien eri toimijoiden yksityisten, että yhteiskäyttökanavien määrällä. Kuntoutuspalvelujen toiminta kattaa
- Apuvälinepalvelut
- Avokuntoutuksen
- Kotikuntoutuksen (kolmella eri sektorilla)
- Kuntoutuskeskus Hoikun
- Sairaalakuntoutuksen (sekä Erikoissairaanhoito että perusterveydenhuolto)
- Kuntoutus- ja kipupoliklinikan
Tavoiteltujen muutosten saavuttamista arvioidaan:
- Laadullisesti TEAMS -kanavien (sekä yksityisten että avoimien) käyttöaktiivisuuden perusteella
Toteutussuunnitelma:
- Luo yhteinen ymmärrys siitä, mihin TEAMS tiedonjako-alustana taipuu eli mitkä ovat tekniset rajoitteet jotka otettava kehittämisessä huomioon
- Kartoitetaan alustavat tarpeet vastuuhenkilöiltä
Kuva
Kohderyhmänä kuntoutuspalvelujen ammattilaiset.
Kehitystyöhön on osallistunut sekä kuntoutuspalvelujen esihenkilöstö että työntekijöistä eri palvelulinjojen digimentorit sekä muita esihenkilöstön nimeämiä henkilöitä mm. tiedostojen perkaamiseen ja siirtoon.
Kuvittele ja kokeile
Luodaan Kymenlaakson hyvinvointialueen koko Kuntoutuspalvelujen (aikuisten palvelut) henkilöstölle Teams-tiimi, jossa palveluilla on sekä kaikille yhteiset että toimintayksiköiden yksityiset kanavat helpottamaan tiedottamista, tiedon jakamista sekä yhteisen työn kehittämistä. Toimintamallissa noudatetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen Digitaalisen pelikirjan modernin työn toimintaperiaatteita.
Kuva
Toimintamallin toimivuus perustuu henkilöstön haluun ja kykyyn ottaa digitaalisia työvälineitä käyttöön yhteisen, modernin työn edistämiseksi.
Aloite toimintamallin kehitykselle tullut vahvasti esihenkilöstöltä ja sillä on ollut heidän tuki koko kehitysprosessin ajan.
Tehtävät, joita toimintamallin kehitystyö on edellyttänyt (löytyvät myös prosessikehityksen kuvassa):
- Tarpeiden alkukartoitus esihenkilöstöltä.
- Alkutarpeiden sekä Teamsin teknisten ominaisuuksien perusteella alustavan suunnitelman laatiminen
- Suunnitelman esittely, tarvittavien muutoksien kartoitus ja hyväksyntä esihenkilöstöltä
- 1. version rakentaminen (Tiimin perustaminen, avoimet ja yksityiset kanavat ja niiden sisältämät toiminnot, sekä ohjaava kansiorakenne tiedon jäsentämiseen)
- 1. version tarkastelu sekä esihenkilöstön että työntekijöistä nimetyn kehittäjäjoukon kanssa, tarpeiden tarkennus ja yhteensovittaminen riittävän yhtenäisen linjan saavuttamiseksi, kuitenkin huomioiden myös toimintayksiköiden yksilölliset tarpeet
- Tarvittavien muutoksien teko ja seuraavan version hyväksyntä.
- Olemassa olevien, aiemmissa tallennuspaikoissa sijaitsevien työtä ohjaavien tiedostojen ajantasaisuuden tarkistaminen ja siirto Teams-alustalle sovittuihin tallennuspaikkoihin.
- Käyttöohjeiden laatiminen perustuen organisaation yleisiin ohjeistuksiin, tarvittaessa käyttöönottokoulutukset henkilöstön tarpeiden mukaan.
- Käyttöönotto ja jatkuva kehitys
- Käyttöönoton tuki (kehittäjä / digimentorit/ esihenkilöstö)
Tarvittavat resurssit:
- Päävastuulliselta yhteisen tiimin rakentajalta edellytetään eniten ajallista panostusta sekä riittävää teknistä kyvykkyyttä ja ymmärrystä Teamsin toiminnallisuuksista.
- Sekä esihenkilöstöltä että henkilöstöltä edellytetty aikaresurssia tarpeiden määrittelyyn, verkkolevyiltä siirrettävien sisältöjen ajantasaisuuden tarkistamiseen sekä materiaalien siirtoon, sekä jatkuvaan arviointiin.
- Jatkokehitys edellyttää jatkuvaa käyttöä, muuttuvien tarpeiden tunnistamista sekä yhteistä keskustelua sekä linjauksia tarvittavista muutoksista. Teams on dynaaminen työkalu, joka kehittyy henkilöstön tarpeiden mukaisesti organisaation toimintaohjeita noudattaen.
Kuva
Kuntoutuspalvelut Henkilöstö -Teamsin kehittäminen jatkuu jatkossa palvelujen toimesta.
Useat eri toimintayksiköt ovat ottaneet oman kanavansa käyttöön, käyttöaktiivisuus vielä vaihtelee.
Alusta mahdollistanut muun muassa lean-pohjaisen Päivittäisjohtamisen taulun -mallin laajentamisen, kun hyviä käytänteitä on kyetty digitaalisen alustan kautta jakamaan aiempaa vaivattomammin.