Perusterveydenhuollon kuntoutuspalvelujen sähköisen asioinnin laajentaminen
Kuntoutuspalvelujen sähköisten asiointimahdollisuuksien laajentaminen. Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomake, sähköisen ajanvarauksen laajentaminen, kuntoutuksen sähköinen esitietolomake Hyvis-asiointipalvelussa.
Kymenlaakson hyvinvointialue järjestää sosiaali-ja terveyshuollon sekä pelastustoimen palvelut Kymenlaaksossa Haminassa, Kotkassa, Kouvolassa, Miehikkälässä, Pyhtäällä ja Virolahdella. Noin 161 000 asukkaan hyvinvointialue työllistää 6600 työntekijää.
Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.
Kuntoutuspalvelujen toiminta Kymenlaakson hyvinvointialueella on jakautunut avokuntoutukseen, kotikuntoutukseen, sairaalakuntoutukseen, kuntoutus- ja kipupoliklinikkaan, apuvälinekeskukseen, kuntoutuskeskus Hoikuun sekä kuntoutuksen ostopalveluihin.
Kymenlaakson hyvinvointialueella digi- ja etäpalvelujen kehittäminen on merkittävä osa strategiaa ja tuottavuusohjelmaa. Hyvinvointialueella tavoitteena on painottaa digitaalista lähi- ja itseasiointia sekä peruspalveluja, siten että vuonna 2025 palveluistamme 30% olisi digitalisoitu. Kymenlaakson hyvinvointialue pyrkii myös olemaan edelläkävijä digitalisaation edistämisessä.
Sähköisten asiointipalvelujen kehittämisessä osallistettiin laaja joukko kuntoutuspalvelujen henkilöstöä sekä esihenkilöitä. Kehittämisen aikana järjestettiin säännöllisesti aiheeseen liittyviä ideariihi-kokouksia sekä kerättiin aiheeseen liittyvää tietoa ja näkemyksiä sähköpostiviestein. Lisäksi hyvinvointialueen asukkaiden näkökulmaa haettiin Online Protoyypit -yhteisölle (asukasraati) suunnatuilla tehtävillä. Kehittämisestä vastuussa olivat Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen, kuntoutuksen työpaketin projektikoordinaattorit.
Kehittämisen tavoitteena oli lisätä kuntoutuksen sähköisen asioinnin palvelujen käyttöä merkittävästi sekä luoda uusia sähköisen asioinnin menetelmiä.
Sähköisen esitietolomakkeen avulla pyritään vahvistamaan asiakkaan osallisuutta omassa kuntoutusprosessissaan. Asiakas tuottaa aktiivisesti tietoa omasta tilanteestaan ja lomake ohjaa myös asiakasta pohtimaan omia voimavarojaan ja tavoitteitaan kuntoutumisensa suhteen. Asiakas voi aina täydentää tietojaan käynnillä. Asiakkaan tuottama tieto toimii kuntoutuksen ammattilaisten työn tukena kuntoutumisen suunnittelussa ja palveluohjauksessa. Ennakkoon annettu tieto mahdollistaa käynnillä keskittymisen asiakkaalle merkityksellisiin asioihin entistä paremmin.
Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomakkeen avulla on mahdollista tarjota alueen asukkaille vaihtoehtoinen tapa asioida apuvälinepalveluissa kiireettömästi, ajasta ja paikasta riipppumatta. Sähköinen yhteydenottokanava voi myös vähentää perinteisten asiointimenetelmien, kuten tiski- ja puhelinpalvelun käyttöä tasaten näin ruuhkahuippuja sekä säästäen ammattilaisten aikaa ja resursseja.
Myös sähköinen ajanvaraus mahdollistaa asiakkaille ajasta ja paikasta riippumattoman asioinnin. Tällä tavoin asiakas saa parhaiten itselleen sopivan ajan ja hän voi myös tarkastella omia ajanvarauksiaan, siirtää tai perua aikoja. Sähköisen ajanvarauksen käyttö voi myös vapauttaa aikaa ja resursseja keskitetyltä ajanvarauspalvelulta.
Sähköisten asiointipalvelujen käyttömäärät kuntoutuksessa
Asiakkaiden ja ammattilaisten käyttökokemukset
Mahdollinen ajan/resurssien säästö verrattuna perinteisiin asiointimenetelmiin
Kehittäminen eteni vaiheittain siten, että aluksi pyrittiin hahmottamaan sähköisen asioinnin nykytilaa ja mahdollisuuksia yhdessä kuntoutuksen esihenkilöiden ja sähköisen asioinnin tiimin kanssa. Projektikoordinaattorit toimivat kehityksessä koordinoivassa ja fasilitoivassa roolissa. Kehittämisen aikana pidettiin tärkeänä saada laajasti näkemyksiä ja mielipiteitä kuntoutuspalvelujen ammattilaisilta, ja niitä kerättiin esim. sähköpostin välityksellä. Käyttöönottovaiheessa projektikoordinaattorit huolehtivat käyttöönottokoulutusten järjestämisestä henkilöstölle, toimintamallikuvauksesta sekä viestinnästä. Käyttöönoton jälkeen sähköisten palvelujen käyttöastetta ja toimivuutta seurattiin säännöllisesti.
Kehittämisen kohderyhmänä olivat kuntoutuspalvelujen ammattilaiset sekä hyvinvointialueen asukkaat. Asukkaita osallistettiin kehittämisessä Online Prototyypit -yhteisön (asukasraati) kautta heille suunnattujen tehtävien ja kyselyn avulla. Kuntoutuksen etäpalveluihin liittyvässä kyselyssä tiedusteltiin sähköisen asioinnin toiveista kuntoutuksen osalta. Myös kuntoutuksen esitietolomakkeen luonnokseen pyydettiin Online Prototyypeiltä kommentteja ja kehittämisehdotuksia.
Myös kuntoutusalan ammattilaisia osallistettiin laajasti mukaan kehittämiseen mm. keräämällä heiltä ideoita lomakkeiden sisältöön ja rakenteeseen liittyen. Kuntoutusalan ammattilaisilla oli myös mahdollisuus vaikuttaa palvelun sisäisten toimintamallien kehittämiseen.