Työkalu on tarkoitettu perhekeskuksen johtamis- ja asiantuntijaverkostojen avuksi ja yhteisen ymmärryksen muodostamiseksi systeemisistä kokouskäytännöistä.
Systeemisillä kokouskäytännöillä tuetaan palveluiden toimintaa systeeminä, lapsi- ja perhelähtöisesti sekä yhteistoiminnallisesti kokonaisuutena.
Työkalu on kehitetty osana perhekeskuskehittämistä 2023 Pirkanmaan ja Etelä-Pohjanmaan yhteiskehittämisprosessissa. On paljon erilaisia systeemisiä kokouskäytäntöjä, tässä sellaisia, mitä olemme nyt yhdessä miettineet ja kokeilleet.
Kokouskäytännöt on tarkoitettu rohkeasti kokeiltavaksi ja muovattaviksi kuhunkin tarkoitukseen sopivaksi. Ei ole yhtä oikeaa tapaa!
Systeemiset kokouskäytännöt muodostuvat yhteisen työskentelyn raamien ja käytäntöjen kokonaisuudesta, eli yhteisestä:
1) merkityksestä,
2) työskentelytavoista
3) kokonaiskuvista johtamisen verkostosta ja kokouksista
4) asialistapohjasta
5) sähköisestä työskentelyalustasta
- Yhteisen merkityksen muodostaminen
Yhteiset tavoitteet ja tehtävät ryhmän toiminnalle
- Yhteiset sovitut työskentelytavat
Muodostetaan sovituista työskentelytavoista yhteiset pelisäännöt ryhmän työskentelylle (muodostuvat alla kuvatuista):
- Kokoukset ohjaavat yhteistä työtä ja toimintakulttuuria
- Kokeillaan ja etsitään yhdessä erilaisia työskentelytapoja, jotka tukevat systeemisyyttä
- Sovitut roolit, tehtävät ja vastuut
- (Joustava) kokoonpano
- Kaikki osallistujat ovat yhdenvertaisia. Kaikkien näkemykset hyödynnetään.
Kytketään lapset, nuoret ja perheet mukaan
- Hyödynnetään kokemusasiantuntijoita
- Edustuksellisen osallisuuden rakenteiden kytkeminen mukaan osana verkostoja.
- Luotava perheiden osallisuudelle edustuksellisen rakenteiden lisäksi muut osallisuuden väylät kokouksiin.
- Kutsutaan mukaan ryhmään ja mennään ryhmästä perheiden luokse arjen rajapintaan
Kokoukset muodostavat yhteisen työn prosessin ja jatkumon kokousten ympärille. Kokoukset eivät ole vain kokouksia, vaan niissä tapahtuu verkoston yhteisen työn ja toimintakulttuurin johtaminen yhdessä.
Sitoudutaan kantamaan vastuuta osallistumisesta yhteiseen työhön
Dialogisuus ja moninäkökulmaisuus
- Varmistetaan kaikkien osallistujien osallistuminen työskentelyyn
- (Kysytään, ei tiedetä valmiiksi ja puolesta)
- Hyödynnetään kaikkien näkökulmia ja osaamista.
Pysähdytään oikeissa kohdissa yhteisen asian äärelle
- Ihmettelyn kulttuurin yhteensovittaminen tehokkuuden tavoitteen kanssa
- dialogisuus + ratkaisukeskeisyys
Hyödynnetään (systeemisiä) lapsi- ja perhelähtöisyyttä sekä systeemisyyttä tukevia työkaluja
- dialogiset keskustelurakenteet (esim. erätauko-keskustelu, tulevaisuuden muistelu, akvaariokeskustelu)
- hypoteesityöskentely
- yhteistoiminnallinen auttamiskartta
- jne.
Hyödynnetään tekoälyä työskentelyn sujuvoittamiseksi
Käsitellään asiat ilmiöinä ja niihin liittyvän tiedon kautta
Ilmiölähtöisen kehittämisen toimintamalli:
1)Tehdään havaintoja ja hahmotetaan ilmiö
2) Ymmärretään ilmiötä
3) Etsitään ratkaisuja yhdessä systeemisellä työotteella
4)Toimeenpanon organisointi ja seuranta
Luottamuksen rakentaminen tuntemisen kautta
Ollaan yhdessä tunne- ja muutosjohtamisen äärellä
Luodaan mukava yhteinen tila olla
3. Muodostamalla kokonaiskuva johtamisen verkostoista ja kokouksista
Kokouskartta, jossa kuvattu, miten eri kokoukset ja työryhmät linkittyvät toisiinsa
Eri ryhmien kokousten aikatauluttaminen suhteessa toisiinsa yhteisen työskentelyn mahdollistamiseksi
Verkostot kuvattuna verkostokartassa
- Muodostamalla ja sopimalla asialistapohjan, jonka ympärille työjärjestys muodostuu tarpeen mukaisesti.
Valmisteluryhmä valmistelee tapaamiset
Alussa virittäytyminen
Aiemmin yhdessä työstetyt asiat kiinnitetään mukaan tarvittavissa määrin.
Varataan tilaa ja aikaa pysähtymiselle tarvittavien asioiden äärelle oikealla hetkellä
Asioiden suunnittelu ja ratkaiseminen yhdessä keskiössä: ei pohdita samoja asioita erikseen eri palveluissa vaan yhdessä. Luodaan yhteinen suunnitelma.
Varataan aika ajankohtaisten ilmiöiden tarkastelulle yhdessä.
Ajankohtaisten asioiden käsittely seulotusti
Tuodaan verkoston tapaamiselle käsiteltäväksi vain ne asiat, joita on välttämätön käsitellä ryhmän tarkoituksen kannalta. Seulotaan käsittelytavoiksi joko:
- maininta ja linkitys lisätiedon äärelle
- esittely ja linkitys lisätiedon/työskentelyn äärelle
- Käsittely ja työskentely yhdessä
Verkostoidaan perhekeskuksen tarvittavat verkostot osaksi kokouksia ja johtamista asialistarakenteilla.
Verkostot näkyvät asialistarakenteessa. Asialista on työkalu verkostojen yhteensovittamiseen.
Perhekeskuksen verkostot ovat kuvattuna verkostokartassa. Verkostoissa huomioidaan paikallinen, alueellinen, maakunnallinen ja valtakunnallinen taso.
Lähdetään liikkeelle perheiden (erityisesti lasten) näkökulmasta
Lopuksi yhteinen lopetus
- Yhteisellä sähköisellä työskentelyalustalla
Työskentelyn yhteensovittamiseen Teams-alusta
Rakenne mukailee perhekeskuksen johtamisen verkostojen kokonaiskuvaa.
Avoinna koko perhekeskuksen verkostolle.