Työkalu perhekeskuksen johtamisen systeemisiin kokouskäytäntöihin; miten johtamisessa vahvistetaan toiminnan lapsi- ja perhelähtöisyyttä sekä yhteensovittamista yli palvelulinjojen. Systeemistä työotetta johtamisen kontekstissa.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Työkalu on tarkoitettu perhekeskuksen johtamis- ja asiantuntijaverkostojen avuksi ja yhteisen ymmärryksen muodostamiseksi systeemisistä kokouskäytännöistä.
Systeemisillä kokouskäytännöillä tuetaan palveluiden toimintaa systeeminä, lapsi- ja perhelähtöisesti sekä yhteistoiminnallisesti kokonaisuutena.
Työkalu on kehitetty osana perhekeskuskehittämistä 2023 Pirkanmaan ja Etelä-Pohjanmaan yhteiskehittämisprosessissa. On paljon erilaisia systeemisiä kokouskäytäntöjä, tässä sellaisia, mitä olemme nyt yhdessä miettineet ja kokeilleet.
Kokouskäytännöt on tarkoitettu rohkeasti kokeiltavaksi ja muovattaviksi kuhunkin tarkoitukseen sopivaksi. Ei ole yhtä oikeaa tapaa!
Systeemiset kokouskäytännöt muodostuvat yhteisen työskentelyn raamien ja käytäntöjen kokonaisuudesta, eli yhteisestä:
1) merkityksestä,
2) työskentelytavoista
3) kokonaiskuvista johtamisen verkostosta ja kokouksista
4) asialistapohjasta
5) sähköisestä työskentelyalustasta
Yhteiset tavoitteet ja tehtävät ryhmän toiminnalle
Muodostetaan sovituista työskentelytavoista yhteiset pelisäännöt ryhmän työskentelylle (muodostuvat alla kuvatuista):
Kytketään lapset, nuoret ja perheet mukaan
Kokoukset muodostavat yhteisen työn prosessin ja jatkumon kokousten ympärille. Kokoukset eivät ole vain kokouksia, vaan niissä tapahtuu verkoston yhteisen työn ja toimintakulttuurin johtaminen yhdessä.
Sitoudutaan kantamaan vastuuta osallistumisesta yhteiseen työhön
Dialogisuus ja moninäkökulmaisuus
Pysähdytään oikeissa kohdissa yhteisen asian äärelle
Hyödynnetään (systeemisiä) lapsi- ja perhelähtöisyyttä sekä systeemisyyttä tukevia työkaluja
Hyödynnetään tekoälyä työskentelyn sujuvoittamiseksi
Käsitellään asiat ilmiöinä ja niihin liittyvän tiedon kautta
Ilmiölähtöisen kehittämisen toimintamalli:
1)Tehdään havaintoja ja hahmotetaan ilmiö
2) Ymmärretään ilmiötä
3) Etsitään ratkaisuja yhdessä systeemisellä työotteella
4)Toimeenpanon organisointi ja seuranta
Luottamuksen rakentaminen tuntemisen kautta
Ollaan yhdessä tunne- ja muutosjohtamisen äärellä
Luodaan mukava yhteinen tila olla
3. Muodostamalla kokonaiskuva johtamisen verkostoista ja kokouksista
Kokouskartta, jossa kuvattu, miten eri kokoukset ja työryhmät linkittyvät toisiinsa
Eri ryhmien kokousten aikatauluttaminen suhteessa toisiinsa yhteisen työskentelyn mahdollistamiseksi
Verkostot kuvattuna verkostokartassa
Valmisteluryhmä valmistelee tapaamiset
Alussa virittäytyminen
Aiemmin yhdessä työstetyt asiat kiinnitetään mukaan tarvittavissa määrin.
Varataan tilaa ja aikaa pysähtymiselle tarvittavien asioiden äärelle oikealla hetkellä
Asioiden suunnittelu ja ratkaiseminen yhdessä keskiössä: ei pohdita samoja asioita erikseen eri palveluissa vaan yhdessä. Luodaan yhteinen suunnitelma.
Varataan aika ajankohtaisten ilmiöiden tarkastelulle yhdessä.
Ajankohtaisten asioiden käsittely seulotusti
Tuodaan verkoston tapaamiselle käsiteltäväksi vain ne asiat, joita on välttämätön käsitellä ryhmän tarkoituksen kannalta. Seulotaan käsittelytavoiksi joko:
Verkostoidaan perhekeskuksen tarvittavat verkostot osaksi kokouksia ja johtamista asialistarakenteilla.
Verkostot näkyvät asialistarakenteessa. Asialista on työkalu verkostojen yhteensovittamiseen.
Perhekeskuksen verkostot ovat kuvattuna verkostokartassa. Verkostoissa huomioidaan paikallinen, alueellinen, maakunnallinen ja valtakunnallinen taso.
Lähdetään liikkeelle perheiden (erityisesti lasten) näkökulmasta
Lopuksi yhteinen lopetus
Työskentelyn yhteensovittamiseen Teams-alusta
Rakenne mukailee perhekeskuksen johtamisen verkostojen kokonaiskuvaa.
Avoinna koko perhekeskuksen verkostolle.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.