Perhekeskuksen johtamisen systeemiset kokouskäytännöt

Työkalu on tarkoitettu perhekeskuksen johtamis- ja asiantuntijaverkostojen avuksi ja yhteisen ymmärryksen muodostamiseksi systeemisistä kokouskäytännöistä.  

 Systeemisillä kokouskäytännöillä tuetaan palveluiden toimintaa systeeminä, lapsi- ja perhelähtöisesti sekä yhteistoiminnallisesti kokonaisuutena. 

 Työkalu on kehitetty osana perhekeskuskehittämistä 2023 Pirkanmaan ja Etelä-Pohjanmaan yhteiskehittämisprosessissa. On paljon erilaisia systeemisiä kokouskäytäntöjä, tässä sellaisia, mitä olemme nyt yhdessä miettineet ja kokeilleet.  

Kokouskäytännöt on tarkoitettu rohkeasti kokeiltavaksi ja muovattaviksi kuhunkin tarkoitukseen sopivaksi. Ei ole yhtä oikeaa tapaa! 

Systeemiset kokouskäytännöt muodostuvat yhteisen työskentelyn raamien ja käytäntöjen kokonaisuudesta, eli yhteisestä:  

1) merkityksestä,  

2) työskentelytavoista 

3) kokonaiskuvista johtamisen verkostosta ja kokouksista  

4) asialistapohjasta 

5) sähköisestä työskentelyalustasta 

1. Yhteisen merkityksen muodostaminen  

Yhteiset tavoitteet ja tehtävät ryhmän toiminnalle 

2. Yhteiset sovitut työskentelytavat 

Muodostetaan sovituista työskentelytavoista yhteiset pelisäännöt ryhmän työskentelylle (muodostuvat alla kuvatuista): 

• Kokoukset ohjaavat yhteistä työtä ja toimintakulttuuria 
• Kokeillaan ja etsitään yhdessä erilaisia työskentelytapoja, jotka tukevat systeemisyyttä
• Sovitut roolit, tehtävät ja vastuut 
• (Joustava) kokoonpano 
• Kaikki osallistujat ovat yhdenvertaisia. Kaikkien näkemykset hyödynnetään. 

Kytketään lapset, nuoret ja perheet mukaan  

• Hyödynnetään kokemusasiantuntijoita 
• Edustuksellisen osallisuuden rakenteiden kytkeminen mukaan osana verkostoja. 
• Luotava perheiden osallisuudelle edustuksellisen rakenteiden lisäksi muut osallisuuden väylät kokouksiin. 
• Kutsutaan mukaan ryhmään ja mennään ryhmästä perheiden luokse arjen rajapintaan  

Kokoukset muodostavat yhteisen työn prosessin ja jatkumon kokousten ympärille. Kokoukset eivät ole vain kokouksia, vaan niissä tapahtuu verkoston yhteisen työn ja toimintakulttuurin johtaminen yhdessä. 

Sitoudutaan kantamaan vastuuta osallistumisesta yhteiseen työhön 

Dialogisuus ja moninäkökulmaisuus 

• Varmistetaan kaikkien osallistujien osallistuminen työskentelyyn 
• (Kysytään, ei tiedetä valmiiksi ja puolesta) 
• Hyödynnetään kaikkien näkökulmia ja osaamista. 

Pysähdytään oikeissa kohdissa yhteisen asian äärelle 

• Ihmettelyn kulttuurin yhteensovittaminen tehokkuuden tavoitteen kanssa 
• dialogisuus + ratkaisukeskeisyys 

Hyödynnetään (systeemisiä) lapsi- ja perhelähtöisyyttä sekä systeemisyyttä tukevia työkaluja 

• dialogiset keskustelurakenteet (esim. erätauko-keskustelu, tulevaisuuden muistelu, akvaariokeskustelu) 
• hypoteesityöskentely 
• yhteistoiminnallinen auttamiskartta 
• jne. 

Hyödynnetään tekoälyä työskentelyn sujuvoittamiseksi   

Käsitellään asiat ilmiöinä ja niihin liittyvän tiedon kautta 

Ilmiölähtöisen kehittämisen toimintamalli: 

1)Tehdään havaintoja ja hahmotetaan ilmiö 

2) Ymmärretään ilmiötä 

3) Etsitään ratkaisuja yhdessä systeemisellä työotteella 

4)Toimeenpanon organisointi ja seuranta 

Luottamuksen rakentaminen tuntemisen kautta 

Ollaan yhdessä tunne- ja muutosjohtamisen äärellä 

Luodaan mukava yhteinen tila olla 

           3. Muodostamalla kokonaiskuva johtamisen verkostoista ja kokouksista 

Kokouskartta, jossa kuvattu, miten eri kokoukset ja työryhmät linkittyvät toisiinsa 

Eri ryhmien kokousten aikatauluttaminen suhteessa toisiinsa yhteisen työskentelyn mahdollistamiseksi 

Verkostot kuvattuna verkostokartassa  

4. Muodostamalla ja sopimalla asialistapohjan, jonka ympärille työjärjestys muodostuu tarpeen mukaisesti.  

Valmisteluryhmä valmistelee tapaamiset 

Alussa virittäytyminen 

Aiemmin yhdessä työstetyt asiat kiinnitetään mukaan tarvittavissa määrin. 

Varataan tilaa ja aikaa pysähtymiselle tarvittavien asioiden äärelle oikealla hetkellä 

Asioiden suunnittelu ja ratkaiseminen yhdessä keskiössä: ei pohdita samoja asioita erikseen eri palveluissa vaan yhdessä. Luodaan yhteinen suunnitelma.  

Varataan aika ajankohtaisten ilmiöiden tarkastelulle yhdessä.  

Ajankohtaisten asioiden käsittely seulotusti  

Tuodaan verkoston tapaamiselle käsiteltäväksi vain ne asiat, joita on välttämätön käsitellä ryhmän tarkoituksen kannalta. Seulotaan käsittelytavoiksi joko: 

• maininta ja linkitys lisätiedon äärelle 
• esittely ja linkitys lisätiedon/työskentelyn äärelle 
• Käsittely ja työskentely yhdessä 

Verkostoidaan perhekeskuksen tarvittavat verkostot osaksi kokouksia ja johtamista asialistarakenteilla. 

Verkostot näkyvät asialistarakenteessa. Asialista on työkalu verkostojen yhteensovittamiseen.  

Perhekeskuksen verkostot ovat kuvattuna verkostokartassa. Verkostoissa huomioidaan paikallinen, alueellinen, maakunnallinen ja valtakunnallinen taso.  

Lähdetään liikkeelle perheiden (erityisesti lasten) näkökulmasta 

Lopuksi yhteinen lopetus 

5. Yhteisellä sähköisellä työskentelyalustalla  

Työskentelyn yhteensovittamiseen Teams-alusta 

Rakenne mukailee perhekeskuksen johtamisen verkostojen kokonaiskuvaa.

Avoinna koko perhekeskuksen verkostolle.