Perusterveydenhuollon kuntoutuspalvelujen sähköisen asioinnin laajentaminen
Kuntoutuspalvelujen sähköisten asiointimahdollisuuksien laajentaminen. Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomake, sähköisen ajanvarauksen laajentaminen, kuntoutuksen sähköinen esitietolomake Hyvis-asiointipalvelussa.
Toimintamallin nimi
Kuntoutuspalvelujen sähköisten asiointimahdollisuuksien laajentaminen. Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomake, sähköisen ajanvarauksen laajentaminen, kuntoutuksen sähköinen esitietolomake Hyvis-asiointipalvelussa.
Kehittämisessä tavoitteena on lisätä kuntoutuksen sähköisen asioinnin mahdollisuuksia, siten että se palvelisi mahdollisimman hyvin hyvinvointialueen asukkaita sekä kuntoutuspalvelujen ammattilaisten työtä. Kehitettävinä palveluina ovat sähköisen ajanvarauksen laajentaminen, Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomake sekä avo- ja kotikuntoutuksen sähköinen esitietolomake.
Kymenlaakson hyvinvointialue järjestää sosiaali-ja terveyshuollon sekä pelastustoimen palvelut Kymenlaaksossa Haminassa, Kotkassa, Kouvolassa, Miehikkälässä, Pyhtäällä ja Virolahdella. Noin 161 000 asukkaan hyvinvointialue työllistää 6600 työntekijää.
Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.
Kehittämisen kohderyhmänä olivat kuntoutuspalvelujen ammattilaiset sekä hyvinvointialueen asukkaat. Asukkaita osallistettiin kehittämisessä Online Prototyypit -yhteisön (asukasraati) kautta heille suunnattujen tehtävien ja kyselyn avulla. Kuntoutuksen etäpalveluihin liittyvässä kyselyssä tiedusteltiin sähköisen asioinnin toiveista kuntoutuksen osalta. Myös kuntoutuksen esitietolomakkeen luonnokseen pyydettiin Online Prototyypeiltä kommentteja ja kehittämisehdotuksia.
Myös kuntoutusalan ammattilaisia osallistettiin laajasti mukaan kehittämiseen mm. keräämällä heiltä ideoita lomakkeiden sisältöön ja rakenteeseen liittyen. Kuntoutusalan ammattilaisilla oli myös mahdollisuus vaikuttaa palvelun sisäisten toimintamallien kehittämiseen.
Uusien asiointipalvelujen käyttöönottoa tuettiin organisaatiossa järjestämällä käyttöönottokoulutuksia palveluntuottajan toimesta. Käyttöönottokoulutukset olivat noin tunnin pituisia ja ne toteutettiin Teams-videoyhteyspalvelun välityksellä mahdollisimman laajan osallistujamäärän tavoittamiseksi. Lisäksi toimintamallin läpikäymistä ja käytännön toteutuksen kertausta toteutettiin sekä avo- että kotikuntoutuksen tiimipalavereissa.
Alueen asukkaille uusista palveluista tiedotettiin mm. verkkosivuilla, some-kanavissa sekä hyvinvointialueen asukaslehdessä. Lisäksi hyvinvointialueen keskitetyn ajanvarauspalvelun Kaiku24:n kanssa sovittiin toimintamallista, jossa asiakkaille lähtisi automaattisesti SMS-viesti sähköisen esitietolomakkeen täyttämisestä ajanvarauksen yhteydessä. Apuvälinepalveluissa sähköisen yhteydenottokanavan mahdollisuudesta tiedotettiin myös lainasopimuksen yhteydessä ja palvelun verkkosivuilla.
Sähköisen asioinnin laajentamisen kehittäminen kuntoutuspalveluissa toteutettiin pääsääntöisesti 2022-2023 välisenä aikana. Sähköisen ajanvarauksen laajentamiseen saatiin myös tarvittava pohjatyö tehtyä, mutta käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa vasta alkuvuodesta 2024.
Ota yhteyttä apuvälinepalveluihin -lomakkeen käyttö on asteittain lisääntynyt ja apuvälinepalveluissa se on koettu hyväksi ja toimivaksi tavaksi toteuttaa viestintää asiakkaan ja ammattilaisen välillä. Toimintamalli on myös koettu ammattilaisten taholta toimivaksi, ja lomakkeen käyttö on muodostunut kiinteäksi osaksi arjen työtä. Yhteydenottolomakkeen käyttömäärät ovat olleet 5-16 kertaa/kk. Käyttömäärissä on havaittavissa selvästi nouseva trendi.
Kuntoutuksen esitietolomakkeen käyttömäärät ovat pysyneet melko vähäisinä (2-9 kpl/kk), samoin Keele Start -selkäkyselyn (1-3 kpl/kk), minkä vuoksi esitietolomakkeen hyödynnettävyys osana kuntoutusta jää vielä vähäiseksi. Asiakkaiden taholta ongelmaksi on muodostunut lomakkeen löydettävyys asiointipalvelusta tekstiviestiohjeistuksesta huolimatta. Jatkokehitysehdotuksena voisi olla lomakkeen teknisen toteutuksen suunnittelu niin, että se olisi asiakkaille saavutettavampi. Myös lomakkeen sisältöä tulisi jatkossa tarkastella, kun käyttökokemusta saadaan enemmän. Lisäksi toiveena ammattilaisilla olisi lomakkeen tietojen integroituminen osaksi potilastietojärjestelmää, jolloin tietoja ei tarvitsi erikseen kopioida ja liittää, mikä voisi nopeuttaa ja sujuvoittaa kirjaamista.
Sähköisen asioinnin palveluihin on tulossa käyttöön asiakaspalautteen keräämisen menetelmä, minkä kautta saadaan jatkossa tarkemmin tietoa asiakaskokemuksesta.