Kuntoutuspalvelujen sisäisen tiedonkulun kehittäminen digitaalisten työvälineiden avulla
Yhteinen digitaalinen tiedonkulun ja viestinnän alusta tukee kuntoutuspalvelujen toiminnan yhtenäistämistä ja kuntoutuspolkujen sujuvuutta, sekä vahvistaa konsultaatiomahdollisuuksia esh -pth kuntoutusammattilaisen välillä.
Toimintamallin nimi
Yhteinen digitaalinen tiedonkulun ja viestinnän alusta tukee kuntoutuspalvelujen toiminnan yhtenäistämistä ja kuntoutuspolkujen sujuvuutta, sekä vahvistaa konsultaatiomahdollisuuksia esh -pth kuntoutusammattilaisen välillä.
Luodaan Kymenlaakson hyvinvointialueen koko Kuntoutuspalvelujen (aikuisten palvelut) henkilöstölle Teams-tiimi, jossa palveluilla on sekä kaikille yhteiset että toimintayksiköiden yksityiset kanavat helpottamaan tiedottamista, tiedon jakamista sekä yhteisen työn kehittämistä. Toimintamallissa noudatetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen Digitaalisen pelikirjan modernin työn toimintaperiaatteita.
Sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset käyttävät työssään lisääntyvässä määrin erilaisia digitaalisia palveluja, järjestelmiä ja työvälineitä. Korona-pandemian myötä olemme jo tottuneet kokoustamaan etänä, etenkin kun koolle on kutsuttuna ammattilaisia useista eri toimipisteistä.
Hyvinvointialueiden aloittamisen myötä tarve entistä vahvemmille yhtenäisille käytännöille on korostunut, jotta alueen asukkaille voidaan tarjota tasalaatuisempia kuntoutuspalveluja. Yhtenäiset käytännöt edellyttävät tiedonkulun ja viestinnän vahvistamista hyvinvointialueen kuntoutuksen ammattilaisten kesken.
Digitaaliset työvälineet mahdollistavat sekä reaaliaikaisen (etäpalaverit / videopuhelut) tai aikaan ja paikkaan sitomattoman yhteistyön (yhteisellä alustalla digitaalisten materiaalien työstö ja jakaminen / konsultointi ilman asiakastietoja) aiempaa vaivattomammin. Pilvipalveluiden hyödyntäminen mahdollistaa myös sen että yhteinen tieto on kaikkien saavutettavissa samanaikaisesti ja päivitykset tulevat näkyviin kaikille samanaikaisesti. Tietoa pystytään jakamaan yli yksikkörajojen mikä edistää yhteisten toimintamallien kehittämistä ja juurtumista.
Kohderyhmänä kuntoutuspalvelujen ammattilaiset.
Kehitystyöhön on osallistunut sekä kuntoutuspalvelujen esihenkilöstö että työntekijöistä eri palvelulinjojen digimentorit sekä muita esihenkilöstön nimeämiä henkilöitä mm. tiedostojen perkaamiseen ja siirtoon.
Toimintamallin toimivuus perustuu henkilöstön haluun ja kykyyn ottaa digitaalisia työvälineitä käyttöön yhteisen, modernin työn edistämiseksi.
Aloite toimintamallin kehitykselle tullut vahvasti esihenkilöstöltä ja sillä on ollut heidän tuki koko kehitysprosessin ajan.
Tehtävät, joita toimintamallin kehitystyö on edellyttänyt (löytyvät myös prosessikehityksen kuvassa):
- Tarpeiden alkukartoitus esihenkilöstöltä.
- Alkutarpeiden sekä Teamsin teknisten ominaisuuksien perusteella alustavan suunnitelman laatiminen
- Suunnitelman esittely, tarvittavien muutoksien kartoitus ja hyväksyntä esihenkilöstöltä
- 1. version rakentaminen (Tiimin perustaminen, avoimet ja yksityiset kanavat ja niiden sisältämät toiminnot, sekä ohjaava kansiorakenne tiedon jäsentämiseen)
- 1. version tarkastelu sekä esihenkilöstön että työntekijöistä nimetyn kehittäjäjoukon kanssa, tarpeiden tarkennus ja yhteensovittaminen riittävän yhtenäisen linjan saavuttamiseksi, kuitenkin huomioiden myös toimintayksiköiden yksilölliset tarpeet
- Tarvittavien muutoksien teko ja seuraavan version hyväksyntä.
- Olemassa olevien, aiemmissa tallennuspaikoissa sijaitsevien työtä ohjaavien tiedostojen ajantasaisuuden tarkistaminen ja siirto Teams-alustalle sovittuihin tallennuspaikkoihin.
- Käyttöohjeiden laatiminen perustuen organisaation yleisiin ohjeistuksiin, tarvittaessa käyttöönottokoulutukset henkilöstön tarpeiden mukaan.
- Käyttöönotto ja jatkuva kehitys
- Käyttöönoton tuki (kehittäjä / digimentorit/ esihenkilöstö)
Tarvittavat resurssit:
- Päävastuulliselta yhteisen tiimin rakentajalta edellytetään eniten ajallista panostusta sekä riittävää teknistä kyvykkyyttä ja ymmärrystä Teamsin toiminnallisuuksista.
- Sekä esihenkilöstöltä että henkilöstöltä edellytetty aikaresurssia tarpeiden määrittelyyn, verkkolevyiltä siirrettävien sisältöjen ajantasaisuuden tarkistamiseen sekä materiaalien siirtoon, sekä jatkuvaan arviointiin.
- Jatkokehitys edellyttää jatkuvaa käyttöä, muuttuvien tarpeiden tunnistamista sekä yhteistä keskustelua sekä linjauksia tarvittavista muutoksista. Teams on dynaaminen työkalu, joka kehittyy henkilöstön tarpeiden mukaisesti organisaation toimintaohjeita noudattaen.
Kuntoutuspalvelut Henkilöstö -Teamsin kehittäminen jatkuu jatkossa palvelujen toimesta.
Useat eri toimintayksiköt ovat ottaneet oman kanavansa käyttöön, käyttöaktiivisuus vielä vaihtelee.
Alusta mahdollistanut muun muassa lean-pohjaisen Päivittäisjohtamisen taulun -mallin laajentamisen, kun hyviä käytänteitä on kyetty digitaalisen alustan kautta jakamaan aiempaa vaivattomammin.