| Innokylä

Toimintaympäristö

Perusterveydenhuollon lasten kuntoutuksen fysioterapian palvelut ovat osa perhekeskuksen palveluja. Lasten fysioterapian asiakkaat tulevat palveluun ammattilaisten ohjaamana konsultaatiolla tai lähetteellä.

Kymenlaakson hyvinvointialueen asukkailla etäisyydet palveluun voivat olla pitkiä asuinpaikasta riippuen. Lasten fysioterapian asiakkaille mahdollisuus etävastaanottoihin vaikuttaa matkakuluihin ja perheiden ajankäytön suunnitteluun. Palvelu ammattilaisille etätyö tuo vaihtelua ja joustavuutta palvelun tuottamiseen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lasten fysioterapian digitaalisia palveluja on kehitetty Kymenlaakson hyvinvointialueella Suomen kestävän kasvun hanketuella. Kehittämisellä on vastattu koronavelan aiheuttamaan palvelu-, hoito- ja kuntoutusvelkaan parantamalla palvelujen saatavuutta ja saavutettavuutta lisäämällä vaihtoehtoisia asiointitapoja alueen asukkaille. Kehittäminen on liittynyt osaltaan myös Kymenlaakson hyvinvointialueen tuottavuusohjelmaan sekä Kymenlaakson digitaalisen sotekeskuksen -kehittämiseen.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kymenlaakson hyvinvointialueen lapsiperheille halutaan tarjota lasten fysioterapeutin läsnä vastaanottojen vaihtoehtona mahdollisuus asiointiin myös etävastaanotoilla. Erilaisilla asiointitavoilla pystytään huomioimaan paremmin palvelun saatavuus ja saavutettavuus kunkin perheen yksilöllisten tarpeiden mukaisesti.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamallin kehittämistyö on toteutettu moniammatillisesti fysioterapeuttien, lääkärin ja esihenkilön yhteistyönä. Asiakkailta on pyydetty palautetta onnistumisista ja kehittämisehdotuksista etävastaanotto pilotin toteutusvaiheessa.

Tavoiteltu muutos

Kehittämisen tavoitteena oli kuvata etävastaanoton toimintamalli lasten fysioterapiaan ja ottaa palvelu asteittain pysyväksi palveluvaihtoehdoksi asiakkaille.

Muutoksen mittaaminen

Pilotin tavoitteeksi asetettiin 10-20 etävastaanottoa aikavälillä 11-12/24. Asiakaspalautetta tavoiteltiin jokaiselta etävastaanoton asiakkaalta.

Asiakkaiden palautekyselyn pohjana hyödynnettiin Terveyden ja hyvinvointilaitoksen Lasten ja nuorten asiakaspalautteen kansallinen kehittäminen -työpaperia 17/2024 Lasten ja nuorten asiakaspalautteen kansallinen kehittäminen sekä Pelastakaa lapset, lasten osallisuuden edistämisen materialipankin palautelomaketta Kopio: Lasten palautelomake. Kysymyksiä muokattiin kontekstiin sopivaksi.

Lasten palaute etävastaanotosta kysyttiin vastaanoton lopussa fysioterapeutin toimesta. Lapsi sai arvioida kokemuksena emoji vaihtoehtojen avulla. Lisäksi lapsen tuottama avoin palaute kirjattiin ylös. Huoltajille lähetettiin oma palautekysely etävastaanoton lopussa, joka pyydettiin täyttämään heti. Myös nuorille, jotka asioivat etävastaanotolla itsenäisesti, lähetettiin täytettäväksi palautekysely. Lisäksi ammattilaiset kirjasivat ylös yleisellä tasolla havaintonsa etävastaanotolla huomioitavista asioista ennen etävastaanottoa, etävastaanoton aikana ja etävastaanoton jälkeen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Etävastaanoton kohderyhmänä ovat perusterveydenhuollon lasten fysioterapian 0-15v. lapset, nuoret ja heidän huoltajansa,

jotka ovat käyneet fysioterapeutin läsnä vastaanotolla ja joilla on jo kontakti palveluun
jotka fysioterapeutti arvioi soveltuvan etävastaanotolle ohjaus tai seuranta-asiassa

Kuvittele ja kokeile

Idean konkretisointi ja visualisointi

Lasten fysioterapian etävastaanoton palvelu visualisoitiin Whiteboard -alustalle hyödyntäen Service Bueprint -menetelmää. Visualisointi toimi yhteiskehittämisen ja pilotin suunnittelun pohjana. Service Blueprint oli hyödynnettävissä pilotin toteutusvaiheessa ohjeena ja tukena. Whiteboard alustaa oli tarvittaessa myös helppo muokata ja sinne oli nopea viedä huomioita, joita tulivat esiin kehittämisen aikana.

Keskeiset kohdat Service Blueprint -kuvauksessa lasten fysioterapian etävastaanoton palveluun liittyen:

Asiakkaalle näkyvät fyysiset ja virtuaaliset tilat, ohjeet, esineet jne.
Asiakkaan toiminta
Fysioterapeutin toiminta asiakkaan kanssa
Mitä fysioterapeutin tulee huomioida valmistelevana työnä / taustatyönä
Palvelun tuottamisessa vaadittavat resurssit: tietojärjestelmät, ohjeet jne.
Haasteet: mitä voimme niille tehdä / missä vaiheessa prosessia?

Kuva havainnollistaa eri vaiheiden kuvaukset. Katso myös https://innokyla.fi/fi/tyokalut/service-blueprint

Kuva Whiteboard -alustalta, jonne on tehty vaihekohtainen kuvaus lasten fysioterapian etävastaanoton palvelusta Service Blueprint -menetelmää hyödyntäen.

Service Blueprint vaihekohtainen kuvaus lasten fysioterapian etävastaanoton palvelusta.

Ratkaisun testaaminen

Kehittämisen prosessi

Aloitustapaamiseen osallistui pilotoinnissa mukana olevat fysioterapeutit sekä yksikön esihenkilö, ylilääkäri ja tiimivastaava. Tapaamisessa sovittiin suunnitteluvaiheen aikataulu, tulevien tapaamisten ajankohdat ja etenemisen raportointi.
Suunnitteluvaihe aikataulutettiin viiden viikon pituiselle jaksolle. Ensimmäisellä tapaamiskerralla hahmoteltiin Whiteboardille Service Blueprint -kuvaukseen lasten fysioterapian etävastaanoton palvelu vaihe vaiheelta. Service Bluprintin pääkohdat oli rakennettu Whiteboardille etukäteen. Joka viikolle kalenteroitiin lyhyet tapaamiset, joissa käytiin läpi edistetyt asiat ja sovittiin seuraavan viikon aikana työstettävät asiat. Tapaamisiin osallistuivat aina fysioterapeutit. Muut kehittämistiimin jäsenet osallistuivat tapaamisiin mahdollisuuksien mukaan. Tapaamiset raportoitiin jatkuvaan muistioon, joka oli luettavissa pilotin aloitustapaamisessa mukana olleille.
Toteutusvaihe: Etävastaanottoja pilotoi kaksi lasten fysioterapeuttia. Pilotti toteutettiin 11-12/24.
Arviointi: Prosessi eteni iteratiivisesti. Vaiheita tarkasteltiin ja tarkennettiin kertyneen tiedon ja toiveiden perusteella. Asiakkailta saadusta palautteesta tehtiin yhteenveto, joka osaltaan auttoi muotoiltaessa etävastaanoton palvelun toimintamallia tarpeita vastaavaksi.

Kokeilun tavoitteet

Pilotin tavoitteena oli selvittää, miten etävastaanottoja voidaan hyödyntää lasten fysioterapiassa Kymenlaakson hyvinvointialueella. Tarkoituksena oli saada vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

Mitä resursseja tarvitaan etävastaanottojen toteuttamiseen (laitteet, tilat, ohjeet, ammattilaisten kouluttamistarpeet jne.)
Mitkä käyntityypit soveltuvat etävastaanotolla?
Minkälaista ohjeistusta asiakkaille tulee antaa, jolla mahdollistetaan onnistunut etävastanotto?

Kokeilussa opittua

Kehittämisen aikana tunnistettiin pilotin suunnittelua ja toteutusta edesauttavia asioita:

Pilottiin osallistuvien fysioterapeuttien innokkuus ja halu kehittämään etävastaanottoja
Moniammatillinen kehittämistiimi
Selkeät tavoitteet, etenemissuunnitelma ja ohjeet
Säännölliset, riittävän tiheät tapaamiset rytmittämään kehittämistä
Avoin viestintä
Esihenkilön ja johdon tuki

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Fysioterapeutti arvio läsnä vastaanotolla, soveltuuko lapsen / nuoren seuraava tapaaminen toteutettavaksi etävastaanottona.

Lapsen tutkiminen ensimmäistä kertaa toteutetaan aina lasten fysioterapeutin läsnä vastaanottona.
Fysioterapeutin läsnä vastaanotolla tekemän arvioin pohjalta seuraava käynti voidaan toteuttaa etävastaanottona, kun:
- Tulevan vastaanoton suunnitelma on selkeä.
- Tuleva vastaanotto liittyy kotiharjoitteisen seuraamiseen, kertaamiseen tai jatkosuunnitelman tekemiseen.
- Liikkeet ovat helppo ohjeistaa etänä tai liikkeet ovat asiakkaalle tuttuja.
- Tiedossa ei ole haasteita esimerkiksi kommunikaation suhteen / ei epäilyä lapsen tilanteen etenemisestä huonompaan suuntaan / tarvetta tutkia tai testata manuaalisesti asiakasta.

Jos tapaaminen ei vaadi läsnä vastaanottoa, fysioterapeutti ehdottaa perheelle etävastaanottoajan varaamista. Asiakas valitsee itse hänelle parhaimman asiointitavan.

Ajanvaraus tehdään lapselle / nuorelle ja huoltajalle annetaan ohje etävastaanotolle osallistumisesta. Fysioterapeutti tarkistaa yhteystiedot etävastaanottoa varten.

Etävastaanotto toteutetaan hyvinvointialueen etävastanotto-ohjeistuksen ja fysioterapian toimintaohjeiden mukaisesti huomioiden etävastaanotto myös tilastoinnissa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Uuden palvelun juurtumiseen tarvitaan aktiivista viestintää niin ammattilaisille kuin asiakkaille. Pilotissa mukana olleiden fysioterapeuttien käytännön kokemukset ovat tärkeässä osassa, kun uudesta etävastaanoton palvelumuodosta kerrotaan yksikössä / organisaatiossa. Mitä enemmän uudesta palvelusta puhutaan, sitä tutummaksi se tulee kaikille. Tämä auttaa myös palvelun jatkuvassa kehittämisessä: havaitut ja kuullut ideat on hyvä kirjata muistiin jatkotyöstöä varten.

Toimintamallin päivittämisvastuusta tulee sopia, jotta mahdolliset muutokset kirjataan sovitulla tavalla toimintamallikuvaukseen.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Lasten fysioterapian etävastaanoton kehittämisprosessia ja tuotettua toimintamallia on mahdollista soveltaa myös muissa yksiköissä. Mallia on helppo lähteä muokkaamaan, kun on ymmärrys kyseisen yksikön asiakkaiden ja ammattilasten tarpeista. Palautteen kerääminen auttaa lopullisen toimintamallin muodostamisessa. Palvelun juurruttamiselle on hyvä varata aikaa. Toimintamallin käyttöönotto vaatii riittävästi tukea niin tekniikan kuin palvelun käytännön toteutuksen osalta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kehittämisellä saavutettiin sille asetetut tavoitteet. Etävastaanoton palvelua on tarjottu lasten fysioterapian asiakkaille myös pilottijakson jälkeen. Kokemuksen myötä on tunnistettu lisää tilanteita, joissa etävastaanotto sopii asiakkaille. Pilotin jälkeen Kymenlaakson hyvinvointialueella on otettu käyttöön uusi digitaalinen asiointipalvelu, Oma Kymenlaakso, jonka kautta mahdollistuvat myös etävastaanoton palvelut. Etävastaanoton toimintamallin ja uuden digialustan käyttöönotto vaativat vielä aikaa, jotta voidaan tarkemmin arvioida kehittämisen tuloksia ja vaikutuksia.

Lasten fysioterapian etävastaanotot Kymenlaakson hyvinvointialueella (RRP, P4, I1)

Kuva