Lääkeautomaattien sujuvan kierron toimintamalli
Lääkeautomaattien sujuvan kierron toimintamalli käsittää prosessikokonaisuuden, jossa kuvataan hanketyöntekijän (nimike tarkentuu) rooli, lääkeautomaattien elinkaaren prosessi, ongelma- ja poikkeustilanteet, sujuva kierto sekä Haipro -tilanteet.
Oivalla ja ymmärrä
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella ikääntyneiden määrä tulee kasvamaan huomattavasti, jolloin ikääntyneiden hoivan, hoidon ja kuntoutuksen tukitoimiin ja palveluihin tulee valmistautua vastaamaan uusin keinoin. Lääkeautomaatit varmistavat henkilön oikea-aikaisen, turvallisen ja vuorokausirytmiin sopivan lääkehoidon, jonka sujuvuus voidaan varmistaa vielä etähoivan videovälitteisellä soitolla.
Keski-Uudenmaan alueella on ollut tavoitteena laajentaa lääkeautomaattien käyttöä kotihoivan säännöllisillä asiakkailla, vähentäen näin kotihoidon fyysisiä kotikäyntejä. Haasteena on ollut lääkeautomaatteihin liittyviin toimintoihin ja roolituksiin liittyvät epäkohdat. Tavoitteena oli yhtenäistää kuntien erilaisia toimintoja kuvaamalla yhtenäiset lääkeautomaattien elinkaareen toiminnot sekä käyttöön ja rooleihin liittyvät mallit. Etähoivapalveluja kehittämällä voidaan tukea ikääntyneiden itsenäisyyttä, toimintakykyä ja arjessa pärjäämistä, sekä samalla voidaan vastata niukkeneviin resursseihin. Strategisesti toimintamallin kehittäminen vastaa niin asiakaslähtöisyyteen kuin palvelujen saavutettavuuteen ja kustannustehokkuuteen.
Hanketuki: Projektipäällikkö ja projektisuunnittelija
Etähoivan esihenkilö ja koordinoiva esihenkilö tiiviisti kehittämisessä mukana ja innoittamassa oman yksikön työntekijöitä
Etähoivan henkilöstö mukaan kehittämiseen
- Kehittämisen tavoitteet ja hyödyt yhdessä keskustellen heti alussa
- Määrittäen kehittämisessä mukana olevin roolijako heti alussa
- Määrittäen kehittämistyölle selkeät mittarit
- Alueellisesti eriävistä toimintakäytännöistä alueellisesti yhtenevään, yhdessä kehitettyyn ja sovittuun toimintamalliin lääkeautomaattiasiakkuuden arvioimiseksi, aloittamiseksi, ylläpitämiseksi ja lopettamiseksi.
- Epämääräisestä roolijaosta ja prosessista selkeästi roolitettuun prosessiin, jossa asiakasnäkökulma ja hänen turvallinen lääkehoito jatkuvasti keskiössä.
- Ongelmatilanteisiin varautuminen, suunnitelmaa ei ennen kehittämistä ollut.
- Alueellinen lääkeautomaattien määrä kasvava. Keväällä 2022 laitteita 50 kpl, loppuvuoteen 2022 mennessä tavoitteena 100 kpl -> saavutettiin 137 kpl. Vuodelle 2023 tavoite 200 kpl ja loppuvuodesta lukumäärä oli noin 280 kpl.
- Lääkeautomaattiasiakkuus aloitetaan sopivassa, yhdessä määritetyssä kohtaa ja on aina kotihoidossa ensisijainen ratkaisu. Kehittämistyön tuloksena lääkeautomaattiasiakkuuden sopivuutta arvioidaan jo osana kuntouttavaa arviointijaksoa.
Onko laitteen sujuvan kierron mahdollistava toimintamalli luotu? Kyllä
Onko laitteen sujuvan kierron mahdollistava toimintamalli testattu käytännössä / pilotoitu ja muokattu arvioinnin pohjalta? Kyllä
Onko toimintamalli vakiinnutettu osaksi palvelutuotantoa? Kyllä
Laitteet eivät seiso tyhjäkäynnillä: Kyllä
Roolijako lääkeautomaatin elinkaaren aikana on selkeä: Kyllä
Automaattien määrä lisääntyy alueella asiakkailla, jotka ovat soveltuvia lääkeautomaattien käyttäjiksi: Kyllä
Sujuvan kierron mahdollistavan toimintamallin suunnittelu: Systemaattinen työryhmätyöskentely
Pilotointi osana käytäntöä ja toimintamallin arviointi: Toteutettu
Toimintamallin vakioiminen osaksi palvelutuotantoa: Toteutettu
Lääkeautomaattien prosessikuvaukset ovat Keski-Uudenmaan etä- ja kotihoivan ammattilaisille, ja kehitetty yhdessä sekä etä- että kotihoivan työntekijöiden kanssa.
Lääkeautomaattien asiakkaina ovat kotihoivan säännölliset asiakkaat Keski-Uudenmaan alueella. Lääkeautomaattien laajentamisen vaiheessa toimintamalliin lisättiin vaihe, jossa jo ennen kotihoidon asiakkuutta arviointijaksotoimintaa toteuttava Arki-tiimi voi arvioida lääkeautomaattiasiakkuuden soveltuvuuden. Toimintamallin vaihetta testattiin ja sen toimiessa se otettiin heti käyttöön.
Kuvittele ja kokeile
Kotihoidon olemassa oleville asiakkaille sekä uusille asiakkaille etähoivan palvelut ovat ensisijaisia palveluita. Yksi etähoivan palvelu on lääkeautomaattien avulla toteutettava lääkehoito. Lääkeautomaattien sujuvan kierron toimintamalli haluttiin kehittää koko alueelle palvellen henkilöresurssien tehokasta hyödyntämistä, henkilöstön roolijaon selkiyttämistä, alitteen tehoksta kiertoa, asiakkaan oikea-aikaista ja turvallista lääkehoitoa sekä kustannustehokkuutta.
Kehittämistyötä toteutettiin keväästä 2022 kevääseen 2023. Hankkeessa oli vuosina 2022-2023 palkattua henkilöresurssia, joka tulee jatkamaan etähoivassa ko. palvelun piirissä hanketyöntekijän (nimike tarkentuu) roolissa. Hanketyöntekijä on ollut ja tulee olemaan ratkaiseva henkilö lääkeautomaattien sujuvan kierron toimintamallin ylläpitämisessä ja jatkokehittämisessä. Lisäksi tulevien vuosien varalle kun etähoivan teknologiat laajentuvat, on tarkoitus pohtia henkilöresursseja uutta toimintaa vastaavammaksi.
Osana kehittämistyötä lääkeautomaattien laajentamisen suunnittelutyö aloitettiin lääkeautomaattien elinkaariprosessin sekä siihen liittyvien henkilöroolien määrittelyllä. Samalla luotiin proesessi ongelma- ja häiriötilanteiden varalle. Suunnittelutyön jälkeen suunniteltuja prosesseja testattiin osana käytännön työtä, arvioitiin ja muokattiin kokemuksen pohjalta. Toimintamalli jalkautettiin etähoivan omana työnä osaksi palvelutuotantoa ja siitä on tullut vakiintunut tapa toimia. Lääkeautomaattien sekä muiden teknologisten ratkaisujen laajentuessa tulevina vuosina on alettu suunnittelemaan ratkaisua laitteiden hallinnoimiseksi sekä osaamisen keskittämiseksi (DIgipalvelukeskus).
Etähoivan esihenkilö sekä muu johto ja koko etähoivan henkilöstö on ollut sitoutunut kehittämiseen. Kehittämisessä huomioitiin olemassa oleva organisoituminen ja suunniteltiin roolijako osaksi lääkeautomaattien elinkaarta organisaation resursseja vastaavaksi. Lääkeautomaattien hankintaan on varattu kotona asumista tukevissa palveluissa käyttötalouden resurssia. Samalla on laskettu, että vuositasolla lääkeautomaattiasiakkuuksista on saavutettu huomattavia matka-aikakustannussäästöjä.
Lääkeautomaattien hyödyntämiselle sopivia asiakkuuksia löytyi jatkuvasti kasvaen. Lääkeautomaattiasiakkuuksien ja korvattujen käyntien määrän jatkuva nousu todistavat numeraalisesti onnistunutta laajentamisen tavoitetta.
Laajentamisen lisäksi tavoitteena oli kehittää lääkeautomaattien sujuvan kierron toimintamalli. Toimintamallia toteuttava henkilöstö kehitti hankkeen tukemana toimintamallin, mikä lisäsi merkittävästi kehittämiseen sitoutuneisuutta. Lisäksi samainen henkilöstö testasi ja arvioi toimintamallia käytännössä sekä vakioi kehitetyn toimintamallin osaksi etähoivan toimintaa, jolloin sitoutuminen toimintamallin jatkuvuuteen on korkea. Lääkeautomaattien ongelmatilanteisiin pystyttään reagoimaan paremmin määritetyn prosessin ja roolijaon avulla.
Lääkeautomaattien soveltuvuuden arviointi asiakkaalle vakiinnutettiin myös Terveyspalvelujen puolelle, osaksi kuntouttavan arviointijakson toimintaa. Tämä edesauttaa asiakkaiden palveluiden oikea-aikaisuutta ja jatkuvuutta osana palveluketjun eri vaiheita.
Lääkeautomaattien käyttöönoton koulutus ym. tehtävät, jotka ovat olleet hyvin henkilösidonnaisia kuuluen hanketyöntekijälle, tulee vielä vakiinnuttaa selkeällä roolijaolla kuuluvaksi useamman henkilön tehtävänkuvaan.
Kuva
Kuva
Kuva
